安徽省城乡居民社会养老保险业务材料 归档范围与保管期限 精品.docx
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安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限精品
附件1
安徽省城乡居民社会养老保险业务材料
归档范围与保管期限
一、管理类
在办理参保登记、信息变更、关系转移等业务过程中形成的登记表单及相关审核材料，以及社会保险卡（证、手册）管理和服务协议管理等材料：
1.参保登记材料〔100年〕
1.1城乡居民社会养老保险参保登记表
1.2居民户口簿、身份证复印件
1.3计生对象、重度残疾等特殊群体相关证明材料原件或复印件
1.4代办委托书和受托人居民身份证复印件
1.5城乡居民社会养老保险参保登记汇总表
1.6其他相关材料
2.信息变更材料〔100年〕
2.1城乡居民社会养老保险变更登记表
2.2居民身份证复印件及与变更信息相对应的证明材料
2.3代办委托书和受托人居民身份证复印件
2.4其他相关材料
3.关系转移接续材料〔100年〕
3.1城乡居民社会养老保险参保登记表
3.2城乡居民社会养老保险关系转入申请表
3.3城乡居民社会养老保险关系转入接收函
3.4居民身份证复印件、关系转移证明复印件或户籍迁移后的居民户口簿复印件
3.5其他相关材料
4.社会保险卡（证、手册）管理材料〔50年〕
为参保人员办理社会保险卡（证、手册）发放、收回等管理的登记表单及相关材料
5.服务协议管理材料〔10年〕
包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商等部门签订的协议书、考核材料、终止协议材料等
6.其他在缴费环节形成的与参保个人有直接关系的业务材料〔100年〕
二、征缴类
经办机构汇总保费收取、集体补助或资助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料：
1.正常缴费材料〔100年〕
1.1金融机构代扣养老保险费材料
1.1.1城乡居民社会养老保险个人缴费汇总表
1.1.2传递给金融机构的缴费人员养老金扣缴明细（可保存电子档）
1.1.3金融机构提供的扣款成功人员明细（可保存电子档）、当年扣款未成功人员明细清册
1.1.4其他相关材料
1.2社保机构会同金融机构收缴养老保险费材料
1.2.1城乡居民社会养老保险个人缴费汇总表
1.2.2缴费花名册或者缴费明细表（可保存电子版）
1.2.3其他相关材料
2.补缴材料〔100年〕
2.1补缴城乡居民社会养老保险费申请表
2.2城乡居民社会养老保险补缴汇总表
2.3其他相关材料
3.集体补助或资助材料〔100年〕
3.1城乡居民社会养老保险资助明细表
3.2城乡居民社会养老保险资助汇总表
3.3其他相关材料
4.财政补贴材料〔100年〕
4.1XX县（市、区）XX年度农村和城镇居民社会养老保险中央及省级财政补助资金申请表
4.2城乡居民社会养老保险地方财政补贴汇总表
4.3城乡居民社会养老保险财政补贴明细表
4.5其他相关材料
5.基金征缴年度汇总材料〔永久〕
5.1城乡居民社会养老保险基金征缴年度汇总表
5.2其他相关材料
6.收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
三、待遇类
待遇领取人员在办理待遇领取手续，以及经办机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料：
1.待遇核定材料〔50年〕
1.1城乡居民社会养老保险待遇核定表
1.2居民身份证、户口本复印件
1.3其他相关材料
2.待遇支付材料〔50年〕
2.1城乡居民社会养老保险基金支付审批表
2.2城乡居民社会养老保险待遇发放信息确认表
2.3提供给金融机构的支付明细清单（可保存电子档）
2.4金融机构反馈的支付回执（可保存电子档）
2.5其他相关材料
3.待遇领取资格认证材料〔50年〕
3.1城乡居民社会养老保险待遇领取资格认证材料
3.2其他相关材料
4.待遇停止支付材料〔50年〕
4.1资格认证汇总表
4.2法院判决书复印件、或政法部门出具的有关当事人被判刑或劳动教养的文书、告示等复印件、或待遇领取人员失踪相关证明、或享受城镇职工养老保险待遇证明
4.3其他相关材料
5.待遇恢复支付材料〔50年〕
5.1待遇资格认证的相关凭证
5.2服刑期满释放或解除劳动教养的文书复印件
5.3法院宣告失踪找回的文书或告示
5.4确认待遇领取人员生存的相关证明
5.5其他相关材料
