办公室部门职责说明书.docx
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办公室部门职责说明书
办公室部门职责说明书
一、基本资料:
部门名称 办公室 直接上级 总经理
主要岗位 主任、副主任、律师、秘书、信息管理员、保卫干事、后勤管理员、档案管理员、文员
管理权限 协调各部门工作,行使公司日常行政管理权限。
部门职能 负责公司综合管理、计划制定与协调、行政文书、信息管理、法律事务、企划公关、治安保卫、后勤保障等工作以及对子公司相关工作的检查、指导。
二、主要职责:
1、起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。
2、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系协调。
3、负责公司信息系统建设和信息管理工作。
4、负责公司的公文处理、会务安排、档案管理、公关接待。
5、负责公司的后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。
6、负责公司法律事务工作。
7、负责公司的企划宣传工作。
8、参与子公司管理工作。
三、主要工作内容:
1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法,编写工作总结,制定公司行政管理方面的各项规章制度和本部门内部的工作计划、管理制度,经总经理审批后组织实施。
2、及时与各部门沟通、协调,贯彻总经理室的指示,做好上下联系与沟通,做好各部门之间的综合协调,负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。
3、建设、维护信息系统,保障信息系统的正常运行。
4、收集、整理、汇报公司的经营管理信息,并按照领导要求,对有关信息组织专项调查研究,为领导研究工作和决策提供综合信息资料,做好领导的参谋和助手。
5、起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿,办理公司公文的打印、收发、登记、传阅、催办工作。
6、负责公司办公例会、生产经营工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备,做好会议记录和整理会议纪要,必要时行文下发,并贯彻、检查会议精神的落实情况。
7、负责并指导公司各类公文、财务与技术档案等资料的收集、整理、归档、立卷管理以及销毁等工作。
8、组织公司重要活动,做好公司的接待工作,处理公司公共关系。
9、承办公司的企业形象设计和对外宣传工作。
10、负责公司行政印鉴的使用和管理。
11、负责公司办公通信设备的购置和维护,办公、劳保用品及礼品的采购和管理,负责各类标志、信笺的印制、管理。
12、负责公司相关法律事务的处理。
13、组织做好安全教育,落实公司内部治安保卫、消防安全工作。
14、做好机关固定资产、房屋产权管理工作。
15、协助总经理审定和完善子公司的章程;定期收集、整理子公司的经营管理信息,并及时向总经理报告;落实总经理办公会决议,并检查子公司决议执行情况。
16、编写公司《大事记》,编写《情况交流》等公司的内部刊物。
17、负责公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。
18、做好行政信访接待工作。
19、做好公司机关的卫生、绿化、午餐供应等后勤保障工作,做好车辆使用管理工作。
20、搞好部门建设,不断改建内部管理工作,提高员工综合素质和部门工作绩效。
21、完成公司领导交给的其它任务。
四、主要工作要求:
1、工作计划、总结
1.1准确理解总经理对年度工作计划、工作总结编写的目标和要求,为制定年度工作计划、总结准备必要的资料供领导参考,根据领导的要求起草工作计划和总结,报总经理审阅修改后,行文实施。
1.2 在每月第一个工作日,每季度首月的第三个工作日内,制定部门工作计划并检查落实情况。
每年1月15日前,制定出本部门的年度工作计划,上报总经理,经审批后组织实施;工作计划的制定要及时、客观,要具有全面性、科学性和可操作性;按计划开展各项工作,要及时跟踪计划实施情况,发现问题立即处理;要根据实际工作需要及时修改工作计划,并做修改记录。
工作计划要有落实、有小结,与考核挂钩。
2、制定制度
2.1全面了解公司的生产经营情况,根据公司总体管理要求,组织制定公司的基本规章制度和管理办法,经有关部门会签后,报领导审批,行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。
及时反馈检查意见。
2.2制定并完善公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度,经总经理审批后组织实施,并跟踪检查落实情况。
3、综合管理与协调
3.1保持与各部门之间的协调与沟通,及时了解各部门工作任务完成情况,并将有关情况和问题向总经理室汇报。
