新员工培训公文写作和处理.pptx

新员工培训公文写作和处理.pptx

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统一采用微软雅黑字体。

封面标题：

32号以上一级标题：

24号，白色；二级标题：

20号，橙黄色（参数如下）,正文：

18号，黑色（淡色25%），强调文字颜色（红色）；,封面色卡：

正文色卡：

广东联通2015年应届毕业新员工入职培训,字体：

统一采用微软雅黑字体。

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正文色卡：

欢迎页,Welcome,热烈欢迎新同事加入广东联通,广东联通公文写作及处理,广东联通综合部梁锋,第一部分：

公文写作第二部分：

公文处理,目录,1,公文写作,2,公文：

是行政机关在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范样式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

广东联通公文：

在公务活动中形成的具有法定效力和规范样式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，传达或落实集团公司或上级主管单位的工作要求，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。

公文的广义概念,1,公文写作,2,公文的行政意义,具有法定的权威性和现行效用。

法定权威性是指公文在法定时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。

现行校用指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力具有依据和凭证功能。

公文质量和公文处理的规范化程度，是机关素质、工作作风、工作效率的重要标志。

公文处理的好坏，直接影响着公文的权威性、严肃性，甚至可能会给工作造成一定的影响。

1,公文写作,2,公文的特点,公务信息突出：

以反映和传达管理企业、联系政务的公务信息为内容。

政策依据鲜明：

必须是发文机关集体意志的体现，具体表现为领导机关及其负责人的意愿和要求。

制作权限法定：

有法定的作者（公文的法定作者公文的实际制作者），特定的读者。

行政效力显著：

有法定的权威和行政约束力。

行文办理严格：

有严格的拟稿、核稿、审批、办理程序。

格式要求规范：

格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。

公文的拟写准备,要达到什么效果是否有发文的必要：

口头、电话、短信、邮件、部门便函采取什么形式：

公司文、公司函、部门函、工作简报采取什么文种：

通知、通报、请示、报告、批复要给哪个部门：

主送单位、抄送单位公文结构公文内容,1,公文写作,2,公文的拟写准备,1,公文写作,2,紧急程度：

指公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，公文应当分别标注“特急”“加急”或“一般”。

关于急件的收文办理时限如下：

特急件：

应即收即办，要求办理部门1个工作日内办理完毕。

急件：

要求在3个工作日内办理完毕。

一般：

要求在10个工作日内办理完毕。

绝密公文，是指涉及国家核心秘密的内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

机密公文，是涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。

秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。

公文的拟写准备密级：

涉及国家秘密的公文应当按秘密等级标明“秘密”、“机密”、“绝密”；涉及企业秘密并发本系统单位的公文应按涉密重要程度分别标明“核心商秘”、“普通商秘”。

企业核心商秘及国家秘密的公文禁止在OA系统上流转。

1,公文写作,2,1,公文写作,2,公司公文的形式,公司文件：

主要用于部署公司层面的、涉及全局性的重要工作，以及印发规章制度等。

公司函：

向不相隶属的单位行文。

工作简报：

主要用于印发各部门（中心）专项工作情况通报、简报、公司领导讲话等。

工作签报：

各部门向公司领导请示事项、报告情况、提出意见或建议。

会议通知：

适用于公司综合性会议通知。

1,公文写作,2,部门公文的形式,部门函：

开展属于本部门职责范围内的工作；公司各部门在职权范围内与部门之间商请解决重要问题，通报重要情况等；对下一级分支机构的相关业务部门通报情况、商洽工作、答复问题等。

主要用于具体布置集团公司、省公司既定计划和任务，开展本部门（中心）职责范围内的工作。

部门便函：

主要用于省公司各部门（中心）之间，以及省公司各部门（中心）与市分公司联系事务性、日常性、时效性较强的工作。

不存档，不编号，没有字体和格式的具体要求，具有审批快捷、灵活等特点。

1,公文写作,2,公文的常用文种,决定：

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

通知：

适用于发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者执行的事项。

通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者通报情况。

报告：

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

请示：

适用于向上级单位请求指示、批准。

批复：

适用于答复下级单位的请示事项。

函：

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

公文格式-眉首-示例,1,公文写作,2,上行文眉首：

包含密级、紧急程度、红头、文号、签发人,下行文眉首：

包含红头、文号,公文格式-主体-示例,1,公文写作,2,主体包含标题、主送单位、正文内容、落款、拟稿时间、盖章。

公文格式-版记-示例,1,公文写作,2,版记：

包含抄送单位、印发时间、印发部门、拟稿人,适用于批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

主要功能是周知与执行，重点在于执行。

是最常用的公文。

文种：

通知,1,公文写作,2,会议通知指示性通知周知性通知印发性通知转发性通知,为了,经研究，定于月日（星期）召开会议，现将有关事项通知如下：

一、会议时间：

月日:

