东鹏家居合同管理规定.docx
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东鹏家居合同管理规定
第一章总则
第一条为规范公司对外经济活动，防范和控制公司经营及资金风险，提高公司的经济效益，健全合同管理，根据《合同法》及其他有关法律法规，结合公司管理实际，参照广东东鹏控股股份有限公司《合同管理规定》，特制定本规定。
第二条原则
（一）权责一致；
（二）按约履行，诚信立业；
（三）部门管理，经办首问,主管负责，审批连带；
（四）公司利益最大化，公平守法。
第三条本规定的合同是指广东东鹏家居有限公司各部门及下属子公司、企业对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议、确认书、订货单及上述文件的附件及补充文件等，包括但不限于采购、承包、转包、物流、仓储、咨询、培训、中介服务、资产转让变更、知识产权授权许可、借贷、租赁、广告宣传、投资兼并收购等，本规定中的合同不包括劳动合同。
第四条本规定适用于以广东东鹏家居有限公司名义签署的合同以及其它分公司/关联公司总金额在一万元以上的合同或虽以子公司/关联公司名义签署，但由公司总部部门经办（例如采购合约部等）的合同。
各分支机构关联公司可参照本规定，完善合同管理。
第二章合同管理主体
第一条凡公司金额为一万元以上的对外经济往来，都必须签订合同（合同包括非正式合同格式但具备相当条款的销售单等）。
第二条合同管理包括合同资信调查及比价、合同签订、合同履行、合同评估及合同审计或审查。
第三条合同管理的主体包括：
业务部门、设计部门、市场部门、采购部门、行政部门、审核部门、审核审批领导、执行部门、监督部门以及合同保管部门。
（一）业务部门、设计部门、市场部门、采购部门、行政部门都可以成为合同经办部门，承担合同的立项或发起工作，负责立项草拟及报批工作，对合同对方的资信调查比价、办理合同审批手续以及签订合同，及除合同审核及审查之外的其它所有工作。
合同规定的经办人一栏由经办部门负责该合同的员工签字，无具体经办人的，部门负责人视为经办人。
（二）审核部门：
指对合同审核负有专业审核责任的部门，包括法务部、审计稽察部、财务部以及负有用印审核责任的印章管理部门（一般是行政部）。
1、法务部是专业的法律审核部门，负责对本规定范围内的合同进行法律审核，法务部法律审核是前置审核，应在领导审批之前。
2、审计稽察部是专业的稽察部门，负责对合同进行稽察审核，除公司的规章制度或流程有明确规定之外，审计稽察部一般采取事后审核或抽检的方式进行稽察。
3、财务部负责对合同的付款条件、支付方式、期限或收款条件、收款方式、期限等与财务制度管理有关的事项进行审核，主要是事后审核。
4、印章管理部门在审批领导签名之后，核对合同是否合乎本规定后用印。
（三）审核审批领导：
包括审核领导及审批领导，合同由经办人发起，部门负责人签字确认，按逐级审批原则，部门负责人以上到审批领导以下的审核人均视为审核领导，审核领导有权审核所有前置意见，为审批领导批准提供参考。
工程承包合同中既有业务部的审批领导又有立项部门的审核领导时，按照先业务部门后立项部门的原则审核签名。
采购合同中既有采购部的审核领导又有立项部门的审核领导时，按照先采购部门后立项部门的原则审核签字。
审批领导是对合同有最终审批权的公司领导，其审批意见直接决定合同的内容是否修改、是否签订。
审批权限按公司《经营管理权限表》等文件确定。
审批领导有权审批前置所有审核意见（包括审计、法律意见），并在合同上签名，对合同审批负责。
（四）执行部门：
执行部门是合同履行的主体部门，通常与经办部门是同一部门，负责合同条款的履行（包括但不限于付款/催款、验收、监督等）。
（五）监督部门：
监督部门是指财务部门、审计部门（在一定意义上还包括公司外聘的第三方审计），财务部门负有审查责任，对是否达到合同付款条件进行审查，并依申请付款。
审计部门有权对合同管理中的任何环节进行全面监督。
（六）合同保管部门：
合同保管部门包括财务部门和行政部门，均须保有合同原件，除合同原件外，财务部门对与合同有关的相关单据（提/送货单、发票/收据、银行单据等）负有保管义务；行政部门对保存合同复印件、合同往来的函件邮件及相关资信资料负有责任。
第三章合同管理流程
第一条合同管理按照以下流程：
合同资信调查及比价（经办部门）→专业审核（审核部门）→审核审批（审核审批领导）→合同签订（经办人及审批领导）→合同履行（经办执行部门）→合同评估（相关部门）→合同保管（合同保管部门）。
（具体见附件一：
