浅谈现代文秘的基本素质终结 1.docx
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浅谈现代文秘的基本素质终结1
目录
前言2
一、绪论3
（一）新时期的文秘工作3
（二）新时期信息化社会对文秘工作的新要求3
1.要求现代文秘人员树立信息意识4
2.要求现代文秘人员树立创新意识4
3.要求现代文秘人员树立全局意识5
二、现代文秘的思想道德修养5
（一）现代文秘人员应具备的职业道德修养5
1.实事求是、务实求真5
2.恪守机密、诚实守信6
3.遵守法纪、廉洁奉公7
（二）现代文秘人员应具备的思想政治素质7
1.具备坚定的政治立场和政治态度7
三、现代文秘的重要职业技能8
（一）优秀的口语表达能力8
（二）扎实的文字功底11
（三）较好地适应办公自动化12
结束语14
参考文献15
致谢16
附表一17
附表二18
附表三21
前言
现代社会分工细化和社会生产力发展促进文秘职业化。
外国文秘职业化是随着其生产方式的出现而逐渐形成的，而中国文秘职业化进程开始于改革开放。
虽然我国文秘职业起步较晚，但其发展很迅速。
伴随社会生产力不断地发展，文秘工作逐渐地成为遍布各个领域的职业。
现代文秘是一个综合性强，覆盖面广的管理性工作岗位，对于领导者来说，文秘人员就是其助手和参谋，所以，社会和企业对文秘人员素质的要求越来越高。
因此，想要成为一名优秀的文秘，只有同时具备思想政治素质、职业道德素质及丰富的职业技能，才能在日常繁杂工作中游刃有余，并得到企业和领导的肯定和认可。
在新时期，由于大多数企业部门组织结构的精简化发展，现代文秘人员将承担更广大范围的职能，愈来愈多的文秘人员将必须要承担许多的管理职能，这就要求文秘人员必须要时时保持先进的职业技能和思想道德素养，努力完善自身以适应现代文秘职业发展的新变化，为集体和社会创造更多的价值，而不是成为办公室的庸才。
一、绪论
（一）新时期的文秘工作
新时期新阶段，随着社会经济体制改革的深入，传统意义上的文秘工作已经远远不能满足现代秘书工作的需求，新时期对于秘书工作提出了更高的要求。
新时期的文秘工作应该是公司领导者出色的参谋，有力的助手，高素质、高修养的综合型人才。
现阶段社会对现代秘书工作赋予了更多职责和更重要的意义。
因此，新时期现代文秘工作被置于单位决策中心的重要位置。
新时期的文秘工作是履行政治职能的重要部分，是办公室工作中的关键点。
办公室的效率决定整个单位的效率以及任务的完成。
办公室的秘书工作不仅仅是简单的起草稿件、文件分发、会议通知、档案管理等，而更应该从科学系统的角度全面理解并深刻认识和落实办公室的工作。
做好新时期文秘工作的确值得现代文秘人员深思。
（一）新时期文秘工作具有强化执行、落实督办的作用。
新时期文秘工作作为领导落实工作的先锋，要紧扣中心，确保领导班子的重要决策部署督查到位；紧盯目标抓监控．确保各项目标任务执行到位；紧迫项目抓进度，确保重要工作实施到位；严守纪律抓作风，确保队伍建设保障到位。
（二）新时期文秘工作具有沟通联络的作用。
新时期文秘工作是领导协调工作的中枢，要主动去联系、交流、协调、服务，通过主动沟通，科学协调，周到服务，团结每个部门，形成部门合力，从而使整个工作体系正常地运作，促进各项工作的落实和完善。
（三）新时期文秘工作具有收集信息、处理情况的作用。
新时期的文秘工作要作为领导把握大局的耳目，要畅通消息渠道畅通，及时收集各部门的意见和建议，认真研究，及时反馈处理，做到全面掌握情况，综合各种来源的信息，善于透过现象去看本质，学会把握事件动态倾向和发展趋势，及时发现出现的问题，第一时间提出解决方案，把工作做在前面，确保各种问题尤其是突发事件的及时处置。
（四）新时期文秘工作具有提供服务、完善工作的作用。
新时期的文秘工作作为领导管理事务的左膀右臂，要强化服务意识，认真研究制定健全完善的内部管理机制，做到以制度管理人、事、物，确保各项事务管理有序高效，科学规范，切实当好机关工作的总管。
（五）新时期文秘工作具有出谋划策、参与政务的作用。
