招标管理制度含供方管理.docx

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招标管理制度含供方管理

目录

第一章总则…………………………………………………………………………1

第二章定义和解释…………………………………………………………………1

第三章招标机构及工作范围………………………………………………………3

第一节招标机构设置及职责……………………………………………3

第二节单项招标需求的分工界定………………………………………5

第四章招标人的界定………………………………………………………………5

第五章招标需求的内容及招标节点时限…………………………………………5

第六章招标工作主要流程…………………………………………………………7

第一节招标采购模式、方式及原则……………………………………7

第二节招标公告…………………………………………………………9

第三节投标人的准入与确定……………………………………………9

第四节招标文件的编制与审批………………………………………11

第五节发标……………………………………………………………12

第六节招标文件的澄清………………………………………………12

第七节截标……………………………………………………………13

第八节参考标底的编制………………………………………………13

第九节开标……………………………………………………………13

第十节技术标评审……………………………………………………13

第十一节商务标的评审及决标………………………………………14

第十二节定标方式……………………………………………………15

第十三节定标结果的审批……………………………………………16

第十四节样品封样及招标文件归档…………………………………17

第十五节档案的保管及移交…………………………………………18

第十六节合同的签订及备案时限……………………………………18

第七章价格监控…………………………………………………………………19

第八章供方管理…………………………………………………………………19

第九章与政府招投标管理部门的工作对接………………………………………21

第十章附则………………………………………………………………………22

第一章总则

第一条为规范公司的各类招标活动，健全各司其职、各负其责、同步配合的工作机制，提高工作效率和降低成本，确保质量、成本、工期、信誉、品牌符合战略经营目标，争取经济效益和社会效益的最大化，结合集团实际情况，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于公司所有开发项目或经营活动中发生的工程、货物、服务类的商业活动，包括但不限于拆除、勘察、咨询、设计、施工、监理、材料及设备采购等。

第三条工程类造价50万元以上、货物类价值15万元以上、服务类额度10万元以上的商业活动项目，必须采用招标方式。

第二章定义和解释

第四条本管理办法中，相关词语的定义及解释如下：

（一）集团：

****置业有限公司。

（二）子公司：

宁波******置业有限公司、*******

（三）指定分包：

开发单位指定的由总包单位与其签订合同的分包人，或在合同中指明要求总包单位向其分包某些工作的分包人。

其施工内容在施工图纸中包含但不属总包单位自行施工范围内，但需总包单位对其现场施工的质量、进度、安全文明施工等方面进行管理的分包人。

（四）独立分包：

是指开发单位直接发包的、从事总包单位承包范围之外的但却与本合同工程有关的其它工作的分包人。

（五）单项招标需求：

指对单个招标项目的技术文件及商务文件的统称。

（六）招标需求单位：

是负责总体协调、组织、督促相关部门确定单项招标需求的责任单位。

特指所辖子公司在工程开发或经营活动中发生工程、货物、服务类的商业活动时，作为合同签约甲方时的法人单位（指定分包或指定供应按照“谁指定、谁为招标需求单位”的原则）。

无法界定时按“谁需求，谁为招标需求单位”的原则。

（七）招标人：

指具体实施招标采购活动的组织者，包括公司和子公司。

（八）二级公司：

在招标体系中，指子公司。

（九）供方与投标人：

供方指能提供产品或服务的企业，包括施工总承包商、专业承包或分包商、材料设备供应商、监理、咨询、设计等服务商等；投标人指针对某个招标项目，招标人拟发给其招标文件的供方。

