行政部规范化最新管理工具箱Word文件下载.docx
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一、员工考勤管理制度3
二、员工出差管理制度3
三、公司会议管理制度3
四、公司提案管理制度3
五、日常纪律管理制度3
第三节行政人事管理表格3
一、员工考勤登记表3
二、年度考勤汇总表3
三、员工请假申请单3
四、员工加班申请表3
五、员工出差申请表3
六、差旅费报销清单3
七、公司会议记录表3
八、提案管理记录表3
九、员工提案评定表3
十、员工奖惩记录表3
十一、员工违纪处理表3
第五章安全管理3
第一节安全管理岗位职责3
一、安全主管岗位职责3
二、安全专员岗位职责3
第二节安全管理制度3
一、公司值班管理制度3
二、员工出入管理制度3
三、车物出入管理制度3
四、安全保卫管理制度3
五、消防安全管理制度3
六、公司保密管理制度3
第三节安全管理表格3
一、值班登记日志表3
二、保安执勤日志表3
三、外出员工登记表3
四、来宾出入登记表3
五、安全状况检查表3
六、防火设施检查表3
七、突发事故报告表3
八、事故统计汇总表3
第六章车辆管理3
第一节车辆管理岗位职责3
一、车辆主管岗位职责3
二、司机岗位职责3
第二节车辆管理制度3
一、公司车辆管理制度3
二、车辆安全管理制度3
三、公司司机管理制度3
第三节车辆管理表格3
一、车辆登记表3
二、车辆检查表3
三、车辆请修表3
四、保养记录表3
五、车辆加油表3
六、用车申请表3
七、派车记录单3
八、车辆事故单3
九、用车记录表3
十、车辆费用表3
第七章总务后勤管理3
第一节总务后勤岗位职责3
一、总务后勤主管岗位职责3
二、宿舍管理专员岗位职责3
三、食堂管理专员岗位职责3
四、保洁专员岗位职责3
五、绿化专员岗位职责3
第二节总务后勤管理制度3
一、员工食堂管理制度3
二、员工宿舍管理制度3
三、清洁卫生管理制度3
四、环境绿化管理制度3
第三节总务后勤管理表格3
一、食堂卫生检查表3
二、住宿人员管理表3
三、清洁卫生管理表3
第八章公关事务管理3
第一节公关事务管理岗位职责3
一、公关事务主管岗位职责3
二、公关事务专员岗位职责3
第二节公关事务管理制度3
一、公关管理办法3
二、参观管理规定3
三、公务接待制度3
四、对外宣传制度3
第三节公关事务管理表格3
一、商务接待安排表3
二、公司参观申请表3
三、公关接待审批表3
四、公关活动策划表3
第一章行政部的组织结构与责权
第一节行政部的职能与组织结构
一、行政部的职能
行政部是公司的综合办事部门。
其核心职能主要包括以下四个方面。
1．参谋职能。
行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。
2．沟通职能。
行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。
3．管理职能。
行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。
4．服务职能。
行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。
二、行政部的组织结构
由于公司所属行业和规模的不同，公司的组织结构也不尽相同。
图1-1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。
图1-1行政部组织结构示例
第二节行政部责权
一、行政部的职责
行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。
其具体职责如图1-2所示。
图1-2行政部职责
二、行政部的权力
为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力，如图1-3所示。
图1-3行政部权力
第三节行政部管理岗位职责
一、行政总监的岗位职责
行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。
其具体职责如图1-4所示。
图1-4行政总监岗位职责
二、行政部经理的岗位职责
行政部经理负责全面规划、指导，协调公司内相关行政支持服务。
其主要职责如图1-5所示。
图1-5行政部经理岗位职责
第二章前台的接待管理
第一节前台接待岗位职责
一、接待主管岗位职责
接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。
其具体岗位职责如图2-1所示。
图2-1接待主管岗位职责
二、接待专员岗位职责
接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。
其具体岗位职责如图2-2所示。
图2-2接待专员岗位职责
第二节前台接待管理制度
一、前台接待礼仪规范
以下是某公司的前台接待礼仪规范，供读者参考。
制度
名称
前台接待礼仪规范
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为规范前台接待人员的职业形象，充分发挥前台接待工作的窗口作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。
第2条适用范围
公司前台接待人员均应遵守本规范。
第2章前台接待仪态规范
第3条前台接待仪表要求
前台接待人员应注重仪表，工作期间一律着职业装，具体要求如下表所示。
前台接待人员仪表要求表
总体要求
1．适合性：
服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合
