办文指南Word下载.docx

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1．院外文件主要有：

（1）教育部文件。

（2）其他国家机关、政府部门文件。

（3）河南省政府、平顶山市政府文件。

（4）河南省教育厅文件。

（5）其他单位公函。

2．院内请示、报告主要是指各单位提交党委会、书记办公会、院长办公会研究的报告、请示等，院内公文的审核登记。

3．院办收到的所有文件应按来文单位不同登记编号，再按文件处理流程及时进行处理，做好文件的流转、跟踪工作，及时反馈处理结果，并立卷归档。

对于院内各单位直接报送给院领导个人的材料或公文，未在秘书科登记的，原则上不负责处理。

4．机要文件由办公室专人处理。

5．收到有密级的文件，严格按国家保密条例规定进行处理。

6．对不符合政策要求、行文不规范、文字表达不合格的院内公文，秘书科可退回。

（二）发文

1．上报文件和下发文件经院领导审核签发后，应在院办秘书科登记、申请文号，并将正式文件及底稿送院办秘书科存档。

2．上报文件在手续完备后，经院办加盖学院公章后方可报出。

（三）借阅

1．凡借阅文件必须经院办公室主任同意，借阅人签字后借出。

2．借阅文件一般不超过7天，处理完后应及时归还。

3．文件归还时，经核对无误，当面注销借阅签字。

（四）归档

1．存入机要室的文件年底要按文件编号归档，若发现有错号、漏号、重号的文件，经清理确认无误后才能立卷归档，并完善归档程序。

2．需销毁的文件列出清单后送报院办公室主任签字同意后统一销毁。

（五）公文处理流程

1．院级公文处理流程

否

否

发至院外发至院内

是

2．院外来文处理流程

三、贺信、贺电、唁电等编写工作要求

编写工作要求：

1．院办收到有关通知后，视情况直接转有关单位办理，或呈院领导批示。

2．院领导对拟发贺信、贺电、唁电等进行批示后转有关单位落实，院办负责准备贺信、贺电、唁电及礼品。

3．院办秘书科根据院领导批示，拟定内容。

4．院办主任对贺信、贺电、唁电等内容进行审定。

5．审定后的贺信、贺电、唁电等按照标准印制，加盖学院公章，通过传真、邮寄等方式发送，并按照院领导批示要求准备相应礼品。

6．贺信、贺电、唁电等原件及领导批示，要按照有关规定严格实行存档制度。

四、学校工作总结材料汇总编写工作要求

1．每学期结束前一个半月左右，由分管文秘工作的院办副主任或秘书科科长召集秘书科全体人员共同商讨学院工作总结的大框架。

2．院办于每学期结束前一个半月（半年总结于5月底，全年总结于12月底）发出书面通知、电话通知或校园网通知，要求各单位开始准备相应材料。

各单位材料编写要求：

（1）要有准确、翔实的数据。

（2）重点突出，主要是本单位非日常性的、重要的、有重大进展的或新开展的工作。

（3）要适当地与前一年同期进行对比，与其他高校进行对比。

（4）提供的材料应尽可能全面地反映本单位的整体工作情况。

3．各单位在收到通知后，按要求收集本单位材料并进行编写，于规定期限报院办秘书科，如未按期报送者，院办秘书科将电话催稿，对催办2次的单位，仍未报送者，视该单位年度内无工作总结。

