管理处主任培训教材之管理处行政公文写作.docx
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管理处主任培训教材之管理处行政公文写作
管理处主任培训教材之管理处行政公文写作
第一部分管理处常用公文文种介绍
管理处的行政公文写作一般以通知类公文和请示类公文见多，日常工作中经常用到的文种主要有：
通知、通报、报告、请示、会议纪要、函、总结、计划，分别简要介绍如下：
一、通知，适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章制度；传达要求各单位办理和员工需要周知或共同执行的事项；管理干部任免、职务评聘工作事宜。
二、通报，适用于表扬先进，批评错误，概述一个时期的工作情况，分段叙述重要事情的过程。
三、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
四、请示，适用于向上级单位请求指示、批准。
要详细、准确地写明请示事由，明确提出本单位或个人对解决问题的意见，供上级参考，具体提供需要上级答复的事项。
五、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。
六、总结，用于向上级做综合性的全面工作汇报。
七、计划，用于对今后工作做出全面安排。
八、函，适用于与不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题。
另外还有：
决定，适用于对公司重要事项或重大活动做出安排和决策；批复，适用于答复属下各单位请示事项；意见，适用于对重要问题提出意见和处理办法等。
根据公文写作的对象不同，可分为对内公文和对外公文两类，对内公文可根据实际需要较对外公文处理得简洁、随意一些，一般有对内的通知或请示、会议纪要、总结计划等。
管理处一般对外的公文主要有对业主和住户的通知、对上级单位的请示报告、对业务关联单位或平级单位知会性的函等，对外公文相对于一个单位来说，是比较重要的，它会从一个方面很直观地反映出这个单位的管理水平和人员素质，应该引起各管理处的重视。
【小知识介绍：
2000年8月24日，国务院以国发［2000］23号文件发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），这次发布的办法是改革开放以来第四次修订发布的版本，《办法》将国家行政机关的公文种类规范为13种，不再分类。
与原《办法》的12类13种相比，一是取消了“指示”，增加了“意见”。
“指示”是上级单位对下级单位布置工作、阐明工作活动的指导原则时使用的公文。
随着社会主义市场经济的建立，“指示”不再适用，因此被取消。
“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法、建议。
作为公文中的“意见”，不同于一般含义的意见，适用范围很广，就其行为主体而言，可以适用于各级单位、各部门。
就其内容而言，涉及公司工作方方面面。
意见可以独立成文，也可以与别的文种搭配行文；既可以由某一个单位发文，也可以由几个部门联合发文；既可以作为下级单位向上报的建议性意见，也可作为上级单位向下发的指导性意见。
】
第二部分公文的行文规则和格式要求
一、行文规则
写作公文之前，就要确定行文规则。
从现实的公文写作情况来看，行文规则往往是人们遇到的一个普遍问题。
而学习和把握行文规则，则必须首先了解行文关系、行文方向和行文方式。
（一）行文关系
行文关系是各单位之间的组织关系在公文运行中的体现。
各单位及其部门、单位之间的组织关系和行文关系有以下四种：
一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系。
单位或部门的上行文报告和请示都是面向上一级的单位或部门。
二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。
如招商海月花园管理处就可以说隶属招商局物业管理有限公司，而和招商局物业其他属下公司如北京招商局物业管理有限公司就不是录属关系。
在这一关系之下，上级常用普发性下行公文。
三是平级关系，同样是在一个系列中的同等级别的单位或者部门、单位之间的关系。
其代表性文种是平行文函。
有的通知也可以使用。
四是非隶属关系，指不是同一系列不发生直接职能往来的单位及其部门、单位之间的关系，不论是相同级别还是不同级别，通过知照性行文如函进行协调，或联合行文共同办理。
（二）行文方向
行文方向是以发文单位为立足点向不同单位运行的去向。
大致有四个：
上行，指公文向上级单位运行。
行政公文的上行文有议案、报告和请示，但有的下行文如通知、通报等也可以在一定情况下上行。
下行，指公文向下级单位运行。
下行的行政公文较多，如决定、指示、通知、通报以及批复等。
平行，指公文向同级或不相隶属的单位运行。
函、通知等都可以平行。
泛行，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。
行政公文中公告和通告就是这样。
（三）行文方式
行文方式，指行文的方法和形式。
1、从行文对象分
（1）逐级行文：
向直接的上级或下级行文。
（2）越级行文：
越过自己的直接上级或下级行文。
（3）多级行文：
向直接上级并呈非直接上级或者向直接下级并转非直接下级的一次性行文。
（4）普发行文：
向所属各单位及其部门、单位一次性行文，主送单位使用泛称，这在招商局物业管理有限公司比较常见，如行文抬头是各属下公司。
（5）通行行文：
向隶属单位和非隶属单位以及社会群体一次性泛向行文。
2、从发文单位分
（1）单独行文。
（2）联合行文。
3、从对象主次分
（1）主送。
（2）抄送。
（四）行文规则应注意的问题：
1、注重效用
