资料归档管理规定.docx
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资料归档管理规定
SH/T3903-A.4
资料归档管理规定
报验申请表
InspectionRequest
工程名称WorksTitle：
元坝气田天然气净化厂工程
编号ItemNo：
YBJH-SEI-RG-0001
致：
北京华夏石化工程监理有限公司元坝总体监理部（监理单位）
To（CS/CMC）
我单位已完成了元坝气田天然气净化厂工程资料归档管理规定的编制工作，经自检合格,现报上该工程报验申请表，请予以审查和验收。
Wehavecompletedtheworks,aftertheselfinspection,theworksisonspec,nowwesubmittheinspectionrequestforthisworks,pleaseinspectandaccept.
附Attached：
1、资料归档管理规定
承包单位（章）
Contractor（Chop）
项目经理
ProjectManager
日期
Date
审查意见Reviewcomments：
项目监理机构
CS/CMC
总/专业监理工程师
Chief/disciplinesupervisionengineer
日期
Date
编号：
83940-DC-PR01-0007
修改:
A
中国石油化工股份有限公司西南油气分公司
元坝气田天然气净化厂工程
设计、采购和施工工程总承包
资料归档管理规定
1编制说明
为使元坝气田天然气净化厂工程实施过程中形成的资料、文件统一、明了，便于过程中收集整理和工程结束时归档，经参与本工程的业主（净化厂）、监理、总承包方SEI及参建单位开会讨论，对本工程的资料归档事宜予以了明确，形成了会议纪要并报档案馆审批。
本规定即以本次会议纪要为主要依据编写。
2规定内容
详见附后的档案管理对接会会议纪要。
档案管理对接会会议纪要
6月21日,净化厂、SEI、长江监理公司、华夏监理公司等4家单位在净化厂第一会议室召开了净化厂项目档案管理对接会，纪要如下：
一、净化厂形成文件分两类设置编码
1、第一类为管理类文件，为四级编码，格式为：
YBJH-JHC-L-0001、YBJH-SEI/TCC-L-0001
其中：
第一级“YBJH”为项目代码；
第二级“JHC”为文件起源单位代码，各单位代码见前期发布文件（可以在其后加“/”扩展，如JHC/PC为净化厂控制组）；
第三级“L”为文件主题词代码，见前期发布文件（详见附件1）；
第四级“0001”为文件流水号。
2、第二类为交工技术文件，按单项工程汇编、单元工程组卷（详见附件2），资料编码为四级编码，格式为:
YBJH/83940-110/TCC-TJ-0001
其中：
第一级“YBJH/83940”为项目代码；
第二级“110”为单元号，单元代码见设计文件；
“TCC”为资料起源单位英文缩写（无缩写的，填写汉语拼音缩写,详见附件3）；
第三级“TJ”为专业代号（分为综合ZH、设备SB、土建TJ、钢结构GJG、工艺（管道）GY、给排水GPS（包含消防）、电气DQ、仪表YB、电信DX、热工RG、暖通NT、锅炉GL、工业炉GYL）。
第四级“0001”为流水号。
二、适用表式
施工技术文件资料中，安装工程使用石化表格（3503、3903、3543）；土建工程优先选用SH3503表格，不足时由GB50300补充；110KV变电所使用DL/T5161。
本项目不对所适用的标准表式进行改动。
其中SH/T3903表格有的，适用原表格（为体现总承包和施工单位的关系，在每份资料报验封面下附加一张附加报验表格，例如A4报验资料附加表，详见附件4）；3503不能覆盖的，适用国标表格。
此外，部分SH/T3543表格作为SH/T3503的辅助表格，亦须同步报验并最终进入交工资料，该部分表格详见档案资源归档管理实施细则。
表格填制方面，SH/T3903中工程名称填“元坝气田天然气净化厂工程+单元名”，如“元坝气田天然气净化厂工程第一联合装置”；
SH/T3503表格工程名称填“元坝气田天然气净化厂工程”、单元名称填如实填写，如“第一联合装置”。
三、报验表格的编号
各类报验资料遵循编号规则独立、并行编号，如SH/T3903中A4、A9等均可编号83940-110/FCC-TJ-0001（不影响交工资料的成册、组卷）。