6.待遇调整材料〔50年〕
6.1国家或地方政府基础养老金政策文件
6.2待遇标准重新核定申请材料
6.3城乡居民社会养老保险待遇核定表
6.4待遇领取答复书面说明
6.5其他相关材料
7.关系终止材料〔50年〕
7.1出国（境）定居的保险关系终止材料
7.1.1城乡居民社会养老保险注销登记表
7.1.2城乡居民社会养老保险个人账户金额结算单
7.1.3公安部门出具的出国（境）定居证明或户口本注销证明。
7.1.4参保人的身份证复印件
7.1.5代办人员的身份证复印件
7.1.6其他相关材料
7.2死亡的保险关系终止材料
7.2.1城乡居民社会养老保险注销登记表
7.2.2城乡居民社会养老保险个人账户金额结算单
7.2.3指定受益人或法定继承人的有效身份证明
7.2.4有继承权的法律文书、公证文书复印件
7.2.5医院出具的死亡证明，或民政部门出具的火化证明（非火化区除外），或公安部门出具的户籍注销证明,或司法部门出具的宣告死亡证明（参保人失踪宣告死亡的）复印件
7.2.6其他相关材料
7.3跨统筹区转出保险关系终止材料
7.3.1转入地社保机构出具的同意接收函
7.3.2城乡居民社会养老保险个人账户金额结算单
7.3.3其他相关材料
8.基金支出/支付年度表〔永久〕
8.1城乡居民社会养老保险基金支出年度计划表
8.2其他基金支出/支付年度表
9.付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。
四、统计类
在进行业务统计分析时形成的各类表单等业务材料：
1.统计报表〔10年〕
1.1城乡居民养老保险基本情况月报表
1.2城乡居民养老保险基金月报表
1.3其他业务统计报表
2.数据和分析报告等资料〔30年〕
3.各类基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。
五、稽核类
机构监管形成的稽核、监察等资料：
1.稽核材料。
包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料〔30年〕
2.监察材料。
社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其它材料〔30年〕
3.内部控制材料。
包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕
4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕
附件2
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案分类方案
（档号编制）
一、分类原则和类目设置
城乡居民社会养老保险业务档案采用“年度—业务环节”分类方法。
按照分年度，分类别，分类别中的属类，分保管期限的顺序进行组卷。
依据业务档案内容及其形成特点，业务环节分为五大类别，类别及代码分别为：
1.管理类（GL）；2.征缴类（ZJ）；3.待遇类（DY）；4.统计类（TJ）；5.稽核类（JH）。
其包含的属类详细表单或材料参见《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》。
五大类别及其包含的属类情况如下：
（一）管理类（GL）：
1.参保登记类；2.信息变更类；3.关系转移接续类；4.社会保险卡（证、手册）管理类；5.服务协议管理类；6.其他类等。
（二）征缴类（ZJ）：
1.正常缴费类；2.补缴类；3.集体补助或资助类；4.财政补贴类；5.基金征缴年度汇总类等。
（三）待遇类（DY）：
1.待遇核定类；2.待遇支付类；3.待遇领取资格认证类；4.待遇停止支付类；5.待遇恢复支付类；6.待遇调整类；7.关系终止类；8.基金支出/支付年度表类等。
（四）统计类（TJ）：
1.统计报表类；2.数据和分析报告类等。
（五）稽核类（JH）：
1.稽核类；2.监察类；3.内部控制类；4.大案要案特殊案件的稽核类等。
二、档号编制
业务档案以“卷”为单位，确定档号。
业务档案档号由全宗号、年度、保管期限代码、类属代码（类别代码+属类代码）、案卷号组成。
全宗号：
填写所在地国家综合档案馆赋予的本单位全宗号。
年度：
档案形成的年度，用4位阿拉伯数字表示，如2013。
类属代码：
类别代码（GL、ZJ、DY、TJ、JH）+属类代码（1、2、3…）。
例如管理类参保登记属类代码为GL1，依此类推。
保管期限代码：
Y（永久）、H（100年）、C（50年）、Z（30年）、D（10年）。
案卷号：