《合同管理流程图》及附件二：
《合同审核表》。
）
第二条合同资信调查及比价
（一）洽谈合同前，经办人员应对对方的资信情况进行调查或审查，包括：
1、对方的主体资格等合法性资料，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等，以及在工程项目及其它对资质有要求的项目中的相关资质；
2、审核对方当事人指派经办人员的代理权限、委托权限（应有对方法定代表人签名的授权委托书）；
3、调查对方当事人的业务状况及行业信用：
包括审查主要业务状况、信用状况、以往承接的相同或类似项目、荣誉或处罚等。
4、工程项目承包合同的，还须调查对方是否有法定资格专业施工人员、是否有相关的技术装备，是否有相应的装修资质等。
（二）新签合同资信调查禁止项
1、五万元以下的小额合同，允许跟个体工商户签订，其它合同，原则上禁止与个体工商户签；
2、工程合同或装修合同中，均要求具备相应建筑或装修资质，原则上禁止与无资质供应商签订合同；
3、原则上禁止与对方签订在对方注册资本金10倍以上金额的合同；
4、与小规模纳税人合作，应以降低合同金额为目标，原则上禁止各类“以提供增值税发票供抵扣”名义等代开发票、代签合同等非法操作（具体按财务要求执行）。
5、比价议价（竞价）
经办部门应利用各种渠道搜集与合同相关的对方信息及行业信息，实现公司利益最大化。
各类采购或工程承包合同原则上禁止只有一家供应商，并逐步进行规范的招投标管理。
单项合同总价大于300万的，需求中心副总经理或以上级别领导应参与比价议价环节。
第三条专业审核/会审
（一）法务部审核合同的法律条款，不审核合同中的技术条款及价格条款（涉及税务的除外），具体包括：
1、主体资格的合法性及合规性；
2、合同内容的完备性（一般须具备对方名称住所、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、保密条款、违约条款、争议解决条款等）；
3、合同内容的合法性。
（二）法务部的审核为前置性审核，未经法务部审核，原则上禁止直接提交至审批领导审批。
（三）审计稽察部有权审查除法律条款之外的其它所有条款，一般以事后稽察为主（除公司制度有明确规定外），可审查合同的合规性和合理性。
（四）上述两部门的合同审核（事前稽察）期限为：
普通合同两个工作日，重大疑难合同七个工作日，延长审核期限应征得经办部门认可（退回经办部门不视为延长审核期限）。
（五）审核注意项：
1、法务部起草的标准合同/格式合同，经征求意见并通过OA或其他途径公示后，具备公司制度效力，任何人不得擅自更改（更改须经副总经理级以上领导审批）；
2、审核部门对有过失的审核承担专业责任，在公司遭受损失时与经办人员连带受罚。
第四条合同审核审批及签订、用印
（一）合同审批由经办人办理，部门负责人确认并提出明确意见后，以《合同审核表》的方式，逐级审核，最终由有权限的领导审批（经办部门无明确意见的，审核审批领导可直接退回），经办人应将完整合同提交审核，原则上禁止留空格。
（二）权限领导依照合同管理原则，有权对合同所有条款进行审批（包括法务部、稽察部等部门审核的条款，标准合同条款按本规定执行），具有最终决定权，并承担相应责任，审批意见必须明确，不得模棱两可，不得在前面有不同意见时只写“同意”或者只签名字/盖私章等。
（三）经办人与权限领导须在合同上签字，经办人以上权限领导以下的审核领导无权在合同上签字，只在审核意见上签字，审核领导不签字均视为同意经办人或权限领导的意见，对合同管理承担连带责任（有书面反对意见的除外）。
（四）按照公司规定必须签订从合同的（如建筑施工装修项目必须签订《外单位施工安全、管理责任合同》），则主合同和从合同在审批后必须同时交至印章管理部门审核，缺一则不得用印。
（五）印章管理部门审核范围包括公司主体（按规定应当签约的公司）、合同完整性（有无空白、附件是否完整、有无从合同）、合同权限、合同日期、合同文本数量以及最终合同内容是否按审批意见等，上述内容无误后方可用章（合同在一页以上的必须盖骑缝章）。
合同必须同时具备经办人及审批领导两个签名（除非审批领导是经办人），否则印章管理部门不得盖章。
1、对外签订合同应尽可能使用合同专用章。
2、经办人负有确保盖章合同文本与审批通过的文本完全一致的责任，印章的用印位置应压在签字人姓名或落款日期上。
3、盖章合同文本一般先交由合同对方签字盖章后，再提交我方盖章，自我方先盖章的合同文本返还合同承办人员之日起二十个工作日，经办人应将我方留存的盖有双方印章的合同文本返还合同保管部门归档。
