公文处理培训.ppt

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公文处理培训班讲座,主办：

主讲：

日期：

前言,中国石油宁夏石化公司公文处理办法已于2006年12月下发执行。

同时，结合今年7月下发的中国石油宁夏石化公司电子文件系统运行管理规定，鉴于我们的人员以及公文业务发生了较大的变化，所以我们组织了这次公文处理培训班。

通过培训，我们要达到三个目的：

熟悉公文处理和管理办法；规范公司文件运行和办事程序；提高公文写作公文管理专业水平。

一、公文含义、特点和分类,公文，是具有法定效力和规范体式的公务文书。

是传达国家方针、政策，贯彻公司各种会议决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。

“虽艺文之末品，而政事之先务也。

”（刘勰文心雕龙五卷第25篇）,公文含义、特点和分类,广义的公文通用公文党政机关、社会团体、企事业单位等使用的公文，以及事务文书（计划、总结、制度、调查报告、简报等）专用公文（外交、军事、司法等）狭义的公文法定公文（国家行政机关公文、中国共产党机关公文）、宁夏石化公司公文等公文的特点：

法定的作者;法定的权威;鲜明的立场;规范的体式;严格的程序,公文含义、特点和分类,公文的分类（根据公文的作用划分）规范性公文：

条例、规定、办法等指挥性公文：

命令、决定、批复等报请性公文：

报告、请示等公布性公文：

公告、通告等知照性公文：

通知、通报等商洽性公文：

函记录性公文：

会议纪要,二、公文处理,公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司、我公司关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密及公司商业秘密的安全。

公文处理,公司机关及所属单位应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。

公司总经理办公室是公文处理的管理机构，主管公司机关的公文处理工作并指导所属单位的公文处理工作。

公司所属各单位办公室或专门人员负责本单位的公文处理工作。

三、公文种类和格式,公司的公文种类主要有以下9种：

1、决定适用于对重要事项或行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。

举例1,2、通知,适用于转发上级部门和不相隶属单位的公文，向所属单位发布规章制度，传达要求所属单位执行、办理、遵守和需要周知的事项。

举例1、2,3、通报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

举例1,4、报告,适用于向上级部门或有关主管部门汇报工作，反映情况，请求备案，答复上级部门或有关主管部门的询问。

举例1、2,5、请示,适用于向上级部门请求指示、批准。

举例1、2,6、批复,适用于答复下级单位的请示事项。

举例1,7、意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。

举例1,8、函,适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

举例1,9、会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。

举例1,四、公文组成,公司公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。

公文组成,1、涉及国家秘密、公司商业秘密的公文，应按规定标明密级。

紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

公文组成,2、发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在前。

3、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

公司文件字号为：

宁石化X字年份X号（年份前“X”为主办单位代字；年份后“X”为文件序号。

下同）；公司党委文件为：

宁石化党字年份X号；举例1、2,公文组成,公司机关部门文件字号为：

石化X字年份X号。

其他单位行文代字可自行确定。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

公文组成,4、上行文应当注明签发人姓名。

其中，“请示”应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话。

5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

发文机关+（关于）事由+（的）文种6、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化的简称、统称。

顶格，后加冒号。

不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。

公文组成,7、正文。

排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。

数字、年份也不能拆开回行。

8、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

附件：

序号+标题+件数附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。

公文组成,9、公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

10、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

11、公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

12、公文应当标注主题词。

13、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

公文组成,14、文字从左至右横写、横排。

公文中各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。

发文单位标识模板式样由公司制定并报股份公司批准。

公文用纸采用国际标准A4（210mm297mm），左侧装订。

主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。

正文用三号仿宋字体。

以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。

五、行文规则,1、行文应当确有必要，注重效用。

2、行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。

3、公司可以与有关企业联合行文。

4、公司机关部门之间不行文。

确需行文时，以总经理办公室名义行文。

行文规则,5、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，涉及几个单位业务的，一般也只送一个主管的单位，其他单位可以抄送，但不得抄送其下级单位。

6、“报告”不得夹带请示事项。

7、除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

六、发文办理,发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

下面重点讲一下“草拟公文”,七、草拟公文,草拟公文应当做到：

1、符合国家的法律、法规及股份公司和本公司的有关规定。

情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

2、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的性质、职权和与主送单位的行文关系确定。

草拟公文,3、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

4、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

5、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

6、应当使用国家法定计量单位。

7、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

草拟公文,8、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

如2003年不能略为03年。

9、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级负责人裁定。

10、公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

草拟公文,11、以本单位名义制发的上行文，由主要负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。

12、公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：

签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序重新签发。

八、收文办理,1、收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

2、收到公文，办公室应当进行审核。

对不应由本单位办理的公文，经负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。

对需要办理的公文，应当及时提出拟办意见，送负责人批示后交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