同一年度、同一类别、同一属类、同一保管期限下统一编排案卷流水号，从1开始逐卷编制，应不重、不空、不漏。
例如管理类参保登记属类案卷有10卷，从1开始编至10；若参保类变更属类案卷有5卷，从1开始编至5。
不同年度、不同类别、不同属类、不同保管期限下，应分别编排案卷流水号。
档号格式：
全宗号-年度-类别代码+属类代码-保管期限代码-案卷号
如2013年形成的保管期限为100年的管理类参保登记属类第1卷，档号标示为：
XX-2013-GL1-H-1
案卷号
保管期限代码
管理类+参保登记属类
年度
全宗号
附件3
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案整理流程
档案整理流程包括收集、鉴定、分类、组卷、移交、案卷归档。
具体流程如下：
一、收集
业务经办人员以“办结完毕业务”的时间顺序收集、积累、整理其在业务经办工作中形成的应归档保存的文件材料，并对文件材料的真实、完整、准确、系统负责，编制《档案材料收集目录》（参见《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案参考样式》，以下简称《参考样式》）。
归档文件材料收集要求：
1.在材料收集时要做到文件材料齐全完整、签章手续完备，文件载体优良、字迹清晰；需要保存的复印件，应与原件核对无误。
2.归档文件材料用纸规格以A4纸幅面为标准。
小于B5纸幅面的需要托裱的应托裱在A4纸上（托裱时应在左侧留出装订边），大于A4纸的应折叠，参见《参考样式》。
3.使用易褪变材料书写或字迹不清或热敏传真纸等不能长期保存的归档文件材料应复制，复印件与原件一并归档保存。
二、鉴定
业务经办人员应根据《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限表》，对收集材料进行归档与否、确定保管期限等进行鉴定甄别。
即一是明确收集的材料是否需要归档，二是对归档材料确定相应的保管期限。
三、分类
业务经办人员根据《安徽省城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限》和《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案分类方案（档号编制）》对收集的归档材料进行准确分类，区分类别、属类、保管期限和乡镇、村。
同一年度、同一类别、同一属类、同一保管期限的归档文件材料，以“件”为单位，按时间顺序依次排列存放。
“件”为一笔业务中形成的归档文件材料。
四、组卷
业务经办人员可在兼职档案员的协助下，对已经分类的归档文件材料进行组卷并编制页码、卷内目录、卷内备考表。
同时去除归档文件中的金属物、装订绳等。
然后以案卷为单位趸齐并用长尾夹夹起，依次放在临时柜架中。
（一）组卷方法
在准确认定所属类别、属类和保管期限的基础上，对同一年度、同一保管期限、同一类别、同一属类的归档文件材料进行组卷。
形成的案卷应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系。
每卷文件材料总页数以不超过200页或厚度不超过25mm为宜。
1.管理类、征缴类、待遇类在各自类别、属类、保管期限下再分乡镇（街道）、村（居）委会、个人，最后按办理时间或业务文件材料形成的先后排列组卷。
凡专为个人设计的表单必须单列，不得与其他表单混合组卷，个人表单与该表单关联性证明材料不要分离，要注意主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的顺序排列整合。
如果一笔业务办理多人时，应按明细表或汇总表中所列人名的顺序依次排列表单和附件。
如：
参保登记的汇总表单、个人表单与相关证明等，以个人为单位先合并在一起组成一份材料，区分乡镇、村后，按参保办理时间先后排序组卷，将汇总表单放在该参保材料最上面。
对于其中数量较大的管理类基础业务档案（如参保登记材料），在暂不能向同级国家综合档案馆移交前，经省级业务主管部门同意后，可由县级经办机构制定管理方案并对业务档案统一编号，委托乡镇（街道）办理具体的收集、组卷、归档工作，整理完成后可暂时存放在符合档案保管条件的乡镇（街道），并录入全引目录，由县级经办机构统一管理。
待同级国家综合档案馆具备接受条件时应及时移交。
2.统计类按业务文件形成时间先后排列组卷。
3.稽核类同属类中的材料一般按形成时间先后排序。
但如果是专项稽核问题的按结论性材料、证明性材料、立项性材料先后顺序组在一起。
4.不同年度、不同类别、不同属类、不同保管期限业务档案，不得混合组成案卷。