新时期文秘工作人员作为领导决策的外脑，要致力于贴近工作全局，贴近决策者的思路，贴近群众的意愿，熟悉研究政策处理政务，认真管好份内之事，用心做到参在点子上而谋在关键之处。
（二）新时期信息化社会对文秘工作的新要求
进入新世纪，我们正在经历一场全面而深刻的社会变革。
随着信息经济时代的到来，互联网和全球通讯领域的快速发展，信息正在发挥着越来越重要的作用。
新时期新阶段，现代文秘工作的最重要方面在于，做好各种有效信息的收集、筛选、整理和加工，为决策者提供及时、准确、全面的信息服务。
所以，在新时期新阶段就要求文秘人员应具备和强化信息意识，提高各种信息处理能力，给决策者的管理和决策提供高效而准确的信息辅助服务。
1.要求现代文秘人员树立信息意识
邓小平曾经说过，“做管理工作的人没有信息就是鼻子不通，耳目不灵”。
新时期新阶段，现代文秘人员作为给决策者的管理和决策提供高效而准确的信息辅助角色而存在，要想更好地为决策者提供高效而准确的信息服务，就必须要具备和强化信息意识。
信息、能源与物质已成为当今社会的三大经济支柱。
在这样一个充盈着信息的复杂环境中，可以说秘书工作的实质就是信息处理工作。
所以说，没有游离于信息之外的秘书工作。
在成熟的市场经济体制下，瞬息万变的市场无时无刻不会产生大量的信息。
时效性是信息的一个重要特性。
要想获得信息的价值就必须要迅速去获得和及时地处理。
如果不能准确迅速地收集、筛选、处理和传递，信息就会失去它的效用。
因此，作为文秘人员要去广泛地开拓信息渠道，并确保渠道的畅通，要充分利用书刊、会议、文书、档案、调研、网络等各种渠道快速获取有价值的及时的信息。
信息的获取，尤其是在社会经济工作中，经济情报、商业信息甚至是集团和企业的生命。
具体来说，现代文秘人员撰拟公文、办理公文和立卷归档，就是对进行信息的加工、获取、传递、贮存。
在小的方面，组织会议、调查研究、接待来宾、接打电话等也是信息的沟通过程。
现代文秘人员只有具备深刻的信息意识，认识信息社会的特征，站在信息的高度去对待繁杂的秘书实务，这样才能及时消除矛盾、化解隔阂、冰释误解，从而提高秘书对的工作效率，保证决策者的决策效率。
从另一个方面来讲，只有准确真实的信息才有益于领导者的管理和决策，虚假的、含混的信息不但无益，而且会导致工作失误造成不必要的麻烦。
所以，现代文秘人员要以认真负责的态度，把底层的真实想法、意见和建议如实地去反映，不去欺瞒领导，使传送的信息真正成为领导决策者了解底层民意的依据。
所以，现代文秘人员信息工作做得好坏，在很大程度上决定了决策者判断和决策的正误。
2.要求现代文秘人员树立创新意识
21世纪是以信息与知识为发展动力的时代，计算机网络和卫星通信技术的迅速以展，及信息高速路的延伸和完善，使得信息沟通的范围更广、速度更快、质量更高，这极大大方便了人们对信息的获取和收集，开阔了人们的眼界，同时也促使人们逐渐去改变以往的思维方式、思想观念。
在新时期新阶段，领导者的决策逐渐由经验型向科学型转变，对文秘工作，尤其是在信息方面的工作提出了更高的要求。
这就是要求文秘人员树立创新意识，为领导者决策和管理提供全方位的信息服务。
但是，要在铺天盖地的信息海洋中捕捉到领导者最需要的最有价值的信息和资讯并不容易，这就要求文秘人员必须具备创新意识。
所谓创新意识，就是综合各方面各层次的信息并形成特定目标，从而产生有价值的新成果的过程。
它并不是简单地对外界信息的模仿和剪辑，而是要经过头脑加工厂的研究综合，最后创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策和管理提供服务。
江泽民同志指出：
“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力”。
所以，秘书工作的改革和发展，就必然要求现代文秘人员具备较强的创新能力。
3.要求现代文秘人员树立全局意识
新时期文秘人员要树立牢固的全局意识，并以全新的视角去对待新时期的文秘工作，积极顺应领导的工作需要，顺应企业发展的要求，出色地完成本职工作。
