年鉴条目基本知识和编写原则.docx
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年鉴条目基本知识和编写原则
年鉴条目基本知识和编写原则
目前国内出版的近3000种年鉴，大多数都实行条目化设计，尤其是地方综合性年鉴，几乎是清一色的条目化年鉴；国外出版的年鉴，多数也实行条目化设计。
为什么?
这主要是因为年鉴是资料性工具书，它的实用性要求其所提供的信息资料十分简明扼要而又方便检索。
条目恰好是能同时挑起这两副担子的信息载体。
条目化也就是"积木"化。
年鉴以条目切割信息资料总体，每一个条目对应一个相对独立的资料主题，犹如一个个可装可卸的小积木，处置（输入输出）十分方便。
而且条目又不像文章那么讲究谋篇布局、承前启后、铺陈过渡，故能做到篇幅短小而信息高度密集。
年鉴实行条目化设计完全是明智之举。
在条目化年鉴中，条目既是主体内容的基本寻检单元，又是主体内容的基本表现形式。
因此，探讨年鉴条目的基本知识和编写原则，对于提高年鉴的编纂质量，具有十分重要的意义。
一、条目基本知识
（一）条目性质
"条目是年度客观事实及相关信息的集合体，是条目化年鉴主体内容的基本寻检单元和相对独立的资料主题。
"这是年鉴界大体可以接受的条目定义。
透过年鉴条目的定义，对条目的基本性质可以概括为资料性、易检性和相对独立性。
1.资料性。
条目着重记述年度客观事实及相关信息，篇幅不大而信息高度密集，资料丰富。
一个地方或行业的概况条目，可以检索到的信息单元通常多达数十个、上百个，而篇幅仅为数百字。
一个人物的条目，在三四百字的篇幅里，也可以依次检索到记述对象的姓名、性别、年龄、籍贯、民族、党派、职务、职称、学历、资历和主要业绩等丰富资料。
而且，条目选题一般先要详细占有材料，然后按照全书统一的设条标准，并充分考虑读者的阅读检索需要和习惯，慎重择定。
条目选材也往往要下一番"去粗取精、去伪存真"的工夫，充分掂量其社会意义和存查价值，并严格按照内容要素规范进行选择，不是有闻必录，并非"捡进篮里都是菜"。
条目记述的事实、情况、数据等，一般都经过反复审核和严格把关，能够做到准确无误。
因而，条目的资料较为可靠，完全可以直接用做参考或依据。
2.易检性。
条目是年鉴主体内容的基本寻检单元。
从全书看，条目的易检性是十分明显的。
条目是条目化年鉴内容资料的主要载体，又是可供独立检索的信息实体。
条目化的意义，就是将年鉴内容单位化大为小，以方便检索。
从条目本身看，它的易检性也是显而易见的。
首先，条头一般都选用读者容易想起的关键词标引，并力求通用、规范，主题词尽量前置，以方便读者检索。
其次，释文内容要素比较规范，并按一定的记述程序写作。
例如，介绍一个地方基本情况的条目，不少年鉴就规定其内容要素和记述程序为：
地理位置、面积、人口、民族成分、资源物产、交通条件、完成的经济社会发展指标、领导机构和领导人等。
这样，读者不论是寻检某一条目，或是寻检某一主题某一侧面的信息，作横向、纵向对比，都相当方便。
3.相对独立性。
条目是相对独立的资料主题。
条目的相对独立性可以从如下两个方面去理解：
一方面，条目作为可供独立检索的信息实体，一般都能够独立成篇。
条目由条头和释文组成，结构完整，内容要素一般比较齐全。
此外，条目还能够互相并列。
在年鉴中，所有条目都处于框架结构中的同一层次，地位平等；多数条目主题单一，内容互不渗透，相对而独立。
另一方面，一些条目对框架结构有一定的依赖性，独立性不是太强。
例如，一些记述地方、部门、行业、单位基本情况的概况或概述条目，离开所在栏目就很难独立存在。
此外，还有少数条目是某个主题的一个侧面或层次，出于突出反映的需要而设为条目。
这些条目不可避免地会与相关主题的条目有交叉，内容互有渗透，独立性只能是相对的。
