发文及方案审批工作流程.docx
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发文及方案审批工作流程
发文及方案审批工作流程
秘书处办公室工作职责与流程
(一)职能:
1、行业管理和综合服务保障;
2、秘书处的人事、财务、资产、印章、文件、档案及车辆管理等;
3、制订秘书处内部管理规章制度、规则;
4、日常来访接待、有关会议会务等有关后勤保障;
5、配合资产管理与财务委员会、文体委员会、女律师工作委员会开展工作;
6、其他日常行政事务工作;
7、协会及秘书处安排的其他有关工作。
(二)岗位职责
1、主任或副主任岗位职责:
(1)部门实行主任负责制,负责主持办公室各项日常工作;
(2)带领本部门人员认真贯彻落实协会领导和秘书长的工作指示,全面履行办公室各项职能;
(3)草拟本部门年度工作总结、工作计划和每月工作小结;
(4)秘书处的行政、人事管理;
(5)秘书处各项内部规章制度、规则的起草;
(6)律协印章(含公章、钢印及财务专用章)的管理及使用;
(7)审核本部门工作人员草拟的通知、公告、计划、报告、
请示、规章制度等各项文稿;
(8)草拟会长办公会、理事会会议议题及通知;
(9)参加秘书长会议,并负责会议记录;组织和协调召开秘书处周会;
(10)联系并确定律协的来访接待,并安排落实有关接待事宜;
(11)协调、安排律协会议室和公务车的使用;
(12)年度会计档案的保管;
(13)指导、检查、督促本部门工作人员完成各项工作任务;
(14)定期召开本部门工作会议,研究处理本部门工作事项和认真听取有关意见和建议,及时解决工作中遇到的矛盾和问题;
(15)负责协调本部门与其他部门之间的工作关系;
(16)组织秘书处年度考核,负责本部门各岗位人员工作情况考核;
(17)分发会领导批示过的有关文件,转送有关部门办理,并催办、督办有关事宜;
(18)汇总、整理秘书处各部门需呈会长审批的报销单
(2)定期每月向市司法局、理事会、监事会、秘书长、办公室报送财务报表;
(3)秘书处员工工资的编制及社会保险的办理;
(4)根据律协工作要求,建立各专门、专业委员会、秘书处费用台账;
(5)相关税务、统计数据计算和申报工作,其他税务事宜的处理;
(6)配合做好每年的财务预、决算报告及其相关财务工作报告;
(7)配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计;
(8)完成秘书处和本部门交办的其他有关会计业务。
4、出纳岗位职责:
(1)负责会费、公告费、保险费、培训卡工本费收缴及有关款项的代收代付工作;
(2)负责日常现金、银行存款项目的收支管理;
(3)财务相关单据、空白凭据和空白支票,发票的领用及使用管理;
(4)秘书处职员工资的核定、上报和发放;
(5)草拟每年的财务预、决算报告及相关的财务工作报告;
(6)配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计;
(7)物业管理公司、房屋和租赁公司的账务结算;
(8)办理律协有关证照的年检、变更手续;
(9)负责律协法人印章的保管与使用;
(10)完成秘书处和本部门交办的其他工作。
5、前台文员岗位职责:
(1)律协各类文件收发、登记、存档等工作;
(2)秘书处办公用品联系购买及管理工作;
(3)秘书处报刊征订及邮件收发工作;
(4)律协名片的联系印制;
(5)秘书处职员的考勤管理;
(6)律协有关文件打印和印刷,会议座位牌和显示屏制作等工作;
(7)负责秘书处办公设备如复印件、打印机、传真机耗材的联系购买、维护、管理等工作;
(8)秘书处日常饮用水的联系订购;
(9)律协每月水、电使用量审核工作;
(10)各律师事务所文件和资料的发放、登记工作;
(11)律协阅览室图书及有关材料的摆放和及时更新工作;
(12)完成秘书处和本部门交办的其他工作。
6、司机兼外勤岗位职责:
(1)负责协会公务车的保养、维护、使用和管理等工作;
(2)严格遵守交通法规及有关规章制度,为协会领导、各专门、专业委员会及秘书处各部门外出公务提供车辆保障;
