会议管理指引.docx

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会议管理指引

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一、概述

目的

切实提高公司会议效率，规范公司会议管理流程。

适用范围

适用于公司各类会议的组织管理。

术语和定义

1.1.管理会议：

指公司在经营管理过程中，为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协调会、总结会、预算会等。

1.2.专题会议：

指公司在项目开发过程根据业务开展的需要，对开发相关的某一个事项进行研究、讨论、评审、决策的会议，最大的特点是与项目开发息息相关。

1.3.文化会议：

指公司为宣传企业文化、倡导员工联谊、营造良好的企业氛围而召开的务虚类会议。

二、工作程序

1.职责说明

1.1.会议经办部门

1）会议经办部门是指根据不同会议性质和特点，由相关部门为会议组织经办部门。

2）负责会议的召集、发起、倡议、组织工作。

3）负责会议纪要整理、下发、跟踪落实。

1.2.相关部门

1）根据制度与流程和经办部门要求，参与会议并提出意见或建议。

2）对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。

1.3.分管领导/公司总经理

1）根据制度与流程参与会议、提供决策意见。

2）推动协调需要跨部门沟通或协调的事项。

2.会议组织

2.1.会议准备：

会议由经办部门负责组织，组织会议需经办部门负责人以上人员确认方可发起。

发起会议应充分考虑必要性，凡可通过会下沟通方式解决的事项，应尽量避免采用会议方式。

2.2.会议确认：

经办部门需事先对重要参会人的出席时间、会议室空缺进行确认后方发起会议。

需要公司总经理、分管领导参会的，须提前与相关领导协调确认。

2.3.参会人员：

参会人范围应尽量精简，严格限制在与会议内容有直接关系的人员，包括需直接提供信息、参与意见和决策的人员，其他非直接人员以会后发送纪要的形式告知会议结果。

2.4.会务安排：

经办部门召开会议需按规定程序向人力行政中心提出会务申请，由人力行政中心统一安排会议时间和会议室；不同会议的开始时间应至少间隔30分钟。

凡有会议设备需求，如投影仪、白板、电脑、音响设备等，应在申请中详细注明，并及时与人力行政中心确认。

2.5.资料准备：

凡需参会人员事先做准备的工作（如就某具体议题事先沟通、准备意见等），应在会议通知中加以注明。

会议文件应尽可能提前备妥并作为会议通知附件发参会人。

相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。

2.6.会议时间：

1）会议总体时间（包括开始与结束时间）、单项议程的时间和发言人等应尽量在申请或通知内明确，以便于会议过程控制。

临时性紧急会议由组织人负责通知，但需将通知同时抄送人力行政中心。

2）除临时性紧急会议之外，会议通知应至少提前1个工作日发出，以便参会人进行充分准备。

3）会议结束时间最长可延迟30分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议，避免影响后续会议的正常进行。

2.7.会议用餐：

会议进行至用餐时间，尽量安排休会用餐，无特殊情况不得在会议室内用餐。

3.会议出勤原则

3.1.会议委托制：

所有会议发起召集部门需按要求提前通知参会人员，参会人员需按时出席，如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假，并委派代表参加，并交代好本人或本部门需在会中提交的问题，受托人也需将会议的精神转达委托人。

3.2.会议签到制：

会议发起部门需在会前准备签到表，所有参会人员需按要求时间准时出席并签到，迟到或早退者按公司行政管理规定处罚。

4.会议过程控制管理

4.1.会议发起人应做到：

1）会议资料齐备。

2）议题明确。

3）会前对议题征询参会人员意见。

4）会前沟通充分，便于上会形成决议。

4.2.会议主持人负责主导和控制会议进程，明确会议结果，应做到：

1）主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间主持人应对发言人给予提醒。

2）及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。

3）严格检查和执行会议纪律。

4）进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。

4.3.会议参会人应做到：

1）准时参会。

2）接到会议通知后，提前认真阅读会议文件并就相关议题和发言进行准备，以缩短讨论时间。

3）会议发言应简单明瞭，紧密围绕主题，避免超时。

4）注意力集中，不从事任何与会议主题无关的事务。

5）遵守会议纪律，保持会场秩序，听从主持人安排。

4.4.会议记录人应做到：

1）清楚记录发言要点及结论，要求。

2）对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论等。

3）会议如有需上报未出席会议的领导决定的事项，应在纪要中明确记录内容及报审领导。

4）会后48小时内应整理出会议纪要，上报参会最高领导审批。

纪要签发后应下发参会人员、会议内容相关人员、人力行政中心和运营管理中心。

5.会议跟踪与反馈

5.1.任何会议均需形成纪要（个别会议甚至需要形成视频音像资料），作为会议成果的记录文件，并注意保存和归档。

会议纪要应保证最大范围地发送给相关公司及人员，并抄送人力行政中心备案，以确保会议信息的有效沟通。

5.2.主办部门应当负责对会议有关内容的进行督办落实。

6.会议室管理

6.1.预约登记：

各部门如需使用会议室，需根据会议需要及人员情况选择相应的会议室，并提前一天提交OA系统的会议流程向人力行政中心提出申请，并详细填写会议所需的各项会务服务内容（如水果、保洁、设备、网络、电器等等）。