报送的文字材料必须加盖单位公章，电子文档可通过E-mail发送给院办指定接收人。

4．院办秘书科对各单位报送的总结材料进行汇总后，编写学院全年或半年的工作总结。

5．全院工作总结初稿完成之后，进行数据核对，然后交分管文秘工作的副主任审稿。

6．分管文秘工作的副主任将稿件交院办主任审定后，送全体院领导审稿。

院领导审稿期限为3-5天，未按期返回者，院办秘书科催1次，仍未返回者，视为无意见。

7．根据院领导的返回意见对送审稿进行修改，各单位有义务根据要求继续提供相关补充材料。

8．稿件修改完成后，附发文稿纸送领导签发。

五、大事记编纂要求及工作流程

《河南城建学院大事记》采用编年记事和本末记事两种体式，逐月汇编一次，逐年编纂一部。

由各单位每月将本单位每天发生的大事、新事、重要事，按照一事一条的原则汇总报送院办秘书科，由秘书科筛选整理。

（一）大事记的选报范围：

1．本单位成立、撤消、恢复、合并、更名、体制和隶属关系的变化以及内部机构的设置与变化，干部的任免、奖惩和调动。

2．重要基建工程及设施的兴建、竣工。

3．本单位完成的重大任务或科研成果。

4．本单位集体和个人受地市级以上表彰奖励情况。

5．本单位主办或协办的重要活动。

6．地市以上党委、政府及群团组织召开的重要会议和开展的重大活动的情况。

7．上级对本院的重要指示、批示。

8．重要政策、规章、制度的制定、贯彻和实施。

9．重大灾害、事故、案件及其它重要事件。

10．地市以上报刊、电台、电视台对我院的重要新闻报道。

（二）报送要求

1．各单位报送的大事，必须按照大事记的编写要求，按时间顺序对本单位的某一方面或某一人物的重要活动和重要事实做一简要记录，做到观点正确、表述准确、内容真实、大事突出、要事不漏、系统条理、简明扼要、一事一条，对每一大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展经过、因果关系等均应表述清楚。

