集团办公室公文处理办法.docx

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集团办公室公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院发布的《国家行政管理机关公文处理办法》，结合集团公司实际，制定本办法。

第二条公司公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力的归体式的文书，是依法进行公务活动的重要工具。

第三条公司公文分内部公文和外部公文。

内部公文基本格式与行文程序等与外部公文相同。

第四条集团办公室是集团公司公文处理工作的管理机构，负责集团公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作。

对各本部、中心、部室的公文处理实行检查指导和监督管理。

第五条公文处理工作，必须严格执行公司有关保密制度，确保公司秘密的安全。

第六条公司公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则。

凡属于行政职责范围内的工作不要以行政机关名义向党团组织行文。

第二章公文种类

第七条公司使用的公文种类主要有：

（一）决定

对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。

（二）通告

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（三）通知

发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。

（四）通报

传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。

（五）报告

向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问，用“报告”。

一般用“特此报告”作结。

（六）请示

向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。

一般使用惯用语作结，如“妥否，请批示”。

（七）批复

答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。

（八）意见

对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

（九）函

平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。

（十）会议纪要

记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

会议纪要必须当天整理完成并发布。

（十一）签报

向上级领导或部门就某专项事宜请求协调、批复等情形，用“签报”。

以上公文种类中，通告、通知、通报三种文体可酌情不采用文头，通过公司OA系统发送，决定、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、签报等文体必须采用文头，决定、会议纪要发送到需知范围，其余均不通过公司OA系统发送。

第三章公文格式

第八条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、文头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送抄报单位、印发单位和印发日期等部分组成。

公文格式还包括公文用纸规格和装订要求。

（一）发文单位标识应当使用全称或者规范简称，联合行文，主办单位应当排列在前。

发文单位标识应使用一号宋体字，用红色标识。

（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号和保密期限，具体写法为“密级＋保密期限”。

一般用三号黑体字，应顶格标在公文版心（书刊版面上容纳文字，一般不包括书眉、中缝和页码的部位）右上角第一行；如需同时标明秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

如：

绝密★10年；机密★5年；秘密★3个月。

如果无特殊密级要求，可不写。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

一般用三号黑体字。

如是不涉及紧急程度，可以不写。

如果遇到秘密等级和紧急程度需要同时标注时，秘密等级标注在上面，紧急程度标注在下面，分两行顶格标在公文版心右上角。

（四）发文字号，包括单位代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

发文单位标识横线下空一行（八号字），用三号仿宋体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位，不加“第”字。

（五）“签发人”应排列于发文字号右侧。

“签发人”用3号宋体字，“签发人”后标冒号，冒号后用3号楷体字加粗标识签发人姓名。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文单位。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题应在文号下空一行（八号字），用小二号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（七）主送单位指公文的主要受理单位（即收文单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

附件在正文下空一行，左空2字用三号仿宋字标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。

附件如有序号需使用阿拉伯数字（如“附件：

1.××××××”）；附件名称后不加标点符号。

（九）成文时间，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人签发的日期为准。

成文日期三号仿宋体标识右空四个字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为英文大写字母“O”。

（十）文件应当标注主题词。

上行文应当按照上级单位的要求标注主题词。

（十一）抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（十二）抄报单位指发文单位的上级单位或领导。

（十三）单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。

加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期。

当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上。

当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。

（十四）当联合行文需要加盖两个印章时，应当将成文日期拉开，左右各空七个字；主办单位印章在前，两个印章均压成文日期。

当联合行文需加盖三个以上印章时，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。

（十五）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十六）二页以上（包括二页）公文，需在公文下边距居中标明页码，第一页不显示页码。

第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。

页边距具体为：

上边距37mm，下边距35mm（可根据文件内容进行调整），左边距28mm，右边距26mm。

下边距可根据正文内容进行调整，但不可大于35mm。

第四章行文规则

第十条关于行政级别

（一）公司行政性公文要严格按照行政等级行文，杜绝越级行文。

（二）集团公司二级公司及部门排序为：

亿利科技实业股份有限公司、亿利化学工业有限公司、亿利金威建设集团、亿利资源沙产业事业部、亿利资源煤炭运销事业部、北京投行管理中心、北京行政管理中心、北京技术管理中心、财务管理中心、人力资源中心、督审委（审计法务部）、集团办公室、总管理处、物产资源部、项目工程管理部、信息管理部。

