文件管理程序最新版.docx

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文件管理程序最新版

文件管理程序

1.目的:

为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。

2.范围:

本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。

3.权责:

参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）

4.定义:

本厂文件类别区分四阶

4.1文件阶码如下：

M：

一阶文件

P：

二阶文件

WI：

三阶文件

FR：

四阶文件

E：

外来文件（客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。

4.2系统文件:

环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。

4.3程序文件:

管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。

4.4指导书文件:

作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。

4.5制造文件:

制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。

4.6记录：

校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。

4.7外来文件与资料：

从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。

4.8承认资料：

本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。

4.9治具资料：

本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。

4.10作业指导书：

生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。

4.11检具资料：

客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。

4.12质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。

4.13字体要求：

各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。

5.作业内容：

5.1文件与资料管制程序流程（附件二）。

5.2各阶文件编号

5.2.1手册编码原则:

TC-M001计7码

第1-2码公司简称TC；

第3码为中杠；

第4码手册简称M；

第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。

5.2.2第二阶文件编码原则:

TC-P001计7码

第1-2码公司简称TC；

第3码为中杠；

第4码程序文件简称P；

第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。

5.2.3第三阶文件（流程类）编码原则:

TCQA-WI001计10码

第1-2码公司简称TC；

第3-4码为各部门（课室）代码，见附件三；第5码为中杠；

第6-7码三阶文件简称WI；

第8-10码文件流水码，由体系工程统一编号。

5.2.4第三阶文件（操作类）（如SOP、SIP、工艺参数表、工艺卡）编号，各个产品规格不一样，（文件）产品编号由技术担当可以按产品编号或图号或者能识别的编号自行决定，其格式不规定，由担当工程师自已确定，但所发放的文件必须要加盖文件管控章并要有清单记录。

5.2.4第四阶文件编码原则:

TCQA-FR001计10码

第1-2码公司简称TC；

第3-4码为部门（课室）代码，见附件三

第5码为中杠

第6-7码四阶文件简称FR；

第8-10码文件流水码，由体系统一编号。

5.2.5外来文件编码原则：

WL-QC-2-4-1（外来文件客户秦川第二份资料共4页的第一页）

第1-2码表示“外来”中文拼音；

第3码是中杠；

第4-5码表示“客户秦川”中文拼音简称；第6码是中杠；第7码表示此客户来资料的先后顺序流水码；第8码中杠；第9码页数；第10码中杠；第11码表示页数中第几页。

5.3文件制定、修订、废止：

5.3.1管理手册由体系工程师负责组织编写，管理者代表审核，经总经理级以上批准后交总经办发行担当负责登记发放;第二、三阶跨单位之文件制定、修订，由主办及相关单位人员或指定之人员以各类文件之标准格式拟案后，依照本程序编号规则进行编号并经体系工程师审核，再依〈文件审核权责表〉送审查及核准单位核准后，以<文件申请单>申请总经办发行实施。

5.3.2文件修订：

原有文件内容中有增加内容若删除内容时都定义为改版修订，修订内容由各相应单位指定专人进行修改，由单位主管审核和核准后，由修改单位填写<文件申请单>，经管理者代表审批后,交总经办由依<文件申请单>发行。

5.3.3第一、二、三阶文件版本管控：

文件修改按以下版本跳版：

A0→A1→A2→A3→A4，修订超过四次后，跳版英文字母如下：

B0→B1→B2→B3→B4（如此类推）。

第四阶文件版本:

版次修订:

在原表单编号后加流水号例如：

TCQA-FR00→1

TCQA-FR001A0如A1→A2→A3,以此类推，

若一张表单需加附件才是完整的表单，附件编号在正表单后面加A，如TCQA-FR001-1A，0若有几张附件-1→-2→-3,以此类推。

5.3.4对于正在使用中的文件如发现错误需要修改的，可请原制作单位授权人员以手写形式修改，在错误的位置划上二横，如：

使用中的文件，不能乱涂，并加签名方可有效.但手改文件原制作单位应于20个工作日内申请发行版。

5.3.5作废文件时需填写<文件申请单>，由管理者代表批准，总经办按<文件分发/回收记录表>。

5.3.6文件销毁依照《记录管理程序》执行。

5.4文件发行、回收：

5.4.1经核准后之文件与资料，由总经办以E-Mail知会各单位，正本于总经办留存，电子档公布于：

公布栏天成ISO目录下，体系文件的电子档发行于公布栏天成ISO目录下，总经办处发行一份纸档，各单位根据本单位需求向总经办提出文件申请。

5.4.2第四阶表单格式经核准后，原稿由总经办保存并发行一份给原申请单位，使用时由使用单位自行影印或请购印制；如表单发行新版时，依<文件申请单>上说明实施。

5.4.3各单位临时发行之文件资料需入总经办时，以<文件申请单>申请入总经办，总经办应予以登录，并加盖<临时文件>章后依申请单位要求份数分发,后续如没有正式文件发行，此暂时发行之文件保存一个月后自动废止。