4、如合同经办人员未能及时返还我方先盖章合同文本超过一个月的应作说明，否则合同保管部门有权收回文本并作废处理。
经办部门如需继续履行上述合同的应重新发起合同审签流程。
第五条合同履行
（一）执行部门（经办部门）负责合同的履行，按照合同的要求全面履行合同权利义务，同时负责督促对方履行合同义务。
（二）在合同履行过程中，执行部门做好合同履行过程中的记录及各项单据的保存，同时保存好相关往来邮寄资料（包括电子资料、订单等由执行部门保存；有关往来款的单据及收发货单据原件须由财务部门保存）。
（三）执行部门按照合同的进度办理付款、催款、收发货手续、施工，若对方不履行在先义务（例如付款、发货、施工等），则我方不应再履行后续义务。
同一时间段的装修订单，项目部门应按照付款比例安排施工（按全款客户优先，定金客户次之，授信客户最后的顺序）。
（四）验收：
合同应对验收标准做详细规定（国标或地方标准或双方协商），在确定采购产品或施工工程验收地点、时间、双方验收人员的同时，由业务部门门、设计部门发起的施工工程承包合同，由项目部进行验收；由市场部门、采购部门、行政部门发起的合同，由市场部门、采购部门、行政部负责验收。
其中设备验收应在设备正常使用一段时间后进行，施工工程合同应该在工程投入使用一年后进行验收，验收必须留下有双方签名的验收记录。
验收之后，方可办理支付余款手续。
（六）债权债务的定期确认（对账）：
1、年度合同、框架合同履行中，经办人员及财务部门应定期对帐（至少半年一次），确认双方债权债务，除非合同明确约定传真号码及邮箱等有效通讯方式，否则对账应以书面形式，并要求对方盖章。
2、在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
第六条合同争议及风险防范
（一）质量数量争议
货物在验收时发现质量数量问题的，应根据情况及时向对方要求更换货物、退货或者退款等措施；如发现是物流原因造成的，应该向物流公司要求承担赔偿责任，并向上级直属领导请示后，及时重新购买相应的产品，保证施工现场的物料充足。
（二）施工质量问题争议
工程承包合同中，在执行期间，应该指定监理进行监工，记录每日工程进度，发现施工质量问题的，要及时与施工方沟通解决，并报告项目部门经理。
根据实际情况，如果是施工方造成的，要施工方及时改正。
如果是我方造成的，要查清原因，有相应责任人的，还要向责任人问责。
（二）合同款争议、变更及解除
合同双方因合同付款情况产生争议的，涉及我方付款问题的，应先安抚对方情绪，及时查清情况，情况属实的，要尽快办理请款手续敦促财务部尽快付清款项；情况不属实的，要与对方再一次沟通，阐明情况。
涉及对方付款问题的，应及时督促，同时做好对方资信情况调查，防范风险。
在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，达成补充协议或解除合同协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。
公司收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在约定的期限内作出书面答复。
存在下列情形之一的，公司可以协商或直接单方解除合同：
1、因不可抗力或对困难预计不足致使不能实现合同目的；
2、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
3、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
4、对方公司有重大变更或其他情形导致履行合同困难。
解除合同应签订结算协议，变更合同应签订补充协议，原则上禁止新签协议，变更或解除合同仍应走原审批流程。
各类工程装修合同，增补工程或遗漏工程以及现场签证不得超过工程总额的20%，且必须由子公司（包括基地或控股公司等）总经理以上级别领导审批，超过20%的各类工程，须要事先提交原权限审批领导的上一级领导审批，超过30%的工程，可追究经办部门或设计部门的责任。
（三）争议临时措施
争议发生时的临时措施：
在合同双方对履行有争议时，经办部门应及时告知财务部或直接要求财务部门停止付款，工程施工合同中执行部门应当通知施工部门暂停施工，临时措施的采取应经权限领导审批（紧急情况下可电话审批，须后补书面审批）。
第七条经济合同纠份的处理
（一）合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
（二）合同纠纷由签约部门或下属子公司负责处理。