-:

。

二、会议地点：

（一）省公司会议室；

（二）各地市分公司电视会议室。

三、参会人员：

（一）省公司，；

（二）各市分公司，。

四、会议议程：

（一）；

（二）。

五、会议要求：

（一）。

（二）。

联系人及联系方式：

，1860203xxxx。

文种：

通知-会议通知,1,公文写作,2,文种：

通知-指示性通知,1,公文写作,2,关于（拟采取措施）的通知（主送单位）：

近期，（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。

（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。

根据（依据），为了（目的主旨），经研究，决定（拟采取措施），现就有关事项通知如下：

一、。

二、。

三、。

（通知的具体内容）（提出希望和要求）。

特此通知。

关于年节放假及做好安全生产等有关事项的通知（主送单位）：

根据（依据），现将年节放假及做好安全生产等有关事项通知如下：

一、节放假时间为年月日至月日，月日（节）为法定节假日，共放假天。

二、。

请各单位认真做好节期间的服务和安全生产工作，切实加强对安全生产工作的领导，。

三、（具体注意事项）。

四、请各市分公司将节领导值班表于年月日以电子邮件形式报省公司安全生产办公室。

联系人及联系方式：

。

文种：

通知-周知性通知,1,公文写作,2,文种：

通知-印发性通知,1,公文写作,2,关于印发规定的通知（主送单位）：

为了（目的），根据（依据），我们制定了规定，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

贯彻执行中有何问题，请及时反馈。

转发关于的通知（主送单位）：

为了（目的），现将（上级单位或有关业务主管部门）（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

（具体贯彻意见）。

文种：

通知-转发性通知,1,公文写作,2,文种：

请示,1,公文写作,2,基本规则事前请示一文一事一头请示不得抄送其下级机关一般不得越级请示不送个人,技巧事前最好有沟通，让上级了解和帮助陈述与请求相结合，因此陈述要清楚、准确请求要尊重、得当，不能用“应当如何”、“如果不这样，就会如何等”理由要充分先情况介绍，表明履行职责的状况，然后提出合乎逻辑的请求,请求批准的请示请求解决问题请示,文种：

请示-请求批准的请示,1,公文写作,2,（公司）关于（事由）的请示（主送单位）：

为了（目的），根据（依据），我单位拟（意图主旨）。

现将有关情况和我们的意见请示如下：

一、（基本情况）。

二、（请示事项的必要性和可行性及其意义）。

三、（具体方案和请示事项）。

妥否，请批示。

联系人及电话：

1,公文写作,2,文种：

请示-请求解决问题请示,（公司）关于请求协调解决问题的请示（主送单位）：

目前，我公司（遇到的问题或困难）。

为了（目的），根据（依据），现就（意图主旨）请示如下：

一、（问题的由来）。

二、（问题的不利影响）。

三、（解决问题的积极意义）。

四、（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。

妥否，请批示。

联系人及电话：

适用于向上级机关汇报工作的，反映情况，答复上级机关询问。

特点：

真实客观；陈述准确；报告及时类型：

工作报告；答复报告；情况报告工作报告：

综合报告；专题报告；例行报告。

答复报告：

上级来电、来文询问某些事项，下级正式答复，行文报告。

情况报告：

突发事件情况报告；动态发展报告注意事项按照上行文的规则写作报告不得夹带请示事项陈述必须实事求是，简明扼要解决的办法是：

一是在报告中就存在问题说明将要采取的做法，并就今后的工作更好开展，提出相关建议。

二是如果问题比较突出，应当专门行文请示，以便得到上级支持。

文种：

报告,1,公文写作,2,工作报告答复上级单位询问和交办事项的报告反映情况的报告,1,公文写作,2,（单位）关于工作情况的报告（主送单位）：

根据要求（或以来），我们（概述工作背景或基本情况），对工作进行了认真总结。

现将有关情况报告如下：

一、（工作基本情况）。

二、（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。

三、（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。

四、（下一步工作安排和思路）。

文种：

报告-工作报告,1,公文写作,2,文种：

报告-答复上级单位询问和交办事项的报告（单位）关于有关情况的报告,（主送单位）：

根据要求（或根据批示精神，或根据转来的要求），我们对情况进行了认真研究（或我们对问题进行了调查核实）。

现将有关情况报告如下：

一、（事件的过程、原因等）。

二、（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。

三、（下一步拟采取的措施）。

特此报告。

1,公文写作,2,文种：

报告-反映情况的报告,（单位）关于有关情况的报告（紧急报告）（主送单位）：

年月日（最近、近日），（概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题）。

为了（目的），现将有关情况报告如下：

一、（情况过程和最新事态）。

二、（原因及后果分析）。

三、（已采取的措施及作用）。

四、（下一步拟采取的措施）。

五、（需引起上级单位重视或关注的问题）。

请示与报告的区别,一文一事,事前行文,妥否，请批示,希望上级帮助解决,1,公文写作,2,一文一事/多事,事后行文,特此报告,提出建议，希望上级考虑；或者回应上级要求,行文目的,内容要求,时限,结语,作用,相同：