（十）供方级别：

基于供方履约能力进行的分级：

1．《战略供方库》：

是指公司实施招标的，确定了战略合作价格并签订了战略商业活动协议的战略供方。

同类项目二级公司不许重复招标。

2．一级库：

《合格供方库》：

有过合作经历且阶段性（以竣工、结算完毕、保修期完毕为节点划分三个阶段）累计综合评估≥80分的供方；未确定战略价格的战略合作伙伴。

3．二级库：

《试用供方库》：

指有过合作经历但阶段性累计综合评估65≤得分<80分的供方：

经招标向我方提供产品或服务的初次中标供方；经审批准许纳入本库的某些知名企业；与我方无合作经历，但经资格审查与考察符合某招标项目投标人资格条件的供方。

4．三级库：

《待用供方库》：

指资格初审合格，但尚未考察的供方。

5．禁用供方库：

指有过合作经历但阶段性累计综合评估得分<65分的供方；在招投标过程中有过围标、串标、行贿等行为之一的，或发生过重大产品质量事故、重大施工质量事故以及其它引起较大社会影响的不良事件的供方。

（十一）招标类别：

基于招标人不同进行的分类：

一类：

指公司直接负责招标的项目。

二类：

需求单位作为招标人自行招标，确定中标人后作为合同签约甲方的招标项目；

三类：

由指定单位实施招标的“指定分包”或“指定供应类的招标项目”；公司根据项目开发及市场的实际情况，可将二、三类招标项目调整为一类招标项目。

凡列入一类的招标项目，二级公司不许重复招标。

第三章招标机构及工作范围

第一节招标机构设置及职责

第五条招标领导小组及职责

集团设立招标领导小组，是集团招标管理的最高权力机构。

主要职责：

（一）审批公司及各子公司招标采购管理权限；

（二）审批公司及子公司招标采购制度及流程；

（三）直接参与重大招标采购项目的评审工作，确定最终中标人；

（四）审批公司及子公司招标小组人员组成。

第六条公司招标小组职责

公司招标小组是受集团招标领导小组直接领导的，组长由集团招标领导小组相关成员或公司总经理担任，组员由相关人员组成，负责重要招标项目的招标工作实施，并且将最终报集团备案。

主要职责：

（一）招标体系建设：

建立公司招标采购管理体系，健全各项管理制度、流程与标准，并负责指导、培训及组织实施；

（二）供方信息库建设及维护：

建立供方信息库，负责供方的资格审查；组织对供方的履约评估，确定供方级别，维护合格供方名录；

（三）招标组织及监控：

负责招标项目的实施；审核会签公司及子公司的招标项目技术及商务文件；审核、监控各公司招标采购过程的合规性；审定各子公司定标权限外自行招标项目的定标结果；备案各子公司定标权限范围内的定标结果及招标采购过程档案；巡检及总结年、季、月及单项招标计划的执行情况。