3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的问题,针对要解决的问题进行深入的调查、了解和跟踪,与相关部门或人员交流、协商,必要时组织召开协调会,寻求最佳解决方案,对于超出职能范围的情况,如实向总经理汇报,并提出参考意见请总经理室裁定。
4、信息管理
4.1制定公司的信息管理制度,规范计算机系统应用行为,明确公司信息管理的分工、信息处理的程序、信息存储和使用的要求,经总经理室审批后组织实施。
4.2提出公司信息化建设方案,制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案,报总经理批准后组织实施。
4.3调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情,收集相关供应商的资料,负责与供应商联系、洽谈,为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。
4.4每月对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护;对计算机硬件设备进行维护、保养,对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级;对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理,不拖延、推诿。
4.5及时检查计算机防病毒情况,做好防毒软件升级,在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒,做好防止黑客入侵的技术工作,确保公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。
4.6组织计算机应用知识的培训,提高员工应用水平。
4.7收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息,及时掌握公司相关的经营、管理信息,每月向总经理室汇报一次;遇有重要信息,立即汇报。
4.8为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告:
根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题,广泛收集相关信息,必要时确定调研项目,做好调研前基础工作,明确调研的目的和任务,制定调研计划,联系调研单位和有关人员,做好调研记录,认真整理、分析资料,撰写书面报告呈送领导参考审阅。
5、公文处理
5.1收到上级的机关文件、通知、明传电报、传真、电话指示;下级单位的请示、报告、传真;平行单位的函件、传真,必须按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定,进行拆封、登记、阅读,按照公文的时间、内容和要求及时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、分发、立卷、存档,并做好记录。
5.2凡是从公司机关发出的一切有关公务的文件、电报、信函及其他文字材料,都必须按照发文规范做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作,并做好记录。
5.3根据领导的要求,协助领导起草会议讲话稿等有关文件,做到工作及时,文稿质量符合领导要求。
6、会务工作
6.1有组织、有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。
掌握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程,布置会场、安排食宿、调度车辆有条有序,做到承上起下、联络左右、内外照应,妥善应对临时出现的事项。
6.2做好会议的录音、摄像、记录,做好会议记录、纪要的拟定,必要时形成内参后发文。
6.3贯彻会议精神、决议,检查落实情况并及时做好汇报工作。
7、档案管理
7.1制定公司档案管理规定,明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。
7.2用现代档案管理技术整理、保管档案,及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作;履行保密职能,按要求及时收发、登记、保管、销毁保密文件。
7.3对其他部门及直属单位进行档案管理的业务指导,检查督促重要档案的收集、归档情况。
8、接待与公共关系
8.1内宾接待:
事先或迅速了解来访人员的基本情况和来访目的,热情接待来访人员或联系有关人员接待;对重要客人来访,要迅速向领导汇报,商定接待方案,落实相关人员参加接待并准备好相关会谈资料。
8.2外事活动:
了解外事活动基本要求,按外事礼仪确定接待规格,制定日程,严格掌握抵达、离开时间,落实专人负责迎送和相关人员参加接待,提供相关资料。
