商务部管理手册.docx

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商务部管理手册

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商务部管理手册

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商务部管理手册

一、目的：

明确商务部部门及岗位职责，提高商务工作绩效，实现层层管理、级级负责，有效推进商务部各项工作的顺利开展，并作为商务部各职员的工作职权依据及工作业绩考核依据。

在公司统一制定各部门的相关规定前，作为本部门管理的基础性规范，本规定不完善之处，以书面形式加以补充。

二、适用范围：

适用于本部门人员及相关人员。

三、商务部组织机构工作范围及执行文件：

商务部由公司分管副总经理直接领导；按公司规定进行部门的工作绩效考核。

商务部由部门经理负责商务部全面工作，实行经理负责制。

商务部工作职责：

3.3.1在分管副总经理的领导下，负责公司投标文件的编制、审核、投标等相关工作；

3.3.2负责分析全国招标投标市场发展形势和招标投标法律、行政法规，搞好投标调研工作，不断总结经验；

3.3.3负责本部门员工的日常保密、教育、培训、奖罚及绩效考核等管理工作；

3.3.4负责做好投标资金回笼及账款异常处理工作，做好相关应收应付款的定期核对工作；

3.3.5负责与投标有关职能部门的协调配合，搞好投标文件所需的资料，做好中标项目的资料移交工作；

3.3.6负责中标项目的合同制作、谈判、签订等工作，按规定报项目管理部备案，参与所签合同纠纷的处理；

3.3.7根据公司市场拓展和客户的需要，与有关部门合作，提供工程技术方案和商务文件的咨询、编制服务；

完成领导临时交办的其他工作。

商务部执行文件：

《中华人民共和国招标投标法》；《交通部公路工程国内招标文件范本（2003年版）》；交通部《公路工程施工招标投标管理办法》（2006年第7号）；公司内部相关规章制度。