（二）条目功能
条目功能可以概括为如下三个方面：
1.密集信息资料。
条目与文章相比，它既保留了文章独立成篇、四至清楚、要素齐备的特点，又克服了文章篇幅长、层次多、不利于检索的弱点，具有密集信息资料的独特功能。
条目密集信息资料的主要手段：
一是汇辑和综合，即把分散的材料聚集起来，进行总结、归纳，理出头绪，择要而录；二是概括和熔炼，即抓住事物的本质和特征，加以提炼，并简明扼要地表达出来；三是摘要，即从报刊文章或内部文件中摘其精要，形成言简意赅的条目；四是采用辞书的特殊手法，即规范条目的内容要素和记述程序，实行规范化写作，并尽可能省略释文的句子成分，例如省略主语和句子中的连接成分、语气成分等。
通过运用以上密集信息资料的办法，条目一般都能做到篇幅短小而信息量较大。
2.更新年鉴内容。
年鉴逐年编纂连续出版，形成系列。
每卷年鉴处在系列之中，既要保证系列所要求的连续性，又要体现内容资料的新颖性。
条目作为年鉴内容的主要表现形式，可以满足年鉴内容逐年更新而又具有连续性的特殊要求。
条目更新年鉴内容的方法：
一是及时创新选题，设立全新的条目。
年鉴以年为限反映客观事物，客观事物则是不断发展变化的，每年都会有许多新情况、新事物和新问题。
按照选题标准，每卷年鉴都会从中筛选、设立一大批从条头到释文都是新的条目，取代原有的大部分条目，通过条目的新陈代谢实现年鉴的常编常新。
二是同一主题逐年更新内容。
这主要是指稳定设立的条目用老瓶子装新酒。
条目标题不变，内容大部更新，使年鉴内容资料既具有新颖性又具有连续性。
3.方便读者检索。
年鉴篇幅较大，内容丰富。
为了让读者能快速查找到所需要的资料，年鉴都设有详细目录，有的还配备了索引。
但这些都只是年鉴检索性的一个方面；另一方面，年鉴的内容也得方便检索。
在方便读者检索方面，条目明显优于文章。
首先，条目主题单一，一个条目对应一个相对独立的资料主题，一般不采用复合主题或多主题，这十分有利于读者快速查考。
其次，多数条目主题独立性较强，一个独立主题的某个侧面或层次，一般情况下不单独设立条目；某些侧面或层次因其十分重要或年度特点鲜明而升格为条目，属于例外情况。
独立主题因其内容完整、主题鲜明而具有较高的检索性。
第三，条目标题一般为主题标引，主题词通常采用人们熟知的、通用规范的词和词组，或独立的名称、概念，读者能通过目录或索引实现快速检索。
第四，条目写作一般都有内容要素规范和记述程序要求，条目释文条理性较强，这也有利于读者检索。
（三）条目类型
条目按其内容性质可以分为两大类：
综合性条目和单一性条目。
综合性条目可以细分为综述条目、概况条目和综合记事条目三种类型。
它们都承担综合反映事物的任务，都具有综合性、概括性较强的特点。
综述条目偏重于揭示年度内事物发展变化的特点及趋势，概况条目偏重于勾勒事物发展变化的基本面貌，综合记事条目则着重概括记述重大事件及相关信息。
单一性条目是单独记述某一具体事情、事物和人物的信息实体。
它以社会生活中某个"点"的事实和相关情况、资料为内容，具有两个明显的特点：
一是选题选材的专一性。
一个条目记述一件事情或一个事物、人物，不涉及与主题无关的其他信息。
二是内容记述比较具体。
一般要求具体的事情具体地说，通过提供客观的事实、情况和数据，给人以确切的信息依据，而不能像综合性条目那样高度概括、宏观描述。
单一性条目按其反映对象，可细分为单一记事条目、机构（团体）条目、会议条目、产品（成果）条目、人物条目等。
此外，条目按其篇幅大小，又可分为特大条目、大条目、中条目和小条目。
小条目一般在300字以下，中条目300~500字，大条目500~1000字，特大条目在1000字以上。
条目按其是否稳定设置，还可以分为稳定性条目和非稳定性（动态性）条目两大类。