（二）页码及卷内文件目录、备考表编制
1.编制页码
卷内有书写内容的页面均应从阿拉伯数字1开始按卷内文件材料排列顺序编制页码，没有内容的页面不用编制页码，正面的在右上角、反面的在左上角。
2.填写卷内文件目录。
每卷业务档案都应编制卷内文件目录（参见《参考样式》），卷内文件目录内容及填写要求如下：
序号：
或称件号，是卷内文件材料的排列顺序编号，用阿拉伯数字从1开始依次标注。
责任者：
该业务环节（流程）最终审批者（签章主体）。
题名：
文件标题，能够描述材料的事由（个性化特征），便于检索。
例如：
个人表单管理类应包括乡镇（街道）、村（居）委会、参保人姓名、身份证号码、材料名称等，如**乡**村李**（身份证号）****年城乡居保参保登记表及附件材料。
日期：
即文件的落款日期。
使用阿拉伯数字标注年、月、日。
如：
2010年2月9日应标注为20100209。
应以县级经办机构审核或复核的日期为准。
页号：
填写卷内每份文件的起页码，卷内最后一份文件应填写起止页码，如50/55。
备注：
注释需要说明的情况。
卷内文件目录用A4纸打印后置于卷首与卷内档案合并装订。
3.填写卷内备考表
卷内备考表（参见《参考样式》）内容及填写要求如下：
本卷情况说明：
主要填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁、特殊事项等情况。
若无问题可不填写。
立卷人：
由责任立卷人（业务经办人员）亲笔题名。
检查人：
由案卷质量审核者（文件材料形成部门负责人）亲笔题名。
立卷时间：
为立卷完成的时间，包括年月日，由立卷者填写。
卷内备考表用A4纸打印，置于卷尾与业务档案合并装订。
五、案卷移交
经办机构所属各部门在业务经办过程中形成的已办结完毕的应归档的文件材料，经规范整理后，可按月、季度或半年向档案管理部门办理移交。
（一）部门内部归档文件材料移交。
业务经办人员定期将经审核已符合要求的归档文件材料移交给所在部门兼职档案管理员。
移交时，兼职档案员应逐件进行清点，办理交接手续。
（二）各部门兼职档案员定期（按月、季、半年）将整理成卷的归档文件材料向本单位档案管理部门移交。
移交时兼职档案员应编制《业务档案移交清册》（参见《参考样式》），交接双方各留一份。
档案管理部门应设专人接收。
接收时应对照移交清册，逐卷审核验收。
具体审核以下内容：
1.核对案卷数量、卷内文件的件数及页数；
2.案卷内文件材料是否齐全、完整；
3.卷内文件材料的分类、排列、页号、卷内目录、卷内备考表等是否符合规定要求。
（三）经审核，如发现案卷质量不符合要求或清册与实物不符的，接收者有权拒绝接收，提出整改意见并退回业务经办部门，并要求其在规定时间内重新整改后移交。
六、案卷归档
档案管理部门对接收的案卷进一步规范化整理。
整理内容包括:
分类、案卷排列、案卷编号、确定档号、编制案卷封面、案卷装订、案卷装盒、填写档案盒的封面和脊背、编制案卷目录和全引目录、上架。
（一）案卷再分类、排列、编号和确定档号
专职档案管理员将各科室移交的案卷按照类别进行分类。
以“卷”为单位，将同一年度、同一类别、同一保管期限的案卷按属类次序，流水排列，并进行编号。
案卷编号和档号编写参见《安徽省城乡居民社会养老保险分类方案（档号编制）》编制和确定。
（二）填写案卷封面
案卷封面（参见《参考样式》）内容及填写要求如下：
全宗名称：
立档单位名称，如XX县（市、区）城乡居民社会养老保险管理中心。
类别名称：
管理类、征缴类、待遇类、统计类、稽核类。
案卷题名：
1.管理类、征缴类、待遇类题名格式
需要区分乡镇（街道）、村（居）委会的表单材料，按照年度＋某乡某村＋材料名称。
例：
2010年某乡某村待遇核定表。
不需要区分乡镇、村的，按年度+某县+材料名称。
例：
2010年某县服务协议材料。
2.统计类题名格式
年度＋制表单位＋X统计报表。
例：
2012年某县居保中心城乡居民养老保险基金月报表。
3.稽核类题名格式
年度+本单位名称+属类。
起止年月：
卷内文件材料的起止年月。
本卷共件页数：
本卷内文件材料的总件数、页数（不包括案卷封面、卷内目录和卷内备考表）。
目录号：
填写本经办机构的代码。
档号、案卷号、全宗号、保管期限参见《安徽省城乡居民养老保险业务档案分类方案（档号编制）》中的方法填写。
（三）案卷装订
卷内业务材料一般采用三孔一线方法，在左侧装订。
装订应结实整齐，不压字、不丢页、不损坏文件、不影响阅读，绳结打在案卷背面。
（四）案卷装盒
根据档案盒和案卷的厚度，一盒可装入一卷或多卷。