（三）三级行政单位为二级行政单位下设的部门、办公室及三级公司等。

（四）公文分上行文和下行文，上行文指公司二、三级行政单位对一级行政单位或者其他行政事业单位的公文；下行文指公司一级行政单位对二、三级行政单位的公文。

（五）根据总裁授权，结合我集团实际情况及以往惯例，集团办公室有权依照公司领导的指示，对公司一级行政单位行下行文，包括批复、通知、决定、通报等。

（六）严格禁止一、二、三级单位之间越级行文，集团办公室根据相关行文制度进行公文考核。

（七）各一级行政单位需设立专职或兼职公文控制、管理机构或人员（文秘），办理本单位日常公文运行事宜，并对本单位公文进行审查、控制、管理。

第十一条关于一级行政单位间请示类公文

根据总裁授权和集团的实际情况，集团办公室对请示类公文有权代集团办理。

集团办公室收到公文后，负责公文的收办呈阅，草拟批复，印发签收等工作。

第十二条关于内部行文的有效性

（一）有公章的单位均需在公文落款上加盖公章。

（二）对于购买设备、外付款项等请示类公文需在正文内表述清楚购买原因、设备用途、预算价格等要素。

（三）请示、报告两项公文需按行文规定由部门第一负责人在文件落款任意处签字，或授权他人代签，不可用手章（特殊情况除外）。

（四）不按上述规定办理的为无效公文，不予受理，返回来文单位重新办理。

延误时间由办文单位负责。

（五）集团办公室要对公文内容的正确性、文字的准确性予以审核，并对各单位进行公文考核。

第十三条关于公文文号

（一）上行文

1、集团公司上行文文号：

亿字[200X]××号

2、各二级公司规范上行文号简称为：

（1）亿利科技实业股份有限公司亿科字[200X]××号

（2）亿利化学工业有限公司亿化字[200X]××号

（3）亿利金威建设集团亿建字[200X]××号

3、集团公司各事业部、各中心、各职能部门中，只有集团办公室具有发文权限，集团公司各中心、各职能部门需上行的文件，由经分管领导审批后，统一由办公室编号印制、存档。

（二）平行文和下行文

1、集团公司平行文、下行文亿发[200X]××号

2、各二级公司规范平行文、下行文号简称为：

（1）亿利科技实业股份有限公司亿科发[200X]××号

（2）亿利化学工业有限公司亿化发[200X]××号

（3）亿利金威建设集团亿建发[200X]××号

（4）亿利资源沙产业事业部亿沙发[200X]××号

（5）亿利资源煤炭运销事业部亿煤发[200X]××号

3、集团公司各中心、各职能部门中，只集团办公室具有发文权限，集团公司各中心、各职能部门需平行或下行的文件，由经分管领导审批后，统一由办公室发文，需要通过OA发布的，则通过OA发布。

集团公司各中心、各职能部门下行文号排序为：

（1）北京投行管理中心亿北投发[200X]××号

（2）北京行政管理中心亿北行发[200X]××号

（3）北京技术管理中心亿北技发[200X]××号

（4）财务管理中心亿财发[200X]××号

（5）人力资源中心亿人发[200X]××号

（6）督审委、审计法务部亿审发[200X]××号

（7）集团办公室亿办发[200X]××号

（8）总管理处亿总发[200X]××号

（9）物产资源部亿物发[200X]××号

（10）项目工程管理部亿工发[200X]××号

（11）信息管理部亿信发[200X]××号

（三）会议纪要

1、各二级公司规范会议纪要文号简称为：

（1）亿利科技实业股份有限公司亿科纪发[200X]××号

（2）亿利化学工业有限公司亿化纪发[200X]××号

（3）亿利金威建设集团亿建纪发[200X]××号

2、集团公司各事业部、各中心、各职能部门内部会议，不单独发布纪要。

第十四条关于内部非正式公文接洽便函

为了方便公司内部业务性接洽工作，提高工作效率、减少工作程序，避免无存档价值的公文存档。

公司领导、平级行政单位之间接洽工作、召开会议、讨论工作等日常性工作可以使用业务接洽便笺，不必使用编制文号的正式公文，可以规定便笺保存期限，期满后销毁。

第十五条草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。

（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）人名、地点、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