稳定性条目一般连续多年设立，条头不变，内容逐年更新，通常以地方、部门、行业、单位的概况，以及某些经常性的专项管理、专项业务的基本情况为主题。
非稳定性（动态性）条目则逐年推陈出新，条头新，内容也新，通常以年度内的新事物、新发展、新变化、新成果和新问题为记述对象。
（四）条目文体特点
条目采用简明的说明体或记叙体写作，其文体特征主要表现在如下四个方面：
1.篇幅短小精悍。
条目给人的第一印象，是篇幅较短。
一般四五百字，长的千把字，短的一二百字。
以日本《朝日年鉴》为例，2001年卷收载的条目平均篇幅不足300字。
国内出版的地方年鉴，条目平均篇幅多数也只有四五百字；国家一级的专业年鉴，条目篇幅稍大些，但多数平均篇幅也只有五六百字。
2.写法直入直出。
即开门见山，直奔主题，不拐弯抹角，不藏头露尾。
首先，条目一般以时间、事主开头，直接切入主题，或是以条头词作主语，用无主句直接诠释，免除普通文章常见的戴帽式的套话。
其次，承转过渡，不用铺陈。
最后，事情述完，戛然而止，不穿靴子。
3.内容要素规范。
条目写作一般都有严格的内容要素规范和记述程序要求。
例如，消息主题要求按新闻五要素进行写作，情况主题要求按既定的指标系列展开记述。
从年鉴中不难看出，不同类型的条目，内容要素不尽相同，甚至大相径庭，这是由于记述对象不同而要求有异。
但是，同一类型的条目，内容要素和记述程序一般是整齐划一的。
这是年鉴作为资料性工具书规范性的具体体现，也是条目文体形式的一个显著特点。
4.文风简约朴实。
条目写作采用纪实手法，文字表达力求简洁明白，不用或少用形容词之类的附加成分，忌用感情色彩强烈的词语，杜绝一切虚浮之语和溢美之词。
一般教科书中介绍的众多修辞方法，在条目写作中大都不派用场，尤其是构成藻丽风格的比拟、夸张、象征等方法，构成含蓄风格的借代、双关、婉曲、反语、设问等方法，基本上是不用的。
条目的修辞，通常只在句式方面，采用对照、排比、反复等修辞方法，以提高条目释文的条理性，方便读者检索。
条理清楚，言简意赅，平淡无奇，"清水出芙蓉，天然去雕饰"，是条目修辞的最高境界，也是条目语言风格的基本特点。
二、条目编写的10项原则
条目编写的原则性要求，概括起来主要有如下10项：
（一）新颖性
年鉴是工具书家族中最能及时报道新情况、新事物的工具书。
突出一个"新"字，是年鉴条目编写的最大特点。
条目编写突出一个"新"字，首先要求动态性条目逐年更新选题。
一般说，动态性条目越多，所占比重越大，年鉴的新意就越浓。
条目编写强调新、追求新，就要注意从年度的、宏观的角度对各种情况、事物的新颖性作出判断，抓住年度内的新生事物及其他新的重要信息，包括新业绩、新成果、新经验、新举措、新发现、新发明、新困难和新问题，加以整理、筛选、提炼，形成一批全新的主题，更新原有的选题。
选题的更新，一般要求达到条目总数的60%或70%以上。
就一个部门或单位来讲，总要有几个选题是新的，不能年年设立的条目都一个样。
这是条目常编常新的需要。
条目编写突出一个"新"字，还要求年年设立的稳定性条目逐年更新内容，即老瓶子要装新酒。
稳定性条目包括地方、部门、行业、单位的概况，也包括反映某些经常性专项管理、专项业务和相对独立的经济、社会领域基本情况的条目，例如农业机械化、汽车工业、烟草工业、企业登记管理、广告管理、财政审计、企业审计、稻谷生产、玉米生产、城镇居民生活、农村居民生活，等等。
此类条目在通常情况下，年年设立，主题不变，大部分内容逐年更新。
之所以要年年设立，是因为这类条目的题材具有基础性，主题和内容都是年鉴必收的基本情况和基本资料，或者说是人们了解一个地方、一个部门、一个行业必不可少的基础信息，具有较强的检索性。
之所以要逐年更新内容，是因为年鉴要与时俱进，常编常新。
如何更新?