公文不能随意发出，一定要讲究实效，这才能保证发文单位的权威性。
如果公务不大重要，不必要用公文反映，那么可以采取电话、谈话等方式来答复。
公文要少而精。
2、行文根据
各单位的行文关系，应根据各自的隶属关系和职责范围确定，各单位在权限范围内可以自主行文；
党和企业的行文不能混淆，党和企业可以联合行文而不能互相行文。
3、部门行文
公司各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级单位的相关业务部门行文。
（1）公司各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级单位的有关业务部门行文。
上下级业务部门之间，虽然没有隶属关系，但有业务指导关系。
（2）单位各部门向下一级单位行文只能采用函的形式。
上级单位的职能部门同下级单位是平级关系，有时向下级单位发函要得到上级单位的授权，行文时要在正文的开头说明授权的单位或领导人。
（3）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
4、联合行文
同级单位、同级单位各部门、上级单位部门与下一级单位可以联合行文；公司与同级党委可以联合行文。
联合行文的前提是同级。
联合行文的单位及部门、单位必须是平级的，还要经过协商并取得一致意见。
这就一定要掌握各层级的职权范围和隶属关系。
联合行文在公务中常常是必要的：
避免了各自分头行文的不一致问题，增强了行文的权威性和约束力，减少了公文数量。
联合行文，应将相对应的单位都列为主送单位，以便于共同处理。
5、协商一致
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，上级单位应当责令纠正或撤销。
对各部门都有关系的问题，如果没有协商一致而各自向下行文，自行其是，就会在更大的范围中出现更为严重的问题。
因此，各部门必须在发文之前取得共识，主办单位更要和其它单位主动协商。
如果多次协商仍然存在分歧，而问题的解决又不允许再拖延下去，就请示上级协调或者直接处理。
如擅自行文，上级有权责令纠正或撤销。
6、抄送规则
向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。
重要行文，往往是在决定、通知和批复等文种中关于重要公务或者重大问题如撤换下级主要领导人、增设重要机构、审批大型项目、进行重要涉外活动的公文。
对发文单位和下级单位来说，这就便于上级监督，避免出现重大差错；对上级单位来说，这就便于了解和掌握情况，统一管理。
受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。
上级单位向双重领导的下级单位各地方行文，必要时应当抄送其另一上级单位。
这样，便于协调工作，防止出现矛盾问题。
7、请示规则
（1）一文一事。
一份请示写一件公务，内容简单，便于上级批复。
如果一文多事，就会出现可批可不批、全部批和部分批、快批和缓批的复杂情况。
这就造成了批复的困难，甚至导致无法批复。
（2）只写一个主送单位。
一份请示写一个主送单位，可以得到及时有效的批复。
如果写几个，很可能出现没有一个主送单位批复的情况；也可能有两个或两个以上的主送单位都批复而意见不一致甚至矛盾的情况。
因此，请示只能写一个主送单位。
需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。
（3）不直接送领导者个人。
如果是领导个人直接交办的事项，在办理过程中可以请示领导本人。
除此之外，请示不能直接送领导人。
（4）各单位不得以负责人个人名义向上级单位或上级领导呈报需上级单位审批的文件。
（5）报告、纪要类公文中不得夹带请示事项。
上级对下级的报告不作批复。
夹带请示事项，只会造成公文处理的混乱。
（6）一般不得越级请示和报告。
因特殊情况如发生重大紧急事项、被直接上级长期搁置而又必须尽快处理等必须越级时，应抄送被越过的直接上级单位。
（五）行文格式的一些基本要求
1、公文的标题应当准确、简要概括公文的主要内容，并标明公文种类；
2、发文字号，一般包括单位代字、年号、序号，如招商局物业的发文字号为“物业字【年号】XXX号”。
联合行文，只标明主办单位发文字号；
3、发文单位、主送单位应落全称；正文中引用其他公文应先引标题，后引发文字号。
4、除会议纪要外的公文，一律加盖与发文单位相一致的印章；
5、密级公文，应当分别标明“A级”（绝密）、“B级”（机密）、“C级”（秘密）字样；
6、紧急公文，应当分别标明“特急”、“急”、“平急”字样；
7、公文如有附件，应在正文之后，发文单位名称之前，注明附件的顺序和名称。
第三部分公文撰写的步骤和方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。
一、明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作的实际需要来拟写的。
因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发文的目的，包括以下几项内容：
（一）文件的中心内容是什么？
例如布置工作，提出主要抓哪些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项，拟请上级单位答复或解决什么问题等。
（二）根据文件内容，准备采用什么文种？
例如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级单位来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通知等。
（三）明确文件发送范围和阅读对象。
