物料管理流程新Word文件下载.doc
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9.与天津昂赛的采集用品运输联系(采集瓶订购、运输箱的回运);
10.根据物料出、入、存历史数据,制定物料的安全库存;
11.对相关的物料采购如采集用具向主管领导提出建议;
12.领导交办的其他事宜。
销售行政配合物流部的工作内容
1.根据物流部提供的入库、出库单据,进行物料电子台帐的记录;
2.根据物流部提供的出库发货信息,向主管领导申请《货物出门凭证》;
3.定期(每周/月初)向物流部提供《物料进出库存统计表》;
4.配合物流部办理物料入库查验,以及库存盘点等工作;
物料管理范围
1.采集用品:
采集箱、采集瓶、抗凝管、冰袋、泡沫箱、防水袋、采集箱胶贴等;
2.采集文件:
合同书、合同书附件、采集登记表等;
3.宣传物品:
三折页、宣传册、展板等;
4.礼品:
金乌碳雕、电子秤、礼品伞等;
5.不包括:
公司资质文件、授权书、人事文档;
办公用品如信封、信纸等。
物料管理流程、表单
1.物流部制定相关的物料管理流程、表单,经主管领导审核批准后正式使用;
2.物流部根据实际情况,更改、添加相应的表单,经主管领导审核批准后正式使用;
3.其他部门对物料相关表单有建议权,但未经物流部和主管领导审核,不得启用自制表格。
审批
1.向天津昂赛订购采集液、宣传册等物料,物流部事先填写《物料申请表》,由物流部报请主管领导,审核同意后,向天津昂赛订购;
2.各分公司、办事处的《物料申请表》首先电子邮件/传真至物流部,经物流部标注现存库村、建议发货数量后,交主管领导审核;
3.《物料出库情况记录表》(财务部核算成本之用)经物流部核对签字后,交主管领导审核,审核批复后交财务部;
4.各类月报表经物流部每月5日前上报主管领导。
物料入库
1.物流部根据物料采购清单核对到货物料品质和数量,如实填写《入库单》(附表一);
2.物料清点中如发现品质或数量有差异,填写《物料损耗申请/申请单》(附表二),经主管领导批准后再作进一步处理;
3.准备一份《入库单》交财务部留存,作为作账凭证。
4.物流部会同销售行政(或公司指定人员)共同进行清点。
物料申请
1.填写《物料申请表》(附表三);
2.每月申请一或两次,由区域负责人将本区域内的物料申请汇总后,于每月25日前填妥后传真至物流部;
3.物流部将根据总部实际物品库存量以及该区域库存/使用情况提出发放数量建议,交主管领导批准后发放;
4.物流部将在申请被批准后五个工作日内将申请物品发运到制定地点;
5.对于限时发运物品,各区域负责人在《物料申请表》中“期望到达日期”以及“备注”栏中注明,以便物流部安排恰当的运输方式。
出库单据
1.物流部将根据已审核批准的《物料申请单》填写《出库/装箱清单》(附表四);
2.严格按照《物料申请单》批准的品种、数量发放,未经请示批准不得随意更改品种和数量;
3.《出库/装箱清单》一式两份,一份留存于物流部备档,一份随物品发出;
4.物品收货人在清点完毕后,在《出库/装箱清单》上签字确认,并及时传真至运营部/物流部;
5.各区域留存一份《出库/装箱清单》备档;
6.物流部存档之《出库/装箱清单》交销售行政进行帐目记录,核销。
物料运输
1.根据《物料申请表》的运输要件约定,填写物流公司提供的《工作单》(或<
运输委托书>
),并准备好要运输的物料;
2.特殊要求在《工作单》(或《运输委托书》)上文字注明,并和提货人员/物流公司负责人员交代清楚,以免造成运输延误;
3.和提货人员/物流公司进行货物/单据交接,将《工作单》(或《运输委托书》)的客户联留存;
4.货物交接后,第一时间将物料运输信息传递给收货人,以便收货人做好收货准备。
5.物流部对运输过程进行监控,向收货人(客户,区域经理以及相关人员)解答运输相关细节。
6.物料运输的控制和解释权在物流部,其他部门不得向收货人(客户,区域经理以及相关人员)承诺运输达到时限等内容。
特殊物料运输
1.采集液因装有液体,空运被列为限运货物,因而在运输采集液时应尽量采用陆运方式;
为了保证运输时限,应提前做好运输计划;
2.笔记本电脑因其装有锂电池,锂电池是空运禁运货物,因而尽量避免使用空运运输;
3.发运笔记本电脑、投影仪等贵重物品应办理保险,申报价值一般为:
笔记本电脑10000.00元、投影仪15000.00元;
4.收货人在收到货物(笔记本电脑、投影仪等贵重物品)后,首先查看包装箱有无破损或受重压变形,如有可用数码像机拍摄;
并保证物流公司人员在场情况下再开箱检查;
如发现有损坏或损伤应第一时间通知物流部,由物流部同物流公司沟通处理。
物料盘点
1.每月月初(或月末)对库存物料进行盘点,填写《月盘点表》交主管领导审核;
2.如实物数量与《《物料进出库存月统计表》(附件七)记录数量有差异,应填写《物品损耗申请/申请单》报上级主管审核;
3.库存差异率为负责人员纪效考核内容之一;
4.月盘点有市场营销内部人员(二人)进行;
5.季度盘点由物流部与财务部(或其他部门)人员联合进行。
物料数据统计与报表管理
1.实时将每一单运输信息填写至《物料运输月统计表》中;
2.每月月底将《物品运输月统计表》和物流公司提供的对账单核对,如有差异应尽快和物流公司沟通,确保运输数据的准确;
3.销售行政实时将物料发放数据记入《物料出库情况记录表》(附表六)(替代手工帐本/台账);
4.每月月底根据《物料出库情况记录单》数据,编制《物料进出库存月统计表》(附表七),交主管领导审核,并将《物料进出库存月统计表》规档留存;
5.每月月底根据《物料进出库存统计表》之数据,编制《脐带采集用品数量监控表》(附表八),交主管领导审阅,为主管领导提供决策数据;
6.经主管领导审阅后,向区域负责人提出物料申请建议,以保证脐带采集。
7.各区域每月统计脐带采集用品使用情况,填妥《脐带采集用品数量统计表》(附表九);
8.每月5日前将《脐带采集用品数量统计表》传真至物流部;
9.物流部通过《脐带采集用品数量统计表》掌握各区域使用/库存情况,用于帮助主管领导审核制定用品发放数量和时间;
10.每月5日前各分公司、办事处上报上月物料出库、库存情况至物流部。
物料单据/统计表的档案管理
1.《入库单》、《物料损耗申请/审批单》(如果发生)按照时间顺序(自然日)归档;
(销售行政)
2.《物料申请表》、《脐带采集用品数量统计表》、《脐带采集用品数量监控表》、《出库/装箱清单》、《工作单》(或<
)、签收的《出库/装箱清单》做为完整的出库单据按时间顺序(自然日)归档;
3.《物料运输月统计表》、《对账单》、发票复印件、支票复印件(或其他支付凭证复印件)按自然月顺序归档;
(物流部)
4.审核后的《物料进出库存统计表》原件、《物料出库情况记录表》分类归档。