四、所有SH表格中文字、数字的填写要求严格依据SH/T3503-2007说明中的规定，字号、字体等不得随意更改。
五、设计文件编制规则
设计文件依据SEI“元坝项目设计文件编制规定”编制，不另行讨论。
六、其它
其余部分较为详尽的一些细节经会议讨论，形成纪要如下：
1、土建资料表格使用
表A.4报验申请表和表A.9工程材料/构配件/设备报审表分别的适用情况：
⑴工序及其检/实验报告的报验使用表A.4;⑵施工过程中送检的钢筋焊接、碎石、砂、素土压实度、钢筋的机械连接等试验结果报验，混凝土试块、水泥、砂、砖、砂浆配合比等检验、试验报告的报验，钢筋、水泥、砖灌浆料等原材料质量证明文件等报验使用表A.9。
形成资料按照单元和报验的先后顺序进行排列编号。
（答复：
使用3903监理报验表格A4表与A9表的界定：
工序报验包含工序检试验报告使用A4表，原材料报验及复检报告使用A9表）
2、使用表格填写需确定
国标GB50300－2001、SH/T3503-2007、SH/T3543-2007等表格中施工单位结论如何填写？
监理（建设）单位如何填写。
表格未填完部分需要打出“以下空白”。
（答复：
按3503中的填写说明要求执行）；
3、工程材料报审如涉及到多单元共用材料如何报审？
答复：
分单元、专业报验，但是全厂公用材料不分单元如：
型材、板材、管材统一按专业报验，复检时请2家监理单位共同见证取样。
4、报验资料中SH/T3903表格报验封面总承包单位工程师/项目经理签署意见的规定要求？
（答复：
按授权签署）。
5、3503表格中“建设/监理单位”签字位置，哪些资料必须有建设单位签字需明确。
（答复：
A级控制点在业主/监理栏双签）。
6、施工组织设计按单位编制还是单元？
（答复：
净化厂总体由SEI统一编制，各施工单位按单位编制施工组织设计，由业主牵头会同2家监理统一会审）。
7、关于GB50300中检验批签字，施工单位栏由施工单位签字，分包单位栏为“/”,在施工单位检查评定栏由施工单位和SEI专业工程师共同签署。
8、过程报验资料报验时一式4份，牵扯到质量监督站需要报验的资料增加1份。
9、方案报审原则先提供电子版和1份纸版，待SEI、监理、业主审核后再统一报验4份。
10、综合部分技术文件由总体监理批完后，给标段监理提交1份复印版。
11、管道专业资料整理按试压包提交。
附件1:
管理类文件代码（本表未涵盖的其他类别文件主题词由文件起源机构自行确定，报控制组备案后执行）。
类别
代码
中文简称
英文
综合管理
L
信件
Letter
MOM
会议纪要
Minutesofmeeting
MEM
备忘录
Memo
GN
通知
Generalnotice
PL
计划
Plan
PR
程序
Procedure
RP
报告
Report（RP/HSE、RP/Q）
SAA
委托书
Serviceassignmentagreement
T
文件传送单
Transmittal
SRP
专项报告
S
合同管理
CCN
合同变更通知
ContractChangeNotice
CT
合同
Contract
TB
招标文件
Invitationtobid
CCR
合同变更申请
ContractChangeNotice
CCO
合同变更协议
ContractChangeOrder
TA
技术协议
TechnicalAppendix/TechnicalAgreement
FW
框架协议
FrameworkAgreement
CA
保密协议
ConfidentialityAgreement
设计管理
MSR
材料替代请求
MaterialSubstitutionRequest
TCR
技术让步请求
TechnicalConcessionRequest
TE
技术评估
TechnicalEvaluation
TQ
技术澄清
TechnicalQuery
DCN
设计变更单
DesignChangeNotice
质量管理
NCR
不合格报告
Non-conformanceReport
QCR
工程质量问题整改通知单
ConstructionQualityIssueCorrectionRequest
QIS
质量检查标准
QualityInspectionStandard
QMB
质量管理公告
QualityManagementBulletin
QWL
质量管理部工作联系单
QualityManagementWorkLiaison
RG
管理规定、管理办法、要求
Regulation