四、职责与权限

商务部经理职责与权限

4.1.1．负责全面统筹协调商务部各项工作；

4.1.2.负责制订本部门完善的工作流程和工作指导书；

4.1.3负责本部门职员的工作考核，业绩评定及请假、考勤、任免建议；

4.1.4收集市场信息，掌握市场动态，深入调查研究，对市场进行科学预测和分析，为公司决策提供依据；

4.1.5业务洽谈，代理有关中标项目的合同评审和签订，督促合同的正确履行；

4.1.6了解客户的经营情况及信用程度，收集并建立相关的客户资料；

4.1.7了解竞争对手，掌握公司投标方向及招标人或业主信息反馈的分析和总结；

4.1.8完成领导临时交办的其他工作。

商务代表职责与权限

4.2.1负责编写公路工程机电项目的资格预审文件、投标文件（商务部分），整理审核投标文件中的技术文件、设备授权及报价，以形成完整的投标文件；

4.2.2负责前期招标文件的购置、投标及与相关单位协调的工作；

4.2.3负责收集整理在编写投标文件中涉及到与其他部门相关内容的资料；；

4.2.4负责对所参与投标的项目进行跟踪、调查并形成文件；

4.2.5负责整理及更新有关投标时需要的所有资料，项目资审、投标结束后，向商务助理移交全部资料（含电子档），移交双方做好资料交接手续；

4.2.6作为法人代表的授权代理人向招标人递交标书；

4.2.7负责中标项目的合同文件的制作、谈判、签订等相关工作；

4.2.8配合财务部做好中标或未中标项目的银行信贷和投标保证金的退回以及其它涉及财务方面的工作；

4.2.9保持与招标人及业主的思想沟通和交流，妥善处理、及时记录他们的有关建议并反馈给部门经理。

完成部门经理交待的其它工作。

技术代表职责与权限

4.3.1负责编写公路工程机电项目的资格预审文件与投标文件的技术部分，仔细审查后交由项目商务代表归档；

4.3.2负责跟招标文件中的设备厂家进行广泛、有效的技术沟通，选择符合标书要求的合格制造商，上报部门经理审核；

4.3.3仔细阅读、审核招标文件中关于设备的具体技术参数要求，认真编制招标文件技术响应表及其他相关技术文件；

4.3.4负责投标文件的图纸的制作、审核、打印、装订等工作；

4.3.5负责跟业主及相关单位对招标文件中出现的技术问题，进行有效沟通；

4.3.6负责已中标项目跟公司其他部门的技术交底与交流；

4.3.7完成领导临时交办的工作。

商务助理职责

4.4.1负责本部门所有资料的归档管理，负责中标项目所有资料向项目管理部移交等相关工作；

4.4.2负责每日省外、省内各大重要网站，市场招标信息的整理与发布；

4.4.3负责本部门日常事务性工作，统计本部门人员的出差、出勤、调休、迟到、早退、加班等考勤统计核实工作；

4.4.4负责本部门的文件、信件、报刊等各类信息的收发、整理，同时负责与业主及其他单位的文件的寄送登记工作；

4.4.5负责来访商务部人员的接待安排工作；

4.4.6负责与公司其他相关部门的工作协调。

4.4.7负责本省及外省招投标信息注册、登记工作，积极与部、各省厅交通部门沟通，完成对公司信用评价的工作；

4.4.8完成部门经理交待的其它工作。

五、商务部一般规定

周一至周五工作时间为：

上午8：

30～12：

00、下午1：

00～5：

00。

（如需变化，将开会通知）不鼓励员工加班，如因工作量较大等原因不能按时完成的，可向部门经理申请后确定加班时间及长度；

上班时间不得玩游戏、进行与工作无关的网上聊天、浏览与工作无关的网页；

下班后必须关闭所有电器电源并锁好办公室门、窗，如电脑（含显示器）、打印机、空调等；

关于打印纸，提倡节约原则，内部用纸尽量使用二次纸；

涉及到向业主提交的资料必须经部门经理或分管副总经理审核后才能向业主提交；

非本部门人员不得随便进出商务部办公场所；

相关部门人员因工作原因需本部门提供资料时，须经部门经理同意后方可办理。

六、月报制度

负责有具体项目的人员，认真填写《投标业务流程表》，投标结束后，应汇总交部门经理审查，合格后交商务助理归档。

同时部门所有员工应在每个月月底将本月工作情况及下月工作安排，汇总交部门经理处。

每月统计汇总本月的投标项目，由商务助理整理成月报表，于每月5日之前，交于部门经理，年底根据月报表汇总成年报表，于每年的元月10日前，由商务助理交于部门经理。

如果长期在外不能及时汇总的，需在工作地认真填写，在回公司后及时上交。

七、人员培训及经验总结

由各个项目的负责人组织，对项目组成员、成他项目人员及其他部门相关人员进行项目方案、保密意识等内容的培训；

经验资料：

在投标工作中遇到的典型和疑难问题及日常经验之总结可放于相关文档下的资料中。

以便于交流和共同提高；

项目结束时要进行经验总结，指出遗留哪些问题，有哪些需要改进的地方，形成文档保存。

八、注意事项

本部门员工要有强烈的保密意识；

本部门员工要对投标文件出现的某种问题会造成什么相应的后果有一个明显的认识。

九、商务部业务流程

商务部详细业务流程，详见相关附表。

安徽汉高信息科技有限公司商务部

2011-12-2

投标业务流程

流程说明

招投标信息管理流程

流程说明

投标业务流程表

项目名称

经办人

部门经理

标段及说明

投标立项

符合性

项目专员

资审

购买资审文件

日期/地点：

资审重点难点

资审文件制作

资审文件审核

资审保证金

金额：

元支付日期：

资审文件存档

电子档：

有/无纸质文档：

份

资审文件递交

日期/地点：

资审结果

是否通过：

是/否/作废/其他：

其他信息及未通过原因：

投标

招标邀请书

日期：

购买招标文件

日期/地点：

投标重点难点

投标文件制作

设备授权及资料：

设备选型：

标前会议：

投标文件审核

投标保证金

金额：

元支付日期：

投标文件存档

电子档：

有/无纸质文档：

份

投标文件递交

日期/地点：

开标现场信息

投标结果

标段及中标单位：

其他信息及未中标原因：

投标中止

何时及中止原因：

投标结案

相关保证金

退还日期：

金额：

元/转为履约保证金

项目中标

中标通知书（日期：

）

中标喜报（日期：

）

签订合同（日期：

）

项目交底（日期：

）

投标总结

说明：

本表应简明扼要手工填写，本表后应附包括但不限于资审（招标）公告、招标邀请书、资审（招标）文件（含图纸）、资审（投标）文件纸质/电子档、招标邀请书、保证金支付资料、标前会议记录、设备成本预算表、投标工程表报价清单（电子档）、中标通知书、中标喜报、项目交底文件等所有投标过程中的相关资料。

召开标前会议的，需附会议记录。