比如，是向上级单位汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体干部或员工进行传达等。
（四）明确发文的具体要求。
例如，是要求对方单位了解，还是要求对方单位答复，是要求各收文单位贯彻执行，还是供对方参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草文件。
二、收集有关材料，进行调查研究
发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是拟写每份文件都要专门进行这一步工作。
例如，拟写一个简短的批复、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。
但是对于问题比较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成具体的观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较长的文件，如拟定工作计划、进行工作总结；起草规章、制度、条例；拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程、判断的形成过程、推理的过程，就是调查和研究的过程、就是思维的过程。
人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。
要经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。
写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。
怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？
一是收集和阅读有关的文字材料；二是到现实工作中收集活材料。
例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先要了解上级单位布置的任务，本部门去年的工作计划和工作总结，以及参考相关部门的有关工作计划等。
还要认真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级的要求；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取什么保证措施等。
再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅原定的工作计划，上级单位下达的主要的领导性文件，这一时期本单位制发的主要文件、下属单位报送的主要文件，有关的重要会议文件，本单位的大事记等；请本单位各个部门相关人员开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人员酝酿讨论总结提纲等。
在全面调查和收集了有关材料的基础上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因，工作中的主要经验教训等。
总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识。
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思等。
篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。
当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。
由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草，拟写正文
结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题，拟写正文。
写作中要注意两点。
（一）要观点鲜明、用材得当。
也就是说要用观点统帅材料，使材料为观点服务。
运用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。
行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可，或词不达意，似是而非。
如果观点不明，令人不知所云，无所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成不应有的损失。
有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞，缺乏根据，不易信服。
而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清楚要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是工作报告和情况汇报、等一类的文件，需要既有观点，又有材料。
观点和材料的关系，如同骨头和肉的关系一样，有骨有肉才显得丰满、生动、有力。
例如，阐明某项指示和意见，往往要指出工作中的主要成绩、存在的问题、值得注意的倾向，指明怎样去做会有什么好处，指明不应当怎样做，做了容易产生什么后果，会有什么不利等。
总之，要向对方晓以利害，使之深刻理解自己的意图的可行性和必要性，就有必要恰当地运用一些具体材料来说明一定的道理。
再如，写一份工作简报、调查报告、通报或经验介绍，都要选用一定的典型事例和典型人物的材料，以达到交流情况，具体反映问题，或有生动的事实表彰、宣传或教育、警戒的目的。
这样写的文件，有理有据，才能使人感到生动真实，乐于信服。
我们在调查研究中收集到的材料是多种多样的，使用材料时必须经过选择与剪裁，使材料能够说明观点，并具有典型性。
