采购部管理方案Word文件下载.docx
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4、供方
评估
1、同规格产品至少有3家供方询价、比价、议价
2、评估厂家的信誉度是否良好
3、供方的供应能力是否能按期交货，质量是否有保障
5、是否有必要开发新的供应商
5、索样
1、向供方索取样品
2、整理检验结果并进行比较
6、决定
1、选择适合公司要求的供方
2、签订采购合同
7、请购
1、按照物料的需求计划计算请购物料的数量和交期
2、请购单上必须详细的注明与供应商议定的买价条件
3、如果分批交货必须注明分批交货时间表
8、订购
1、订购单必须扫描后或以传真的形式发给供方
2、再次向供方确定价格、品质要求、交货期
9、协调与沟通
1、对能否达到交期、供应商要及时回复
2、不能达到必须及时协调，以确定一个合适的交期或者解决办法
10、催交
1、不能按照交期交货的必须立即进行交期异常控制
2、已逾期交货者必须加紧催交
3、控制长期合同的交货以免逾期
11、进货验收
1、进货的品质验收
2、进货的数量验收
12、清理付款
1、核对付款手续是否齐全
2、发票抬头与内容是否相符
3、发票金额与请购单价是否相符
4、必须核实是否有预付款
5、核实是否需要扣款
采购计划管理
1、制订采购计划
及时汇总各部门的采购需求，并进行市场调查，包括对商品、价格、质量、供方，然后选择合适的供方,确定采购方法及运输付款方式等
2、执行采购计划
在选择了合适的供方后供应部必须按照实际工作调整采购计划,确保采购计划满足需求,同时要全力跟踪，促进采购计划正常执行，同时维持合理的库存水平.
3、采购订单管理
所有采购订单必须按照部门、属性、时间段分类保管，保管时限3年。
采购预算管理
1、制定采购预算的规章制度
1、制定采购预算的管理制度，对预算的执行情况进行监督检查
2、制定采购流程，规范采购预算的编制过程
2、编制采购预算
1、在规定时间内依据企业总预算编制采购预算
2、将编制好的采购预算及时下发，指导各部门的采购工作
3、执行采购预算
1、控制各项采购费用使用，把企业采购成本控制在采购预算之内
2、通过采购预算使用情况编制采购预算执行工作报告，指导后续工作
供应商管理
1、开发供应商的渠道
1、通过市场调查、参加展会、网上寻找、查阅资料等方式不断拓宽供应渠道
2、建立供方资料库完善供应信息包括：
供方名录、供方营业执照、供方资质、安全生产许可证、供货名称、供货规格、起订量、制作时间。
2、供应商的选择
必须对供方产品质量、交货速度、信誉、交货价格，及对客户的快速反应度和供方的规模和管理能力进行调查和评审,同时还要确定备用供应商。
3、供应商的日常管理
1、实施供应商关系维护工作，与供方进行成本和质量控制的沟通，解决双方共同关注的问题,及时交换传输数据，提高双方业务的透明度和有效性。
2、建立供应商考核机制对供应商进行月度考核、季度考核、年度考核激励合格供应商淘汰不合格供应商（附供应商考核表第页）
采购合同管理
1、执行合同管理范畴
1、建立采购管理制度和流程
2、建立各类采购合同的标准范本
1、在签订采购合同时必须仔细阅读条款，一旦存在分歧，必须落实对特殊条款必须注明后在签订.
