函平行文.docx

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函平行文

函-平行文

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商洽、纪要性公文的函及范例

一、函的含义和特点

（一）函的含义

函是公文中惟一的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。

?

国家行政机关公文处理方法?

对函的功能作如下表述：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

?

中国共产党机关公文处理条例?

对函所下的定义与之相似：

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

理解函的定义时，关键要把握住“不相隶属机关〞这一概念。

一个系统内部的平级机关是不相隶属机关，这个容易理解；另外，但凡双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属机关，无需考虑双方的级别大小。

在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文（个别晓谕性的通知例外），级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。

双方之间如果有事项需要协商或请求批准，都要使用“函〞这种平行文体。

除作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。

例如，上级机关向下级机关询问有关情况，用别的文体显然不适宜，可以用函，但下级的答复最好用报告。

上级机关向下级机关催办有关事宜，如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函，下级同样要回以报告。

（二）函的特点

1．平等性和沟通性

函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，表达着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。

即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候，也不能使用请示和批复，只能用函，并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要表达平等性和沟通的特点。

2．灵活性和广泛性

函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。

函的内容和格式也比拟灵活，而且不限于平行行文，所以运用得十分广泛。

3．单一性和实用性

函的内容必须单纯，一份函只能写一件事项。

函不需要在原那么、意义上进行过多的阐述，不重务虚重务实。

（三）函的分类

1．公函与便函

公函是正式的公文，像一般公文一样，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，总之，严格按照公文格式撰写制作。

便函不属于正式公文，格式可以比拟随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。

但正文之后，要有机关署名、日期和公章。

我们在本章介绍的，主要是作为正式文件的公函。

2．发函和复函

主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。

一般情况下，对方发来的是函，回复的也应该是函，但有时可以灵活处理。

譬如前面说过，上级发函向下级询问有关情况，下级回复时用函虽然不为错，但有更适宜的文种可选择，那就是答复报告。

再如，对下级机关的请示，上级机关的办公部门（一般与下级机关在级别上是平级的）在接到授权的情况下，可以给以答复，但不能使用批复，只能用函的形式。

3．商洽函、询问函和请批函

按内容和目的分类，函可以分为多种类型。

主要是商洽函、询问和答复函、请批函。

此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。

二、函的写法

（一）函的标题、字号和主送机关

1．函的标题

作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容（事由）、文种组成。

较完全的写法如?

国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函?

、?

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函?

等。

也可以采用省略发文机关名称的写法，如?

关于请求批准××市节约能源中心编制的函?

。

2．函的发文字号

公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。

大机关的函，可以在发文字号中显示“函〞字。

如?

国务院公报?

2000年第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函〔2000〕××号〞为发文字号的七篇复函。

3．函的主送机关

函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。

但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况，如?

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函?

（国办函〔1993〕2号）的主送机关，有七个之多：

“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局〞。

（二）函的正文

1．发函缘由

这是函的开头局部，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。

如果是复函，那么先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。

这局部结束时，常用一些习用的套语转入下一局部，如“现将有关情况说明如下〞、“现就有关问题函复如下〞等。

2．事项

这是函的主体局部，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一局部予以表达。

3．希望请求

这是结尾局部，向对方提出希望或请求。

或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。

最后，另起一行以“特此函商〞、“特此函询〞、“请即复函〞、“特此函告〞、“特此函复〞等惯用结语收束。

函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要防止阿谀逢迎。

还要注意针对性和时效性。

【范文一】

中国科学院××研究所

致××大学商洽建立全面协作关系的函

××大学：

近年来，我们研究所与贵校在一些科学研究工程上互相支持，取得了令人满意的成绩，建立了良好的协作根底。

为了稳固已取得的成果，取得更大的成就，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流；共同分析国内外同行的工程动态和开展趋势；互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动；互派专家参加对方的学术组织对科研开展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。

二、根据所、校各自的科研开展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。

协作形式和方法视课题性质和双方条件，制定单项协议。

三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助，所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。

校、所双方教学科研人员对等地承当对方一定的教学科研工作，享受同原单位职称相应的待遇。

四、双方每年进行科研方案交流以便掌握方向，协调分工，防止重复。

共商协作工程，使双方有所侧重与分工。

五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备，在可能情况下向对方提供利用，并协助做好测试工作。

双方的附设工厂车间，相互给予科研和实验设备加工的方便。

六、加强图书资料和情报的交流。

以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。

特此函达，请即研究函复。

中国科学院××研究所

一九××年×月×日

【范文二】

国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函

国办函〔2000〕16号

安徽省人民政府：

你省?

关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示?

（皖政秘〔1999〕138号）收悉。

经国务院领导同意，现函复如下：

一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区，实行现行的国家经济技术开发区的政策。

二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊，东以始信路、耕耘路、清潭路为界，西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路，南至紫蓬路，北至繁华大道、明珠广场，规划范围总用地985平方公里。

三、合肥经济技术开发区的建设和开展，纳入合肥市经济技术开展总体规划，建设开展资金由你省自筹解决。

四、合肥经济技术开发区要坚持以工业工程为主、吸收外资为主、出口为主和致力于开展高新技术的方针，积极改善投资环境，逐步完善综合效劳功能。

五、要加强领导和管理，促进合肥经济技术开发区各项工作的健康开展。

国务院办公厅

二○○○年二月十三日

【范文三】

××大学人事处关于

商洽×××同志调开工作事宜的函

××××制造厂人事处：

我校××学院××系××教研室×××同志，19××年从××工业大学××专业本科毕业，分配到我校任教师以来，工作认真负责，教学、科研都取得了显著成绩，于19××年被聘为讲师。

该同志一人单身在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻×××同志在贵厂工作。

不但夫妻分居两地，且上有体弱多病的母亲，下有不满周岁的儿子需要照顾。

根据该同志屡次申请，经我校领导研究，为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难，我校同意该同志调往贵厂工作的要求。

现特致函与你们商洽，并请尽快函复。

假设贵厂同意考虑×××同志的这一要求，接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。

××大学人事处

一九××年×月×日

【病文分析】

公函

××大学校长办公室：

首先，我们以××省财经学校的名义，向贵校致以亲切的问候。

我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。

事情是这样的：

最近，我们经与某某学院磋商，决定派×位老师到该院进修学习。

只因该院恢复不久，在“文革〞中大局部房屋遭到破坏，至今未能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。

我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。

然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习时机难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，那么住宿问题是亟待解决的。

为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德。

于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。

但不知贵校是否有其他困难，如有另外的要求和条件，我校那么尽力相助。

假设贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。

我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。

以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。

并希望尽快得到贵校的答复。

此致

敬礼

××省财经学校（公章）

一九××年×月×日

这篇公函存在以下几个方面的问题：

1．格式不正规

首先是标题不标准。

作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式，只用“公函〞二字作标题，显然不合要求。

其次是结语不标准。

此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色，有些不伦不类。

2．请求近乎无理

发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。

合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件（他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格），其他真正能作为对等交换的条件完全没有，其结果可想而知。

3．语言不得体、不准确

此函的语言有较多问题。

一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语，如“事情是这样的〞、“希望尽快得到贵校的答复〞等。

二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德〞。

三是用词不当，如“宽大为怀〞，应是旧时惩办时的用语，“救人之危〞的说法也有些过份。

最不应该的是居然要和对方“相得益彰〞。

还有“我们以校方的名义〞一句话，让人莫名其妙：

难道这函不是以校方名义发出的吗？

以上种种问题使得这篇公函几乎没有到达目的的可能，应从中汲取失败的教训。