同一年度、同一保管期限、同一类别、同一属类的案卷，可装入一盒。
不同年度、不同保管期限、不同类别、不同属类的案卷，应分别装盒，不能混装。
（五）档案盒封面的填写
档案盒封面（参见《参考样式》）包含全宗名称、类别名称、案卷题名、年月、起止档号、盒号、卷数、案卷起止号。
案卷题名：
参见案卷封面写法，但如果盒内不止一卷，则应写上所有案卷的题名。
盒号：
同一年度、同一保管期限、同一类别、同一属类下，顺序排列档案盒号，盒号从1开始编至流水号，盒号应不重、不空、不漏。
案卷起止号：
一盒装入一卷时，填写该盒内档案的卷号；一盒装入多卷时，填写起止卷号，如：
某某类共5卷装入1盒时，填写“1-5”。
卷数：
本档案盒装的案卷数量。
用阿拉伯数字表示。
全宗名称、类别名称、年月、档号参见案卷封面写法。
（六）档案盒脊背的填写
档案盒脊背（参见《参考样式》）内容包括：
全宗号、年度、类属代码、保管期限、乡村代码、卷号、盒号。
全宗号、年度、类属代码、保管期限参见《安徽省城乡居民养老保险业务档案分类方案（档号编制）》中的档号编制办法。
卷号、盒号参见档案盒封面中的写法。
乡村代码：
自行编码，可参见《安徽省城乡居民社会养老保险管理信息系统》中乡镇、村的编号。
（七）编制案卷目录和全引目录
案卷目录即案卷名册。
案卷目录（参见《参考样式》）包括档号、案卷题名、卷内文件起止日期、件数、页数、盒号、备注等。
案卷目录中的各项根据案卷封面和档案盒封面的填写方法进行填写。
案卷目录中按照先类别顺序，后保管期限顺序，再案卷号顺序先后排序，不同类别、不同保管期限的应独立制成一页或若干页。
案卷目录要装订成册。
全引目录（参见《参考样式》）是将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
只需要在计算机上编制，以方便检索，不需要打印出来。
（八）档案上架
业务档案装盒后，即可送入档案库房依次排列上架。
按照类别顺序摆放，各不同类别案卷中先按永久、100年、50年、30年、10年保管期限顺序、后按案卷流水号排序列柜。
不同年度的档案原则上不得同柜。
档案入柜后，还应对各柜编制柜号，以方便查阅。
七、注意事项
（一）认真研读，掌握方法后操作。
（二）注意业务档案与文书档案的区别，之间存在交叉关系的（如统计类、稽核类）档案按业务档案归档。
附件4
安徽省城乡居民社会养老保险业务档案参考样式
1.档案资料收集目录（参考样式）
2.残破文件托裱（参考样式）
3.卷内文件目录（参考样式）
4.卷内备考表（参考样式）
5.档案移交清单（参考样式）
6.案卷封面（参考样式）
7.档案盒封面（参考样式）
8.档案盒脊背（参考样式）
9.业务档案案卷目录（参考样式）
10.全引目录（参考样式）
11.业务档案利用登记单（参考样式）
12.业务档案销毁清单（参考样式）
1.档案资料收集目录（参考样式）
档案资料收集目录
年月
序号
资料名称
页数
经办人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
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14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
说明：
此表系经办过程中形成的业务资料、过录表，由业务人员填报。
2.残破文件托裱（参考样式）
001（页码）
2cm
2cm
粘贴物
要求：
1.右边、下边对齐后粘贴、托裱。
2.双面都有内容时，只粘贴左面。
3.粘合剂为淀粉浆糊。
A4规格纸
3.卷内文件目录（参考样式）
卷内文件目录
档号：
序号
责任者
题名
日期
页号
备注
4.卷内备考表（参考样式）
卷内备考表
本卷情况说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
5.档案移交清册（参考样式）
档案移交清册
移交部门：
年月—年月
序号
档案类别
保管期限
案卷题名
件数
页数
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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15
16
17
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20
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23
24
25
业务部门
兼职档案员
档
升级会员 