费用报销及对外付款管理制度.docx

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费用报销及对外付款管理制度

费用报销及对外付款管理制度

第一条为规范集团财务日常管理，完善费用报销及对外付款管理，特制订本办法。

第二条费用报销流程只用于规范员工日常费用报销业务；对外付款适用于公司直接对外支付款项的业务。

第三条费用报销流程规范

一、费用报销单据的规范要求

1、公司员工费用报销需取得对方开具合规票据，确实无法取得正式发票的费用支出，可以其他正规发票替代（参照《替票管理办法》），填制《替票业务一览卡》并作为报销附件，与票据一并审批后交财务部报销。

2、报销时需将原始发票用胶水自报销凭证粘帖单右侧开始，依次粘贴于粘帖单正面，如发票本身具有复写功能的，应先将发票背后需粘贴处的墨粉用小刀轻轻刮下后再涂抹胶水。

原始单据纸张大于粘帖单的应折叠，尺寸为等于或略小于粘帖单。

粘贴要求规范，整洁，不得使用订书机装订。

3、费用报销单须用蓝、黑色签字笔或钢笔填写，填写字迹清楚、明晰，不得草写、不能有涂改，填写数字大小写应一致，合计小写数字前应以“￥”封口。

4、费用报销单所记载的报销金额应与所附原始单据合计金额相符，记载的附件张数与实际所附张数相符，附件张数数字为大写。

5、费用报销单据应使用正确、手续完备，签批顺序为：

经办人、直线总监、财务经理、总经理、董事长。

签字齐全后，到财务部领款或办理销账手续。

6、费用报销票据严禁分拆，属于同一项目或同一性质的费用按照单笔费用一次报销。

7、各项需报销的费用应自费用产生当日起30日内进行报销（按实际业务票据记载时间），逾期财务不予报销。

二、费用签批人员的岗位职责

1、直线总监审查费用开支内容、金额的合理性。

2、财务经理审查费用报销的票据是否正规、票据内容是否齐全准确、是否与报销单内容一致、报销单填写是否完整准确、无票业务是否附替票说明卡等。

3、财务部严格遵守费用报销制度和规范要求，认真审核各种票据，对不符合要求的票据应退回，修改正确后再予以签字报销。

对签字审核后的票据负全面责任，对审核不严多报的支出承担相应责任。

三、费用借款、报销的签批顺序和流程

1、费用借款签批顺序

经办人→部门经理/直线总监→财务经理→财务总监→总经理→董事长

对员工借款的具体规定参照《员工借款管理办法》执行。

2、费用报销流程

（1）实物票据：

第一步经办人、部门经理/直线总监审核单价、数量、质量、规格型号等内容，确认无误后分别在发票背面签字。

第二步到库管处办理入库手续，库管员核实物品与票据无误后，开具入库单，经办人与库管员同时在入库单上签字。

第三步经办人填写费用报销单，在报销单正面注明费用事由并签字，将票据、入库单、费用报销单传递至财务经理处。

第四步财务经理审核所有单据是否齐全、完整，金额是否准确无误。

正确无误后，在报销单正面签字。

第五步经办人持报销单请公司总经理、董事长在费用报销单上签字公司总经理、董事长在费用报销单上签字。

第六步经办人将审批手续完毕后的费用报销单据到出纳处领取现金或冲销借款，出纳审核签字手续齐全后给与办理。

（2）非实物票据：

第一步经办人填写费用报销单，在报销单正面注明费用事由并签字，经部门经理/直线总监在报销单正面签字后传递至财务经理处。

第二步财务经理审核所有单据是否齐全、完整，金额是否准确无误。

正确无误后，在报销单正面签字。

第三步经办人持报销单请公司总经理、董事长在费用报销单上签字。

第四步经办人将审批手续完毕后的费用报销单据到出纳处领取现金或冲销借款，出纳审核签字手续齐全后给与办理。

（3）车辆加油费用、出租车费用需有行政经理在发票上签字确认；购置各项资产（无合同）及办公用品需在报销单后附购置审批单；招待费报销需在报销单后附招待费审批单。

（4）周一、周五为总经理董事长签批日；周二、周六为财务报销日。

需要报销2000元以上现金的，需要提前一天告知财务部出纳。

控股公司领导签批日及财务报销日可视公司实际情况另行规定，并报集团各部门知悉。

第四条公司对外付款流程规范

一、付款依据的规范要求

1、付款依据为合同、付款申请单、合规发票。

合同订立后应及时将复印件传递至财务部存档。

工程付款用《项目部付款审批表》（见附件二），工程之外的付款包括：

前期、配套、广告费、购置固定资产及易耗品、购置无形资产、退房、咨询代理等非日常费用填制《付款审批表》（见附件三）。

2、批量购置固定资产及易耗品原则上应订立合同。

订立合同的，填制《付款审批表》；零星购置，填制费用报销单（参见第三条第三款第2项）。

二、对外付款签批顺序及流程

1、付款签批流程以付款申请单所列部门的先后顺序为准。

2、对外付款时，经办人员将付款申请单传递至财务部。

出纳审核付款审批表签批的完整性，由经办部门负责通知收款单位到财务部办理付款手续。

3、付款时乙方应提供以下资料：

1）乙方经办人身份证并加盖公章（合同初次付款时提供）

2）乙方授权委托书并加盖公章法人章（合同初次付款时提供）

3）乙方付款申请并加盖公章

4）乙方开具的合规票据

4、财务部严格按合同付款，采取转账方式支付并填写收款人（合同乙方）全称。

若实际收款人非合同乙方的，乙方应出具证明并加盖公章及法人章（证明中应注明实际收款人全称、开户行、账号）。

5、公司经办人员不得代收款单位办理收款事宜。

6、各流程签批人签批内容应为“同意”、“拟同意”、“不同意”，“拟同意”和“不同意”应批复意见，待发起部门沟通解决问题后补充批复“同意”后，方可至下一流程进行审批，签批不全不完善的，财务有权拒付。

三、对外付款所用的付款申请表，控股公司财务可根据项目实际情况进行调整。

第五条费用报销及对外付款的详细流程及岗位授权详见附表一《付款权限明细表》。

第六条本制度适用于集团公司全体员工，全体须遵照执行。

第七条本制度由集团财务部负责解释，自20XX年7月1日起执行。

附表：

《付款签批权限明细表》

《项目部付款审批表》

《付款审批表》