（四）价格信息库建设与价格监控：

组织建立合同价格信息库；组织建立市场价格信息库；对价格实施监控。

第七条招标小组及职责

子公司设立招标小组，受集团和公司招标领导小组领导，全面负责本单位的招标工作组织，组长由公司总经理或子公司总经理担任，组员由相关人员组成。

主要职责：

（一）总体协调、组织、督促相关部门审核确定单项招标需求；

（二）推荐供方并进行必要的资格审查；按分工组织或参加供方考察；

（三）拟定招标采购项目的投标人并履行审批程序；

（四）组织、实施自行招标项目的招标：

1．审核确认招标文件；

2．组建本级评标小组；

3．组织答疑、开标、评标；

4．确定技术标入围单位；

5．技术标和商务标的评审；

6．按权限确定或推荐中标人。

第八条子公司合约部招标职责

在招标业务上，各子公司合约部作为公司招标小组的派驻分支机构，受公司招标小组垂直领导：

各子公司合约部复责本单位招标工作的归口管理、招标实施、招标工作各环节的工作成果审核。

并按本办法的要求向公司报送相关工作报表。

子公司因行业特殊性而无合约部时，亦应指定招标工作的归口管理部门。

第二节单项招标需求的分工界定

第九条单项招标需求：

招标需求单位负责组织编制单项招标需求。

技术标牵头部门负责组织编制技术标准；没有明确技术标牵头部门的由需求单位组织。

需求单位负责合成技术文件并履行审批程序。

招标人负责编制商务文件并履行审批程序；招标人为集团或公司时，需求单位负责提供商务文件中的工程量。

战略招标项目，各板块技术主管部门负责编制技术文件，招标采购中心负责编制商务文件，编制人负责履行各自的审批程序。

第四章招标人的界定

第十条对于专业性特强且本板块不具备相应招标能力的特殊项目，可根据实际情况由聘请专家参与招标、其余由集团、公司、子公司根据权限和实际情况确定招标人。

第五章招标需求的内容及招标节点时限

第十一条技术标准的内容及编制要求：

（一）产品生产检测执行的标准。

（二）简单直观的技术参数。

（三）关键性能指标。

（四）要求提供的说明或证明产品质量的技术文件。

（五）对于设备类，可以对其中的关键性零部件的技术指标、材质、品牌、产地加以限制，如果这些部件，在市场上能够普遍采购的，可以指定一个能普遍采购的品牌；在市场上不能普遍采购的，可以指定三个以上同档次品牌，由招标单位选择。

第十二条投标单位资格要求：

（一）资质等级要求。

（二）注册资金要求。

（三）生产规模要求。

（四）生产设备或原材料要求。

（五）质量认证要求（如IS09000、IS014000等）。

（六）权威部门检测报告。

（七）行业品牌要求：

部分产品（如饰面材料、洁具、龙头、开关插座、五金件等）装饰效果和技术含量要求高的材料可对品牌范围进行限制。

第十三条招标需求计划的编制原则

（一）招标需求应科学合理、经济适用、方便评标、方便验收、方便结算，并应根据项目开发的特点；做到简单化、标准化、通用化。

（二）招标需求不得以任何不合理的条件限制或者排斥潜在投标单位，应以国家规范、标准或行业规范为准，当国家规范、标准与行业规范不一致时应以要求高者为准。

（三）招标需求可根据不同的产品档次对投标单位的技术和品牌有相对应的要求，但不得以任何一家投标单位的生产（技术）标准作为技术方案中的技术标准，必须有此行业中5家以上企业的技术标准能满足此要求。