5.4.4入总经办之文件需跨部门执行时，需请各相关部门会签，同意后方可入总经办；不同意时需写明原因并由申请部门综合各意见进行修改，必要时可开会检讨，直至各相关单位会签同意后方可入总经办。

5.5文件管理、登录／归档：

5.5.1正式文件有遗失、破损、缺页、字迹模糊或份数不够需补发时，需填写<文件申请单>，送审核管理代表核准后，向总经办申请补发，并缴回旧文件（遗失免缴）。

5.5.2旧版文件或过期失效需作废之文件由总经办DCC收回盖「作废文件」章作废，图档SOP等制造文件予以销毁，各单位和个人都不得保留已失效或过期的文件，所有作废文件的正本由总经办DCC予以保留并标识「参考文件」章；不得作为作业之依据，保留期限三年以内，回收的影印副本销毁。

5.5.3对外提供给客户、供应商等系统/程序/细则/外来文件，由获知单位或厂方代表填写“文件申请单”在备注栏注明客户或供应商厂名，报中心主任以上核准后从总经办DCC处领取相应份数的相应文件，总经办DCC加盖外来文件章始可带出厂外，但仅限对外使用。

制造类文件申请对外提供时，总经办DCC需将发行的文件登录在<文件分发/回收记录表>上由获知单位或厂方代表签收.改版时由权责单位主动更新。

5.5.4使用单位不得自行影印正式文件，若有需要须填〈文件申请单〉，向总经办DCC申请增发.公司内不得使用未加盖“附件四”印章之文件复印件，一经发现，由质量部收回，并追究其责任。

5.5.5任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。

5.5.6各单位必须以文件专用档案夹收藏发行文件，以利翻阅查询并设定保管人员负责保管发行文件，总经办DCC不定期对各单位查核保管文件之正确性，全公司之各级主管应负责督导文件之推行。

5.5.7文件发行盖受控文件章于每页文件空白位置。

5.5.8「受控文件」、「作废文件」、「临时发行」、「外来文件」的标准格式见附件四。

5.6特殊作业按以下办理：

5.6.1客户原图作业：

5.6.1.1接获客户图面或客户技术性文件等，须加盖「外来文件」并由开发部审查、开发部主管核准后登录后入总经办DCC.总经办DCC加盖文件管制章在<文件分发/回收记录表>上登记后作分发需要的部门（课室），电子档要保存到开发部，技术性文件要保密不可外泄。

5.6.1.2「客户原图」不可涂改或损毁，并保持其完整性。

5.6.1.3客户原图如系感热纸传真时，则需拷备管理之。

5.6.2制造工程图作业：

5.6.2.1接获客户图面后，须加盖「外来文件」并由开发部审查、开发部长核准后入总经办DCC.总经办DCC加盖文件管制章在<文件分发/回收记录表>上登记后作分发。

5.6.2.2「制造工程图」要目表"♂"重点管制尺寸及注意事项等列为品质检验之依据，如须增减则依《设计、工程变更管理程序》。

5.6.2.3总经办DCC需将接收图面建立清单，便于后续查找核对。

5.6.3传真收发管理：

5.6.3.1收客户图面传真件依5.6.2.1办理。

5.6.3.2收到之订单、联络单或其它文件等传真件,由收文者分发相关单位。

5.6.4外来文件作业：

5.6.4.1各单位接收到的外部文件，提供电子档给总经办DCC存档，加盖「外来文件」章，并登录于<外来文件一览表>中管理。

5.6.4.2总经办DCC收到外来文件转PDF档转发给相关单位下，由各责任单位自行更新相应标准及规范。

5.7电子媒体之控制：

5.7.1文件经发行程序完成后由总经办DCC整理，并建立文件目录以供查询。

5.7.2文件中之表单，使用前务必确认其与最新版本之内容符合，为使表单正确使用，所有最新版本之表单亦在申请核准后更新目录。

5.7.3总经办DCC应对公司内部网络上之资料与留存之记录予以定期备份及更新，重点如下:

A.定期备份及更新:

每月一次；

B.不定期备份及更新:

遇有大量文件变更或系统需求者；

C.总经办DCC应设定适当之管理权限以预防资料被修改，除非主管授权，原则上各资料之变动权仅开放给资料维持人员，其它人员一律仅能只读。

5.7.4文件生效（发布）同时，总经办DCC应以E-MAIL或其它内部沟通方式知会各单位，相关人员均有了解之责任。

5.7.5注意事项:

公司资料属于公司机密文件，任何人员不可私自拷贝带出公司，若有发现按照情节轻重进行处罚，严重者公司进行上诉，请求法律制裁。

7.对已发行的文件由总经办DCC每半年定期对各单位的文件版本做点检，特殊情况除外。

8.相关表单

8.1TCQA-FR001文件申请单

8.2TCTC-FR002设计、工程变更通知单（ECN）

8.3TCQA-FR002文件发行/回收记录表

8.7TCQA-FR003外来文件一览表

9.附件:

附件一：

文件审核权责表

附件二：

流程