采购管理
PC
采购变更
PurchaseChange
PCR
采购变更申请
PurchaseChangeRequest
PO
采购订单
PurchaseOrder
RQ
请购书
Requisition
施工管理
SUPL
监理联系单
SupervisionLiaisonSheet
SUPN
监理通知单
SupervisionNotice
SQ
工程联络单
SiteQuery
SWC
工作签证
SiteWorkConfirmation
SN
工作联系单
SiteNotice
FCN
工程变更单
FieldChangeNotice
SK
方案
Scheme
SH
进度计划
Schedule
附件2：
中国石化基本建设工程项目档案资源简录
附件3：
文件起源单位代码
附件4：
附加报验表格
SH/T3903-A.1X
工程开工/复工报审表
工程名称：
编号：
致:
中国石化工程建设有限公司
To
我单位承担的工程，已完成了以下各项工作，具备了开工/复工条件，特此申请施工，请核查并签发开工/复工指令。
附：
1开工报告；
2证明文件。
承包单位（章）
项目经理
日期
审查意见：
总承包单位
区域/项目经理
日期
SH/T3903-A.2X
施工组织设计（方案）报审表
工程名称：
编号：
致:
中国石化工程建设有限公司
我方已根据施工承包合同的有关规定完成了工程施工组织设计（方案）的编制，并经我单位技术负责人审查批准，请予以审查。
附：
施工组织设计/施工方案。
承包单位（章）
项目经理
日期
专业工程师审查意见：
专业工程师
日期
区域经理/项目经理审核意见：
总承包单位
区域经理/项目经理
日期
SH/T3903-A.3X
分包单位资格报审表
工程名称：
编号：
致中国石化工程建设有限公司
经考察，我方认为拟选择的（分包单位）具有承担下列工程的施工资质和施工能力，可以保证本工程项目按合同的规定进行施工。
分包后，我方仍承担承包合同的全部责任。
请予以审查和批准。
附：
1分包单位资质材料；
2分包单位业绩材料。
分包工程名称（部位）
工程数量
拟分包工程合同额
分包工程占全部工程
合计
承包单位（章）
项目经理
日期
专业工程师审查意见：
专业工程师
日期
区域经理/项目经理审核意见：
总承包单位
区域经理/项目经理
日期
SH/T3903-A.4X
报验申请表
工程名称：
编号：
YBJH/83940-409/CNI22-TJ-0001
致：
中国石化工程建设有限公司
To（CS/CMC）
我单位已完成了元坝气田天然气净化厂工程 工作，经自检合格,现报上该工程报验申请表，请予以审查和验收。
附：
1、
承包单位（章）
项目经理
日期
审查意见：
总承包单位
专业工程师/区域经理
日期
SH/T3903-A.6X
监理工程师通知回复单
工程名称：
编号：
致中国石化工程建设有限公司
我方接到编号为的监理工程师通知后，已按要求完成了工作，现报上，请予以复查。
详细内容：
承包单位（章）
项目经理
日期
复查意见：
总承包商单位
区域经理/专业工程师
日期
SH/T3903-A.9X
工程材料/构配件/设备报审表
工程名称：
编号：
致中国石化工程建设有限公司
我方于年月日进场的工程材料/构配件/设备数量如下（见附件）。
现将质量证明文件及自检结果报上，拟用于下述部位：
，请予以审核。
附件：
1数量清单；
2质量证明文件；
3自检结果。
承包单位（章）
项目经理
日期
审查意见：
经检查上述工程材料/构配件/设备，符合/不符合设计文件和规范的要求，准许/不准许进场，同意/不同意使用于拟定部位。
总承包单位
区域经理/专业工程师
日期
SH/T3903-A.13X
主要施工设备进场报审表
工程名称：
编号：
致中国石化工程建设有限公司
我方承担的工程，按合同规定的主要施工设备、机具及检测设备、工具拟进场，并经自检合格，请查验。
附：
承包单位（章）
项目经理
日期
审查意见：
经检查上述施工设备、机具及检测设备、工具，符合/不符合施工组织设计文件和相关要求，准许/不准许进场。
不准许进场原因如下：
总承包单位
区域经理/专业工程师
日期
SH/T3903-A.14X
单机试车申请表
工程名称：
编号：
致中国石化工程建设有限公司
我方已按合同要求完成了试车准备工作，经自检合格，请予以检查，并准予试车。
附：
承包单位（章）
项目经理
日期
审核意见：
总承包单位
区域经理/专业工程师
日期
升级会员 