当国家、行业无规范、标准时，投标单位的生产标准只能作为参照技术要求。

第六章招标工作主要流程

第一节招标采购模式、方式及原则

第十四条招标采购模式：

指根据某类采购产品、服务的金额和风险大小而分别采用的业务模式。

包括战略合作、战略采购、集中采购与分散采购四种。

第十五条战略合作：

指对于关键的产品、服务，采取与行业内公认优秀的供方建立的长期、稳定、紧密的合作关系，以求达到最优采购绩效的做法。

主要指仅确定但未确定战略价格的招标采购模式。

（一）战略合作期限至少应为两年。

（二）只有达到战略合作伙伴入围条件的供方，方可与之建立战略合作关系，并按相应的流程操作。

（三）战略合作仅限为集团层级。

第十六条战略采购：

指确定战略合作关系并就某类产品、服务确定战略合作价格的招标采购模式，期限不应超过二年。

第十七条集中采购：

指对于采购量大但风险低的工业化或标准化的产品、服务，通过整合内部需求与外部资源，最大限度发挥采购量的优势以实现规模效益。

（一）产品、服务在集团及公司和子公司不同范围内分别有相同需求时，可进行相应范围内的集中采购（项目集中采购是针对同一个项目的不同分期有相同需求的情况）。

（二）集中采购必须有明确的采购清单，协议期不宜超过二年。

针对材料价格波动等市场因素，协议中应确定协议期间产品、服务价格的调整机制。

（三）一站式采购（又称定点采购）是集中采购的一种形式，根据需求情况对具有多种产品供应整合能力的供方进行集中采购。

第十八条分散采购：

指单项单笔招标采购。

第十九条招标采购方式：

指根据供方数量的多少而采取的不同流程。

招标方式有邀请招标、议标（包括竞争性谈判、直接委托）、公开招标（根据法律法规需在有形建筑市场进行招标的）三种。

一般情况下应采用邀请招标的形式。

（一）邀请招标：

满足采购要求的供方资源充足，通过严格程序充分竞争可获取到理想价格的；产品、服务标准化程度高，可比性强，决策标准可量化的。

（二）议标：

1．竞争性谈判

1）方案不可比或性质特殊、不能事前确定详细规格或具体要求，且投标人不止一家的；

2）满足招标要求的潜在投标人无法满足三家的；

3）响应邀请招标不足三家，且工期紧急无法保证再次招标所需要的时间，经审批后可转为竞争性谈判的。

4）采用竞争性谈判时，必须与邀请的供方逐一进行谈判，并签署约谈记录并上报，对于供方初次报价后不再与其谈判的情况，须说明原因。

2．直接委托满足技术、工期、特殊工艺、政府（公共）关系等要求的供方是唯一的。

1）被动直接委托：

因政府垄断、技术垄断、市场垄断，只能从唯一供方处采购，且标的物无替代性的；因已经做出的对外销售承诺，为保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供方处添购的（仅适用于材料设备采购）。

2）主动直接委托（仅适用于材料设备采购）：

为了与所采购产品、服务的市场领导者进行合作的；所需同类产品距上次采购时间不足半年，且价格波动不大的。

第二十条招标采购原则

（一）廉洁奉公原则：

所有与招标采购工作相关的员工都应严格遵守廉洁奉公原则，不得采取任何手段影响或试图影响招标采购决策结果。

（二）公平公正原则：

在选择投标人、入围投标人、谈判、决策时必须保持公平、公正，树立并维护公司良好的信誉和形象。

（三）公开决策原则：

采购过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，杜绝暗箱操作。

（四）充分竞争、择优选择原则：

应该有充分的供方参与以保证采购具有充分的竞争性，应选择最具有竞争优势的供方合作。

（五）保密原则：

各类采购文件、入围供方、决策过程、供方隐私文件、供方报价、协议合同等均为公司重要机密，不得泄露或作不当承诺；也应要求各供方对自己的报价资料保密，互不串讲。

（六）战略采购、集中采购优先原则：

具备战略采购、集中采购条件的产品、服务，应采用战略采购、集中采购模式，以实现规模效益。

（七）可追溯原则：

采购全过程资料，包括但不限于供方管理、过程资料、合同等必须按照要求及时收集、整理、上传和归档。

第二节招标公告

第二十一条招标单位负责编写招标公告并经审批后发布。

主要包括以下几种情况：

建设项目总体招标公告中未包括的单项招标项目且投标人库内无相应潜在投标人的，由招标人编制单项招标公告并报审，由集团或公司发布；子公司不得自行发布单项招标公告。

第三节投标人的准入与确定

第二十二条投标人原则上应具备独立法人资格，如果是办事处或分公司，必须注明其中标后的签约单位（在招标文件中作特别说明），材料或设备厂家实行直销与代理双轨制的，以生产厂家或办事处优先；只实行代理制的，以总代理优先；无区域总代理的，以指定代理商优先。

第二十三条需求单位选择投标人时，必须按一、二、三级库的顺序，只有上一级库的供方不满足需求时，方可从下一级库中选择。

特殊情况的，必须以《工作审批单》的形式报集团审批。

第二十四条所有招标项目，经批准采用议标方式的，投标人不得少于3家（直接委托采购方式除外）；采用邀请招标的，标的估算额≤1000万时，投标人不得少于4家；标的估算额>1000万时，投标人不得少于5家。

