OA总体方案.docx
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OA总体方案
OA系统解决方案
1
项目概述
1.1项目背景
XX公司（简称XX公司）办公自动化系统（OA）项目将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络和办公系统，实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决策”的信息化建设思路，实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理，使XX公司的工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信息获取更加容易，使决策制定更加准确；使XX公司的管理变得更加灵活、更加科学，抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强，从而最终提高XX公司的综合竞争能力。
根据规划，整个办公自动化系统（OA）项目分部分实现，并分步实施。
实施完成后将实现办公无纸化，流程规范化，并且方便管理，提高办公的效率和质量。
1.2针对XX公司的应用分析
根据与XX公司招标要求以及前期分析和研究，确定XX公司在基础网络和协同办公系统方面的主要需求有以下部分：
●公文管理：
包含发文管理、收文管理、内部报告、批示回复管理、工作汇报、工作联系单、档案管理及处理等功能；
●协同工作：
公司内部员工间的协同工作平台；
●日常管理：
包含会议管理、车辆管理、办公用品管理等功能；
●企务公开、大事记、电子论坛、规章制度、电子刊物等功能；
●个人信息：
包含个人文档、电子邮件、个人通讯录、在线帮助等功能；
●资产管理：
包含网上固定资产统一管理；
●劳资管理：
包含考核劳动报酬、核算工资、工资查询等功能；
●系统管理
1.3系统实现目标
建设信息化系统的总体目标是：
“以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。
通过网络技术，实现本集团的办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为XX单位建立一个即时有效的信息交流通道，建立高质量和高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和人性化管理”。
系统建设坚持标准化、规范化原则，标准化、规范化是实现互联互通、资源共享的重要保障，可更好的实现数据文件共享、资源共享、互操作性、可移植性、一致的用户界面，从而使办公自动化系统（OA）能更好的与现有的信息系统进行无缝的结合，防止信息孤岛的产生，避免重复建设，降低总体开发成本。
计算机技术、网络技术已经渗透到我们的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。
传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足发展的需要，影响领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现办公的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。
在此解决方案中主要为XX公司实现以下目标：
1.3.1规范管理流程
利用流程管理子系统可以逐步实现办公流程（涵盖行政、人事、采购、品质、财务报销）规范化和无纸化，节省时间、提高效率，流程的责任人可以方便地查询流程的执行情况和每一步的执行状态，减少人为失误、加强业务负责人对公司复杂业务流程的掌控和监控，具体如下：
●用户自定义流程；
●在线的批复、签字、印章；
●办理过程中可自动归档；
●流程监控；
1.3.2提升领导管理和决策
在系统中为每个员工建立信息档案，需要时可快速地了解相关员工的信息；您可以确切地知道您的每一个员工的特点、专长、工作业绩等；深入了解到每个员工所进行的工作，所完成的工作以及完成情况；根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作职责，增强组织的柔性；根据业务需要以及员工的工作安排情况，将他们组织到不同的项目中；总之，实现管理层与员工、员工之间的互动。
建立公司的组织架构，方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持；
1.3.3实现知识管理
有关的所有信息，包括合同、质量情况表、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、发票、合同、会议通知、新闻等由信息系统集中管理；需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象；实时地了解到公司内外所发生的任何事情；员工的知识、经验记录在系统中，避免公司的知识流失；方便地追踪相关文档的状态、责任人等信息，提高管理效率。
将现有电子邮件系统整合到系统当中。
1.3.4搭建先进的企业管理平台
通过适用、稳定的技术，实现对现有系统的有效整合
通过标准接口，实现对未来系统的整合
1.3.5实现异地和移动办公
通过畅通的网络平台，可以实现单位员工实时的异地办公。
通过先进的移动通信设备，可以实现随时随地的办公业务处理。
实现及时了解企业内变动的一切信息，对需办公事项进行审阅、审批，自动接收到各类通知、发文、邮件、短信，做到及时了解企业内一切信息。