首先是全面刷新基本指标数据；其次是以年度内的新情况、新进展来替换旧的内容；然后是重新梳理、概括说明年度的发展特点，并揭示存在的突出困难和问题。
（二）真实性
年鉴是权威性资料工具书，但年鉴的权威性并非与生俱来，而是要通过其内容真实、准确来实现的。
真实性、准确性事关年鉴的生命，每一个编撰人员都应当高度重视，万万不可粗心大意。
从年鉴编纂实践看，某些虚假信息和失真失实的材料并非供稿者故意编造，而是时下虚假信息满天飞，稍有不慎就会以讹传讹。
因此，条目选题选材必须尽可能详尽地占有材料，并认真下足"去伪存真"的工夫，确保入选题材真实可靠。
具体方法是通过多种渠道查询，或多找几个材料加以比较，辨其真伪。
对于重大题材和涉及政治敏感性的问题，要送有关主管部门或权威人士审核，以确保万无一失。
准确性方面的问题，在条目中比较常见的是情况、数据失实或不够准确，具体表现在：
不同条目中同一事物的相关情况有异说，条目里的数据与统计表里的数据不一致，同一年卷或上下年卷相关情况、数据有矛盾，计量单位有误，小数点错位，等等。
问题的根源，大都与来稿有关，有的也与编辑加工环节把关不慎，排版核清环节误改误排、漏改漏校有关。
因此，要确保情况、数据准确无误，必须两手抓：
一手抓来稿质量，一手抓编校质量。
只有作者和编者都高度负责，慎之又慎，不厌其烦，反复审核，才能有效地减少差错，确保年鉴内容资料的准确无误、权威可靠。
（三）客观性
客观性与年鉴的权威性、可信度密切相关。
只有客观记述，年鉴才具有权威性；只有客观记述，年鉴才能随着时间的推延逐渐成为信史的一部分。
客观性原则的基本要求是：
实事求是地反映情况，用事实和数据说话；述而不作，寓观点于事实之中，避免不必要的议论和主观臆测；一分为二记述事物，既报喜亦报忧。
"实事求是"是我们党的思想路线和传统作风。
用它来指导年鉴编纂，就是要秉笔直书，实话实说。
对成绩也好，缺点也罢，一是一，二是二，既不夸大，也不缩小。
"述而不作"即所谓"春秋笔法"，是孔夫子当年修《春秋》时采取的文章作法。
其基本要领是尽量让事实说话，寓观点于事实之中，少作或不作议论。
我国世代相传的地方志基本上都是沿用这个笔法，国内出版的各种年鉴也都在沿用这个笔法。
"一分为二"与实事求是密不可分，互相依存。
任何事物都有两重性，一个地方、一个行业、一个单位在通常情况下也总是喜中有忧；尽管年鉴涉及领域主流尚好，但非主流的"忧"信息也是唾手可得。
认真贯彻实事求是的思想路线，自然要在分清主流与非主流、是与非的前提下，喜忧同报。
在年鉴编写中贯彻客观性原则，不是一件容易的事。
因为客观性与人们的心态有关，往往为一种潜意识所左右。
例如，在条目编写实践中，对于一些有重要影响的"忧"信息，通常不是作者不愿写，编者不愿编，而是领导看了不高兴。
于是，在大家的心照不宣之中，不论何种形式的"忧"信息，都通通化为乌有。
要改变这种状况，就必须解放思想，改变心态，树立崇高的历史责任感，发扬实事求是的科学精神，大胆面对现实，全面反映现实。
对于一些社会热门话题，一些在大众传媒上已炒得沸沸扬扬的突发事件、灾难事故、重大失误、腐败现象，以及现实生活中存在的新困难、新问题，等等，都应有客观的记录，而不应一概回避。
