各种函件范本函件格式资料.docx

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各种函件范本函件格式资料

五函一函

一、概念背景

知识函本义指书信封套后来引申为“书信”。

作为正式公文是1921年以后的事通常又称为“公函”与“函件”。

不具有指令性主要起“桥梁”与“纽带”作用。

在公务中使用“函”这一文体极为简洁、方便。

概念函是用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项时使用的公文。

二、函的适用范围

1.平行机关或不相隶属机关之间的商洽性、询问性、答复性公务联系；

2.向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。

3.业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项；

4.机关单位对个人的公务联系如答复群众来信等。

5.上级机关向下级机关询问有关情况，上级机关向下级机关催办有关事宜如要求下级机关呈报有关报表或材料时，也可以用函，下级同样要回以报告。

三、函的分类

1.按性质分可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来,便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

2.按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

3.另外从内容和用途上还可以分为

商洽事宜函、通知事宜函、催办事宜函、邀请函、请示答复事宜函、转办函、报送材料函等。

4.商洽函用于互不相隶属或平级机关之间商洽工作联系有关事宜。

有的是要求对方予以协助有的是向对方提出某一问题的处理意见和要求。

如商调干部联系参观学习洽谈业务、查询或了解有关人员或事情等。

5.知照函把需要知照的情况通知对方可以不要求对方答复。

其作用相当于通知，多用于平行机关上级机关告知下级机关，某些事项也可用知照性函。

6.商洽函例文

中国科学院××研究所致××大学商洽建立全面协作关系的函

××大学

近年来我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持取得了令人满意的成绩建立了良好的协作基础。

为了巩固已取得的成果取得更大的成就建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系特提出如下意见。

一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流

二、根据所、校各自的科研发展方向和特点对双方共同感兴趣的课题进行协作

三、根据所、校各自人员配备情况校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导

四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向协调分工避免重复

五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备在可能情况下向对方提供利用并协助做好测试工作

以上各项如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商达成协议以利工作。

特此函达请即研究函复。

中国科学院××研究所

一九××年×月×日××

大学人事处关于商洽×××同志调动工作事宜的函

××××制造厂人事处

我校××学院××系××教研室×××同志，19××年从××工业大学××专业本科毕业分配到我校任教师以来工作认真负责教学、科研都取得了显著成绩，于19××年被聘为讲师。

该同志一人单身在我校工作，家庭的其他成员全部住在你市，其妻×××同志在贵厂工作。

不但夫妻分居两地且上有体弱多病的母亲下有不满周岁的儿子需要照顾。

根据该同志多次申请经我校领导研究，为解决×××同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难，我校同意该同志调往贵厂工作的要求。

现特致函与你们商洽并请尽快函复。

若贵厂同意考虑×××同志的这一要求接到你们复函后我们即将该同志的档案寄给你们审查。

××大学人事处

二OO八年八月一日

知照函例文

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产搞活羊毛流通提高羊毛质量根据国务院领导同志的批示现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

四、为了促进国内养羊业的发展支持纺织工业生产和扩大出口创汇。

上述有关政策请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实执行中的问题由国家计委和经贸办协调并督促落实。

国务院办公厅盖章

一九九三年一月三日

问答函

指平级机关之间互相询问、答复有关问题时使用。

询问函和答复函互相对应询问要明确答复要清楚。

下级询问上级用：

“请示”

上级答复下级用：

“批复”

不相隶属机关之间用：

“函”。

下级答复上级用：

“报告”

上级询问下级：

“”

如果涉及行政机关之间的沟通，而不宜用“通知”（上对下）

“请示”下对上等下行文和上行文的情况，则应考虑由两个机关的办公部门以“函”相互行文。

而上级机关的办公部门向下级机关行文，特别是涉及布置重要工作提出要求答复重要事项等，都须明确授权问题，常用“经××××指本级机关领导同志指示”等语句。

例文：

××县人民政府办公室关于询问××中学违规收费情况的函

县教育局

据《××晚报》2004年×月×日二版报道，我县××中学连续两年违规收取“建校费”达120万元。

此事经媒体披露后在群众中引起强烈反响。

但据了解自报道刊发至今已逾半月，该校始终未向媒体作出任何解释，你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况，导致众多家长联名写信向主管县长反映。

根据县政府领导同志指示特函知你局迅速处理此事并将有关情况及时上报。

二00四年×月×日

国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函

安徽省人民政府：

你省《关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示》皖政秘〔1999〕138号收悉。

经国务院领导同意现函复如下：

一、同意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区实行现行的国家经济技术开发区的政策。

二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊东以始信路、耕耘路、清潭路为界西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路南至紫蓬路北至繁华大道、明珠广场规划范围总用地985平方公里。

