发文及方案审批工作流程.docx

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发文及方案审批工作流程

发文及方案审批工作流程

秘书处办公室工作职责与流程

（一）职能：

1、行业管理和综合服务保障；

2、秘书处的人事、财务、资产、印章、文件、档案及车辆管理等；

3、制订秘书处内部管理规章制度、规则；

4、日常来访接待、有关会议会务等有关后勤保障；

5、配合资产管理与财务委员会、文体委员会、女律师工作委员会开展工作；

6、其他日常行政事务工作；

7、协会及秘书处安排的其他有关工作。

（二）岗位职责

1、主任或副主任岗位职责：

（1）部门实行主任负责制，负责主持办公室各项日常工作；

（2）带领本部门人员认真贯彻落实协会领导和秘书长的工作指示，全面履行办公室各项职能；

（3）草拟本部门年度工作总结、工作计划和每月工作小结；

（4）秘书处的行政、人事管理；

（5）秘书处各项内部规章制度、规则的起草；

（6）律协印章（含公章、钢印及财务专用章）的管理及使用；

（7）审核本部门工作人员草拟的通知、公告、计划、报告、

请示、规章制度等各项文稿；

（8）草拟会长办公会、理事会会议议题及通知；

（9）参加秘书长会议，并负责会议记录；组织和协调召开秘书处周会；

（10）联系并确定律协的来访接待，并安排落实有关接待事宜；

（11）协调、安排律协会议室和公务车的使用；

（12）年度会计档案的保管；

（13）指导、检查、督促本部门工作人员完成各项工作任务；

（14）定期召开本部门工作会议，研究处理本部门工作事项和认真听取有关意见和建议，及时解决工作中遇到的矛盾和问题；

（15）负责协调本部门与其他部门之间的工作关系；

（16）组织秘书处年度考核，负责本部门各岗位人员工作情况考核；

（17）分发会领导批示过的有关文件，转送有关部门办理，并催办、督办有关事宜；

（18）汇总、整理秘书处各部门需呈会长审批的报销单

（2）定期每月向市司法局、理事会、监事会、秘书长、办公室报送财务报表；

（3）秘书处员工工资的编制及社会保险的办理；

（4）根据律协工作要求，建立各专门、专业委员会、秘书处费用台账；

（5）相关税务、统计数据计算和申报工作，其他税务事宜的处理；

（6）配合做好每年的财务预、决算报告及其相关财务工作报告；

（7）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计；

（8）完成秘书处和本部门交办的其他有关会计业务。

4、出纳岗位职责：

（1）负责会费、公告费、保险费、培训卡工本费收缴及有关款项的代收代付工作；

（2）负责日常现金、银行存款项目的收支管理；

（3）财务相关单据、空白凭据和空白支票，发票的领用及使用管理；

（4）秘书处职员工资的核定、上报和发放；

（5）草拟每年的财务预、决算报告及相关的财务工作报告；

（6）配合审计部门完成律协年度、内部及离任财务审计；

（7）物业管理公司、房屋和租赁公司的账务结算；

（8）办理律协有关证照的年检、变更手续；

（9）负责律协法人印章的保管与使用；

（10）完成秘书处和本部门交办的其他工作。

5、前台文员岗位职责：

（1）律协各类文件收发、登记、存档等工作；

（2）秘书处办公用品联系购买及管理工作；

（3）秘书处报刊征订及邮件收发工作；

（4）律协名片的联系印制；

（5）秘书处职员的考勤管理；

（6）律协有关文件打印和印刷，会议座位牌和显示屏制作等工作；

（7）负责秘书处办公设备如复印件、打印机、传真机耗材的联系购买、维护、管理等工作；

（8）秘书处日常饮用水的联系订购；

（9）律协每月水、电使用量审核工作；

（10）各律师事务所文件和资料的发放、登记工作；

（11）律协阅览室图书及有关材料的摆放和及时更新工作；

（12）完成秘书处和本部门交办的其他工作。

6、司机兼外勤岗位职责：

（1）负责协会公务车的保养、维护、使用和管理等工作；

（2）严格遵守交通法规及有关规章制度，为协会领导、各专门、专业委员会及秘书处各部门外出公务提供车辆保障；

（3）建立律协用车登记台帐；

（4）负责律协有关文件的派送等有关外勤工作；