2、划分采购合同的签订权限,规范合同签订的管理工作
3、执行采购合同
1、定期检查采购合同的执行情况
2、掌握合同签订知识，合理规避风险
采购进度的控制
1、下达采购订单
1、确保采购订单在规定时间内下达
2、进行供应商订单接收确认
2、追踪采购订单
1、确保订单全过程追踪
2、实时了解物料在途状况
3、处理订单追踪问题
1、对交期可能延误的供方进行催交，确保供方准时交货
2、对订单在执行过程中出现问题的供应商进行惩罚，并协助改进
采购质量控制
1、建立采购质量管理规范
明确各类物资的采购验收标准，确保质量检验标准完整有效
2、采购物资质量管理
1、确保采购物资的质量和设备都合格
2、确保采购不合格的物资及时处理
3、采购质量改善
通过采购质量的改善,确保不合格物料的比例下降，尽量减少特采和紧急放行次数
采购结算管理
1、发票验收管理
1、规范发票验收工作，确保发票的真实性和有效性
2、严格执行发票与货物对照验收，确保票物相符
2、采购付款
在严格进行货物验收和发票校队工作后要及时支付货款
3、采购预付款
1、严格按照财务部门的要求进行预付款的审批
2、在确定物资不存在质量等问题后及时支付剩余货款
采购成本控制
1、采购成本控制规划
1、确定采购成本控制目标
2、确定常用的采购成本控制办法，并对采购员进行培训
2、采购价格控制
1、“货比三家”确定物料底价
2、合理控制采购数量及价格促使采购物资低于底价
3、采购订货成本控制
1、合理进行订货量的控制,确保采购总成本最低
2、及时关注库存预警
4、采购库存成本控制
1、对入库的货物严格的进行检查和验收
2、严格履行出入库手续
采购绩效管理
1、采购绩效考核评估
1、明确绩效评估标准,并确定绩效评估指标
2、实施绩效评估工作，汇总评估数据
3、编制评估报告，报上级领导审批
2、采购绩效改善
1、对采购绩效进行分析，制定绩效改善计划
2、制定绩效改善方案并组织实施
3、对绩效改善进行效果评估
3、采购绩效管理
汇总采购风险并分析原因，推动采购管理和流程优化
采购风险管理
1、采购风险分析
记录，总结在采购过程中的失误并进行分析纠正培训
2、采购风险控制
对采购风险控制工作进行总结加以改正
2.3采购部组织架构
4部门工作目标
目标项目
目标达成率
采购计划执行目标
监控采购计划执行过程，确保采购计划落实率为100％
采购预算控制目标
通过年度费用目标的制定、分解、控制，确保采购预算目标达成率达到%
供方选择工作目标
合格供应商必须经过严格的考核，每月的考核率不得低于%
合同管理执行目标
建立各类采购合同的标准模版，合同标准完善率达到100％
订单下达目标
采购订单及时下达率达％
订单追踪目标
订单实施追踪率达到100％
采购物资质量目标
1、确保各类原辅料采购合格率达到％,设备采购合格率为100％
2、采购不合格品及时处理率达到％
采购库存控制目标
确保入库物资的合格率达到％
发票验收管理目标
1、确保收到发票的真实有效率为100％
2、确保发票与货物相符率达到100%
采购交期控制目标
1、合理控制采购交期，确保每季度交货率达到％
2。
5部门岗位职责
供应部岗位职责
一、目的
为了加强供应部管理，提高工作效率，明确供应部各岗位工作内容,完善供应部管理特制定本制度。
二、权限范围
本制度适用于银川市金河乳业有限公司供应部所有工作人员.
三、工作内容
3。
1供应部经理工作职责
1、执行采购战略,制定并完善部门规章制度。
2、依据企业经营状况编制采购计划与采购预算,保证满足企业经营活动的需要,降低库存成本。
3、监督完成大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实.
4、参与供应商的开发、选择与考核,建立供应商档案的管理制度，对不合格供应商进行处理。
5、负责采购进度控制,指导监督跟单和催货工作，管理采购交期，确保到货及时。
6、审核年度、季度和月度的需求计划，统一采购降低成本，提高资金运营效率。
7、组织开展紧急采购工作,出现问题及时与厂家沟通，协调处理办法。
8、负责采购人员的绩效管理工作和培训管理工作。
9、负责部门人员工作的安排和任免工作。
10、负责本部门的管理工作和其它部门的协调工作.
2采购员工作职责
1、协助采购经理编制单项采购计划,并及时提交。
2、对供应部的文件、合同、档案等管理.
3、下达采购订单在部门经理的授权下签订采购合同.
4、追踪物资的到货情况及做物资付款、对账工作。
5、严格执行货比三家的原则，降低采购成本.
6、不合格产品的及时处理.
7、所有采购人员必须要有成本意识
四、修订要求
4.1、仓储部负责本制度的制定、修改、废止、起草工作。
4.2、副总经理总监负责本制度的制定、修改、废止的审核工作.