三、合肥经济技术开发区的建设和发展纳入合肥市经济技术发展总体规划建设发展资金由你省自筹解决。

四、合肥经济技术开发区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针积极改善投资环境逐步完善综合服务功能。

五、要加强领导和管理促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。

国务院办公厅

二○○○年二月十三日

请批函请求批准函

向平级机关或不相隶属机关的主管部门请求批准时使用。

请示是向直接领导的上级机关请求指示、批准时使用的公文。

请批函正文写法与请示类似由请示原因请示事项结语构成。

其中原因、理由部分要写充分以便获得有关部门的同情和支持。

请批函例文：

广州××局销售公司请求批准函

广州××局：

我销售公司从去年十月成立以来国内商务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否请函复。

广州××局销售公司（盖章）

一九九六年一月十日

报送材料函例文:

关于上报《××公司二期改造项目评估报告》的函

××市××分行：

现呈报《××公司二期改造项目评估报告》请审阅。

附件：

××公司二期改造项目评估报告略

×××工商银行（盖章）

一九九×年十一月五日

转办函例文：

××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

省人民政府:

省九届人大三次会议已经闭幕。

会间省人民代表以主人翁精神对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议,同时提出了一些应当解决的问题和要求。

根据大会决定,现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去,望抓紧认真处理并及时将处理结果报来。

在处理社会治安等有关提案时,可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

附件1、××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见

2、抄送单位附件各二册

××省人民代表大会常务委员会盖章

一九九九年×月××日

邀请函例文：

关于出席××××研讨会的邀请函

××秘书长:

最近国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。

经商议定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。

现将有关事项函告如下:

一、会议报到时间略

二、会议地址略

三、联系人及电话

特邀请您届时出席。

××××研究中心（盖章）

二000年三月×日

催办事宜函例文：

交通部广州救捞局催办函

××造船厂:

贵厂××××年为我局建造的2640马力拖轮“穗救202”轮出厂至现在已经三年了,可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。

为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决,但贵厂一直未明确答复。

该轮由于缺少拖缆机,长期无法正常执行生产任务,经济上已造成了很大的损失。

为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救202”轮安装拖缆机以免再延误该轮的正常生产。

特此函达

交通部广州救劳局（盖章）

二OO八年八月八日

函的特点

1.平等性和沟通性。

函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。

即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候也不能使用请示和批复，只能用函并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同，也要体现平等性和沟通的特点。

2.灵活性和广泛性。

函对发文机关的资格要求很宽松高层机关、基层单位党政机关、社会团体、企事业单位均可发函。

函的内容和格式也比较灵活而且不限于平行行文所以运用得十分广泛。

3单一性和实用性。

函的内容必须单纯一份函只能写一件事项。

函不需要在原则、意义上进行过多的阐述不重务虚重务实。

函的写作

1.标题。

函的标题要概括含的主要内容使人一目了然。

1.发文机关关于XX事由的函

2.发文机关关于XX答复的事由的复函

如：

发函《××市劳动局关于工伤确认等问题的函》

复函《劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函》

3.关于XX事由的函

如《关于毕业生分配问题的函》、《关于聘请公文写作课教员问题的函》

2.发文字号。

函是正式公文其发文字号有多种写法

（1）3要素规范发文字号。

通常在机关代字后加一“函”字。

（2）作为函件为区别于请示、批复的文号用流水编号，如“XX函第XX号”

（3）处理较为一般事项的函没有发文字号。

3.主送机关。

标题下顶格写明受文机关全称或规范性简称，一般写一个机关。

但有时内容涉及部门多也有排列多个主送机关的情况，如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》（国办函19932号）的主送机关，有七个之多：

“国家计委、经贸办、农业部、商业部、经贸部、纺织部、技术监督局”。

结语

商洽函：

上述要求，请予函复；

祈请函复，请予大力协助为盼

如蒙慨允，不胜感激。

问答函：

希予协助，请即函告，特此函询；

请复请批函：

请予批准，请予协助解决，盼复；

去函：

为荷；为盼；为要；是荷；敬请函复，盼予复函，特此函达，盼蒙允诺；

复函：

此复；特此函复；特此函告；

抄送

函一般都有专指单位，不抄报抄送（尤其不抄报），如内容涉及有关机关，需要有关机关协办或知晓，也可抄送。

函的写作要求

1.函是公文是各级行政机关和单位之间协商工作传递信息的文殊它和普通书信有着本质的区别。

因此在写作上不能像私人函件那样随意而为应力求做到格式规范化内容简短化开门见山直陈事项。

2.发函要求做到一事一文便于对方尽快办理和答复。

复函要针对询问做答不能答非所问。

3.行文的措辞要谦和得体庄重礼貌，切忌盛气凌人或恭维逢迎。

一些常用的机关书面用语如“为盼”等可选择使用以示尊重和诚恳之意。

注意公函与私函的区别私函私函的语言随意、口语化文字可长可短可详可略内容可重要可不重要。

公函

公函的语言书面化，较多使用诸如：

“均”、“系”、“兹”“暨”。

“特此函复”、“收悉”等文言词和公文专用语，显得稳重、老练给人一种值得信赖、可以放心的感觉。

如果用口语化的文字写公函就会显得随便轻浮，给人一种不严肃的感觉，有损公文的严肃性。

如：

“×月×日的来信和随信寄来的××定单一份我们都已经收到了。

”