结构层次序数可越级使用，但不能逆用。

规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。

（五）必须使用国家法定计量单位。

（六）文内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称。

（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十六条公文签发，以公司党委发的文件，由党委书记签发。

以公司名义发的文件由分管公司行政工作的高管人员或总裁签发。

以工会名义发的文件由工会主席签发。

第十七条草拟、修改和签批公文，一般使用自来水笔。

草拟公文，应当使用规定的公文稿纸或使用微机打印。

不得在文件装订线外书写，书面不整洁的文稿，应标注清楚或重新写清后，再送领导签发和印刷。

第十八条关于公文审核

（一）审核内容

1、查矛盾抵触，与国家政策、法规是否矛盾，与本单位过去发文表意是否一致。

2、查政策界限，该划清界限而没有划清或界限不清、交代不明的，是否内外不分，是否向党、工、团机构发文。

3、措施落实是否明确具体，涉及其他部门是否协商一致。

4、文字表达是否简明扼要、通俗易懂，语法、逻辑、标点、符号是否正确，是否有错字、别字、漏字。

5、文稿体式，文件名称是否使用得体，标题是否正确，主送、抄送、缓急、密级是否恰当。

（二）处罚规定

1、公文考核，分级进行，每一上级对其下级进行考核处罚。

2、集团办公室负责全公司对外、上报的公文的考核，监督各部门的发文规范性。

3、二、三级公司和控股公司不能越级对外上报材料（公文类），必须将材料交集团办公室核稿后，然后交分管领导审批；不按此流程进行，处罚当事人1000-50000元。

（1）五大经营实体所发的文件、通知、会议纪要等需严格按照集团办公室所发相关制度、流程和规定对于文字、格式、收发文流程等进行规范；

（2）五大实体对外所呈报的文件，呈送单位为鄂尔多斯市范围内、自治区委办厅局、金融机构以及区内协作单位文件的，原则由二级公司自行上报，呈送单位为上述单位以外（如自治区党委、政府等五大班子、国家部委、国际组织）的，必须报集团公司办公室审核并经总裁批准后方可出文。

审核时间为1-2天，如在1-2天内未给予明确答复，视为同意呈送。

（3）原则上集团公司及各二级公司的上行文由一把手签发，其他文件原则谁分管，谁签发。

（4）五大实体对外（鄂尔多斯范围外）呈报、刊发或宣传资料等文字材料（包括简介、产品介绍、业务介绍、解说辞、新闻等）和所有利用网络发布的信息需经北京行政中心总监审批后方可执行；审核时间为1个工作日，如在1个工作日内未给予明确答复，视为同意呈送。

4、凡是集团及所属企业上报或下发的文件、讲话、纪要等材料，以及对外提供的文字材料和财务数据，必须保证文字质量及数字的准确性，如发现错别字一处罚款1000元，语法错误一处罚款2000元，数字误差一次罚款3000元，情节严重者，追究相关责任人行政责任。

5、集团公司外宣材料（宣传类，情况简介，上网材料等），必须先由刘海清一审，而后交郝亮蛇二审，材料报省级以上的，须呈报总裁审核后方可报出。

不按此流程进行，处罚当事人1000-50000元；

第十九条发文处理具体要求是：

（一）需以公司名义发出的正式公文，应由公司集团办公室进行统一编号及打印。

（二）公司发文经办公室加盖公司印章后发，各单位以便函形式发文，由各单位统一编号，加盖单位印章后发。

第二十条大力精简文件，维护行政公文的严肃性和权威性。

凡是可发可不发的文件坚决不发；可以便函答复的问题，不制发正式公文。

第五章公文处理

第二十一条公文处理分为收文和发文。

收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第二十二条需要办理的公文，办公室主任应当及时提出拟办意见送有关领导批示，或者交有关部门办理。

紧急公文，应当提出办理时限。

具体要求是：

（一）自治区、市、县各级党政部门的来文，由办公室主任提出拟办意见，并呈分管领导批示后，分送有关单位或部门办理。

（二）收到下级单位上报的需办理的公文，由办公室主任签阅，对符合本办法规定的公文，应及时提出拟办意见后呈公司主管领导批示或交有关部门办理。

需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

对多头主报、越级请示等违反行文规定的公文，一律退主办部门重新办理。

（三）一般业务性公文资料等均按业务归属由各单位办公室直接分请各有关单位阅处，其中需呈送公司领导阅批的，应由有关单位通过办公室及时呈送。

（四）对于单位与单位之间因分工不明确或内容复杂无法归口的公文，由各单位办公室负责协调，确定主办单位；如个别公文归口仍有困难，应由各单位负责人及时签注意见，讲明理由，由集团办公室报请分管领导确定主办单位。