1.3.6建立高效、高速的大规模应用平台
可以满足并发2000人以上的在线要求，并能提供后续扩充的基础，建立大容量的数据存储处理机制。
2系统建设原则
2.1建设目标
根据办公自动化的要求和以产品+定制的方式完成XX公司的办公自动化的信息化建设，以人为中心，事件为驱动，流程为导航，表单为呈现，提升执行力和规范制度为目的，实现办公自动化在XX公司的大规模应用。
以招标书中要求的统一规划，分期建设为基础，坚实、稳妥地完成一期建设，为后期信息化坚实目标的实现奠定坚实的基础。
认真分析XX公司现有的IT应用和将来的应用开发基础，做好标准化、制度化的工作和各种实施和培训，提供坚实的售后服务保障，确保项目成功，提升XX公司的办公自动化水平。
2.2统一规划、分步实施统一规划
在系统建设之初即提供完整的信息化建设规划，确保系统建设的持续、高效，保障XX公司的信息化建设投资的有效性，减少和降低重复投资。
规划中对系统的平台特性和接口标准进行规范，形成以后实施信息化系统的基础标准。
统一规划，分步实施，同时降低系统实施的风险，推动管理的逐步提升。
2.3采用以产品为基础的项目开发模式
根据XX公司的实际情况，在产品应用平台的基础上，我们将经过从分的调研、咨询和分析，开发出符合XX公司需求和应用的办公自动化信息管理系统。
通过采用以产品为基础的项目开发模式，是项目稳定和高效实施成功的保障。
2.4高水平和专业化的项目团队
公司拥有一支高水平的技术研发团队和项目实施，服务和技术支持团队，其中研发和项目实施团队的成员均是来自国家知名重点大学的计算机和管理等专业的研究生，同时我们拥有丰富的技术开发和项目实施经验。
针对XX公司的办公自动化项目，我们组成专业的开发实施和服务团队，保证项目成功。
2.5设计原则
2.5.1先进性与发展性
采用当代最新技术，建立一种新概念的、开放的现代管理和办公环境，它以TCP/IP、广域网互连、路由、防火墙和网络管理技术为核心，建立一个安全可靠的网络应用平台。
2.5.2整体性保障原则
信息管理系统是单位的数字神经系统，每个部门、每个员工都可以通过信息管理系统发布信息、获取信息，它需要与各项业务系统有通畅的信息接口，充分利用原有系统，保护投资。
安全性与可靠性
内置工作流表单手写签章组件，能确保工作流表单的数据数据传递的安全性，该组件已获得公安部销售许可、国家密码委员会认证的商用密码产品销售许可。
实用性与适应性原则
实用性是衡量项目质量体系中最重要的指标，是否与业务紧密的结合，是否具有严格的业务针对性，是系统成败的关键因素。
因此，每一个提交给用户手上的功能都应该是实用的，解决问题的。
适应性是项目质量体系中重要的指标之一，系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境，而且还必须具有应变能力，以适应未来变化的环境和需求，这就要求软件设计上非常灵活，才能具有很好的通用性。
2.5.3易用性
参照国内外信息系统的成功与失败的经验，不论一个应用系统的功能有多么庞大，如果不能让使用者掌握，也不能发挥作用。
信息管理系统不同于财务、人事等业务软件，只需要少数人经过培训、掌握使用方法就可以，而是涉及各个工作岗位的人员，特别是单位的领导，如果信息系统只是领导者部门掌握使用，信息管理系统就失去了重要的作用。
信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学技术，而是为了提高管理能力和运行效率。
信息化建设不是一朝一夕的工作，需要不断地发展和完善，需要在发展中完善，在完善中发展。
2.5.4稳定性
作为一个企业的日常办公平台，必须保证其正常运作才能为企业的信息化更好的服务。
项目采用世界上应用最广泛的AMP+J2EE应用服务来保证应用平台的稳定运行，同时经过8000多家企业的正式应用和过万家企业试用，以百万计的客户端使用，来测试和证明其稳定性完全可以达到企业级的应用标准。
3项目总体框架
3.1项目架构
3.1.1项目平台的架构
信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。
客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。
特别是作为整个单位的信息化，系统的用户数量多，涉及的部门多，而且可能还有远程的用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。
用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。
3.1.2项目平台的构成
在该项目中将建设一个通用的信息管理平台，平台主要包含五个主要部分：
个人事务、公共事务、工作流程、信息交流和系统管理。
个人事务：
主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合，如邮件、短信等
公共事务：
提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，如公告发布、新闻发布等
工作流程：
可自定义流程的工作流功能。
信息交流：
是单位内部进行交流的有力手段。
系统管理：
用于规划本单位信息系统的结构、内容。
按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派；
信息管理平台的模式是金中公司独创的一种信息管理模式，主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求，努力做到一次投资，终生享用。