做好接待工作小结。
8.3领导公务活动:
提前做好准备,落实时间、地点、出席人员,必要时准备相关资料,落实专人负责全程服务。
8.4公司商务活动:
事先制定计划,确定时间、地点、出席人员,安排活动场地,发出请柬,落实迎送、接待人员,必要时准备相关宣传资料。
8.5上述活动要做到组织有序,接待诚恳、热情、周到、细致,符合礼仪规范,体现公司形象。
8.6妥善协调、处理公司的对外事务,协调公司的公共关系;及时拜访有关单位和人员,妥善办理相关事宜;及时安排适当的人员参加外部相关会议和活动。
8.7承办公司的企业形象设计事项,联系CIS设计单位,审核设计结果,组织导入CIS系统。
8.8做好公司形象的新闻宣传,以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载存档工作。
8.9建设、维护公司网站,及时更新网页、发布信息。
8.10注意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和事件的信息,分析其后果,及时做出应对处理,重要事件要提出处理意见报总经理室决策。
9、后勤保障
9.1保持办公场所的整洁干净,绿化、美化办公环境,办公场所公共部位要做到整齐、清洁、明亮、无异味。
9.2制定午餐伙食标准,确定供应商,保证卫生、营养合理。
9.3根据办公用品、劳保用品、礼品库存及消耗情况,及时编制采购计划,实施采购。
保证采购价格合理,质量优良,严格掌握发放范围,不积压浪费。
采购完毕要凭货票清点入库,单据、账目、手续齐全、清楚。
要建立发放、领用制度,做好记账、核算工作。
9.4租赁车辆,按时结算租赁费用,做好车辆使用调度。
10、固定资产管理
10.1对办公室管理的固定资产要列明清单、造册登记。
10.2购置办公用固定资产前必须编制采购计划或定货计划,在充分利用原有设备的基础上确定增添,不盲目采购。
10.3对超过使用年限,或确已丧失效能需报废的固定资产,经技术鉴定后履行批准手续,被批准报废的固定资产,经市场寻价后处置,其变价处理的残值,上缴财务部后做销账记录。
10.4统一房屋产权管理,做到产权来源清楚、房源清楚,造册登记。
房屋坐落、结构、面积、建造年份、维修变动资料齐全。
及时收集新建、扩建办公用房和场址的竣工资料、图纸、水电管线图纸、通讯网络线路图纸,整理归档保管。
11、安全保卫
11.1维护公司内部治安秩序,以“预防为主”为中心,通过宣传教育增强职工法制观念和安全意识。
配合公安部门做好防火、防盗、防毒、防治安事故的“四防”工作,及时、妥善地调解处理内部治安纠纷。
11.2对公司的重点部门、要害部位加强安全防范措施,及时发现隐患,采取有力措施整改,确保陆上单位安全生产无事故。
11.3管理公司常住人口、外来人口、临时人口户籍资料,及时清理离职人口的户籍;办理边防证、通行证、身份证等证件。
12、法律事务
12.1、开展法律教育、宣传,及时、热情地为相关部门和人员提供法律咨询服务。
12.2对公司的重要文件、重要合同等管理和经营过程中的法律性文件的制定、颁布、签署等进行严格审查,对公司的重要活动进行法律指导,提出法律方面的意见和建议,保证公司行为的合法性,保护公司的合法权益。
12.3处理公司的法律事务。
联系有关单位开展调查取证工作,组织或参加外出调查、收集证据材料;根据领导指示起草诉讼状、上诉状、代理词、答辩状;联系律师和司法部门;进入司法程序后密切与司法部门保持联系,关注办案进展情况,及时向总经理室汇报;结案后要及时做好总结,及时整理资料,归档保管。
13、子公司管理
13.1参与对子公司经济目标责任的确定和考核,提出合理的意见和建议,并说明理由。
13.2每年5月中旬至6月下旬,参与对子公司的工作检查,了解子公司的经营管理活动完成情况、执行公司章程和法律要求情况等,并做工作汇报。
13.3定期收集、整理子公司的经营管理信息,并及时向总经理报告。
13.4及时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管理方面的事项,并检查子公司执行会议决议的情况。
14、其他
14.1将公司重要事项及时编入《大事记》;定期编辑《情况交流》。
14.2及时做好公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。
14.3做好行政信访接待工作,调查了解信访实际情况,及时处理答复。
14.4规范公司行政印鉴的管理和使用。
14.5搞好部门员工队伍建设,组织部门员工的学习、培训、考核,不断提高员工业务素质。
14.6根据领导要求牵头组织或参与公司企业文化建设。
14.7定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况,做好工作总结,形成书面报告,按时向总经理汇报。
14.8按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交办的其他任务。