新时期新阶段，文秘人员要把“一切服从大局．一切服务大局”作为一切工作的出发点和落脚点。
现代文秘人员的全局意识主要体现在以下三个方面：
一是牢固树立群众观念，深入低层群众，全方位、多视角审视社会不同信息群体，了解信息衍生事物的发展趋势，提高和完善文秘信息工作的预测效应。
二是要以全局的高度，去判别一切事物的是非、善恶和真伪，正确把握事物发展的走向，提高文秘信息工作的预测水准。
三是围绕着“改革、发展、稳定”的大局，以文秘人员的视角，关注党的政权建设、经济建设等重大问题，提高文秘信息工作的预测能力。
新时期新阶段，现代文秘人员的工作要求高、强度大、头绪多和回报低，这就更需要文秘人员必须要有吃苦耐劳和无私奉献的优秀品格，做到正确处理得与失、苦与乐、集体与个人利益的关系，以饱满的热情投入到文秘工作中。
现代文秘人员想问题要站在全局的角度，从全局和集体出发，牢固树立全局意识，培养战略思维，善于把办公室的文秘工作置于改革发展稳定大局和宏观形势以及具体的文秘工作中来谋划和思考，了解上情，吃透下情，精于结合，时刻做到以创造性的思维去开展工作。
处理好局部与整体的关系，努力做到调研围绕中心转、服务围绕大家转、信息围绕决策转。
在工作中，当部门工作与整体工作、局部工作与大局工作发生矛盾时，文秘人员要自觉地做到个体服从整体、局部服从大局，针对不断变化的工作环境，提出不同的规划方案。
二、现代文秘的思想道德修养
（一）现代文秘人员应具备的职业道德修养
1.实事求是、务实求真
实事求是，务实求真，要求现代文秘人员理论联系实际，一切从实际出发，坚持实践是检验真理的唯一标准。
实事求是是现代秘书人员要坚持实事求是的工作之风。
文秘工作的各个环节都要求准确无误，从客观存在的事实出发，如实地反映客观情况。
现代文秘人员无论是在收集信息，还是在反映情况，都必须如实上报；提高意见，拟写文件，都必须端正思想。
坚持实事求是的原则。
现代文秘人员在投入工作之前，首先要做的就是要端正自己的工作态度，了解自己的所长，踏实工作，运用自己的长处到实际工作中。
还要有旁观者一样清晰的头脑，保持乐观豁达的心态，经得住诱惑和枯燥，通过努力工作去实现自己的人生价值。
作为现代文秘人员要明白，所谓职业不分贵贱，只要将自己的本职工作当成一份事业去做、去追求，就一定会在工作中取得成绩、获得乐趣，最终实现人生价值。
新时期市场经济条件下，任何领导机关或是决策者本人，要想对一个企业团体进行有效的管理，使工作获得预期的成绩，一切决策都必须从实际出发，符合客观实际，而做出的决策要符合客观实际，就要求掌握充分详尽的准确的信息。
如果没有占有准确足够的第一手资料，给决策者提供的信息不及时、不准确，做出的决策就会不符合实际情况，会在实际工作中遇到意想不到的阻碍，对企业和集体造成危害。
例如，就某企业团体来说，其所属的下级单位，工作好坏参差，情况多变，文秘人员在了解下级单位的情况时，不能光凭所谓的印象出发，对那些工作积极表现好的部门，就忽视其不足之处，对一贯工作落后表现一般或不好的部门，又忽视其成绩和进步，这种主观片面性的思想方法，一定会严重阻碍真实地反映情况。
所以，现代文秘人员要培养实事求是的工作作风，必须要克服思想方法上的主观片面性。
合格的文秘工作人员，都必须培养实事求是，求真务实的工作作风，不要因怕得罪上级部门的负责同志而不敢反映其工作中的错误和不足，更不要夸大工作中的成绩，去迎合某些领导者，而是要实事求是地、客观地、真实地反映工作中的实际情况。
文秘人员要坚持实事求是的工作作风，还必须剔除主观主义的思想和粗心大意的不负责任的工作作风。
现代文秘人员对任何情况和事件的了解，不能带有有色眼镜、或者先入为主的成见，必须从实际工作出发，是非分明，不虚报，不浮夸，一就是一，二就是二，尊重基本客观事实。
秘书机构和文秘工作者，承担着为决策者制订决策提供信息的重要责任，平时就要多加强学习，注重在实践中去学习，向成功者或前辈学习，要学会结合国内国际实事形势，尽可能掌握地企业的全面情况，成为决策者的智慧之囊。