涉及内部几个部门下属子公司的，可以协商或由公司确定一个部门或下属子公司为主负责。
签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。
（三）处理合同纠纷的原则是：
1.坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
2.以双方协商解决为基本办法。
纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
3.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
（四）各企业在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第八条合同评估
（一）合同金额在200万元以上的，在合同履行期满后仍需续签的非销售类合同，则须进行合同评估，200万元以下的合同，经办部门可自行决定是否评估。
（二）合同评估由经办部门、财务部门、审计稽察部、法务部、执行部门（若与经办部门非同一部门）等两个或多个部门联合进行评估。
对持续亏损的工程承包合同，财务或审计部门可提出进行评估。
（三）合同评估以事实和数据为基础，客观评价供应商或合作商。
合同评估应从价格（利润）、质量与服务（合同履行）、争议处理、信用等四个方面进行评价，分为优良、合格、不合格、淘汰四个等级，若供应商和合作商被评为不合格，则根据经办部门意见决定是否进行合作，若被评为淘汰，则无须考虑经办部门意见，直接淘汰供应商或合作商。
（四）合同评估中各部门所提的意见，应写入新的合同。
第九条合同保管及销毁
（一）合同实行双原件保管原则，财务部门、行政部各保管一份。
除合同原件外，财务部门还负责保管与合同相关对账单及相关的所有财务单据，由经办部门提供材料并填写合同基础信息表。
供应商合作商的合法性资料、投标书、订单、双方往来传真、邮件、合同复印件、验收记录、有关物流的单据资料等均由经办部门保存。
项目施工合同中，双方的往来传真、联络函由行政部保存原件，经办部门保存复印件。
在合同履行完毕无争议后，由行政部将相关文件归档，构成一个完整的合同档案。
（二）合同原件借用与合同复印：
合同原件保管部门应设立专门的合同保管员，负责合同原件的保管及借出管理，合同经办部门负责合同复印管理。
合同的借用和复印均应做好登记手续，与合同（所借用的合同）管理有关的人员借用或复印合同只需登记无须审批，非合同相关人员因工需要借用或复印，应经经办部门负责人及合同保管部门负责人批准方可借用或复印。
审计稽察部门负责人及法务部负责人因办案需要借阅复印相关合同时，只需登记无须经审批手续。
原则上禁止外单位人员复印、借走本公司合同原件。
（三）合同作废：
对于我方盖章的合同，经办部门若要求作废，必须提供有部门负责人签名的书面报告说明作废的原因，同时应向对方收回所有已盖章的合同文本交合同保管部门处理。
合同保管部门审核确认后，应于合同台账内注明该合同已作废，并对回收的合同文本做销毁。
（四）合同销毁及历史档案：
合同在保管一定期限后（除有历史保留价值的合同外），均须进行销毁。
合同销毁由档案管理部门或财务部门发起，具体如下：
1、销毁时间：
合同履行完毕五年后；
2、销毁前提：
无争议，无法律风险；
3、确认销毁部门：
经办部门、财务部门、审计稽察部门、法务部、档案管理部门；
具备历史价值的合同（如经销合同、设立下属子公司合同、资产购销合同、品牌设计及创意合同等），应做永久保留，但可销毁部分单据等（经销合同应保留一个月的财务票据单据）。
第四章奖惩细则
第一条奖励
公司对以下行为予以奖励或表彰：
（一）合同管理人员或者其他人员在本部门职责之外，发现合同管理问题，及时提醒责任部门或人员或及时阻止，有效防范合同风险的；
（二）经办执行人员或其他人员在合同履行过程中，发现合同内容有重大纰漏，可能造成公司重大损失，及时弥补，积极补救，有效防范合同风险的；
（三）具体奖励标准可参照《员工手册》执行。
第二条惩处
（一）员工若有以下行为，但未造成公司直接损失或提前被发现阻止的，公司对责任人员处警告处分：
1、应当签订书面合同而未签订书面合同；
2、授权批准或超越职权签订合同，只签字不标注审批意见，造成执行困扰；
3、未经权限领导批准或未按本规定盖章或付款的；
4、应当签订从合同（如安全责任合同）而未签订的；
5、资信调查有疏漏，遗漏重要内容的（如证照资质的有效性等）；
6、合同保管缺失，遗漏、遗失相关合同及附件的；
7、未在合同空白栏签字或标注斜线,签名同时未签订日期的，未经权限领导批准在空白合同上盖章的；
