技术资料归档管理制度.docx

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技术资料归档管理制度

技术资料归档管理制度

拟归档的技术资料指由公司完成或协助完成的工程项目，在承接、实施、成果完成整个过程中所形成的具有可追溯性、证明性的和有保存价值的文字、图形、声像等各种形式的历史记录。

1技术档案管理依据及总体要求

为加强工程文件收集整理及档案移交工作，明确职责，规范工程文件收集整理及档案管理行为，充分发挥工程文件及档案在工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》的有关要求，特制定本制度。

1.1归档文件总体质量要求

1.1.1工程文件的内容必须符合管理方面的标准和要求。

1.1.2工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。

1.1.3归档的工程文件原件应为手写或打印件。

签名必须本人手签，不得打印。

工程文件的书写一律采用黑色碳素墨水书写，要求字迹端正，无缺、漏现象。

不得使用红色墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等，需要改错的，将错误用单斜线划掉，再在其右上方填写正确的文字（或数字），禁止使用改正液、贴纸重写、橡皮擦、刀片刮除或用墨水涂黑等方法。

1.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

1.1.5施工监理文件按单位工程组卷；招标代理文件、设计监理与咨询、项目评估文件、施工图审查文件、工程管理及其它项目按工程项目组卷。

1.1.6根据工程文件的多少，立卷时可分册或不分册组卷。

1.1.7工程档案整装方式、封面和装盒以及填写，按有关部门的归档要求进行。

2文件的分类立卷归档要求

2.1各类型项目完成后，应将实施过程中形成的各种有关工程资料收集、整理成最终的项目文档及时立卷，由公司相关部门指定专项责任人进行资料的分类、收集、整理并保证其完整性，统一向工程管理科技术资料室进行归档。

2.2工程档案的归档与移交必须编制档案目录。

档案目录应为案卷级，须填写工程档案交接单。

2.3工程档案的归档时间要求

2.3.1施工监理项目按独立的单位工程验收之日算起，个月内完成相应单位工程的资料归档；

2.3.2招标代理项目按独立的标段投标有效期到期之日算起，个月内完成资料归档；

2.3.3公司投标的成果资料在项目中标公告发布之日算起，个月内完成资料归档（未中标项目的成果资料本部门自行保存）；

2.3.4设计评估或受委托审查、设计监理与咨询、施工图审查项目在标段审查完成（或较小项目整体完成）并提交建设单位之日算起，个月内完成资料归档；

2.3.5其它技术咨询类项目应在成果提交建设方后个月内完成资料归档。

2.4工程档案的归档主要内容要求

2.4.1设计监理与咨询、项目评估（审查）文件：

（1）基础文件，包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、发改、规划等相关行政主管部门的审批文件、专家评审文件；