人力行政中心根据通知要求进行统一安排。

未能提前预约登记或临时性使用时，和其他部门的会议时间发生冲突，则要灵活安排，请各部门给予谅解。

6.2.会前准备：

人力行政中心接到通知后，根据要求的内容、人数、时间进行安排会务准备，准备工作在会议开始半小时前结束，然后由会议经办人进行验收并签字认可。

6.3.会务服务：

使用会议室的各项电器设备，原则上应当由人力行政中心相关人员统一进行操作服务，如会议室的使用人员要求自行操作或特殊情况，使用人员应严格按照设备的使用程序操作，保证设备的完好及会议的顺利进行。

三、支持文件

四、相关记录

1）《会议签到表》

2）《会议室使用申请表》

3）《会议纪要》（格式文本）

4）《业务环节关键决策会议清单》（参考）

5）会议管理体系（汇总）

6）经营管理会议体系

7）项目开发决策会议体系

五、附件

附件1：

公司运营会议体系

一、会议分类

会议类别

会议级别

会议目标及议题

会议时间（示意）

组织人

参会人

主持人

管理会议

A-1

公司月例会

总经理办公会（公司级）

推动战略发展规划与实施；研究部署重大事项；协调各分管业务口的重大节点及计划实施

每双月的5号

运营管理中心

经营班子成员及相关领导

总经理

月度计划协调会（公司级）

总结上月计划执行情况，审议并协调推动当月工作计划

每月2号

运营管理中心

经营班子成员、各相关部门负责人及项目负责人

运营分管领导/运营管理中心负责人

接

上

表

接

上

表

月度营销策略评定会

总结上月营销策略，制订营销策略方案

每月1号

营销策划中心

各相关部门领导

营销分管领导/营销策划中心负责人

A-2

月成本例会

月度成本检视会

总结上月预算执行情况及分析原因

每月7号

成本管理中心

各相关领导及相关部门负责人

成本分管副总/成本管理中心负责人

A-3

月/季/半年绩效例会

月/季/半年绩效考核评估会

对各被考核人月/季/半年各项工作指标及工作业绩进行评估及打分

每月/每季初/每年七月初

人力行政中心/运营管理中心

经营班子成员及相关人员

运营分管领导

A-4

半年总结会

战略、计划、成本总结回顾会（公司级）

半年工作的回顾总结，下半年工作计划及全年计划的推进

每年7月

运营管理中心

总经理、各分管领导及各部门负责人

总经理

A-5

年度研讨会

发展战略研讨会（公司级）

宏观经济发展态势；市场调研情况汇报；当地土地交易情况及地块分析报告；年度战略规划及定位的讨论

每年底

投资发展中心

部门经理级以上管理人员

投资分管领导

A-6

年度计划会

经营计划讨论（公司级）

公司年度经营计划

每年度11-12月

运营管理中心

总经理、分管领导及部门经理

总经理

A-7

年度全员大会

述职总结及计划安排宣布（公司级）

年度公司及工作总结及下一年度公司及部门工作计划

每年末

人力行政中心/运营管理中心

全体员工

运营管理中心负责人

A-8

周部门例会

各部门内部例会

各部门内部工作安排及阶段性工作总结

每月两次

部门负责人

部门全部员工（可邀请分管领导）

部门负责人

专题会议

A-9

项目开发决策会议

涉及项目开发决策重要事项（公司级）

项目开发过程中的重要业务决策事项，如规划方案、营销方案

根据业务需要不定期组织

业务部门/分管领导

经营班子成员及相关成员

业务部门/分管领导

A-10

项目进度协调会

涉及项目进度的各类事务的协调

汇报项目进度情况；项目配合情况分析及总结；协调解决各类现场问题

各项目每月一次或根据需要调整

项目经理/运营管理中心负责人

项目群及相关职能部门负责人

项目经理

文化会议

A-11

务虚会议

公司联谊类、员工活动类、座谈类会议（公司/部门级）

以公司/部门为范围组织的员工联谊、文化联欢、春茗酒会、座谈类会议等

根据需要策划具体时间

人力行政中心

临时策划

临时指定

备注：

以上会议A-10专题会议根据需要召开，会前需进行详细规划，其余会议不再详述，按表中所列时间及要求定期召开。

二、项目开发决策会议体系说明

1）项目开发决策会议：

是指房地产项目开发过程中的决策或评审会议，通常是与开发业务紧密相关的专题会议。

2）根据阶段成果的规划，从“项目可研”至“项目后评估”，可以根据实际情况设计若干会议开发决策会议或专业会议。

3）决策会议确定的依据包括：

①房地产项目开发主线路中的关键环节；②包含公司《权责手册》中涉及项目开发的决策会议。

4）凡本文件中所列出的会议，上会前议题主责部门应做好会前的沟通，力求达到相关部门意见一致，如存在分歧主责部门应提出备选方案和明确的推荐性意见。

是否具备会议召开的条件，由会议主持人确定，以下不再特别说明。

5）凡本文件涉及到的决策会议，所有会议纪要应抄送运营管理中心、人力行政中心，以下不再特别说明。

6）原则上各参会部门的部门负责人必须参加，特别原因不能参会、需指定可代表部门发表意见的其他人员、并对其意见负责，且需经会议召集部门分管领导同意，以下不再特别说明。

7）《业务环节关键决策会议清单》列举出了关键决策会议，可作为参考，公司可视实际情况进行拆解或合并。