2.恪守机密、诚实守信
“遵守信用、遵守诺言、言必行、行必果”是现代文秘人员需要严守的原则和信条之一。
事实上，由于文秘人员掌握有较多的企业的机密，一旦这些机密泄露给会大众或者同行业对手社，就会给团体带来重大的损失，甚至会导致企业走向破产的严重后果。
所以，现代文秘人员要具备严守机密的职业素养，时刻自觉遵守保密制度，将企业团体的利益看成是个人利益，为未来企业的发展尽自己的一份力。
作为新时期的文秘人员必须要学会抵得住诱惑，耐得住寂寞，把自身精力都投入到工作之中去。
文秘人员素质的高低不仅仅取决于业务水平的高下，更重要的是在职业理念与综合素质上的表现。
树立正确的工作指导思想是做好文秘保密工作的前提与基础。
所以，企业文秘岗前培训一定要落实与贯彻好保密工作的指导思想，让保密工作指导思想发挥其潜在的价值和作用。
文秘工作人员最先知晓公司重要机密，对保护企业的商业秘密，合理维护企业的合法权益有着极其重要的作用。
保密任务作为企业赋予文秘工作者的特殊职责，关乎企业的重大利益。
文秘人员必须要树立保密意识、重视工作中的细节，严格遵守公司制度和流程，更好的维护公司利益，将秘密深藏于公司的内部之中。
文秘人员在平时的工作中重视细节做到防范于未然才是关键。
文秘人员泄露企业机密的渠道主要在文书泄露与会议泄露两个方面。
现代文秘工作包括提前会议准备及日常处理公文，其工作性质导致了文秘人员知道机密时间早，知密程度高。
所以，相关人员在对文书、文件和会议的记录处理上，需要严格地按照企业的规制办事，存有公司机密的文件要储存在专用的保险柜中，并按时核对与清查。
在召开关乎公司机密的重大会议前，文秘人员要同保卫科共同采取相应的保密措施，对于会议中用的笔记本、文件、资料等可能记载公司机密的文本文件及时回收和清查。
细节决定成败，新时期的文秘工作纷繁复杂、具体琐碎，极易导致企业机密的意外泄露。
所以，严谨负责的工作态度是文秘人员维护企业利益的最佳保障。
企业商业机密常常具有时效性，文秘人员要做到及时检查与反馈，定时更新企业的技术资料，删除那些不属于公司机密的文档文件。
因此，做到秘书保密工作的与时俱进才能贯彻好文秘的职责。
由于网络技术的发展，除了文书泄露、会议泄露外，利用计算机网络窃取企业机密的事件也时有发生。
而且企业机密常常存档在决策者的电脑之中，文秘人员为领导提供一个安全可靠的办公环境也是其职责所在。
3.遵守法纪、廉洁奉公
廉洁奉公是现代文秘人员高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的行为准则和思想道德品质，它要求现代文秘人员在职业活动中必须要坚持原则，不利用个人职务之便谋取私利。
遵纪守法要求现代文秘人员在遵守与职业活动相关的法律法规和职业纪律，国无法而不立，遵纪守法是公民应尽的责任，这对于现代文秘工作者同样适用。
“遵纪守法、廉洁奉公”一直以来都是文秘人员高尚职业道德情操的重要体现，也是文秘工作者最基本最重要的道德品质。
新时期，现代文秘工作者要时刻企业集体利益、集体的利益为重，以自己的实际行动来抵制社会上的不正之风。
在工作中，身为秘书每天的工作都面临诱惑，“假借领导者之名以权谋私”、“等价交换”、“泄露企业重要机密”等现象的都无时无刻不考验着现代文秘工作者的职业道德素养。
现代文秘工作者要学会如何面对越来越多的诱惑，不搞所谓“好处”与“实惠”之间“等价交换”，要以企业和团体整体利益为重，不过分追求名利，自觉奉献，以实际行动抵制和反对不良文风。
（二）现代文秘人员应具备的思想政治素质
1.具备坚定的政治立场和政治态度
现代文秘工作是一项政治性很强的工作。
因此，秘书人员首先要具备良好的政治素养和坚定的政治态度。
现代文秘人员的政治修养，最重要的是要在政治上与党保持高度一致，还必须要具备较高的政策理论水平。
新时期，现代文秘工作涉及的范围广并且政治性也比较强，在很大程度上代表着本部门甚至整个公司的形象。
所以，要想成为一名优秀的文秘，首先必须要坚定的自己的政治立场，端正自己的政治态度，并学会将其上升为平时工作中的行为准则。