（2）咨询过程技术文件及最终报告，包括与参建单位的来往文件、考察调研资料、产品技术样本等过程及结论性文件；（3）校审记录原件。

2.4.2施工图审查文件：

（1）基础文件，包括主管部门初步设计批复文件、报发改部门的初步设计报告、专家评审意见、工程地质勘察报告、环境影响报告书、项目选址意见书、规划许可证书等；

（2）过程技术文件及最终报告，包括咨询或设计人员复核计算书、调查资料及有关的会议纪要、最终审查报告及其它审查中形成的有效材料；（3）校审记录原件。

2.4.3招标代理文件：

凡是在规定招标范围内的建设工程项目（包括直接发包项目）的招标投标文件材料及有保存价值的材料均应归档主要为

（1）基础文件，包括招标方案、标段划分文件、与招标人或其它相关单位会议纪要、工程量计算或来源的依据、标底计算书。

（2）过程文件及最终文件，包括招标公告、备案、报名资料、资格预审资料、招标文件、标底原件、修改、答疑资料，投标、开标、评标、定标资料等与招标相关的其它资料。

（3）招标文件、标底校审记录原件。

2.4.4施工监理文件：

监理工程师在项目完成后，应将监理过程中形成的各种和工程项目有关的工程文件整理成最终的工程监理文档，及时立卷，并向公司技术资料室进行归档。

最终的工程监理文档包括：

（1）工程建设前提文件，包括工程建设的政府批准文件等、合同文件，包括监理委托合同、监理部组成名单、施工合同、设备材料供货合同；

（2）工程勘察设计文件，包括勘察报告、设计技术说明、设计变更或通知、图纸会审记录等；

（3）施工组织设计和施工方案；

（4）监理工程师与有关方面之间的往来函件、通知、备忘录、协议、申请、批复、联系单、工程会议纪要、监理工作日记与工程气象记录、监理规划和实施细则、文件收发登记与记录等；

（5）工程质量评定、验收，包括隐蔽工程验收记录、中间验收记录、现场检查、放线或观测记录、设备检验、调试验收记录、工程缺陷、事故处理文件；

（6）工程支付证明、付款记录、索赔或变更处理文件，包括现场工程量的计量、价格确认等；

（7）其它需归档的文件。

2.4.5其它监测过程产生有效的材料。

2.4.6工程管理文件：

管理考核咨询项目：

合同、管理考核过程资料。

2.4.7其它技术咨询：

参照同类项目执行。

3．档案的管理和借阅

3.1借阅人有对所借档案内容对外保密的责任。

借阅公司一般性的技术档案须经部门主管以上人员批准，借阅公司投标文件、标底文件、重要咨询成果类文件须经公司分管及以上领导批准。

案卷一般只能在技术资料室查阅，如因特殊情况，经公司分管及以上领导同意，办理借阅手续后方可借出。

3.2外单位借阅档案时，必须持单位介绍信，经公司主管领导批准后方予借阅。

3.3查阅时必须爱护案卷，不准折叠，不准拆卷，不准在文件上涂写或修改，不得抽走卷内任何材料。

3.4借阅技术档案应按时归还，预计到期不能归还者，应提前办理续借手续。

4．档案的鉴定和销毁

4.1档案的保管期限应遵照国家及深圳相关法规的规定。

原则上工程档案保管年限与工程设计使用年限相同，如认为确无保存价值的文件，相关人员提出销毁的建议，经主管领导审批销毁。

4.2凡是决定销毁的档案，必须认真登记造册，并必须履行签字手续，销毁时应有专人监销，销毁后监销人应签字确认。

5．技术资料归档的督促、检查与通报

5.1工程技术资料的收集、保护与归档作为项目负责人和相关技术人员岗位责任制的一项重要内容，工程资料必须与工程进展同步。

5.2各部门应督促项目部及时进行资料归档，相关人员调离时部门应指定专项责任人负责项目资料的归档工作。

总工办组织相关人员对项目归档情况进行检查，向全公司公开通报相关情况。

5.3对项目完成后在本制度规定时限内未归档的项目负责人及有关责任人予以通报并限期归档，被通报的人员当期考核不得评为优良。

5.4对通报后在限期内仍未按要求提交归档资料或归档资料不合格的有关责任人，给予通报批评，被通报批评的人员，年度考核不得评为优良并按照每一个项目扣罚人民币的办法进行处理。

6．相关记录

6.1卷内目录参考形式

6.2工程档案交接单

6.3技术档案借阅卡

卷内目录

项目负责人（总监）：

案卷号:

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

页号

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

第1页/共页

移交人:

日期:

接收人:

日期:

工程类型：

（XXX）工程

档案交接单

本单附有目录张，包含工程档案资料卷。

电子盘片，

电子盘内容。

归档或移交部门：

项目负责人/总监理工程师（签字）：

部门管理员（签字）：

年月日

技术资料室经办人

（签字）：

年月日

技术档案借阅卡

档案信息栏

借阅信息栏

档号

调卷部门

档案名称

内容摘要及

调阅用途

调卷人（签字）

借出日期

年月日

实际使用人

拟还日期

年月日

签字确认栏

部门领导签字：

年月日

公司领导签字：

年月日

实际归还日期

年月日

接收人检查、

签字

年月日

归还人（签字）

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