同时，要注意寓观点于事实之中，让读者在阅读条目之后，自然而然地得出结论。
只有这样，我们的年鉴才能经得起历史的检验，才具有权威性和较高的可信度。
（四）综合性
任何年鉴都十分强调综合性，即使是专业性年鉴也会强调专业领域的综合性。
年鉴的综合性一般是分层次实现的。
首先，在全书的前面，设一个"概况"或"总述"部类，从宏观层面综合反映情况；其次，在各个部类的前面设一个"综述"分目，从中观层面综合反映情况；再次，就是每个条目也要讲求综合性，从微观层面综合反映情况。
综合反映情况，是年鉴编纂尤其是条目编写的一个重要特点。
条目编写坚持综合性原则，首先要求条目选题善于总结、归纳一年的情况，注意整合相关题材。
具体做法是：
相同的资料主题，要整合为一个条目；一个独立主题的某个侧面或层次的信息，一般都要整合到该主题条目中去。
例如，某领导一年之内先后3次访问东盟国家，就没有必要每次出访各设一个条目，而是集约设立一个综述性条目--"×三访东盟国家"，进行综合反映即可。
笔者曾在一部省级年鉴中，见到这样一组条目：
×省长深入×企业调研，×省长在×集团公司考察，×省长到×公司了解企业生产经营情况…为同一个领导干部一连设了七八个主题相同或相近的条目，这不但有突出个人之嫌，而且显然不符合条目编写的综合性要求。
其次，条目选材要坚持综合概括、集约反映。
年鉴条目尤其是综合性条目，要着重从"年"的角度或者说以"年"为单位综合反映事物，而不能从"月"、"日"的角度或者说以"月"、"日"为单位记述事物的片断。
从"月"、"日"的角度分别记述事物是新闻和大事记的任务，从"年"的角度综合记述事物是条目编写的任务。
不论是反映一个地方、部门、行业、单位基本情况的条目，还是反映工农业生产的条目，或是反映财政收支、人民生活的条目，都要综合报出一年的数据、一年的情况，并通过与上年对比说明本年度的发展特点。
即使是单一记事条目，也不能像传媒的消息或大事记那样，仅仅从"月"、"日"的角度提供事物当时的某些信息，而应该跟踪事物年度内发生、发展和变化情况，掌握事物的全部相关信息，说清事物的来龙去脉，给读者一个相对完整的交待。
（五）全面性
年鉴是对应范围和社会领域的信息总汇和资料大全，其信息资料的概全率一般都很高。
年鉴的这种概全能力，与编写工作贯彻全面性原则密切相关。
条目编写的全面性原则，要求其内容选择全面周到，基本要素一应俱全，不丢三落四。
一般记事条目要按新闻五要素（什么时间、什么地点、什么人物、什么事情、结果如何）进行记述，一些必须说明原因和背景的大事要闻还应增加"为什么"一个要素；地方、部门、行业、单位的"概况"条目，一般要求按四个要素（基本情况、年度完成的主要指标、年度发展特点、存在问题和困难）进行记述；人物条目一般要求按所在单位、职务职称、籍贯、出生年月、民族（只注明少数民族）、性别（只注明女性）、主要学历、主要经历、主要业绩、主要荣誉称号、主要社会兼职等要素列写。
这些内容要素尽可能求全，以确保条目内容完整，信息周全。
从条目编写实践看，条目要素不全是一大通病，具体表现为：
记事条目缺少关键要素，造成事情眉目不清；概况条目主要指标数据不全，有意回避存在的困难和问题，等等。
要克服这一毛病，就必须在全面掌握情况、详细地占有材料的基础上，严格按照条目的内容要素要求进行写作。
