操作手册采购订单和无订单的收货doc.doc

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采购收货操作手册

一．采购收货的两种方式

采购收货指与采购部门有关的收货，分为两种形式：

即对于采购订单的收货和无采购

订单的采购收货。

二．采购订单的分类

仓储常见的采购订单包括以下几种：

标准采购订单：

订单格式为45XXXXXXXX，包括所有物料从国内采购的采购订单。

普通采购订单：

订单格式为90XXXXXXXX，包括所有物料从国外采购的采购订单。

转储订单：

转储订单是当物料从一个事业部调到另一个事业部，或从同一事业部

的一个存储地点调往另一存储地点时，事业部为了监控在途情况而建立

的采购订单。

订单格式为60XXXXXXXX。

索赔订单：

将库存中的不合格向供应商索赔时，为监控索赔物料的返回情况，而建

立的一种采购订单。

订单格式为80XXXXXXXX。

*******索赔订单的发货、收货都从下面的收货录入界面录入。

********

外协加工订单：

订单格式与标准订单相同，也是45XXXXXXXX。

*******外协加工订单在操作采购订单收货时，系统会自动完成外协生产的物料

消耗。

如果外协订单发料数量与BOM单不一致，在外协采购订单收货

时，系统会给出供应商库存不足的提示，如果与事业部沟通后，确认可

以收货，则可以修改数量（可改为0），完成收货操作。

第三方采购订单：

这是一种特殊的采购订单。

操作完成采购订单收货后，系统自动触发一

个规定了的销售订单，同时完成物料的收货和销售，库存帐不发生变化。

三．无采购订单的收货

无采购订单的收货包括两个部分：

1．赠送收货：

指供应商免费向联想提供的物料的收货。

收货状态可为非限制、质检或冻结。

2．零价值工厂收货：

指将物料从材料（商品、成品）库转到零价值工厂的研发库或备件库时，

对零价值工厂的物料收货。

ERP系统中的操作

一．基于采购订单的收货

1．ERP菜单如下：

后勤商品管理库存管理货物移动收货

或：

直接点击收藏夹中事物MB01-采购订单的收货过帐

2．具体操作如下：

通过菜单，进入按采购订单收货的初始屏幕，如下：

图1

在上图1中输入以下内容：

1）交货单：

外部单据号

2）移动类型：

根据收货时具体情况不同，可用101；

3）采购订单号：

由采购商务部人员维护，并填写在《收货单》上；

4）工厂：

应由采购商务部人员在《收货单》上注明，操作员按单据录入。

**注：

工厂可不输入，由采购订单细节自动带出；但如果输入错误，

则系统会提示“E：

凭证XXXXXXXX（采购订单号）不包含可选项”。

5）仓储地点：

按收货单注明的地点录入。

**注：

有时采购人员建立采购订单时，会在采购订单中直接指定一个库存地，这样在下

一界面操作时，库存地会与此处输入的不一致；而如此处不录，且采购订单中未

指定库存地，后面操作中系统会提示，要求录入。

因此建议此处不录入。

输入完以上内容后回车，进入采购订单的收货选择屏幕。

如下：

收货状态

行项目号

库存地，此处的内容可能与前面录入的不一致。

工厂，采购订单自动带出

物料编号，应与收货单内容核对

数量，依据收货单进行修改

项目选择标志，打b表示选中

图2

在上图中，对以下内容进行录入和核对：

1）项目：

根据《收货单》填写内容，在相应的行项目选择框中打b。

2）数量：

根据《收货单》填写的应收数量，修改此处内容。

3）物料编码：

根据《收货单》填写内容进行核对，确保两者一致。

4）库存状态：

根据《收货单》填写内容进行选择—非限制为空，质检为X，冻结为S。

5）库存地：

根据《收货单》填写内容输入；如前面已输入，此处应认真核对，防止出错。

确认所有数据正确后，按F11或同时按Ctrl+S键，进行保存。

保存完毕后，系统提示—物料凭证号“凭证XXXXXXXX已记帐”，将物料凭证号登记在票据上。

二．对基于采购订单收货的反冲和退货

1．反冲和退货的不同

反冲的使用标准：

对于系统操作中发生的数据错误。

比如采购订单价格维护录入错误，或

库房对收货单录入时录入错误。

注：

如果是采购订单数据维护有误，采购人员会提供一张冲红、一张入库两张票据。

但在

操作时应注意，在冲红后，应先通知相关采购人员，将订单的错误修改过来，再录入

入库单据，否则，冲红操作将失去作用。

退货的使用标准：

对于非系统数据错误的所有情况，都应使用退货的移动类型。

2．ERP的菜单路径：

与采购收货相同。

3．具体操作过程：

通过菜单进入如前图1的界面：

（如下图3）

1）在‘交货单’栏内输入票据的外部单据号

2）根据具体情况，输入移动类型代码——122或102。

3）如果移动类型用122，则应在此处选择移动原因。

操作方法如下：

移动类型122对应的三个移动原因

按‘移动原因’栏上的下拉菜单箭头，系统弹出如下选项表，在表中选中相应的内容。

图3

在实际操作中，移动原因的选项主要是0002（未完成的）和0003（损坏的）。

*******注意，移动原因必须通过下拉菜单选取，不能用手工录入*******

在输入移动原因后，通过菜单继续选择——

菜单路径如下：

收货带参考的冲销对于采购订单（如下图）

上图为系统给出的订单输入界面，在‘采购订单号’栏中输入要冲销的采购订单号后，回车，

系统会进入下一界面，给出此采购订单的过往收货记录，由操作人选择反冲哪一笔收货。

如下图所示。

选中全部选项

取消全部选项

在如图界面，先按‘取消全部选项’按钮取消选择项，再根据要反冲的数量选择某个收货项目，

并将数量修改成票据上所写的数量，然后就可以按F11或Ctrl+S或鼠标点保存图标进行存盘。

选取行项目注意事项：

系统显示的是采购订单上所有的过往收货记录。

从上图可以看出，这张采购订单的第10个行项目此前已做过6次收货。

做第10个行项目的收货反冲时：

***当操作退货时（移动类型为122时）

1）如果能找到数量一致的收货记录，则直接选中此记录进行反冲；

2）如果没有数量一致的记录，则选择数量大于要反冲的数量且相差最少的一条记录，进行数量修改后记帐；

3）如果所有数量均小于要反冲的数量，则选择两条记录，修改数量，使两条记录数量字段的和等于要反冲的数量。

****当因为录入错误而进行反冲操作时（移动类型为102时）

必须选择刚录入的收货记录进行反冲。

三．基于无采购订单的收货和收货反冲

1．无采购订单的收货：

通过菜单：

后勤商品管理库存管理货物移动收货其它

在上图界面中录入以下内容：

物料单：

收货单的外部单据号

移动类型：

依据收货物料状态分为501（收到非限制），503（收到质检），505（收货到冻结）

工厂：

依据收货单上标明的进行录入。

库存地：

依据收货单上写明的进行录入。

移动原因：

通过下拉菜单，按收货的具体情况进行选择。

录入所有项目后，回车，系统进入细节录入界面

在上图的细节录入界面中，录入要收货物料的物料编号和数量（如图），按F11或按Ctrl+S或用鼠标点击保存图标，则完成了录入。

2．无采购订单收货的反冲

无采购订单收货的反冲操作与无采购订单收货的录入方法相同，其差别在于使用的移动类

型不同。