从小的方面来说，就是要求现代文秘人员要坚持以邓小平理论、三个代表的重要思想以及科学发展观为思想行为准则，对于政治方面的问题，要学会从政治角度理性地观察、分析并寻找解决方案，在原则问题面前必须要坚定自己的立场，决不能人云亦云、随波逐流。
现代文秘人员要坚定自己的政治立场，就是在政治上与党保持高度一致，必须要坚持党的领导，坚持社会主义道路，自觉与党在思想上、政治上、行动上保持高度的一致。
它表现在坚持四项基本原则，坚持改革开放。
改革开放是强国之路，必须一如既往、坚定不移地贯彻执行。
四项基本原则是立国之本，必须始终如一、毫不动摇地加以坚持；在这一点上，每一个文秘人员无论如何都要牢牢握住。
既要坚持四项基本原则，又要坚持改革开放，才能把中国建设成为富强民主文明的社会主义强国。
现代文秘人员要有一定的政策水平和较高的马列主义思想理论水平，文秘人员的工作经常涉及大量的政策问题和理论问题而要做好秘书工作。
所以，没有一定的政策水平和理论水平是难以胜任这项工作。
马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论是一个完整的理论体系，是建设有中国特色社会主义理论理论依据，文秘人员必须系统地研究学习。
更需要强调的是，必须掌握马列主义的观点、立场和方法，并能运用这些观点、立场和方法到工作中；还要特别重视学习马克思主义哲学，掌握唯物辩证的思维方法，才能保证在复杂纷繁的各种矛盾中做出科学的决策。
江泽民同志曾经指出，作为领导干部一定要讲政治。
那么，文秘人员作为领导者参谋助手也应讲政治。
文秘人员如何讲政治呢？
除了在政治上与党保持高度一致，有较高的马列主义政策水平和理论水平之外，还有重要的一条是要学会不追求名利，淡泊明志，乐于奉献，不去刻意计较个人的得失，努力做好自己的本职工作，为实现我国的现代化建设做出自己的一份贡献。
马列主义、毛泽东思想和邓小平理论是无产阶级革命的科学，是党制定一切方针政策的理论基础，是一切行动的准则。
因此，现代文秘人员学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，是提高其各方面素质的重要途径和方法，尤其是对提高政治理论素质有着至关重要的作用。
为此，现代文秘人员必须要认识到处理好以下几个方面的问题：
第一，做到正确认识并且处理好精神富有与个人经济富裕之间的关系，把握人生价值目标。
第二，做到正确认识利已主义价值观与集体主义价值观之间的区别，确立崇高的人生理想。
第三，做到正确认识并且处理好合理待遇与无私奉献之间的关系，发扬无私奉献的崇高职业精神。
第四，做到正确认识并且处理好党性原则与商品交换原则之间的关系，树立一心一意为人民服务崇高思想。
三、现代文秘的重要职业技能
（一）优秀的口语表达能力
日常生活中，人们通常都喜欢那些风趣幽默，而又有内涵的话语。
在社交生活中，口语是很有讲究的，说话也是要讲艺术和技巧的。
我们说一个人很健谈，是在说他在语言表达方面的能力特别强。
但是，这是需要渊博的学识和高尚的情感作为基础的。
因此，作为现代文秘人员，及其要注意培养口语表达方面的能力，既要重视言语的技巧，又要重视话语的质量。
一、文秘人员口语表达的重要性
俗话说“美言一句三冬暖”，讲话也要讲效益和技巧，人们通常喜欢那些内容丰富而又充满艺术色彩的讲话，讨厌那些讲话装腔作势，冗长复杂的讲话和冗长沉闷，照本宣科的报告方式。
作为文秘人员，在为领导者准备演讲稿的时候，不仅仅只要求讲稿的质量和内容，更要懂得在适当的时候插入一些幽默的话语，来渲染气氛，放松一下现场。
但是，在平时的口语表达中就要求文秘人员做到面面俱到。
提高语言表达的技巧和能力，既要提高高尚的情感、言语艺术领悟和渊博的学识，还要勤学苦练。
勇气、自信才是提高口才的最重要的基础。
另外，在做演讲和说话之前要精心准备，世界上很多语言艺术家之所以能声遏行云，妙语连珠，赢得满堂喝彩，无不是在演说、讲话之前作了精心充足准备的。
所以，演讲、说话之前的准备至关重要。
