办公室管理办法.docx

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办公室管理办法

综合管理办法

一、收发文及印章管理办法

1.综合管理部为公司收文、发文及印章管理归口部门，负责公司文件收发、归档及印章管理。

2.公司公文处理严格按中铁二十四局集团有限公司有关收发文管理规定执行。

（一）收文管理办法

3.一切外事文、内引文（包括外出会议带来的文件、资料）均须交公司办公室统一登记、统一分文、统一办存，其他人不得擅自分文或滞留在自己手中。

4.所有内外行文，均须在综合管理部登记并由综合管理部统一分发，后由办公文员严格按照分文意见及时送达传阅、催办，填写承办结果并做好平时立卷，年终归档。

（二）发文管理办法

5.凡以公司名义的对外行文，须在综合管理部办理登记编号手续。

取得行文编号前，办公室要审查发文处理笺的主要内容是否齐全。

承办单内容有：

领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、标题附件、主送单位、抄送单位。

同时审查文字、文本是否符合统一对外口径及文面格式要求。

6.对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前交公司办公室一份完整资料备存立卷归档。

7.对外行文的范围、份数须在综合管理部登记备案并严格执行。

（三）印章管理办法

8.印章管理的职责如下：

（1）综合管理部为印章的归口管理部门，负责制订和完善管理办法；负责公司各类印章的启用、回收和销毁；

综合管理部负责电子公文专用章等的管理工作，公司公章由公司领导指定综合管理部专人进行保管。

各部门负责人是部门印章的专管人员。

（2）公司财务专用章和财务负责人印章由指定的财务人员负责保管和使用。

9.印章的刻制、分发、回收和销毁要求如下：

（1）综合管理部须是刻章授权的具体责任部门，刻制印章并及时将印模备案；对于将撤销或被更名的印章要及时回收，并办理相关印章的启用或作废。

（2）任何单位和个人不得擅自刻制公司各类印章，否则将追究其刑事责任。

（3）回收的作废印章交办公室保存，一般印章保存期限为三年，重要印章保存期限为五年，逾期按档案销毁程序报批后予以销毁。

10.印章专管人员必须妥善保管印章，专柜存放，不得转借，严禁擅自用印，以保证印章的绝对安全和正常使用。

印章因不慎丢失，要立即向印章刻制批准单位报告，并在新闻媒体上及时刊登遗失公告。

印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章由印章专管人员的直接上级领导代管，印章专管人员要向代管人员交接工作，交待用印注意事项。

印章专管人员离职时，需及时办理印章移交手续。

11.使用印章必须履行审批登记手续，设立印章使用申请表表，一事一表，必须将用印时间、用印部门、用印人、用印内容、批准人签批等情况记入，严格按程序办理。

12.涉及重大法律风险的业务需使用公司公章或其它印章的，须在提交申请表后，所需用印的文件材料一并呈公司主要领导或分管领导批准。

公司领导外出时，一般用印可经办公室主任批准；重要用印须由用印人电话请示公司总经理同意，并在事后及时补办签批手续。

13.办公室印章专管人员对印章使用要严格审核，《印章使用申请表》所载内容必须与所盖章的文件材料相符，否则不予用印。

未经领导批准的文件材料不得用印。

14.OA网上制发的公文，经公司主要领导或分管领导签发后，由办公室使用公司电子公文章。

若需另行制作纸质公文报送的，纸质公文使用公司公章。

15.公司公章原则上不准带出公司机关。

确因工作需要将印章带出使用的，须事先在《印章使用申请表》上载明使用事项、携带人、带出和交回时间，经公司总经理批准，方可携带使用。

印章携带人要严格按照《印章使用申请表》上批准的使用事项使用印章，严禁擅自超范围使用；要妥善保管印章，不得损坏、丢失，禁止转交他人。

印章携带人擅自超范围使用印章或将印章丢失，造成民事、经济、法律纠纷和后果的，将追究印章携带人相应责任。

16.公司财务专用章和财务负责人印章的使用，须经公司财务总监批准。

17.印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印;经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员有权拒绝用印。