不论用户属于哪种行业类型，对用户管理、模块管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。
因此，金中公司给XX公司提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。
3.2网络环境
3.2.1网络结构
3.2.2基本的运行环境
项目是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows2000/XP/2003操作系统或Linux/Unix系统，办公自动化系统内置了基于Apache的WEB服务器、PHP运行环境以及Oracle数据库，安装后自动配置完成。
客户端只需要安装Windows98以上版本的操作系统，使用IE5.0以上版本的浏览器。
不需要在客户端安装专门的软件，建议使用IE6.0。
当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将Web服务器和数据
库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。
3.3数据库系统
数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。
信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。
业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。
电子邮件系统
电子邮件是本OA的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：
1）内部员工的电子邮件；2）收发员工的外部Internet邮件。
内部邮件内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。
而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。
外部邮件外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。
在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。
员工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。
外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。
3.4网络协议
网络协议建议采用TCP/IP。
通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络——TCP/IP网络，事实
上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。
3.5操作系统
整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。
采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。
目前，从安全性和性能上讲，Linux/UNIX操作系统在某些应用领域优于WindowsNT，本OA全系列产品均可以很好的支持Linux/UNIX操作系统。
WindowsServer系列操作系统具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护，有较好的性能价格比等等优势，本OA系统也可以很好的支持Windows平台。
4OA需求具体实现
4.1网络建设
4.1.1网络架构图
4.1.2网络建设实施
由专业网络工程师进行软、硬件的安装，并根据XX公司的具体情况进行设置和安全配置。
具体实施周期参照“项目实施”章节。
4.2办公自动化系统（OA）
本OA软件功能架构框图，主要分六大类。
4.2.1公文签批及审阅协同管理
主要以工作流模块实现公文的签批及审阅工作，主要通过工作流的设计、监控、办理以及特殊状态处理来实现流程的运转。
4.2.1.1工作流设计
工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成，系统中提供了丰富
的表单控件组成及流程分支、权限等控制组成。
4.2.1.2工作流委托
在流程运行中，可以对流程的主板状态进行委托，包括主动设定一定时间段内的流程委托规则和在流程运行中由流程监管人员进行的流程委托等功能。
4.2.2日常管理
资源管理应包含固定资产管理、办公用品管理、图书管理管理、车辆管理、会议管理以及人力资源管理。
4.2.2.1会议管理
会议管理包括会议申请、会议查询、会议信息管理和会议室设置、管理员设置和会议纪要六个部分。
4.2.2.2车辆管理
4.2.2.3办公用品管理
办公用品信息管理主要实现对办公用品的登记、分类、领用和报表统计功能。
在新建办公用品前需要建立不同的办公用品分类。
办公用品的信息可以“CSV”格式批量导入。
4.2.2.4文档管理与共享
文件共享和管理包括公共文件柜、网络硬盘和图片浏览等主要模块
4.2.2.4.1公共文件柜
公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管理，在文件柜中可以建立无限多级文件夹，而且可以单独对每个文件夹进行权限设置，从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护。