（5）负责律协办公室有关灯具等更换工作；

（6）完成秘书处和本部门交办的其他工作。

7、清洁工岗位职责（通过清洁公司指派，不属秘书处编制）：

（1）负责秘书处办公场所的清洁卫生，保持墙面、墙角、地面清洁，每日及时清理、更换垃圾袋，每天定期检查卫生清况；

（2）负责协会召开有关会议、接待来访的茶水服务工作；

（3）负责律协大门及秘书处有关办公室的钥匙保管工作；

（4）负责每天秘书处办公场所的电源、灯管、大门关闭工作；

（5）完成临时性或秘书处安排的其他工作。

发文及方案审批流程

一、由主办部门拟文并填写发文审批表，如果是委员会提

交的，则该委员会应先行审核；

二、部门主任审核该文或方案；

三、秘书处领导审核；

如果是一般性信息或文件，经秘书处领导签发后，直接即予发布或执行。

四、协会领导审核、签发；

如是涉及到经费的方案，参照协会财务开支流程进行审批。

五、执行或印发。

涉及到用文号发文的，由办公室统一印发；涉及外单位的发文或是重要性文件，承办部门应将发文在办公室留存备案。

发文及方案审批工作流程

来文办理工作流程

一、秘书处办公室负责核收、登记各单位、部门来文；

1、对于不属于秘书处受文办理范围的退回发文单位，同时做好

登记说明工作；

2、对于不符合行文规范及有关规定的下级来文，退回来文单位

重新办理并说明理由；

3、符合受理的来文及时予以登记、编号。

二、由办公室根据来文提出拟办意见，并填制深圳市律师协会文件处理表；

根据来文内容，由办公室按照领导分工和部门职责提出初步拟办意见，填制深圳市律师协会文件处理表上报送批。

三、秘书处领导、会领导批示；

秘书处领导阅批来文及文件处理表后，由办公室按阅批意见呈送有关协会领导批示；根据会领导批示要求，继续转呈有关领导阅批或直接交予承办部门办理。

四、办公室分办批示后的来文（一般转发来文复印件）；

办公室分办批示后的来文予承办部门；需转呈分管副会长或其他专门、专业委员会领导的来文，由秘书处对应部门转呈批阅，并根据批阅意见办理。

五、督促相应部门承办的进展；

由秘书处领导及办公室负责催办、督办，具体承办部门应实时、主动通报进展。

六、办公室留存、归档已办结来文及深圳市律师协会文件处理表。

各承办部门将已办结来文及时交办公室留存、归档，并填写清楚办理情况；未在要求时间内办结的应说明理由。

来文办理工作流程

深圳市律师协会会长办公会议工作流程

根据《深圳市律师协会章程》规定及200年5月29日深圳市律师协会第五届理事会第十一次会议，会长办公会议由会长、副会长组成，秘书长列席会议。

会长办公会议至少每月召开一次。

监事长和副秘书长可以列席会议。

监事长是否列席会议由监事长决定；副秘书长是否列席会议由会长决定。

会长办公会议有2个以上（含2人）组成人员不能到会时，会议不再召开。

会议通知至迟在会议前5天由秘书处用书面和电子邮件送达会长、副会长和列席人员。

会议议题及详细材料至迟在会议前4天由秘书处用电子邮件送达上述人员，书面的文字材料则在会议时由秘书处面呈上述人员。

会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报会长、副会长审定。

会议由会长办公会议秘书负责记录，在会后5个工作日内起草会议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发。

深圳市律师协会理事会工作流程

根据《深圳市律师协会章程》，理事会会议由全体理事组成，监事长或监事、秘书长、副秘书长可以列席会议。

监事长或监事是否列席会议由监事长决定，秘书长、副秘书长是否列席会议由会长决定。

召开理事会会议应报告市司法局，并请市司法局派人参加会议。

会议通知应当至迟在会议召开前7天由秘书处用书面和电子邮件形式送达全体理事和监事长。

会议议题及其会议材料应当至迟在5天前由秘书处用电子邮件送达上述人员，文字材料则在会议召开时由秘书处提供给参加会议人员。

会议议题由秘书处草拟，在会议通知前报全体理事审定。

会议由理事会秘书负责记录，在会后7个工作日内起草会议纪要，送秘书长审查后报会长审批签发，并在签发后7个工作日内用电子邮件送达理事和列席会议的监事长或监事。

深圳市律师协会财务开支审批流程