第二十五条供方的考察及投标人的拟定：

（一）供方的考察：

1．分散采购模式下的供方考察：

由需求单位负责组织。

考察小组组长由需求单位的招标小组组长指定，考察小组的组成不得少于2个部门，人员不得少于3人。

由考察小组组长组织填写相关考察记录、《供方考察结果备案表》及考察报告，报集团或公司招标小组。

经考察合格的供方进入二级库。

2．战略合作、战略采购、集中采购模式下的供方考察：

由集团或公司组织。

考察小组组长由集团指定，考察小组的组成不得少于2个部门，人员不得少于3人，由考察小组组长组织填写相关考察记录、《供方考察结果备案表》及考察报告，报集团或公司。

3．特殊情况处理：

当招标时间紧急，在报批《投标人审批表》时，可注明采用先行招标，再对入围单位进行考察的后考察方式。

（二）投标人的拟定

1．分散采购模式下的投标人拟定：

由公司或子公司负责拟定投标人名单。

2．战略合作、战略采购、集中采购模式下的投标人拟定：

由集团或公司负责拟定投标人名单。

第二十六条投标人的审批：

1．标的估算额≤300万元的，投标人由需求单位招标小组组长审批；

2．标的估算额>300万元的，须报集团审核。

3．特殊情况处理：

分散招标采购模式下的单项招标项目，集团作为招标人时，需求单位不能及时拟定投标人而影响招标工作节点的，集团或公司可自行拟定投标人名单。

第四节招标文件的编制与审批

第二十七条招标实施部门依据会签后的技术文件及商务文件编制合成招标文件。

公司及子公司为招标人的，招标文件报本级招标小组组长审批。

第二十八条招标文件及拟签合同必须参照集团或公司参考样本编制，无参考样本的，由招标人根据项目特点另行编制并报相关部门会签。

第二十九条招标文件中应规定出实质性要求和条件，并注明“不满足其中任何一项实质性要求和条件的投标将被拒绝”；没有规定的要求和条件在评标时不得作为实质性要求和条件。

对于非实质性要求和条件，应规定允许偏差的最大范围、最高项数，以及对这些偏差进行调整的方法。

第三十条涉及到总包管理或配合的独立分包、指定分包项目的招标文件，其中的生产、生活提供条件须征询总包单位意见。

第三十一条招标文件内容：

（一）投标邀请书

（二）投标人须知：

包括招标人简介、项目名称、建设地点、资金来源、招标范围、标段划分、计划工期、质量要求、投标人资质条件及能力和信誉、现场踏勘和答疑安排，投标截止时间、投标有效期、投标保证金、签字或盖章、投标文件副本份数、装订要求、递交投标文件地点、开标的时间和地点、开标程序、履约担保等；

（三）评标办法

（四）合同条款及格式

（五）报价清单

（六）图纸（如有）

（七）技术标准和要求

（八）投标文件格式

第五节发标

第三十二条投标人及招标文件经审批后（其中招标文件封面及投标邀请书须盖章），由招标部门向投标人发放“投标邀请书”，并要求投标人限时回复“投标邀请回执”以便统计应标投标人数量。

第三十三条应标投标人数量未满足本办法要求时，须按规定增补投标人数量至满足为止，并相应延长回标时间。

第三十四条所有招标项目原则上必须按规定向投标单位收取投标保证金及图纸资料费，投标保证金金额按标的估算额的1-2％的比例取整收取，最低不少于一万元，最高不得超过八十万元。

第三十五条投标保证金及图纸资料费由招标人所属财务部门代为收取、保管及开具票据。

第六节招标文件的澄清

第三十六条技术标牵头部门根据投标人对招标文件提出的问题，确定开澄清会议还是采用书面答复。

第三十七条招标文件澄清会议由招标部门组织，技术标牵头部门负责技术澄清，招标部门负责商务澄清。

第三十八条澄清纪要经相关人员确认后及时发送给各投标单位，作为招标文件的补充。

第七节截标

第三十九条在截标时间后送达的投标文件原则上招标人将不予受理；未交纳投标保证金的投标文件按无效标处理。

第四十四条回标人数要求：

标的估算额≤100万时，不得少于3家；100万<标的估算额≤1000万时，不得少于4家；标的估算额>1000万时，不得少于5家。

如回标的投标人数量不满足要求，应重新增补、审批投标人，待回标人数量符合要求后方准予开标。

第八节参考标底的编制

第四十条工程类招标项目，必须按招标图纸编制标底，工程实物量清单应作为单项招标需求的附件，标底应在发售招标文件前编制并审批完成。

第四十一条技术方案要求的产品档次必须与成本控制指标一致并且标底价不得突破成本控制指标；如果标底价已经突破成本控制指标，原则上必须先报成本指标制定及批准部门审批，获准调增后方可作为标底价的编制依据。