权限分为访问、管理、新建和下载/打印权限，可以分别按照人员、部门和角色来进行授权。
可以在线建立并编辑Office文件、也可以通过“附件”上传任意类型的文件。
4.2.2.4.2网络硬盘
网络硬盘实现对服务器上文件的管理，并以访问、管理、新建和下载/打印权限进行细化授权，以人员、部门和角色为范围进行授权。
网络硬盘除可作为文件共享与管理、在线视频点播等功能的实现平台。
视频点播模块可以对OA服务器上的开放目录直接进行展示，用户客户端在可以端可以直接对视频、音频、图片等媒体文件进行在线播放和浏览。
该模块方便易用，管理员在新建目录的时候直接指定服务器的目录即可，可以对目录设置访问、新建、管理等权限。
列表界面：
播放界面：
名称等类型进行排序调整，并可以上传和删除管理图片。
4.2.3手机短信
手机短信采用工业级短信猫设备和OA的手机短信服务器程序相结合，发送短信不受时间和地域的限制，只要有手机信号的地方就可以发送。
发送资费同手机发送资费。
同时也可以接收外部发送的手机短信，转为内部短信提醒OA用户。
4.2.4资产管理
固定资产管理主要实现主要实现对企业固定资产登记、折旧、维护和查询等管理，使用中还可以设定固定资产报表，为企业资产管理做有效保障。
4.2.4.1固定资产管理
输入查询条件，则列出相应的固定资产信息。
4.2.5人力资源及劳资管理
人力资源及劳资管理主要包括人事档案的查询与管理、括绩效考核管理与工资上报管理。
4.2.6考勤管理
考勤管理包括3个部分：
考勤审批、人员考勤记录、考勤查询与统计。
4.2.6.1考勤审批
考勤审批是作为考勤管理人员才具有的功能，具有审批职权的用户，在这里可以看到不同部门的人向该用户提交的考勤审批请求。
4.2.6.2人员考勤记录
选择某个部门的人员，可以查看该用户的考勤记录。
列于首页的是今日该人员的上下班登记和考勤统计查询。
4.2.6.3考勤查询与统计
考勤统计是统计一段时间之内该用户的考勤记录，该记录详细列出了用户的上下班统计、外出记录、请假记录和出差记录。
考勤查询用于查询一段时间或者当天的人员上下班、外出、请假情况，其中
对外出与请假记录可以执行删除操作。
人事档案的查询与管理，遵循用户的管理范围进行管理，可以实现对系统中
所有用户的档案信息进行登记、查询与编排。
4.2.7劳资管理
劳资管理包括“工资流程管理”、“财务工资录入”和“部门工资上报”三个主要功能。
利用“工资流程管理”模块财务人员可以定义工资项目，新建工资上报流程，查看各部门工资上报的报表等。
工资上报主要是为了解决一些企业为实现员工效益工资数据的收集而设计的。
利用该模块管理人员可以输入员工的工资奖金信息，并直接发送给财务人员。
4.2.7.1工资流程管理
工资项目定义：
输入项目名称、计算项需输入计算公式、上报项用于部门奖金等上报。
工资流程管理，新建工资流程：
操作：
报表样式定义,定义报表中工资项目的显示顺序。
说明：
如果不定义报表头中工资的项目从左至右的顺序为工资项目中定义的
顺序。
报表样式定义无需每次定义，系统会选取最新的一次报表样式定义。
导入工资数据：
用户可以将EXCEL的工资数据导入到OA系统中。
说明：
1）首先EXCEL中的工资项目必须在OA系统中进行定义；
2）EXCEL文件必须另存为CSV格式文件。
发送工资条：
将工资数据以内部邮件或手机短信的形式发送给用户，流程终止后才能发送工资条。
4.2.7.2部门工资上报
用于部门奖金的上报。
设为默认值：
有些工资项目数据可能所有的员工都是一样的，如果某一工资
项目的值设为默认值后改值将自动的出现在后续员工输入的文本框中。
4.2.7.3工资录入
4.2.8计划管理
4.2.8.1工作计划查询与管理
工作计划以“进度日志”来进行对计划的进度情况进行管理，并由不同的角
色或参与者对工作日志进行查询或管理。
对进度的添加可以也可以反映在“进度图”中。
在计划进行中领导、负责人和创建人可以对计划参与人的计划进度做批注
4.2.8.2工作日志及工作日志查询
工作日志是记录员工工作完成情况及日常工作记录的功能，日志采用Html编辑器，具备一定的文字排版效果。
工作日志可以实现锁定、共享和领导点评功能。
工作日志查询时，是由具备日志管理权限的管理层对其管理范围内的员工工作记录的查询和点评功能，主要实现领导对员工工作的考核与掌握。
4.2.9系统管理
4.2.9.1组织结构及权限管理
本办公自动化系统（OA）中可以建立无限层级的组织机构，并在人员管理中，对人员的管理范围、主要角色权限以及系统登录权限做了全面而细致的设定。
以组织机构为“骨”，以人员的角色权限为“络”，以人员的管理范围为“经”，构架起公司整体的监控及组织支撑体系，每个员工分别赋予不同的角色权限，就可以区别其在系统中的不同工作权限，不同的管理范围限制了他的作业空间，处于不同的组织机构决定了用户在系统中的逻辑存在。
4.2.9.2控制面板
控制面板体现了系统中灵活的用户个性化定义功能，包括用户自定义界面主题、自定义菜单快捷组、自定义桌面模块显示、自定义个人资料、自定义昵称、自定义用户组以及对于个人账户的密码及登录日志管理。
4.2.9.3文件备份与恢复
文件备份采用FileGee文件备份软件，可以实现对指定目录或的实时、定时、批量、增量、完整等多种方案的备份，做到万无一失，保证系统的正常运行和数据的完整性。
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