禁止出现空模，禁止在空白纸张、介绍信、证件、奖状、表格上用印。

18.任何人员都必须严格依照本办法规定程序使用印章。

违反本办法擅自用印一经发现，严肃处理，给企业造成损失的，由集团公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

二、会议及接待管理办法

（一）会议接待

1.公司日常会议由综合管理部牵头召集，专业对口会由各专业对口部门召集，综合管理部辅助接待。

2.会议及公务接待按对象、目的以及场合，分为以下四类：

A类（特别重要和重大的接待）接待规格可按高档标准执行。

B类（比较重要和重大的接待）接待规格可按较高标准执行。

C类（一般的接待）接待标准可按中档标准执行。

D类（与项目部业务往来）接待标准可按普通标准执行。

3.A、B类会议接待可使用接待室及会议室，B、C类会议接待使用会议室。

（二）接待管理

4.各项接待任务按照对口接待、归口管理的原则组织实施。

接待分工如下：

（1）综合管理部是公务接待的牵头部门。

凡需要办公室承办的重要接待任务，由对口业务部门按程序申报。

对于综合型重要接待活动，要负责召集相关部门研究接待方案，通知陪同的公司领导及部门负责人，联系考察地点，落实接待工作座谈会的各项要求，部署、协调接待工作的各个环节。

（2）来公司检查、指导工作的上级领导，原则上由对口业务部门参照本规定负责接待。

5.接待程序如下：

（1）接受任务。

办公室或对口业务部门收到重要客人来访的信息后，需填写《公务接待申报表》（附件1），报公司主要领导和分管领导审批。

（2）制订方案。

对口业务部门在《公务接待申报表》审批后，会同办公室拟定接待方案（附件2），报主要陪同接待的公司领导同意后执行。

（3）组织实施。

由业务部门牵头组织实施，公司其它部门协助做好接待工作的相关安排。

（4）资料收集。

接待任务结束后，由业务部门做好接待情况的整理和资料收集工作。

6.接待范围如下：

（1）接待上级部门、兄弟单位和业务关联企、事业各级领导。

（2）接待和安排重要来宾的检查、考察、调研等活动；

（3）集团公司和上级有关部门委托公司筹办的大型会议。

（4）开展公共关系工作，协调外部环境；

（5）上级和公司领导交办的其他接待工作。

7.公务接待工作遵循统一领导、规范程序、分工负责、对口接待、密切协作、费用分担原则。

综合管理部负责接待工作的统一管理，按照公司要求对业务招待费实行总额控制；接待分为单位接待和部门接待两层。

8.单位接待是指公司领导对外接待或指示综合管理部完成的接待任务，单位接待由综合管理部独立承办或协办；部门接待是指公司各部门因业务往来、业务需要而自行安排的对外接待任务。