（五）公司各单位在公文办理中遇到有涉及其他部门职权的事项，主办单位要主动与有关部门协商；如协商仍不能取得一致，可以报请公司领导或上级单位协商、裁定。

（六）审批公文时，对有具体请示事项的，主办人员应当明确签署意见、姓名和批办日期，其他审批人签阅视为同意；没有请示事项的，签阅即表示已阅示。

（七）办理时限。

公司领导交办的公文，一般应在3日内办理完毕；需答复的公文，一般应在2至3日内做出答复；紧急公文，应随到随办；凡来文中限定办理时间的应在其规定的时间办理完毕。

第二十三条各单位对于接办的公文应抓紧办理，不得延误、推诿。

对于不属于本单位职权范围或不适宜由本单位办理的公文，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内做出答复的，主办单位应及时通知来文单位，讲明原因，取得谅解。

第二十四条上级单位或领导交办的公文，办公室要负责催办、查办。

做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第六章公文立卷、归档和销毁

第二十五条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及《公司档案管理制度》及时将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。

个人不得保存应归档的公文。

第二十六条各本部、中心、室对已办理完毕的当年各类公文、资料，要根据保存价值和归档要求，由各本部、中心、室在第二年3月底前全部整理归档完毕，保证档案资料的安全、完整，能正确反映本公司、本单位主要工作情况，便于保管和利用。

第二十七条联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复制件。

公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复印单位证明章，并视同正式文件妥善保管。

第二十八条对各本部、中心、室已归档的文件，应在第二年3月底以前全部移交档案室，各本部、中心、室及个人不得保存统一归档的公文。

对不按归档要求和期限移交档案室的各单位，在催促无效后，将在全公司提出通报批评或按公司相应制度执行。

第二十九条对没有归档和存查的公文，经过鉴别和主管领导批准，要定期进行销毁。

办公部门要定期督促各单位收缴涉密公文，应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。

销毁绝密公文应当进行登记，严禁向废品收购单位和个人出售内部文件和材料。

第三十条单位合并时全部公文应当随之合并管理，单位撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案室。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交清退。

第七章附则

第三十一条本办法自颁布之日起施行。

过去的公文处理办法与本《办法》不一致的规定，以本《办法》为准。

发文流程

发文流程：

办公室秘书（其他部门）拟稿——办公室主任审核——相关领导签发——办公室秘书、文书共同校对——文书打印、用印、登记、分发——办公室档案管理员立卷、归档、销毁。

登记文号、文件内容后付印

（文书）

校对修改

（文秘专员、文书）

正式付印

最终校对

（打字室）

普通件OA系统公布一周后发纸制发文；急件、重要文件即刻纸制下发，同时OA系统公布

（相关秘书）

用印

（行政专员）

收文流程

收文流程：

由办公室文书签收——办公室文书登记——呈办公室主任签署拟办意见——呈各分管领导批办——按照分管领导批办意见送各部门承办——办公室文书催办——办公室文书查办——办公室文书收回——办公室档案员立卷——办公室档案员归档、销毁等程序。

按督办单要求催办，在时限要求内收回文件督办单，并向批示领导、办公室主任或副主任反馈催办和文件执行情况

文书

领导批示文件呈办公室主任或副主任二次拟办，并附文件督办单，注明办理、反馈时间（将原件、领导批示复印件发相关执行单位）

文书

视领导批阅情况当日或隔日收回文件

文书

集团公司传真处理卡片

局案26__________________________________________________________________________________________________________________________2007年11月8日

来文单位：

来文：

局案26__________________________________________________________________________________________________________________________

2007年11月8日

传真题目：

附件：

文件页数

文件性质

拟

办

意

见

领

导

批

示

处

理

结

果

备注

主办人签名盖章

存档日期

年月日

注：

此文件处理完毕后，请交回总裁执行办。

集团公司收文处理卡片（外部）

收文亿收字第号局案26__________________________________________________________________________________________________________________________年月日

来文机关

来文

事由：

附件：

文件页数

10

文件性质

拟

办

意

见

领

导

批

示

处

理

结

果

备注

主办人签名盖章

存档日期

年月日

注：

此文件处理完毕后，请交回总裁执行办。

集团公司文件处理卡片（内部）

局案26__________________________________________________________________________________________________________________________年月日

文件名称：

通知

附件：

文件页数

文件出处

拟

办

意

见

领

导

批

示

处

理

结

果

备注

经办人签字

存档日期

年月日

收文本

机关名称：

厅发文

自二○○八年一月一日至二○○八年十二月三十一日

月

日

收文

编号

原文

编号

发文机关

文件内容

办理人签字

归档

日期

归档人签字

收文本

机关名称：

党发文

自年月日至年月日

月

日

收文

编号

原文

编号

发文机关

文件内容

办理人签字

归档

日期

归档