都是上行文，需要说明情况，说明履行职责处理问题的措施。

请示报批,报告呈报,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。

文种：

函,1,公文写作,2,征询意见函答复意见函请求批准函,1,公文写作,2,文种：

函-征询意见函,关于征求意见的函（主送单位）：

为了（目的），根据（依据），我们拟（或我们研究制订了）。

现就有关问题征求你们意见（或现将转去），请研究提出修改意见，于年月日前函告。

联系人：

电话：

1,公文写作,2,文种：

函-答复意见函,关于有关意见的复函（主送单位）：

你们关于征求意见的函（文号）收悉。

经研究，现将有关意见函复如下：

一、原则同意。

二、（具体意见）。

1,公文写作,2,文种：

函-请求批准函,关于申请的函（主送单位）：

为了（目的），根据（依据），我们申请。

现将有关情况和我们的意见函告如下：

一、（基本情况）。

二、（必要性和可行性及其意义）。

三、（我们的意见）。

现将有关材料报送你们，请予审批。

1,公文写作,2,文种：

批复适用于答复下级机关的请示事项。

特点：

被动性，（先有请示后有批复）,针对性权威性时效性,（根据请示事项给予批示答复）（上级机关的指示性安排，不得违背）（不能拖延，通常要15天答复）,注意事项：

表态要慎重，需要充分了解情况，判断请示事项的处置效果。

只针对请示内容，不另作其他主张表态明确，执行要求清晰，如不同意某些事项内容，需要依据相关规定说明理由。

1,公文写作,2,文种：

批复,关于有关问题的批复（主送单位）：

你公司关于的请示（文号）收悉。

鉴于，根据的有关规定（依据），现就（主旨）有关问题批复如下：

一、原则同意。

二、（具体要求）。

请你们（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。

1,公文写作,2,文种：

会议纪要,会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。

特点：

内容的纪实性。

会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。

表达的要点性。

撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。

重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

称谓的特殊性。

采用第三人称写法。

与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

会议纪要有别于会议记录。

性质不同：

会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。

会议纪要只记要点，是法定行政公文。

功能不同：

会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

会议时间：

年月日会议地点：

会议室会议主题：

关于汇报及决策参会人员：

公司领导总经理，、副总经理；部。

会议听取了部关于工作情况汇报，讨论了；审议了等项。

现将会议有关内容纪要如下：

一、。

会议认为，。

会议强调，。

会议指出，。

会议经过审议，议定以下事项：

（例如：

会议根据，审议并原则通过了、等，并责成根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据要求，就解决等问题提出了意见）二、。

1,公文写作,2,文种：

会议纪要关于的会议纪要,1,公文写作,2,文种：

会议纪要-总经理办公会会议纪要,关于XX事项决策会议纪要会议时间：

XX年X月X日XX:

XX-XX:

XX会议地点：

XX办公楼XXX会议室参加人员：

公司领导XX总经理、XX、XX、XXX副总经理；XX部总经理XX、XX部总经理XX；XX部副总经理XX。

会议议题：

对XX事项进行讨论决策。

会上，XX部专题汇报了XX事项，与会人员进行了充分讨论，现将会议内容纪要如下：

会议同意XX。

会议指出XX。

会议要求XX。

会议强调XX。

1,公文写作,2,精简文山会海,

（一）为精简文件和转变会风，广东联通用指标控制的方法力戒形式主义、克服文牍主义。

并且各类发文的年度指标还在逐年压缩。

（二）2014年，为了进一步精简文件，广东联通开创了新的文种“部门便函”。

鉴于其不归档的特性，主要用于省公司各部门（中心）之间以及省公司各部门（中心）与市公司之间联系事务性、日常性、时效性较强的工作。

行文应当确有必要，讲求实效。

能发部门文件的不发公司文件。

不存档的事务性文件用部门便函发文。

能通过信息、邮件公告发送的，不再以文件形式发布。

1,2,公文处理,公文处理的定义：

公文的形成、办理、管理（日常业务指导、制定规范及办法）、整理（纸质文件的打印、装订、封存）、归档在内一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理的原则：