精心准备，要收集充分的材料，把要讲的话写成演说稿或者是提纲，也要注重打好腹稿。
不同的口语表达在文秘的工作中有着不同的作用和功能。
文秘口语方面的工作重点在于根据某一话语要表达意思，推断达到什么目的，从而决定选用何种恰当的表达方式，这些是文秘人员要做好的基本工作。
现代文秘人员口语表达能力的强弱，不仅仅影响自身的形象，同时也影响企业领导者的形象，更重要的是，影响自己所在企业公司的形象，事关企业利益。
所以，现代文秘人员必须要重视自己的语言表达能力，学会从各个方面去培养和提升自己。
二、文秘人员口语表达的具体要求
1.运用术语，文明礼貌。
文秘人员主要是从事办公室工作，而办公室是每个企业展示自我形象的窗口，所以，文秘人员的形象从程度上来说，就代表了企业集体的形象，因而文明礼貌讲话就显得特别重要。
文秘的语言表达要注意细节，文明的语言除了做到礼貌用语之外，也体现在说话的声音和肢体动作等方面，例如，声音不能过高，也不能过低，语速要适中。
重要的是，在口语表达中要学会运用相关的术语，这样做不仅能体现出文秘人员特有的专业素质，更能很好塑造个人魅力和企业形象。
2.朴实生动，简洁明了。
口语自身的特点和文秘工作的要求需要决定文秘人员口语表达要简洁明了，文秘人员在运用口语进行交际活动时，主要是向领导者提出自己的建议或请示、汇报工作，或向部门或单位传达领导者的意见决策等。
因此，这就要求文秘人员的语言必须通俗易懂，简洁明了，言语中不可以使用难懂冷僻的词。
还有就是在表达方式上，文秘人员要运用说理、叙事，少用或尽量不用抒情和描写。
三、针对于文秘人员的口语的特点
不像书面正式语言那样追求前后风格的统一性、一致性，口语的表达方式具有很大的不确定性和可变性。
在表达过程中，只要围绕着讲话的目的，既可以寓庄于谐，又可以义正辞严，还可以含蓄委婉。
文秘人员要学会随机应变地转换说话的方式以利于传情达意，也要注意句型结构的灵活多变。
句型结构的灵活多变，主要在于口语化语言的句子结构类型的多样性。
这种多样性包括最常见的主谓结构，还包括很多非主谓结构，例如动词、名词和形容词的非主谓结构，不完整但是可以单独表达的独立主格结构，还有定状后置、主谓倒装的变化结构及其他结构。
在话语中，不时使用不同类型结构的且独具特色的语言，表达就自然而然显得灵活可爱。
也要注意在特定的语境中，语言句型结构的多变灵活能反映语言的特殊内涵及说话人特殊的情感。
现代文秘人员在口语表达过程中，消除言语中的歧义是一个不可忽视的问题。
语言中的歧义现象是严重影响意思传达到位的语言障碍。
在文秘语言中常用的话语，一旦发生了歧义，就会直接影响到工作和任务的执行和落实，甚至会造成严重的后果。
因此，文秘人员对言语中的歧义现象要特别重视。
在日常生活中，文秘人员要做到去掉口头上的语病，摒弃一些不良的语言习惯，这些习惯往往很大程度地影响语意的表达；在日常工作中，文秘人员要做到长话短说，避免冗长哆嗦，做到不自我卖弄，拿腔作调。
在切合语境的情况下，让别人看到自己的长处，了解自己。
同时，也要把握利用语境来达到特定的社交目的，而文秘人员生活在那种特定的环境之中，说话要受到语境等因素的制约。
现代文秘人员工作的特点、性质和作用，及其自身的素质和在职场中充当的角色等因素，往往构成文秘人员说话的语境，文秘人员应好好把握这一点。
新时期，随着市场经济体制深入改革和发展，较之以前更加频繁的公务活动，对文秘人员素质的要求越来越高。
现代文秘人员只有遵循语言艺术的特点，加强语言技巧的培养，才能显示出现代文秘人员工作能力及工作效率。
四、现代文秘人员口语表达的应变能力
长期以来，由于人们受到传统观念的影响，往往怀有很多偏见，认为那些寡言少语者必定可靠、忠诚、老实，口若悬河者就必定狡诈、虚伪、靠不住。
因此，现代文秘人员必须要转变以往观念，摒弃偏见，要重视文秘人员的口语交际能力的培养，要认识到，未来的个体与个体之间，个体与群众之间，各个行业之间的关系将日趋紧密，这就意味着
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