同时，要兼顾事物的各个方面，全面反映社会现实。
社会现实是生动活泼的，并具有多元化的特点。
条目的内容选择要与此相适应，充分兼顾到各个相关领域方方面面的情况，不能只顾一点，不及其余。
（六）概括性
前述的综合性、全面性原则，要求条目编写善于综合一年的情况，全面反映事物，尽可能防止以偏概全和内容残缺的现象发生。
但是，由于条目篇幅有限，条目写作必须讲求概括性。
概括性的基本要义，是在尽可能小的篇幅里容纳尽可能多的信息，这就必须做到如下两点：
一是高度概括事物和情况。
对条目涉及的众多事物和大量情况，应进行认真梳理，适当分类，理出头绪，然后概括反映。
例如，记述一场大范围的洪涝灾害，对灾害造成的损失就应梳理为人员的伤亡情况、财产损失情况等，对财产损失又可以梳理为工业损失、农业损失、居民生活损失、基础设施损失等，然后分门别类概括记述。
而不能像记流水账那样罗列事实，不厌其烦地分别记述损失了几头猪、几只鸡、几只鸭，损坏了几根电线杆、几个变压器、几辆汽车以及几间民房、几片瓦，等等。
我们提倡让事实说话，不等于主张不分轻重、不论巨细地罗列事实。
高度概括的情况也是事实，而且是更有说服力、更有存查价值的资料。
二是高度浓缩语言文字。
高度浓缩的标志是文中没有一句多余的话，没有一个多余的字。
首先，要删去一切套话、空话、大话和废话，去掉一切虚浮之语和溢美之词。
其次，对于能够省略的某些句子成分尽可能省略。
例如，在某些篇幅不大的条目中，在主语不切换的情况下，就可以省略主语（以条头词代主语）。
此外，还可以广泛地省略文中的语气成分、连接成分，删去一切可有可无的字、词、句。
（七）可读性
可读性有广义和狭义之分。
广义的可读性，泛指一切出版物（包括书刊和音像制品）可供阅读或视听的属性；狭义的可读性，指书刊和文章适合于诵读的程度。
条目的可读性属于狭义可读性的范畴。
可读性的基本要义是通俗、简明、生动。
通俗就是按规定应用现代汉语白话文，语言表达符合现代汉语的语法习惯，遣词造句要避免艰深，克服拗口，不生搬名词，不滥用术语，不随意使用古人、外国人语言和网络语言，也不使用方言俚语，让一般读者都能读得出来和读得下去。
简明就是开门见山，直陈其事，免除不必要的导语、铺垫、承转过渡和空泛议论。
在能够准确表达意思的前提下，尽可能用最简洁明白的文字说明事物和情况。
生动就是要求条目选题选材个性化，尽量采用富有特色、生动活泼的素材，重视语言的情趣和人情味，避免数字堆砌和过于刻板的写法。
（八）公开性
所谓"公开性"，主要有两个方面的含义：
一是公开之后无密可保，因此，要注意把好保密关。
条目中凡涉及国际斗争、国防重地、军事设施、武装力量、国防科研、战备物资储备、粮食等重要物资的调运和库存量、某些重要矿产资源储量、国家规定不能公开的科研成果和特种工艺等，都需要严格保守国家秘密，不能随便公开。
二是公之于众之后要经得起推敲，不致于引起麻烦。
例如，"×率广西政府代表团出访新加坡、马来西亚"，这一说法就经不起推敲。
必须在广西的前面加上"中国"二字，否则公之于众之后就会成为一个政治性问题（国家观念不强）。
又如，说政法委一家管公检法三家，说某城市举办一个只有几千人参加的国际博览会动用了十几万民兵和警力做保卫工作，说省委政研室为某某领导起草了什么报告、撰写了谁谁谁的署名文章等。