坚持实事求是、精简、高效的原则，力戒形式主义和文牍主义，做到准确、及时、安全、保密。

1,2,公文处理,拟稿,部门内部核稿,A部门会签,B部门会签,C部门会签,D部门会签,综合部核稿,发文流程,公司领导签发,综合部封发,1,2,公文处理,发文核稿重点

（一）,

（一）是否确需行文；

（二）是否符合国家的法律、法规及其他有关规定；（三）提出的要求和措施是否切实可行；（四）是否与有关单位协商和会签；（五）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定；（六）主送、抄送单位是否适当，单位名称、人名、地名、数字、计量单位、引文是否准确，附件是否遗漏；（七）公文的密级确定是否准确；（八）紧急程度的划分是否从实际需要出发等。

（九）广东省分公司领导或部门负责人签发。

各级负责人审批、签发公文要认真负责，严格把关，要签署明确意见、姓名和日期。

1,2,公文处理,发文核稿重点

（二）,

（一）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”，第五层为“”，且全文结构层次要保持一致

（二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字（三）引用公文格式：

制发机关+文件标题+（文件字号）例如：

根据集团公司关于联通新国信公司机构设置有关问题的批复（中国联通批2009177号）（四）转发的文件不属于附件，不以“附件”命名,1,2,公文处理,发文处理常见问题,

（一）行文规则的6个“不得”公司各部门之间不得联合行文。

广东省分公司部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自行文。

广东省分公司部门不得以本部门名义对广东省联通以外的单位行文，也不得与任何外单位联合行文。

不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。

向上级单位行文，不得抄送主送单位的下级单位及个人。

除上级单位领导直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位领导个人报送公文，也不得以个人名义向上级单位报送公文。

1,2,公文处理,发文处理常见问题,

（二）发文办理的4个“不允许”不允许用“公司通知”主送至各市分公司或广东省分公司部门以外的单位。

除人事文件外，不允许用部门函或部门便函批复事项，必须用公司发文的“批复”文种。

不允许用“部门函”或“部门便函”印发公司的规章制度。

不允许用“部门函”或“部门便函”召集分公司参加会议。

1,2,发文处理常见问题,文字表达不规范、不精练文号引用不规范发文形式不规范主送单位不规范转发文件不规范请示没有联系人/联系人及联系方式不规范序号格式不规范成文日期、印章位置不规范附件说明不规范标点符号不规范公文格式不规范,1,2,公文处理,1.文字表达不规范、不精练,1,2,公文处理,2.文号引用不规范,引用公文格式：

制发机关+文件标题+（文件字号）,1,2,公文处理,3.发文形式不规范,“意见”不是文种；省发改委与我司不是隶属关系，不应使用部门发文，应使用公司函发文形式。

（公司发文文号为“广东联通（函）”）,1,2,公文处理,4.主送单位不规范,1,2,公文处理,5.转发文件不规范,1,2,公文处理,6.请示没有联系人/联系人及联系方式不规范,上行文附注须注明联系人及联系方式，格式为：

（联系人：

xxx，电话，邮箱。

）,1,2,公文处理,7.序号格式不规范,1,2,公文处理,8.成文日期、印章位置不规范,落款单位、成文日期及印章位置不准确（位置应在上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，严禁印章及成文日期单独另起一页。

1,2,公文处理,9.附件说明不规范,附件说明不带书名号、不带扩展名。

单个附件时，格式：

附件：

xxx多个附件时，格式：

附件：

1.xxx2.xxxxxxx,1,2,公文处理,10.标点符号不规范,1,2,公文处理,11.公文格式不规范,收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、分文、拟办、批办、承办、催办等程序。

1,2,公文处理,收文办理,签收、登记：

广东联通的公司收文，由综合部文秘人员统一签收、登记；广东省分公司的部门收文，由本部门负责公文管理的人员签收、登记。

对收到的公文应当根据内容和性质进行分类，要力求准确、及时。

分办：

广东联通收到上级单位及不相隶属单位的公文，由综合部负责人提出分办意见后办理。

紧急公文应当明确办理时限，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

审核、拟办、批办、分文：

广东联通收到下级单位上报的请示性公文，由综合部进行审核。

审核的重点是：

是否应由本单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家的法律、法规及其他有关规定，文种使用、公文格式是否规范。

经审核，对符合本办法规定的公文，由综合部提出拟办意见，送广东省分公司领导批示或交有关部门办理。

对不符合本办法规定的公文，经综合部负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。

1,2,公文处理,收文办理,承办：

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合部并说明理由。

批办：

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请广东省分公司领导协调或裁定。

催办/督办：

广东省分公司公司领导批示或者交有关部门办理的重要公文，综合部应负责督办，做到紧急公文跟踪督办，重要公文重点督办，一般公文定期督办。

1,2,公文处理,收文办理,OA公文培训系统,自我学习：

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