也就是说要下一番去粗取精、去伪存真的功夫。
选材要恰当，要为表达发文的意图服务。
运用材料紧密围绕观点，这就是我们所说的用观点统帅材料。
材料用得不当，不说明问题，就会出现材料与主题脱节的现象。
这样的文件，会显得结构松散而杂乱，是缺乏说明力的。
因此，不能说明问题的材料，宁可不用，不可滥用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。
拟写文件要保持严肃性，要求用材料说明观点，用观点统帅材料，是说观点必需要有实际材料加以说明，运用材料必须紧密结合观点；绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框，然后去拼凑材料，没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“依据”。
这样来写文件，是违背实事求是的根本原则，是决不容许的，必须严加禁止。
还需要说明的是，拟写文件要有观点和材料，也并不是说任何文件都必须具有这两个方面。
例如，一封介绍信、一个具体问题通知、一个简要的批复、一项管理办法或规定等，一般都不需要引用什么材料来阐明观点，而主要是说明具体意见、要求和规定，交代有关事项和做法等。
（二）要文句简练、交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代问题清楚明了。
如果为了说清楚问题，就写得啰嗦冗长，是不可取的；而为了简便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。
正确的写法，应该是宜简则简，宜详则详，详略得当。
叙述的文字力求简练；需交代的重点，如文中涉及的人名、地名、单位名称、或者使用规范化简称，简称必须是人所共知的，并且要注意不与其它单位发生重复和不至于误解，不得随意乱用简称。
本系统内有规定的简称一定要按规定的写，没有规定到的单位或部门的简称，可根据人们的日常用语习惯进行简化称谓，但一定要做到使用中的一致性，不能这次用这个简称，下次用另一个简称。
通常我们会用一些社会上的习惯用语，在引用时如果某些事物的全称很长，可以使用已为人们所熟悉的省略叫法，如“两个文明”、“三个代表”等。
不得随意创造使人难以理解的叫法。
文中引用的有关论述，应注明出处。
引用其它文件时，应写明它的发文单位、发文日期、发文号或文件的全标题；引用的语句，应加引号标明。
文中提及的人名，如果不为对方所熟悉，在第一次出现时，应当写明他的职务、身份和全名，以下可以简称。
文中遇有特别生僻的词语，应加以注释。
总之，不能认为自己清楚的事，对方也必然会了解。
要从对方考虑别人读了这份文件是否清楚明确。
一般来说，拟写文件不仅要注意文句通顺、遵守文法规则、正确使用标点符号，还要注意是否交代清楚了什么单位、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、本单位有什么处理意见、对对方有什么要求等。
为使文件的主题鲜明、眉目清楚，除了简短的文件外，一般均应开宗明义，首先交代全文的目的或结论，作为导语，然后再分几层意思说明，在全篇的结尾部分，还可以对全篇的要旨作一个适当的概括，并表明对收文单位的要求。
例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达，什么时间开始执行，请示答复或仅是上报备案等。
五、反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。
写文章，须要下功夫。
自古以来，好文章都要经过反复修改的。
写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能成熟。
拟写文件时，自己起草以后，一定要反复阅读几遍，仔细地逐字逐句斟酌修改，连标点符号也不要放过。
（一）关于主题的修改。
看主题思想是否正确，主题的论述是否集中，主题挖掘得是否深刻。
只有主题改好了，其他方面的修改才会有所依据。
（二）关于观点的修改。
修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。
凡属思想感情不健康，看法不够全面，提法不够妥当，概念模糊，以及推理、论证不合逻辑的地方，都要进行修改。
（三）关于材料的修改。
材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来，如果文件只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者材料过多而湮没了观点，就要对材料进行适当的修改。
（四）关于结构的修改。
修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，起承转合的调整，层次位置的改变，以及详略的更动等等。
目的在于使文件更加严谨、畅达、匀称和完整。
（五）关于语言的修改。
主要是修改不通顺的字句，不规范的字以及标点符号，以达到语言准确、鲜明、精炼、生动的要求。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
通过修改，不仅可以提高文件质量，为审核、签发打好基础，也可从中提高写作能力。
第四部分介绍四个常用的行政表单
招商局物业常用的行政表单有以下四个：
公司收文统一制作《来文阅办表》，发文首页统一制作《发文稿纸》、传真使用统一的《图文传真》表头，公司内部签报统一使用《签报稿纸》。
各管理处可根据自身情况决定是否采用这些表单，招商局物业目前对此没有做统一要求，但提倡各管理处采用规范、标准的行政公文流转表格。
《会议纪要》写作要点及范例。
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