收发文管理制度.docx

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收发文管理制度

收

发

文

管

理

制

度

制作

审核

复核

批准

时间

为规范管理公司的收发文工作，确保文件能够及时上承下达，提高文件处理效率，特制订本制度。

一、收文处理程序

收文处理的程序：

收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文件归档。

1、收文登记

凡从外部送达公司的文件，包括上级来文、各种传真、信函等文件资料，一律由前台文员负责签收，再根据文件内容进行登记（附件一），并填写《来文处理卡》（详见附件二）报行政部负责人阅批分流。

2、文件拟办意见

行政部负责人对前台文员报送的文件提出拟办意见。

3、文件阅批

收文经行政部负责人阅批后，前台文员应按拟办意见及时送呈公司相关领导或部门阅批，阅批的文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。

4、文件承办

文件承办部门须遵照领导阅批意见办理，并按规定期限及时办理完毕。

涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。

需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。

5、文件归档

所有文件统一在行政部归档。

二、收文、传阅工作要求

1、对所有的文件、资料，由行政部委派专人负责登记和保管。

要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。

2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。

3、对需急办理的文件，前台文员应优先完成收文程序，第一时间呈报相关领导。

对领导批示急办的文件，有关部门要优先办理，并将处理结果呈报相关领导。

4、文件在转交时要办理交接手续，移交人和接收人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。

5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，及时归档。

6、所有收文均须在行政部登记编号（编号原则详见附件三），个人不得保存文件正本。

外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。

7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。

三、发文处理程序

公司所发出的一切文件材料，统称发文。

发文流程包括:

拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发、归档等环节。

1、拟稿

公司日常事务性文件由行政部文员负责拟稿，各部门的发文由各自部门负责拟稿，其他有特殊性要求的文件由公司主管领导指定拟稿人。

2、核稿

“核稿”即公文起草成形交领导审批之前，由行政部办公室或文件承办部门负责人依据相关要求，对草稿的观点、文字、体式、内容等进行全面的审核。

3、校对

校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。

要坚持三校制度。

一校由起草者进行。

二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。

校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。

4、签发（详见附件四）

以公司名义发文时都必须由公司总经理签发，其他各职能部门对部门内发文可由部门负责人签发。

文件经领导签发后，即成为最后定稿。

5、编号（详见附件六）

文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。

编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

6、印制

即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：

1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。

2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。

3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。

对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。

7、盖章

即在印制好的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。

用印要做到端正、清晰、位置恰当。

8、封发

发放文件时，必须建立《发文登记簿》（详见附件五），严格履行收文人签字手续，要求收文单位填写《文件签收表》（详见附件六），保证文件发放不出差错。

9、归档。

这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同草稿、发文审批卡、传阅卡一起收集起来，按档案管理的要求，整理归档。

收文流程图

发文流程图

附件一

收文登记表

文件名称

发件单位

收文文件号

份数

归档编号

收文日期

附件二

来文处理卡

来文

单位

收文号

已

发

份数

收文时间

文件号

行政部拟

办意

见

分管领导意见

常务副总意见

总经理意见

处理情况

注：

领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，以便存档。

附件三：

收文编号原则

外来文件编号原则：

例：

2012年3月10日收到一份外来文件，编号为：

RN-W-120310-001

流水号

收文日期

外来文件代码-W

公司代码-RN

公司内部文件编号原则：

例：

2012年3月12日发布一份内部文件，编号为：

RN-N-120312-001

流水号

收文日期

内部文件代码-N

公司代码-RN

附件四

发文审批表

文件名称：

文件编号：

附件：

抄送：

承办部门：

拟稿人：

核稿人：

校对：

编号、印制：

签发：

备注：

注：

领导签批时，请用中性笔或钢笔（蓝黑、碳素墨水），并签署姓名、时间，以便存档。

附件五

发文登记表

序号

文件号

文件名称

备注

附件六

公司称呼、发文编号等规范对照及发文范例

一、公司的内部称呼：

江西睿能科技有限公司，简称睿能科技。

说明：

用于公司内部，包括平时的电话、传真、文件、制度等方面。

二、公司发文编号：

江西睿能科技有限公司——简称：

睿能科技——代码为RN

睿能科技〔2012〕1号公司对外发文

睿能科技函〔2012〕1号公司对外发函

睿能科技行〔2012〕1号行政发文

睿能科技财〔2012〕1号财务发文

说明：

公司对外发文指公司对上级部门、政府单位、事业单位或平级单位的通知、请示、公告、意见等，要求按照附件的标准形式予以发文。

公司对外发函指公司与业务合作伙伴、平级单位之间的正式工作往来函，要求按照附件的标准形式予以发文。

公司对内发文分为：

行政发文，人事发文，财务发文。

行政发文是指公司内部的日常通知、公告等文件；人事发文是指公司关于人事任免、人事调动、人事政策规定的通知等；财务发文是指公司关于财务政策、要求等的通知。

行政、人事、财务发文需严格按照附件的标准形式予以发文，并统一加盖公司的公章。

公司发文由经办部门拟稿，经行政部审核定稿后，打印交由行政部加盖公章。

对外发文一式两份（收文单位增加，份数也相应增加），一份由行政部存档，其他由经办部门送达收文单位，并经对方的签收，签收单需交由行政部保管。

公司内部发文一式一份，要求在公司公示一周，原件由行政部统一存档。

三、部门代码

1、江西睿能科技有限公司

总经办——ZJ；行政部——XZ；财务部——CW；采购部——CG；生产技术部——SC；安全保障部——AB；营销部——YX；质量管理部——ZL；

四、会议纪要

睿能科技—会—1001

以上是指公司召开的例会或员工大会。

专题会议

睿能科技—专会—1001

专题会议是指为某一个专题而召开的会议，与会人员根据实际情况确定。

例会和专题会议应分开存档。

五、合同编号（以行政部合同编号为例）

睿能科技：

RN-XZ-2012-01-001

说明：

RN-XZ-2012-01-001：

前两个字为公司的代码；第三个字母为部门的代码；2012为年份，每年更换一次，01为合同签署月份，001为当年分类合同的序号。

凡是公司的合同必须采用合同编号。

江西睿能科技有限公司文件

睿能科技〔2012〕1号

关于×××通知（请示、公告、通告、意见）

×××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：

1.

2．

二○一二年×月×日

主题词：

××××通知

抄送：

×××，×××。

江西睿能科技有限公司2012年×月××日印发

（共印×份，存档一份）

江西睿能科技有限公司文件

睿能科技函〔2012〕1号

关于××××××××××的函

×××××：

根据我司与贵司于2011年5月10日签订的《×××合同》第三条，现×××××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此函告！

请于×××之前复函。

附件：

1.

2．

二○一二年×月×日

主题词：

××××函

抄送：

×××，×××。

江西睿能科技有限公司2012年×月××日印发

（共印×份，存档一份）

江西睿能科技有限公司文件

睿能科技行〔2012〕1号

关于××××××的通知

×××××：

根据国务院法定节假日的规定，结合公司实际情况，公司经研究决定，对×××××放假安排如下：

2012年×月×日—×日放假，共×天。

其中××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此通知！

二○一二年×月×日

主题词：

××××通知

抄送：

×××，×××。

江西睿能科技有限公司2010年×月×日印发

（共印×份，存档一份）

文件签收表

编号：

2012—

文件清单

文件名称

页数/份数

文件编号

原、复印件

/

/

/

收文单位

收文人

签收栏：

已于年月日时收到上述文件。

签收公司（公章）：

签收人：

时间：

年月日