宅基地档案核对整理项目需求.docx
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宅基地档案核对整理项目需求
宅基地档案核对整理项目需求
1、项目概述
（1）项目背景
目前，中心保管了约三十万份宅基地实体档案及后期产生的相关资料，宅基地档案的纸质和电子资料之间缺少联系，信息分散，信息化程度较低。
同时，联合政务系统的开发公司已不存在，无法对功能单一的系统进行升级改造，该系统已无法满足我中心对宅基地档案管理的需求，对宅基地档案的管理和利用造成了极大的不便。
2017年，中心已完成了部分宅基地档案整理核对工作。
一是，通过档案整理服务，核对了其中22万份宅基地档案的实体档案和实体档案目录表信息。
二是，根据历史移交目录表，形成了移交目录表的电子表格，但未与历史移交目录表进行关联。
（2）项目内容
本项目包含宅基地档案核对整理和宅基地档案管理两部分，先通过宅基地档案核对整理服务，以宅基地证号划分档案，按照统一的标准整合每一份档案的纸质和电子资料，经审核通过后形成系统、规范的宅基地电子档案数据库。
然后利用形成的宅基地档案电子数据库，实现对宅基地档案的无纸化利用和管理。
序号
目的
项目内容
简述
1
整理
宅基地档案
整理核对
1.按照核对标准，人工比对宅基地档案信息；
2.利用信息技术，提高档案整理和审核效率，同时对所有操作进行留痕处理，防范廉政风险。
2
管理
宅基地档案管理
实现无纸化查册、调档
（3）项目周期
计划事项及工作内容
计划完成时间
1.收集项目需求
2018年2月底前完成
2.事前呈批
2018年3月底前完成
3.招投标、签订合同
2018年4月底前完成
4.项目实施
2018年11月底前完成
4.1 开发宅基地档案整理入库系统
2018年6月中前完成
4.2 宅基地档案核对整理入库
2018年11月底前完成
4.3 开发宅基地档案管理系统
2018年11月底前完成
2、宅基地档案整理核对服务
因本项目计划于今年内完成，工作量大，时间紧张，为提高档案整理效率，结合宅基地档案资料的特点，利用信息技术预处理宅基地档案资料和无纸化比对宅基地档案材料。
（1）宅基地档案整理核对服务内容
1.宅基地档案资料预处理
1.1.纸质版档案资料电子化
因宅基地档案（实体档案）历史移交目录表、审批更正案件档案、审批补录案件档案、司法协助文件目前只有纸质版的材料，为无纸化比对宅基地档案材料，需要先经过电子化形成扫描件。
1.2.筛选联合政务系统中有注记的档案数据
联合政务系统上约有30万条宅基地信息，将符合以下其中一个条件的宅基地信息筛选出来，形成联合政务系统注记数据：
①“身份证号”栏中有内容的；
②“注记”栏中有内容的；
③“注销注记”栏中有内容的。
1.3.导入宅基地档案电子材料形成原始数据库
将下列宅基地档案电子资料入库，形成原始数据库。
序号
名称
格式
1
宅基地档案（实体档案）目录表
Excel表格
2
宅基地档案（实体档案）扫描件
图片
3
宅基地档案（实体档案）移交目录表
Excel表格
4
宅基地档案（实体档案）历史移交目录表扫描件
图片/PDF
5
联合政务系统注记数据
数据库
6
纪检存疑案件表
Excel表格
7
镇街复函存疑案件表
Excel表格
8
镇街复函函件扫描件
图片/PDF
9
审批更正/补录案件表
Excel表格
10
审批更正案件扫描件
图片/PDF
11
审批补录案件扫描件
图片/PDF
12
法院来函表
Eccel表格
13
司法协助文件扫描件
图片/PDF
1.4.档案数据匹配关联
根据《宅基地档案目录表》，匹配关联原始数据库中的档案材料，每份宅基地档案关联后形成《档案数据表》。
《档案数据表》包含以下数据：
1宅基地档案目录表信息
2宅基地档案扫描件
3宅基地档案（实体档案）移交目录表关联结果
若有结果，包含移交目录表信息和历史移交目录表扫描件
4联合政务注记数据关联结果
若有结果，包含注记内容及证号、权利人姓名、土地坐落等信息。
5纪检存疑案件表关联结果
若有结果，包含纪检存疑案件表信息
6镇街复函存疑案件表关联结果
若有结果，包含镇街复函存疑案件表信息和复函扫描件
7审批更正/补录案件表关联结果
若有结果，包含审批更正/补录案件表信息和档案扫描件
8法院来函表关联结果
若有结果，包含法院来函表信息和函件扫描件
1.5.将档案情况表存入关联结果库
按照“4.档案数据匹配关联”，对每一宗宅基地档案进行处理后，将一份档案在不同档案材料中的情况汇总形成《档案情况表》，将所有进行过关联的档案一并存入关联结果库，待人工进行整理、核对。
2.人工核对宅基地档案信息
按照宅基地档案核对标准，对289,870宗宅基地档案的实体资料与电子数据进行整理和核对后入库。
工作人员基于《宅基地档案扫描件》和《实体档案目录表》，人工核对《档案情况表》上的信息是否真的为该档案的信息，并将核对且通过的档案入库。
（2）宅基地档案核对服务要求
1.人员要求
须有25名以上工作人员同时驻场进行宅基地档案核对工作
2.时间要求
于2018年11月底前完成宅基地档案核对工作
3.无纸化核对档案材料
工作人员使用计算机开展宅基地档案无纸化整理核对工作，并详细记录宅基地档案的整理核对过程。
3.1.派案及入库
宅基地档案分类后，按照特定顺序，逐份派发给初审人员，并做好“已派案”标记，避免重复工作。
经档案整理服务，人工比对审核后，可按照比对标准完成整理的案件归入“成果库”；整理过程中遇到无法通过比对标准进行判断的案件归入“特殊处理库”。
3.2.操作监控
凡审核人员对数据有修改、增加、删除等操作，计算机都要识别操作并保存操作记录。
3.3.档案审核
设置审核流程，对有特殊情况的案件需要进行二审或三审，并记录每一审核环节的审核意见。
3.4.数据统计
①统计各档案材料各条数据的入库情况
在审核人员完成整理和比对，确认档案入库后，需记录该档案中有哪些原始档案数据随档案入库。
随档案入库的，标记为“已入库”；未能关联到档案或最终与档案不一致未入库的，标记为“未入库”。
②统计各数据库的档案宗数以及各类别的档案宗数；
③统计审核人员的工作量。
3.5.角色与管理
在宅基地档案核对整理过程中，不同的角色有特定的核对整理权限。
3、宅基地档案管理
完成宅基地档案的整理核对工作后，利用形成的宅基地档案电子数据库，实现对宅基地档案的无纸化管理，提高宅基地实体档案管理和数据查询、利用的效率。
（1）需求模块
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