”×月×日来函暨所附××定单一份均收悉。

”

公函一般也不使用针对个人的寒暄用语。

公函是谈论公务的信件，对所谈的问题，要力求开门见山，不能绕圈子，更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗”、“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。

这类文字非但无助于工作的开展。

相反还会使严肃的公文庸俗化。

另外在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾，而要用“特此函告”、“特此函复”之类的用语结尾。

因此我们不能随意在公函中加入一些“热情洋溢”的文字，在阅读公函时也不能因为来函的文字缺少私函式的“温情”就因此断定发文者不近人情难以合作。

函与相近文种的区别

1.函与请示的区别：

相同点：

请求批准的函和请示都有请求批准的功用。

不同点：

请求批准的函是向不相隶属机关或有关主管部门发出请求批准的公文；请示只限于向具备隶属关系的上级机关请求指示或批准。

2.复函与批复的区别：

相同点：

两者都有答复有关事项的功用，都是被动的来行文的，具有被动性。

不同点：

复函用于回复平极或不相隶属机关的来函，也可以用于上下级机关之间就一些简单问题进行答复；批复只能用于答复下级机关的请示事项，不如复函使用灵活。

3.函与报告的区别

相同点：

两者都可以用来交流反映情况。

不同点：

作为上行文下级机关用来回答或交流反映比较重要的问题时，一般采用报告；涉及到一些细小的事务性问题时可以使用函。

现实中上下级之间一般不用函。

病文修改

关于联系教师进修的函

××大学教务处

首先让我们以××市公关学校的名义向贵处表示衷心的感谢，过去为我校办学给予了很大的帮助。

目前我校又面临一个很难解决的问题。

原来事情是这样的，我校开办不久师资力量很差，决定派××位年轻教师到贵校旁听进修一年，我校与有关部门多次商量。

但××位教师进修住宿问题至今也没有得到解决。

提高教学质量的关键是师资。

为提高我校教育质量，恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题。

但不知贵处是否有什么困难。

如果需要我校给贵处办什么事情请尽管提出，我校会竭力去办。

再说一句，贵处如能解决我校进修教师住宿问题，我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。

致以崇高的敬礼

××市公关学校印章

一九××年×月×日

病文修改

××学校关于解决进修教师住宿的函

××大学校长办公室

首先我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。

在此我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。

事情是这样的，最近我校为了培养师资选派了五名教师到××学院进修。

但因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。

在进退维谷的情况下我们情急生智，深晓贵校府高庭阔物实人济且有乐于助人之美德。

因此我们抱一线希望冒昧地向贵校求援，请求贵校救人之危，伸出援助之手为我校进修教师的住宿提供方便。

为此我们将不胜感激，有关住宿费用等事宜统按贵校的有关规定办理。

以上区区小事不值得惊扰贵校实为无奈望能谅解。

最后再次恳请予以关照。

××学校

××××年×月×日

这篇公函存在以下几个方面的问题：

1.格式不正规。

首先是标题不规范。

作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式只用“公函”二字作标题显然不合要求。

其次是结语不规范。

此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色有些不伦不类。

2.请求近乎无理。

发函单位为解决自己进修教师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。

合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批改作业作为交换条件。

他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格，其他真正能作为对等交换的条件完全没有，其结果可想而知。

3.语言不得体、不准确。

此函的语言有较多问题。

一、是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语。

如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。

二、是有些语言分寸失当，有献媚之嫌。

如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德”。

三、是用词不当。

如“宽大为怀”应是旧时惩处时的用语，“救人之危”的说法也有些过份。

最不应该的是居然要和对方“相得益彰”。

还有“我们以校方的名义”一句话，让人莫名其妙，难道这函不是以校方名义发出的吗？

以上种种问题使得这篇公函几乎没有达到目的的可能，应从中汲取失败的教训。

材料写作

××公司为提高业务人员的水平，研究决定选派某些人员去××大学中文系、计算机系、外语系进修一年。

请就此事拟写一封函和一封复函。

材料写作

以XX大学的名义写一份要求去XX公安局查阅犯罪资料的去函，字数在200字以内，要求符合函的格式注意语言表达要得体。

材料写作

我校准备召开秋季运动会，拟向市体委借用大运动场及体育馆，请以我校的名义拟一份致市体委的公函。

具体日期自拟，要求内容简洁、措辞得体、语言平实。