8、未按照审核审批意见修改提供合同版本或盖章的；
9、无正当理由故意拖延合同审核期限，时间超过两周的；
10、无正当理由不按照合同条款履行，尚未造成损失的；
11、无验收记录，无收发货资料，但事后弥补成功的；
12、以将大项目分拆为小项目，大合同分拆为小合同等形式规避审批权限的；
13、其它违反或不执行本规定的行为，导致合同风险，但尚未造成损失的。
（二）员工有本条第
（一）款等行为，造成公司损失在5000元以下的，按《员工手册》相对应的奖惩条款予以处分。
（三）员工有以下行为的，公司有权单方解除劳动合同，并同时追索经济损失：
1、在资信调查中审查不严，故意隐瞒供应商不良信息；
2、与他人恶意串通，签订对公司不利的合同；
3、与有亲属关系的合作商供应商签订合同，不向公司说明，损害公司利益的；
4、在供应商合作商以自己或亲戚名义“入股”、“入职”、“挂名”、“投资”等形式谋取个人或部门利益的；
5、与供应商合作商串通，伪造、变造各种合同附件、补充协议、单据资料，帮助供应商逃避公司监督或谋取个人利益的；
6、与供应商或合作商串通，以虚构或夸大合同内容或现场签证等手段，让公司蒙受损失的；
7、在与供应商追款或发生争议过程中遗失重要证据、资料、文件或不及时进行催款，故意或过失贻误时机的，或在争端中泄露公司内部信息造成公司损失；
8、验收时把关不严，有严重过失或故意“放水”，造成公司损失的；
9、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机，造成公司损失的；
10、非因公司需要，出于个人泄愤等原因，不按约履行合同条款，或故意刁难供应商合作商或向供应商合作商索贿的；
11、以各种形式索取、收受供应商合作商各种类型贿赂超过1000元（价值）的，或收受供应商礼品钱物、请托在1000元以下不向权限领导汇报的；
12、有本条第
（一）款等行为，造成公司损失在5000元以上的；在应收账款催收中，被界定为坏账无法催收，经办人员或合同管理相关人员负有个人责任的；
13、不报告应收账款情况，拒不向其它部门移交应收账款资料的；
14、其它按照《员工手册》，公司有权单方解除劳动合同的行为。
（四）员工在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，依法移交司法机关处理。
第五章附则
第一条本规定自2015年1月1日起试行，试行截至2015年4月1日，2015年1月1日后签订的合同，均按本规定执行，试行期满，若无重大问题，本规定正式施行。
第二条试行期间，2015年1月1日前签订的合同，按以下方式进行处理：
（一）已签订尚未履行或尚未完全履行的，按照本规定执行合同；
（二）已履行完毕但双方在收付款上有争议的，按照本规定执行，但对历史遗留的合同材料不全问题或由于员工在2015年1月1日前的行为导致的损失暂不作处理；
（三）有关应收账款的问题，按其它规章制度执行。
第三条本规定中有“原则上禁止”表述的条款，若经办部门在实际操作中确因各方面原因须突破“原则”的，则须经有权限领导的上一级领导（该领导必须是公司总经理以上，若未达到则须提交至总监审批）事先审批，方可作为例外，不作处罚。
第四条公司其它规定若与本规定有冲突，以本规定为准。
本规定由总经办同时在“OA”办公系统进行公示。
第五条本规定解释、修订权归公司行政部，公司法务部有权对各部门及其分支机构执行本规定进行合规检查。
附件一：
《合同管理流程和审批流程表》；
附件二：
《合同审核表》
编制：
审核：
批准：
附件一：
广东东鹏家居有限公司
合同管理流程表
序号
流程内容
责任人
1
洽谈，起草或对对方提供合同进行初审
经办人
2
部门领导复审
部门经理/总监
3
集团法务部或公司法务专员审核
法务部
4
部门分管公司领导审核
分管副总经理
5
按合同标的，确认权限，
权限领导
6
合同执行
经办人
7
合同保管
行政部、财务部
8
合同销毁
行政部
合同审批流程表
序号
流程1
流程2
流程3
流程4
流程5
流程内容
洽谈，起草或对对方提供合同进行初审
部门领导复审
集团法务部或公司法务专员审核
公司财务分管领导审核
按合同涉及的金额，确认权限
责任人
经办人
部门经理/总监
法务部
财务总监
总经理
广东东鹏家居有限公司
合同审核表
经办部门
部门负责人
经办人
申请日期
年月日
合同名称
合同总金额
说明
法务审核
签名：
日期：
年月日
领导审核
签名：
日期：
年月日
领导审批
（按权限）
签名：
日期：
年月日
升级会员 