2．整体性：
各部位的修饰要与整体协调一致
3．适度性：
在修饰程度、饰品数量、修饰技巧上，要自然适度，注意分寸
男士
着装
要求
1．西装：
款式简洁，单色为宜，西裤的长度应正好触及鞋面，并注意与其他配件搭配
2．领带：
颜色必须与西装和衬衫协调，干净，平整不起皱；
长度合适，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度应该与西装翻领宽度协调
3．衬衫：
领型、质地、款式都要与外套和领带协调，注意领口和袖口要干净
4．鞋：
最好穿黑色或深棕色的皮鞋，并注意保持鞋的光亮、清洁
5．袜子：
宁长勿短，以坐下后不露出小腿为宜；
袜子颜色要和西装颜色协调
女士
1．保持衣服平整，职业装质地要好，但不要过于华丽
2．袜子的颜色，以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜
3．配戴饰品要适量，应尽量选择同一色系，注意与整体的服饰搭配协调
第4条前台接待仪容要求
前台接待人员的仪容应整洁，并能够通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心，具体要求如下表所示。
前台接待人员仪容要求表
大方整洁，凸显职业性
细节要求
1．勤洗头发，并梳理整齐
2．勤剪指甲，不要过长，不留污垢
3．香水味不宜过于浓烈
4．不要戴墨镜或变色镜
第5条前台接待仪态要求
前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪，塑造完美仪态，具体要求主要有以下几点。
1．站姿要求
男士站姿应体现出阳刚之美，头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹，收臀，双脚大约与肩膀同宽，重心自然落于脚中间，肩膀放松，两眼平视前方，表情自然，面带微笑；
女士站姿则主要体现出柔和与轻盈，丁字步站立。
2．坐姿要求
（1）肩部放松，双手自然下垂，交握于膝上，五指并拢，或一只手放在沙发或椅子扶手上，另一只手放在膝盖上。
（2）双腿、双膝并拢，脚自然着地，一般不要翘腿，两脚踝内侧互相并拢，两足尖距离10厘米左右。
（3）坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离，坐在椅子的2/3处，不要只坐一个边或深陷椅中。
（4）坐姿应尽量保持端正，身体不要前倾或后仰，双肩齐平。
（5）移动位置时，应先把椅子搬到相应位置，然后再坐下。
身体不能在座位上来回晃动。
（6）与人交谈时，双眼应平视对方，但时间不宜过长或过短；
也可使用手势，但手势不可过多或幅度过大。
3．走姿要求
（1）走路时头正颈直，上身挺直，挺胸收腹，两臂收紧，前后自然摆动，前摆稍向里折约35度，后摆向后约15度。
（2）身体重心在脚掌前部，尽量走在一条直线上。
（3）靠道路的右侧行走，遇到同事要主动问好；
上下楼梯时，应让长者、女士先行。
（4）在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。
4．手势要求
前台接待人员可通过手势，表达介绍、引领、请、再见等含义。
这些手势也有一定的规范要求，具体规定如下表所示。
前台接待人员手势礼仪要求表
手势礼仪要求
详细说明
大小适度
手势的上界一般不超过对方的视线，下界不低于自己的胸区，左右摆的范围应在人的胸前或右方。
一般场合，手势动作的幅度不宜过大，次数不宜过多和重复
自然亲切
多用柔和的手势，少用生硬的条手势，以求拉近双方的心理距离
避免不良手势
1．在与人交谈的过程中，讲到自己时不要用手指自己的鼻尖，而应用手掌按在胸口
2．谈到别人时，不可用手指别人，更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势
3．避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大
4．不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为
指向目标
在指引方向时，手指应自然并拢，手掌以肘关节为轴指向目标，同时要看目标
5．传递物品要求
前台接待人员在递物时须使用双手，以示对对方的尊重，并要考虑接物人员是否方便；
在接物时，身体应向前倾，用双手接住，并表达谢意。
第3章违纪处理
第6条前台接待人员如违反本规范，公司将视情节提出批评，或处元以上元以下的罚款。
第7条经多次批评、罚款仍屡教不改者，公司可视情节严重程度给予降级、辞退处理。
第4章附则
第8条行政部对本规范拥有解释权。
第9条本规范自公布之日起实行。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
二、来访人员接待管理制度
以下是某公司来访人员接待管理制度，供读者参考。
来访人员接待管理制度
为规范前台接待人员对来访人员的接待行为，提高接待效率，树立公司形象，特制定本制度。
本制度适用于公司所有前台接待人员。
第2章人员来访接待
第3条接待预约来访人员时，接待人员应礼貌大方、热情周到。
第4条客人到来进行来后，接待人员要立即通知被访者；
如需引导，则应使用正确的引导方法和引导姿势，具体如下表所示。
引导规范表
引导方法
在走廊的引导方法
接待人员在客人两三步之前，配合步调，请客人走在内侧
在楼梯的引导方法
当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面；
若是下楼时，应由接待人员走在前面，客人走在后面。