4。
3、总经理负责本制度的制定、修改、废止的批准工作。
6部门绩效管理
供应部经理绩效考核表
项目
量化指标
权重
绩效目标值
数据来源
财务
采购成本节约率
10％
达到%
财务部
部门费用控制
5%
控制在预算范围之内
内部管理
采购及时率
达到100%
供应部
采购计划完成率
采购物资合格率
15%
达到％
采购专员绩效考核表
7部门培训体系
序号
问题分类
问题细化说明
1
采购制度不规范
采购制度不健全或有漏洞，以及采购制度执行不到位或监督考核力度不够,导致采购业务人员出现违规违纪行为
2
采购计划变更频繁
因物资需求计划不明去和不及时，导致采购计划变更频繁,不能满足经营需求
3
采购职责不明确
采购人员职责不明确,审批流程不规范，造成资源浪费
4
采购方式不得当
采用分散采购,不能形成集中或批量采购优势，容易造成浪费,
5
供应商选择不当
导致不能适质、适量、适时的供货
6
采购验收程序不规范
1、导致物资的质量不过关,容易造成帐物不一致
2、验收不恰当导致不合格品混入
7
采购交期异常
采购交期延误主要包括供方责任,采购员责任，以及沟通不良
8
采购人员素质不高
缺乏采购专业知识,综合素质不高
采购岗位知识
企业知识
1、企业文化、组织架构、规章制度
分析采购需求
1、依据企业经营目标分析采购需求
制定采购计划
编制采购规划、分析调整采购计划
实施采购洽谈
供方的选择、商务洽谈、采购合同的签订
履行采购合同
订单管理、进货验收、货款支付、违约处理
管理供应商
供应商关系管理、供应商绩效评估
采购控制管理
采购质量/价格/交期/成本控制
2.8供应商开发与管理工作考核办法
为了控制采购成本,满足产品的质量要求并规范对供应商的考核工作，特制定本办法。
二、适用范围
本管理办法适用于银川金河乳业对供应商开发与管理的考核工作.
三、工作程序
1、供应部对现有供应商采用“供方调查表”的形式进行调查，以了解供方质量保证能力，并将其作为评定数据.
2、供应部在调查的过程中，可以组织技术部和生产部对供应商进行评价。
3、在评价的基础上选择合适的供应商,并报总经理审批.
4、定期依据供应商的业绩进行评价
四、考核周期及责任人
1、对供应商的考核分为月度考核和年度考核，月度考核于下月日前完成;
年度考核于下年度1月日前完成。
2、月度考核由供应部相应采购专员进行统计填写,供应部经理进行审批.
五、供应商月度考核表
供应商考核表
供应商编号:
考核周期:
年月日-年月日
供应商名称
联系人
地址
电话
考核项目
考核指标
评分标准
得分
价格
平均价格比率10%
平均价格比率≤%时本项得满分,每高％减去分，高于
％时该项得分为0
30％
最低价格比率10％
平均价格比率≤%时本项得满分，每高%减去分，高于
%时该项得分为0
付款10％
供应商的付款条件符合企业的要求,开出的票据准确,及时本项得满分
产品质量
质量合格率15％
质量合格率≥％时本项满分,每低%减去分，低于
%时该项得分为0
产品退货率15％
产品退货比率≤%时本项得满分,每高％减去分,高于
交货情况
交货准时率10%
交货准时率≥％时本项满分，每低%减去分,低于
20％
订单变化接受率10％
订单变化接受率≥%时本项满分,每低％减去分,低于
服务情况
配合度5%
出现问题时配合解决的速度和解决情况
15％
失信度5％
失信率≤％时本项得满分，每高％减去分,高于
其他服务5％
沟通、共同改进售前售后服务是否全面
管理情况
管理制度是否完善，质量认证是否完整与全面
5％
合计得分
考核人
所属部门
考核意见
签字确认
供应商分级对照表
考核结果
90
-100分
80-89分
70—79分
60—69分
60分以下
考核等级
A
B
C
D
E
考核处理
优秀供方
良好供方
合格供方
改进供方
不合格供方
1、A类为优秀供应商，予以付款给予优惠奖励
2、B类为良好供应商，由供应部提出改善意见，改善不足
3、C类为合格供应商,由供应部辅导改进不良
4、D类为辅导供应商，由采购部辅导2个月,在进行评估
5、E类为不合格供应商，直接淘汰
6、不合格供应商如还想进入供应商行列必须考评合格后方可.
注:
如发现采购员在供应商的考核数据上弄虚作假，一经查实直接开除。
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