媒体接待流程.docx

媒体接待流程.docx

《媒体接待流程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《媒体接待流程.docx（7页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

媒体接待流程

媒体接待流程：

Ø邀请、确认邀请的媒体；重要的媒体（参加Interview的媒体）需确认2遍，并适时对媒体进行必要的Brief和良好的沟通，为此后的报道做好准备。

同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用

Ø会前要提前2-3天勘察现场，具体包括：

✓确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放

✓确认VIP休息室的具体位置（亲自体验会议厅之间的往来时间）

✓确认媒体接待处的（正确的）具体位置，包括具体的细节问题：

台花、银盘、台布等

✓与做会展的Vendor做好会前沟通：

了解其具体的布展时间、形式、联系人等。

注意：

如果媒体只是参会的一部分人员的话，请事先划分出媒体区域；并设较为明显的指示牌指示路径。

Ø组织有关人员准备MediaKits，同时准备媒体签到时所需用品：

签到笔、签到簿、人员名片

Ø会议当天应提前1-2小时到达现场，再次确认接待处所需物品并最后完善MediaKits，做好准备工作。

注意：

此时还应该接待好提前到场的客户VIP，安排好休息室，看管好VIP的衣物及手提物品

Ø签到时（特别是媒体到达的高峰时段），不要慌乱，要做到有序、清晰；特别是有财务部门的人员跟随的时候，一定要保持冷静，不要慌乱。

平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待

Ø签到后的媒体记者应发给相应的资料带，提醒座位要尽量靠前座。

如果时间允许的话，要进行必要的寒暄

注意：

此时有些媒体会提出约稿的要求，要随时记下，会后及时发给相应的媒体。

Ø会议开始后，除一名媒介人员留守外，其他人员应进入会场做On-siteSupport：

处理即时的问题，媒体提问时传递话筒，随时保持与客户之间的联系

Interview流程

Event中含有的Interview:

ØEvent中的专访要事先和参访的媒体确认，并进行必要的沟通和事先提供相应的会前资料。

有采访提纲的媒体要尽量提前与客户沟通

Ø签到时要及时提醒参加专访的媒体记者，会后及时组织记者到专访地点。

注意：

此时要拿好参访媒体记者的车马费用，专访时所需的Q&A资料

Ø事前要进行仔细的“采点”工作，具体如下：

✓专访的VIPRoom离会场有多远

✓最简捷的路线怎么走

✓房间的装饰与座位的摆放

✓提供的饮品要注意要避免声响（小瓶矿泉水为佳，以具体情况定）

Ø人员安排要合理，客户方面的VIP和参加专访的媒体记者都需要专人带领

Ø要有简单的开场白（客户在时由其决定）。

开始后要注意力集中，避免负面的问题产生；同时安排做好专访纪要，拍摄照片；会后应在最短时间内整理后发给专访的媒体

Ø注意收集媒体报道，尤其是参加专访媒体的大篇幅报道

Ø第一时间以最清晰的方式传给客户

ØEvent结束后30-45天完成项目报告，内含Interview的报告（现场情况、简报分析、精彩图片等）

Retainer中规定的Interview:

Ø根据客户的要求每月组织针对不同部门、不同媒体的Interview。

Ø首先客户方面确认被专访VIP的##、职务及时间地点

Ø媒介部拟出参加专访媒体记者的，由客户确认后进行邀请

Ø邀请及确认参访媒体人员（##、职务及具体联系方式）。

同时对此次专访的内容、人物、背景及目标做深入沟通。

了解媒体的需求，把提前拿到的媒体采访提纲提供给客户，使客户方面做好充足的准备

Ø当天应提前20-30分钟到达专访场地，做必要的会前准备工作；签到时应在明显处接应参访媒体；媒体到齐后，通知VIP到场

Ø简单的开场白（简要说明此次专访的内容、目的和人物，客户在时由其决定）；专访开始（同时做好现场后勤工作）。

同时安排人员做好专访纪要、拍摄图片

Ø结束后，感谢被访的客户、参访的媒体记者；并送双方人员离开。

Ø及时整理专访纪要、挑选图片等资料提供给参访媒体。

并及时进行事后的沟通，从多角度开发报道的内容。

Ø关注媒体，及时收集剪报；第一时间提供给客户最新报道

Ø专访结束第二天，向客户方面提供“专访On-siteReport”

类型

时间

Event中含有的Interview

Retainer中规定的Interview

前期

ØEvent中的专访要事先和参加的媒体确认，并进行必要的沟通和事先提供相应的会前资料。

有采访提纲的媒体要尽量提前与客户沟通

Ø根据客户的要求每月组织针对不同部门、不同媒体的Interview。

Ø首先客户方面确认被专访VIP的##、职务及时间地点

Ø事前要进行仔细的“采点”工作，具体如下：

✓专访的VIPRoom离会场有多远

✓最简捷的路线怎么走

✓房间的装饰与座位的摆放

✓提供的饮品要注意要避免声响（小瓶矿泉水为佳，以具体情况定）

Ø媒介部拟出参加专访媒体记者的，由客户确认后进行邀请

Ø邀请及确认参访媒体人员（##、职务及具体联系方式）。

同时对此次专访的内容、人物、背景及目标做深入沟通。

了解媒体的需求，把提前拿到的媒体采访提纲提供给客户，使客户方面做好充足的准备

注意：

Ø人员安排要合理，客户方面的VIP和参加专访的媒体记者都需要专人带领

现场

Ø签到时要及时提醒参加专访的媒体记者，会后及时组织记者到专访地点。

Ø当天应提前20-30分钟到达专访场地，做必要的会前准备工作；签到时应在明显处接应参访媒体；媒体到齐后，通知VIP到场

Ø要有简单的开场白（客户在时由其决定）。

开始后要注意力集中，避免负面的问题产生；同时安排做好专访纪要，拍摄照片；会后应在最短时间内整理后发给专访的媒体

Ø简单的开场白（简要说明此次专访的内容、目的和人物，客户在时由其决定）；专访开始（同时做好现场后勤工作）。

同时安排人员做好专访纪要、拍摄图片

注意：

Ø结束后，感谢被访的客户、参访的媒体记者；并送双方人员离开。

后续

Ø注意收集媒体报道，尤其是参加专访媒体的大篇幅报道

Ø第一时间以最清晰的方式传给客户