第四十二条无法提供标底价和成本控制指标的特殊项目，则必须说明原因并报成本控制主管部门审批。

第九节开标

第四十三条投标文件的开标：

招标部门填写《开标确认表》根据招标权限报招标小组组长确认后，与其它部门组成不少于2人的开标小组进行联合开标，并对投标文件中的要素内容进行逐页联名签署。

第四十四条公司及子公司自行招标的项目标的估算额>500万元时，集团招标领导小组视具体情况派人主持或参与商务标和技术标的评审。

第十节技术标评审

第四十五条技术标开标后，由招标部门将技术标分发至各技术标评委详细研读，各评委按时限将书面疑问卷提供给技术标评审牵头部门（技术标评审牵头部门为地产集团相关技术部门；公司及子公司为招标人时技术标评审牵头部门为工程技术部或其它指定部门），由技术标评审牵头部门视情况决定是否召开技术质疑会，并形成正式质疑问卷汇总，确定最终的技术标准及要求，发至投标人，要求投标人对技术质疑回复澄清。

第四十六条详评：

招标部门将投标人的澄清分发给各技术标评标人，进行技术标的详细评审。

评审人数不得少于5人。

第四十七条技术评标的重点：

工程类项目重点研读施工组织设计或施工方案的合理性、可行性及科学性；材料类项目重点查看材料的检测报告，有投标样板的要综合样板评审情况；设备类项目重点查看设备检测报告、设备及元器件清单，核对产地、品牌、性能指标等是否符合招标文件要求。

第四十八条技术评审合格的投标人数量要求：

标的估算额≤100万时，不得少于3家；100万<标的估算额≤1000万时，不得少于4家；标的估算额>1000万时，不得少于5家。

技术评审合格的投标人数量不满足要求时，须另增补投标人直至满足要求，特殊情况下无法达到此要求时，招标人须以《工作审批单》的形式报集团审批。

第十一节商务标的评审及决标

第四十九条技术标评审不合格单位的商务标不予评审。

待投标人按重新确定的技术标准及要求回复商务标后，即可组织商务标清标工作，并通过书面或质疑会的形式要求投标人澄清有关商务问题。

第五十条在投标人对拟签合同与商务条款均无疑问后，组织技术标评审合格的投标人进行决标报价。

开标前，必须确认各投标单位商务标书的密封性、合法性，且各投标单位应对评标定标原则进行书面确认。

第五十一条为体现招标的公平、公正、公开的原则，招标项目的商务标决标一般采用公开开标的形式进行，且商务标书由投标单位当场递交。

第五十二条不均衡报价的处理：

（一）招标经办人在对拟中标人的报价进行对比时，在总价最低的情况下，如发现部分单价高于标底价同时也高于其他单位报价时，则需要求其在总价不变的前提下调整单价，以避免存在不均衡报价。

（二）若拟定中标人不同意调整价格，并说明了不能调整的理由，则须分析其理由是否合理，同时与次低报价比较其价格是否具有绝对优势，若有明显的不均衡报价，经招标小组组长审批后可取消其中标资格，初定次低报价单位为中标人。

但所有分析过程必须在审批记录中注明并同时报批。

第十二节定标方式

第五十三条在满足技术要求的前提下：

常规材料、设备采用“合理最低投标价法”的定标方式；施工类、复杂的材料、设备采用“合理最低评审价法”的定标方式；特殊或重大项目采用“综合评定谈判法”的定标方式。

第五十四条合理最低评审价单位的投标报价低于标底价可初定为中标人。

若投标人报价皆高出标底价，须与评审报价最低的三家单位