3、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限办理，确有困难的，应当及时说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

收文办理,4、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级负责人协调或裁定。

5、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

6、送负责人批示或者交有关部门办理的公文，由办公室负责催办。

办公室对紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。

九、公文归档,1、公文办理完毕后，应当根据公司档案工作有关规定及时整理（立卷）、归档。

个人不得将应当归档的公文据为己有或者拒绝归档。

2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行分类整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，并能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

3、联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

公文归档,4、本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

5、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

6、拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应耐久，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水进行书写，纸张必须符合存档要求。

十、公文管理,1、公司公文由总经理办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

2、各单位办公室应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

3、公文除绝密级和注明不准翻印的以外，经单位负责人或办公室负责人批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

4、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

公文管理,5、公文被撤消，自始不产生效力；公文被废止，自废止之日起不产生效力。

6、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室批准，可以销毁。

7、销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

8、机构合并时，全部公文应当随之合并管理。

机构撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

附件：

各部门代字,拟稿单位各部门代字总经理办公室办（党委办公室）党办生产运行处生规划计划处计财务处财,人事处人（组织部）组企管法规处法质量安全环保处安科技处科机动处机审计处审纪委监察处纪,各部门代字,各部门代字,党群工作处政工（企业文化处）文团委团工会工经营管理部经电子商务部商工程管理部工管工程决算部工决,各部门代字,营销调运部营调安全环保监督部安监物资保管配送部物治安管理部治图书情报信息部信化肥技术研究所研消防气防管理部消工程质量监督站工监职业技能鉴定中心鉴,电子文件系统运行管理规定,电子文件与相同内容的纸质文件具有同等效力。

电子文件的处理应符合公司公文处理办法和规章制度管理的有关规定。

办文人员应对公文严格审核，已发文件禁止更改。

特殊情况需对已发文件更改时，由拟稿人填写电子文件系统发文内容更改通知单，经文件签发领导和总经理办公室主任审核并签字后加盖公司公章，提交股份公司电子文件系统运维组更改。

电子文件系统发文流程,机关处室、直属部门以公司和公司党委名义制发的电子文件：

1、机关处室、直属部门起草的文稿经本处室（部门）主要负责人审核后，返给拟稿人。

由拟稿人发送至相关部门会签。

2、会签结束后，由拟稿人将文稿发至分管领导审核。

分管领导审核后返回拟稿人，由拟稿人发给总经理办公室秘书初核。

电子文件系统发文流程,3、初核后，由总经理办公室主任核稿。

4、核稿结束由初核人发送至公司领导签发。

5、公司领导签发后，返回给初核人。

初核人按领导的审核意见进行修正校对无误后，发至总经理办公室文书盖章。

6、盖章结束后返回拟稿人，由拟稿人发送给各有关单位。

7、文书负责将电子公文进行归档。

（公司文件运行过程举例）,宁夏石化公司信息建设会议纪要,宁夏石化公司信息门户规范化使用会议纪要第8期2007年11月9日上午9：

00，在公司三楼会议室，由经理办主任常仲乐和图书情报信息部主任葛涛主持召开了宁夏石化公司信息门户规范化使用会议，企管法规处副处长简廷强、财务处副处长何瑞峰及生产运行处、机动设备处、人事处、规划计划处、企业文化处的相关技术人员参加了会议，会议重点对公司信息门户及公司的网上信息内容的安全性、规范化进行了讨论，会议纪要如下：

公司信息门户规范化使用会议纪要,1、公司主页中的通知公告栏的上载内容必须是各单位通知、公告及向全公司人告知的内容，不得将公司通告、会议纪要、绩效考核、生产经营计划等专业化内容放入此栏目；,公司信息门户规范化使用会议纪要,2、公司的各种通报、纪要、计划等专业化、专题性报道及相关文档上载到专题信息栏目中；,公司信息门户规范化使用会议纪要,3、将公司生产动态移入个人信息门户，将不在主页上显示；,公司信息门户规范化使用会议纪要,4、公司的二级门户（即各部门的门户）应以专业性、业务化、自己使用为主，相关内容可以上载到相关网页；,公司信息门户规范化使用会议纪要,5、主门户中的个人信息门户、业务系统、生产经营数据、信息共享、专题信息为公司内部使用，公司外单位无访问权限；,公司信息门户规范化使用会议纪要,6、所有上载在门户中的文档、新闻格式以总经理办要求为主，文责自负；7、公司信息门户管理办法待下发后严格执行。

愿在座所有的朋友今日台下写文件明日台上讲文件今日为人做嫁裳明日自己当新娘实现从撰稿人到领导者的角色转变,谢谢大家！