上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全
在电梯的引导方法
引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门；
到达时，由接待人员按“开”钮，请客人先走出电梯
客厅里的引导方法
当客人走入客厅，接待人员应用手指示，请客人坐下；
看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。
如客人误坐下座，接待人员应请客人改坐上座
第5条安排时接待地点，接待人员主要遵循以下原则。
1．对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。
2．对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点。
3．对于面试人员，如果会议室条件允许，应尽量安排在会议室接待。
4．对于来公司学习培训的人员，由行政部协助相关部门安排接待。
第6条预约人员到达后，若被访者由于种种原因不能马上接见，接待人员一定要说明理由与等待时间，若来访人员愿意等待，则应向其提供饮料和杂志，如有可能，还应该不时为来访人员更换饮料。
第7条如果预约来访人员要找的负责人不在，接待人员要明确告知负责人的去向及回公司的时间，请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来公司，还是本公司人员回访来访者单位。
第8条如果采访人员未预约，接待人员应首先明确对方姓名，委婉询问对方来意，并初步判断能否让他与相关人员见面。
第9条接待人员经过初步判断，如果不能直接回答，应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员沟通，最后决定是否安排接待。
第3章附则
第10条行政部对本制度拥有解释权。
三、前台电话接听管理制度
以下是某公司前台电话接听管理制度，供读者参考。
前台电话接听管理制度
为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为，为客户提供优质、高效的服务，展示公司良好的形象，特制定本制度。
第2章接听电话管理
第3条迅速、准确接听
1．电话铃响两声后，接听人员必须接听。
如果超过三声再接电话，接听人员必须先说：
“对不起”或“对不起，您久等了。
”
2．电话铃响时，如果接听人员正在与客人交谈,应先向客人打声招呼，然后再去接电话。
3．接听电话时，接听人员首先应该说：
“您好！
”接着报出自己的工作单位及姓名，一为礼貌，二为帮助对方确认自己是否拨错电话号码。
第4条使用规范用语
接听电话时，接听人员应恰当使用规范用语，常见用语如下图所示。
第5条保持愉快心情
接听电话时，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和，音量要适中，避免语气过于生硬。
如遇对方拨错号码，接听人员不可大声怒斥或用力挂电话，应礼貌告知对方。
第6条谨慎接听电话
1．转接电话
（1）对于任何要求转接到管理者的电话，接听人员必须首先转到相关人员的秘书或助理那里，以避免公司领导被某些无关紧要的电话打扰。
（2）若来电者要找的人电话占线，接听人员需询问来电者是否愿意继续等待；
若来电者不愿等待，则应询问其来电事由，是否可以转告，避免贻误重要事情。
（3）若来电者要找的人暂时不在办公室，接听人员应向来电者说明情况，并询问其来电事由，是否可以转告等，避免贻误重要事情。
2．代接电话
（1）代接电话时，对方如有留言，接听人员应用纸笔记录。
（2）电话接听完毕之前，接听人员不要忘记复诵一遍来电要点，防止由于记录错误或者偏差而引起误会。
第7条做好电话记录
接听人员在接电话时，要随时记录电话内容，记录内容应简洁完整，最好具备以下六点内容：
When（何时）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（为什么）、How（如何进行）。
第8条礼貌挂断电话
通话完毕后，接听人员可以询问对方：
“请问还有什么事吗？
”或者“还有什么要吩咐的吗？
”既是尊重对方，也是提醒对方。
谈话结束时，接听人员要表示谢意，并让对方先挂断电话，不要忘了说“再见”。
第9条当接听人员正在通电话而又有客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快向通话对方致歉，得到许可后挂断电话。
不过，如果电话内容很重要而不能马上挂断时，接听人员应请客人稍等，然后继续通话。
第3章拨打电话管理
第10条前台工作人员应在打电话前准备好通话内容，若怕遗漏，可拟出通话要点，理清讲话顺序，备齐与通话内容有关的文件和资料。
第11条电话接通后，接打电话人员应首先通报自己的姓名、职位。
必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。
第12条电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。
“您好”，“请”，“谢谢”等词语应不离口。
同时注意语音、语调。
第13条行政部对本制度拥有解释权。
第14条本制度自公布之日起实行。
第三节前台接待管理表格
一、客人来访登记表
1．客人来访登记表（范本一）
年月日
序号
姓名
所在单位
来访人数
是否预约
被访人
事由
时间
备注
部门
到达
离开
1
2
3
…
编制：
审核：
2．客人来访登记表（范本二）
来访人
单位
来访
接待人
接待
内容
简况