河北金筑建工集团有限公司

20XX年7月1日

附表一：

付款审批权限明细表

支出类别

公司类别

计划归属

授权范围

全资/控股公司职能部门

分管领导及签批部门

控股公司

总经理

董事长

拓展部

前期部

总工办

工程部

物业管理部

成本预算部

营销部

法务部

财务部

人力资源部

行政部

会所

行政经理

发展总监

营销总监

工程总监

人力及行政总监

财务经理

财务总监

副总经理

常务副总经理

一、行政日常费用

（1）①车辆费用；②交通费用；③差旅费用；④招待费用、招待用品报销、临时工作餐费；⑤会务费、水电费、物业费、租赁费、网络费、邮递费、通讯费、其他后勤保障费等。

全资公司

计划内

金额≤0.5万

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

金额＞0.5万

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

计划外

全部

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

控股公司

—

全部

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

（2）①业务费用（仅限：

礼品、卡）；②购置各种物料、工装、劳保用品；③证照费用、政府征管费用及会费、出版费、报刊费用；④公司文件设计、印刷、网站费用（非营销）；⑤装饰装修及维修费等。

全资公司

计划内

金额≤0.5万

①

②

③

④

金额＞0.5万

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

二、人资费用

工资、补贴、社保、档案托管、招聘、培训费用等；节日福利费用、员工福利其他费用；员工活动、拓展、旅游、体检费用。

全资公司

计划内

金额≤0.5万

①

②

③

④

金额＞0.5万

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

三、法务费用

法律咨询费、法律事务费等

全资公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

四、会所费用

全资公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

⑨

五、财务费用

1）土地增值税、企业所得税、营业税、土地使用税、印花税、个人所得税

2）还贷款、利息支出、中间业务费3）集团公司间转款申请

全资公司

—

全部

①

②

③

④

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

六、营销类

1）广告策划、暖场活动、活动礼品等2）佣金、提成

全资公司

计划内

全部

①

②

③

④

计划外

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

七、工程类

1）主体工程支出、安装工程支出、设备、景观道路、基础设施建设支出等2）勘察设计费、监理费等3）退保证金、投标保证金

全资公司

计划内

全部

①

①

②

③

④

⑤

计划外

全部

①

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

八、物业设备、工程类

1）设备维修费用2）物业工程外部

全资公司

计划内

全部

①

②

③

④

⑤

计划外

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

九、物业日常经营费用类

全部

全资公司

计划内

全部

①

②

③

④

计划外

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

十、前期类

1）动迁补偿3）政府规费、各项配套费

全资公司

计划内

全部

①

②

③

④

计划外

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

十一、拓展类

土地出让金、契税等

全资公司

计划内

全部

①

②

③

④

计划外

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

十二、借款类

全部

全资公司

计划内

金额≤0.5万

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

金额＞0.5万

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

⑥

计划外

全部

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

⑥

控股公司

—

全部

①

①

①

①

①

①

①

①

①

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

备注：

1、①②③④⑤⑥⑦⑧⑨表示付款的审核顺序；最小数字表示为发起部门，最大数字表示为最终审批。

2、各发起部门①的签字包括经办人、部门经理或直线总监。

3、控股公司单指合作项目。

附表二：

项目部付款审批表

年月日

工程名称

乙方单位名称

合同主要内容

合同付款条款

合同金额

已付款累计金额

本次申请金额

审批意见

项目部

成本管理部

工程总监

财务部

总经理

董事长

备注：

附表三：

付款审批表

年月日

申请部门

申请理由（合同内容）

经办人签字：

合同金额

已付款累计金额

本次申请金额

审批意见

部门经理

直线总监

财务部

总经理

董事长

备注：