其接待费用分别由其负责接待部门自行列账单销。

9.对于大型、涉及多个部门业务的，或其它特殊及较为重要的接待任务，由综合管理部根据实际情况，负责确定主办部门、协办与配合部门，并做好各部门间的联系协调工作。

此类接待任务的接待费用按单位接待处理。

单位接待与部门接待的界定不明确的，由公司领导界定。

10.单位接待实行接（招）待定点制度，定点协议宾馆、酒店由综合管理部通过市场竞争谈判、协商比选等方式确定，并实施动态管理，原则上一年一定。

11.各部门非特殊接（招）待应安排在公司定点宾馆、酒店。

确需在定点外宾馆、酒店接（招）待客人，事前应征得公司主要领导批准。

12.参加接待的领导和工作人员要注重着装礼仪，根据不同的季节、不同的场所和不同的对象进行着装，做到整洁庄重，干净利索。

原则上在重要的接待活动中，男士穿西装打领带（夏天可穿着短袖衬衫），女士着职业套装。

13接待安排要求如下：

（1）公务接待的B、C类客人，原则上安排指定的宾馆住宿；A类客人的接待由公司领导确定住宿宾馆；D类客人通常安排在公司招待所住宿。

（2）A类来宾可安排套房，房内可配备香烟、鲜花、水果等；B类客人可安排单间，房内可配备香烟、水果等；其他来宾安排标准间或普通间。

住宿费用除经领导同意外一般由来宾自行结算。

会议接待可按有关会议要求执行。

（3）对来访客人原则上只安排一次宴请，对重要来宾按实际情况经公司主要领导批准可增加宴请次数，宴请宾客时，应尽量减少陪客人员，宴请陪餐人数，通常按不超过主客2：

3的比例控制。

根据来宾任务性质和宾客类型，餐饮、宴请可参照以下标准执行。

来宾职级工作餐（元/人·天）宴请（元/人）烟酒

A类（或相当于）180视实情安排80500

B类（或相当于）120200-40050300

C类（或相当于）90100-20030160

D类一般业务人员60不超过1001880

特殊业务接待经主要领导同意后可根据实际情况处理；工作餐原则上不配备烟酒；接待用餐应突出地方特色。

14.接待用车安排原则上做到轻车简从，机关车辆首先满足接待工作。

集体活动原则上安排中巴车或商务车。

15.公务接待原则上不赠送纪念品，确需赠送的，须请示公司主要领导或分管领导同意后，方可实施。

赠送的礼品，以地方土特产品为主。

16.各类接待活动完成后，综合性和重大接待活动的接待经费，由办公室汇总费用，一事一报。

其它对口业务部门的接待费用，在本部门预算经费中列支。

通常应在一周内进行相关费用结算与报销。

17.接待部门在制定接待方案中应严格执行接待标准，凡超过预定标准的，须报公司主要领导和分管领导批准。

18.公务接待原则上不主动安排客人专程去旅游景点旅游，不准用公款到营业性娱乐场所招待客人。

附件1：

公务接待申报表

接待名称

来访时间

月日至月日

来宾人数

接待地点

来访

领导

姓名

单位

职务

来访目的

是否摄影

摄像

是

否

是否

宴请

是

否

是否准备礼品

是

否

接待经

费预算

□

□

□

□

□

□

接待部门

意见

综合管理部意见

公司分管领导意见

公司主要领导意见

填表人：

填表时间：

附件2：

接待方案

活动名称

来宾单位

来宾人数

活动时间

主办部门

主办部门

意见

审核部门

意见

陪同接待的

领导意见

三、机动车辆管理办法

（一）车辆使用和管理

1.车辆使用以满足工作需要为用车原则。

公司机关所有车辆及驾驶人员原则上由公司办公室统一管理。

车辆使用以各单位内设办公室车辆调度为主，公司机关用车归公司办公室调度使用，公司所属各项目部用车归各项目部办公室车辆调度使用。

特殊情况系统所有车辆由公司办公室根据车辆应急调度机制统一调度使用。

2.各部门用车由办公室依据事情轻重缓急统筹安排、合理调配。

原则上车辆使用都须经办公室登记备案，如遇特殊情况未通知，该车驾驶员也必须电话告知办公室做好登记。

3.驾驶人员须保证车况良好、清洁卫生，并随时待命。

用车完毕，车辆按规定停放在单位，除外地出差或特殊情况外，车辆不得在外过夜。

4.外单位借用车辆，一律通过办公室，并由主要领导批准，原则上一切费用由借车单位支付。

5.公司机关车辆出宿州市境外，必须经主要领导同意后，方可外出。

（二）车辆安全

7.车辆安全管理必须贯彻“安全第一，预防为主”的方针，坚持“谁主管，谁负责，谁用车，谁负责”的原则，确保人生和车辆安全。

8.车辆实行定人定车负责制，严格按章办事。

未经主要领导批准不得将车辆交他人驾驶，否则造成安全事故由该车驾驶员负责；公车私用须经同意，未经批准擅自出车将给予严肃处理。

9.节假日期间，除值班车辆外，其它车辆必须停放在公司单位内，特殊情况车辆因公需外出，必须经主要领导或办公室同意，否则视同擅自用车。

10.车辆发生交通事故后，驾驶人员必须迅速采取相应的抢救和保护措施，及时向当地公安交通部门、保险部门和本单位办公室报告。

（三）车辆养护维修和油料管理

11.车辆养护维修一律由设备管理员安排。

设备管理员应采取询价的方式保证维修质高价低。

其中，一次500元以下的维修经设备管理员安排后由驾驶人员办理；500元以上、2000元以下的维修需经分管领导批准；超过2000元的维修费用经主要领导同意后由设备管理员落实办理。