2．对于影响较大的事件、事项，按专题大事要求详细记述，并附上有关背景资料和图片资料。

3．对每一大事涉及的时间要具体，时间跨度大的大事放在大事开始的时间编写，写明起止时间。

4．各单位须明确指定专人进行收集编写，每月5日前报送院办秘书科。

由秘书科编纂全院《大事记》初稿，经院办领导审定、签发后，方可印发或上网公布。

编纂报送程序：

单位负责人审核，送院办

六、年鉴编纂及发放工作流程

（一）编纂单位

由院办组织相关人员组成年鉴编写组，负责完成年鉴的编纂工作。

各单位要确定专人负责资料提供工作，并保持编纂人员的稳定。

各单位提供的资料既要全面反映本单位一年的主要工作，又要重点突出其中重点反映新增的或有变化的内容。

（二）编纂要求

1.条目的基本要求

条目是年鉴的主要表现形式和手段，由标题、正文和作者署名组成。

条目立条要具备三个条件：

一是年度性。

它记述和收集的主要事实、事件应是本年度发生的，一般不做历史回顾，也不预测未来。

二是独立性。

一事一条，独立成篇。

三是完整性。

年鉴条目一般应具备六个要素，即何时、何地、何时、何人、何因、何果。

（1）条目标题。

条目标题是读者了解基本内容的窗口，应注意标题简明、质朴、新颖，防止千篇一律，失之泛泛。

（2）概况条目。

每个单位都要提供。

一般放在分目前面，是用于概括本为全貌，或者说明总体情况的条目。

一要写清年度基本情况，必备数据，即公布各自管辖范围内的家底，不管有无变化，每年都要如实记录。

二要记录年度实现的主要指标及取得的成绩。

三要写年度教育改革发展的新特点、新经验。

四要写出存在的问题。

避免和其他条目重复。

2.行文基本规范

（1）开门见山，直书其事，用朴实、准确的语言把事情讲清楚即可。

不需要导语、铺垫文字，也不需要描写、评语之类的语言，做到准确、完整、简练、清晰。

（2）要用事实和数据说话，寓观点与事实之中。

要避虚就实，着重反映实质性问题。

（3）稿件一律用第三人称，不能使用“我校”、“我科”等单位要写全称。

（4）各种机构、文件、会议名称等专用名词，首次出现时必须使用全称。

如名称过长或出现次数过多，可在第一次出现时使用全称并加括号注明以后所用的简称。

简称应是广泛流行并不易产生歧义的规范性称谓。

（5）涉及人名时，除引文外，不加“先生”、“同志”等类称呼，必要时可在姓名前冠以职务，如“省长李成玉”、“省教育厅厅长蒋笃运”等。

（6）外国的地名、人名、报刊名称等，均以新华社的译名或社会上公认的译名为准。

外国人名在文中第一次出现时，必须注明外文原名。

（7）要用规范化的现代汉语撰写，通俗化但不要口语化，也不要文白夹杂。

语法上无错误，逻辑通顺，修辞得当。

要使用标准的简化字。

区别字词正误，以新版《现代汉语词典》为准。

3.数字用法基本规定

（1）凡世纪、年代，公历年、月、日、时刻和年龄，一律用阿拉伯数字表示，年份不能简写。

如20世纪90年代、1999年12月20日0时30分、60岁；

1980年不能写成80年，1993年—1999年不能写成1993—99年。

（2）凡分数、倍数、乘数和百分比，一律用阿拉伯数字表示。

如“1/3”、“增加5倍”、“只占6成”、“75%”，不能写成“三分之一”、“增加五倍”、“只占六成”和“百分之七十五”。

（3）凡统计数字、注码、图号，引文出处，参考书目的版、卷、页等一律用阿拉伯数字。

（4）多位数的表示法。

4位和4位以上的数字一律采用国际通行的三位一空分节法，如“6245”和“1285300”；

用“，”分节的办法不符合国际标准，应当废止。

（5）5位数以上的数字，尾数零多的，可改写成为“万”或“亿”为单位的数字，如“642500元”可写成“64.25万元”。

小数点后一般保留两位数字。

用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。

（6）凡数字作为词素的构成定型的词、词组、惯用语、缩略语等，均用汉字表示，如一律、十滴水、第三世界、“一二·

九运动”、“十一五”规划等。

（7）相邻近的两个数字并列连用，表示概数，均用汉字，连用的两个数字之间不应用顿号隔开。

如二三米、七八十种、十之八九。

（三）编纂流程及其时限

《河南城建学院年鉴》（以下简称《年鉴》）编撰及发放工作流程图：

各单位务必于每年1月10日前将上年度的有关资料提交给院办公室，包括打印稿和电子文档。

（四）编辑及审核要求

1.内容全面、准确，重大事项无遗漏，注意内容能否公开出版。

2.条理清楚，叙述简明，文字精练，无错别字，数字、标点符号等使用正确。

（五）年鉴的发放

1.院内发放给院领导、《年鉴》编写组成员、退休院领导、学院各单位。

2.可报送教育厅、建设厅、平顶山市有关领导和部门，赠送兄弟院校。

3.赠送各地校友分会。

4.其他需要赠送的单位和个人。

七、文件传阅、送签及保密工作要求

1．传阅文件根据内容分为普通文件和涉密文件。

其中，院内外审计文件以及党和国家的文件、电报、资料、党内刊物、会议精神、领导讲话的涉密部分，以及在一定时间、一定范围不宜公开的事宜，均属于涉密文件。

2．各部门传阅、借用文件需指定专人负责，严格履行领退签字手续。

涉密文件，严禁擅自传阅横传。

使用电子计算机存放、处理、传递国家秘密的，要建立安全保密制度和技术防范措施。

3．文件阅办后要及时清退。

未阅完的非密级文件下班前要清点入柜，离开办公室要关门上锁；

未阅完的涉密文件下班前要退回机要室加密保管。

绝密级文件指定专人在专设保密室有秩序逐文逐人组织阅读，阅读人员不得抄录、复印和带出保密室外。

4．有关党和国家的秘密文件、刊物、资料的复制，要严格请示报告制度，未经上级主管部门允许不得擅自翻印或传抄。

凡用于交换的材料，不准涉及党和国家秘密。

不宜公开的内部材料及情况，不准外传。

5．严禁使用普通邮政传递审计文件和其他涉密文件。

密级文件的传递，要由机要人员或专人负责，乘公派专车送取，不得携带密级文件乘公交车或出租车，更不准携带文件出入公共场所。

6．出差人员原则上不准携带涉密文件、刊物、资料，如确因工作需要随身携带时，须经院保密委员会批准，要严格保密和保管，严防丢失。

7．凡参加涉密工作或会议，所有记录本必须妥善保管，不得随意乱放，不得遗失。

8．严肃保密纪律。

对违反保密规定和保密纪律、玩忽职守、造成重大泄密者，要认真追查，严肃处理，构成犯罪的要追究刑事责任。

八、文件印发及存档管理的工作要求

1．公文签发完毕后，由公文承办人到办公室秘书科编号，然后到文印室印制，最后由院办文秘人员将公文分发至相关院领导、办公室主任，并由文件主办单位发至相关单位和个人。

2．公文发放完毕后，由办公室秘书科负责将文件在院办机要室和秘书科同时存档。

3．公文在签发后、印发前，如确需对个别文字、数据或其他事项进行修改，在征得签发人同意，并经签发人签字确认后，方可改动。

4．公文在印发后，如因文件份数不够需补印，则须由院办秘书科在征得院办主任或副主任同意后补印。

5．公文在印发后，如有剩余，应由院办秘书科统一留存或销毁。

6．因工作原因接触到有保密要求的公文的相关人员，要负责对公文内容保密。