处理意见：
处理结果：
二、函件收发登记表
1．信函与快件寄送登记表
日期
寄送部门
编号
数量
密级
送达单位
接收人
寄送人
（签字）
2．信函与快件签收登记表
来件单位
接受部门
签收人（签字）
三、前台接待日志表
1．接待工作日记表
记录人
考
勤
记
录
签到时间
收发记录
接待记录
电话记录
2．来电备忘录
日期：
来电单位/人
联系方式
来电事由
处理结果
第三章办公事务管理
第一节办公事务岗位职责
一、办公事务主管岗位职责
办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。
通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。
其主要职责如图3-1所示。
图3-1办公事务主管岗位职责
二、办公事务专员岗位职责
办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。
其主要职责如图3-2所示。
图3-2办公事务专员岗位职责
三、行政办公秘书岗位职责
行政办公秘书的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。
其主要职责如图3-3所示。
图3-3行政办公秘书岗位职责
第二节办公事务管理制度
一、办公设备管理制度
以下是某公司办公设备管理制度，供读者参考。
办公设备管理制度
为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。
本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。
第2章办公设备购买
第3条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。
第4条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。
第3章电脑使用管理
第5条专人专管
1．每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。
2．电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。
第6条操作规定
1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。
2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。
3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。
第7条病毒防护
1．尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。
2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。
3．所有电脑不得安装游戏软件。
4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。
5．在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。
6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。
第8条硬件保护
1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。
2．硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。
3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。
4．各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。
5．各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。
6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。
第9条电脑保养
1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。
使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。
2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。
备份的磁盘由电脑管理员保管。
3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。
第4章电话使用管理
第10条电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。
第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。
该表每月转办公事务主管审阅。
第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。
第13条禁止因私事拨打长途电话。
第5章打印机、复印机使用管理
第14条打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用
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