将幕后的协调工作、安保工作、秘书工作这样子和盘托出，其公开性也很成问题。
（九）检索性
条目编写的检索性原则是由年鉴的工具书性质决定的。
条目编写必须坚持检索性原则，即要求入选题材值得检索、有人检索，方便检索、容易检索。
这就必须做到：
1.坚持条目设条原则和标准，切实把好选题关，杜绝"死条"。
无人检索或无法检索的条目谓之"死条"。
"死条"属于无效信息，白白浪费版面，是条目编写的一大禁忌。
典型的"死条"如：
"信访宣传"、"接待工作"、"问题与不足"、"队伍建设"、"项目论证"、"防洪准备工作"等。
这些信息主题之所以会成为"死条"，主要是降低了条目的设条标准，为存查价值不大、很少有人检索的资料主题设立条目，或以一般人想不到检索、无法检索的非独立主题设条，即将一个主题的某个侧面或层次立为条目。
要杜绝"死条"，就必须坚持条目的选题规范，强调条目的相对独立性和条目主题的单一性。
一个独立主题的某个侧面或层次，一般不单独设条；复合主题要分别设条。
2.实现条目基本内容和主要指标数据的有序编排，防止杂乱无章。
为了能在有限的篇幅里高度密集有效信息并提高条目的检索性，不少年鉴制订有各类条目的内容要素规范和记述程序要求，一些年鉴还对地方、部门、行业"概况"条目必须记述的十几项乃至数十项指标数据及其记述顺序作出刚性规定，逐步实现条目信息的序列化。
许多年鉴坚持运用对照、排比、反复的修辞手法加工条目稿件，使条目内容层次分明，条理性较强。
以上这些做法，十分有利于提高条目内容的易检性。
3.规范条头标引，为读者提供明晰的寻检路标。
规范标引的主要方法和要求：
一是以事实和资料为依据，完整、准确地概括主题；二是措词规范，不生造名称、概念，不使用不规范的简称和缩语，尽量避免凑数文字；三是简洁，不随便多用一个可有可无的字和词；四是尽量符合读者的检索心理和检索习惯，如将主题词放在前面，注意选用人们容易想起的关键词等。
（十）规范性
条目编写的规范性原则也是由年鉴的工具书性质决定的。
任何工具书都按一定的规矩编纂而成，这些规矩的总和，就是工具书的体例。
资料性、年度性、检索性既是年鉴的基本性质，也是年鉴的基本体例规范。
至于具体的体例规范则包括总体设计体例、选题选材体例、条目和文章编写体例、成书加工体例等。
工具书还崇尚规范化写作，尤其是条目的编写，一般都要坚持规范性原则。
条目编写规范性，涉及选题选材时限、范围、原则和标准，内容要素规范和记述程序要求，以及语言文字、文体文风、称谓、时间表述、数字用法、计量单位表达、技术格式规范等，具体包括如下八个方面：
一是选题选材有统一的时间界定，基本内容以一年之内的信息资料为主，以跨年度的历时性、背景性资料为辅；二是有统一的设条标准和选材原则；三是有统一的内容要素规范和记述程序要求；四是统一使用现代汉语书面语，文字表达符合通俗、简明、生动的要求；五是统一各种名词、名称；六是统计数据前后左右不矛盾，量词基本一致；七是时间表述写出准确的世纪、年代和年、月、日，不使用模糊不清的时间代
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