(3)建立律协用车登记台帐;
(4)负责律协有关文件的派送等有关外勤工作;
(5)负责律协办公室有关灯具等更换工作;
(6)完成秘书处和本部门交办的其他工作。
7、清洁工岗位职责(通过清洁公司指派,不属秘书处编制):
(1)负责秘书处办公场所的清洁卫生,保持墙面、墙角、地面清洁,每日及时清理、更换垃圾袋,每天定期检查卫生清况;
(2)负责协会召开有关会议、接待来访的茶水服务工作;
(3)负责律协大门及秘书处有关办公室的钥匙保管工作;
(4)负责每天秘书处办公场所的电源、灯管、大门关闭工作;
(5)完成临时性或秘书处安排的其他工作。
发文及方案审批流程
一、由主办部门拟文并填写发文审批表,如果是委员会提
交的,则该委员会应先行审核;
二、部门主任审核该文或方案;
三、秘书处领导审核;
如果是一般性信息或文件,经秘书处领导签发后,直接即予发布或执行。
四、协会领导审核、签发;
如是涉及到经费的方案,参照协会财务开支流程进行审批。
五、执行或印发。
涉及到用文号发文的,由办公室统一印发;涉及外单位的发文或是重要性文件,承办部门应将发文在办公室留存备案。
发文及方案审批工作流程
来文办理工作流程
一、秘书处办公室负责核收、登记各单位、部门来文;
1、对于不属于秘书处受文办理范围的退回发文单位,同时做好
登记说明工作;
2、对于不符合行文规范及有关规定的下级来文,退回来文单位
重新办理并说明理由;
3、符合受理的来文及时予以登记、编号。
二、由办公室根据来文提出拟办意见,并填制深圳市律师协会文件处理表;
根据来文内容,由办公室按照领导分工和部门职责提出初步拟办意见,填制深圳市律师协会文件处理表上报送批。
三、秘书处领导、会领导批示;
秘书处领导阅批来文及文件处理表后,由办公室按阅批意见呈送有关协会领导批示;根据会领导批示要求,继续转呈有关领导阅批或直接交予承办部门办理。
四、办公室分办批示后的来文(一般转发来文复印件);
办公室分办批示后的来文予承办部门;需转呈分管副会长或其他专门、专业委员会领导的来文,由秘书处对应部门转呈批阅,并根据批阅意见办理。
五、督促相应部门承办的进展;
由秘书处领导及办公室负责催办、督办,具体承办部门应实时、主动通报进展。
六、办公室留存、归档已办结来文及深圳市律师协会文件处理表。
各承办部门将已办结来文及时交办公室留存、归档,并填写清楚办理情况;未在要求时间内办结的应说明理由。
来文办理工作流程
深圳市律师协会会长办公会议工作流程
根据《深圳市律师协会章程》规定及200年5月29日深圳市律师协会第五届理事会第十一次会议,会长办公会议由会长、副会长组成,秘书长列席会议。
会长办公会议至少每月召开一次。
监事长和副秘书长可以列席会议。
监事长是否列席会议由监事长决定;副秘书长是否列席会议由会长决定。
会长办公会议有2个以上(含2人)组成人员不能到会时,会议不再召开。
会议通知至迟在会议前5天由秘书处用书面和电子邮件送达会长、副会长和列席人员。
会议议题及详细材料至迟在会议前4天由秘书处用电子邮件送达上述人员,书面的文字材料则在会议时由秘书处面呈上述人员。
会议议题由秘书处草拟,在会议通知前报会长、副会长审定。
会议由会长办公会议秘书负责记录,在会后5个工作日内起草会议纪要,送秘书长审查后报会长审批签发。
深圳市律师协会理事会工作流程
根据《深圳市律师协会章程》,理事会会议由全体理事组成,监事长或监事、秘书长、副秘书长可以列席会议。
监事长或监事是否列席会议由监事长决定,秘书长、副秘书长是否列席会议由会长决定。
召开理事会会议应报告市司法局,并请市司法局派人参加会议。
会议通知应当至迟在会议召开前7天由秘书处用书面和电子邮件形式送达全体理事和监事长。
会议议题及其会议材料应当至迟在5天前由秘书处用电子邮件送达上述人员,文字材料则在会议召开时由秘书处提供给参加会议人员。
会议议题由秘书处草拟,在会议通知前报全体理事审定。
会议由理事会秘书负责记录,在会后7个工作日内起草会议纪要,送秘书长审查后报会长审批签发,并在签发后7个工作日内用电子邮件送达理事和列席会议的监事长或监事。
深圳市律师协会财务开支审批流程