在车辆养护维修期间，驾驶人员必须全程跟踪，确保车辆检修完好，养护维修结束报销时须附维修清单。

12.加油使用加油卡，驾驶员须将所驾驶车辆每月行驶里程数统计按时上报办公室，由办公室核实确认并上报总经理审批。

13.驾驶人员确保油料全部用于自己所驾车辆，不得外流，并努力节约用油。

办公室根据每月每车加油数量、金额和行驶里程数对车辆的油耗实行统一考核管理并定期公布。

对于超出正常标准（月平均）的车辆加油费用由驾驶人员自己承担，特殊情况须书面说明情况并经领导批准同意方能报销。

14.驾驶人员须确保所驾车辆清洁卫生，车内整洁美观。

但每月洗车或车辆美容费用须在控制范围（月平均数）内，如有超出，需说明情况。

（四）驾驶员管理与考核

15.所有驾驶人员必须加强安规和交规的学习，切实增强守法意识，提高技术水平，努力使自己成为遵章守纪，技术过硬的驾驶人员。

16.驾驶人员必须服从车辆调度，保证通讯设施畅通，自觉遵守出勤制度，无外出任务时应在本单位待命，不得擅自离岗。

17.对于各项工作表现良好的驾驶人员，由办公室组织考核，经主管领导批准，每月发放安全行车津贴（按其所驾驶车辆每月行驶里程数，每公里0.1元计算）。

该津贴与行车安全和交通违规两方面挂钩，如当月出现行车安全事故，取消其当月安全行车津贴。

18.公司办公室加强对驾驶人员的考核管理。

有下列情形每次扣50元：

不服从办公室管理、调度；无故关机或开机不接电话、不及时回电话；未经批准擅自出车；未按规定停放车辆。

有下列情形每次扣100元：

不服从办公室紧急调度的；酒后驾车。

驾驶员违反交通管理规定，按交通管理相关规定处理，并由驾驶员自己承担罚款费用（特殊情况须书面说明情况，酌情处理）。

且如当月违反交通管理规定1次，扣除驾驶人员当月安全行车津贴金额的10%；违反两次，扣除20%，依此类推直至扣完。

附件1：

派车单

用车单位

车号

用车时间

回场时间

事由

部门领导审批

赶上公里

派车人

四、办公设施及办公用品管理办法

（一）办公设备

1.公司办公设施及用品分为办公设备、低值易耗品、办公用品，采购、发放及健立台账由综合办公室统一归口管理。

2.公司办公设备主要包括：

电脑（含笔计本电脑）、扫描仪、复印机、摄像机、投影仪、打印机、传真机、数码相机、空调、移动硬盘。

3.公司各部门年初根据办公实际需要，填写《办公设备申请购置表》，经综合管理部审核后，报总经理审批，属于固定资产的，履行集团公司固定资产购置审批程序。

4.公司各类办公设备由综合管理部统一采购管理，综合管理部根据公司现有库存和再用品的利用情况调剂供应，不足部分再进行购买。

采购要比价比质、定点采购，保证质优价廉。

5.办公设备日常管理要建立《办公设备使用台帐》，发放、领用时要办理签收手续，登记办公设备使用卡片，卡片要交综合管理部财务留存一份，同时每季（年）末要进行盘点，做到帐、物相符。

不符之处要及时查找原因，明确责任。

6.综合管理部必须按集团公司财务管理办法规定，根据办公设备发票、使用卡片或固定资产交接记录表等作相应的账务处理。

7.办公设备发生丢失或损坏时，要及时分析原因，明确责任，属于员工个人责任的，必须按购买时间、价格以及成新率、损坏程度等作价进行赔偿，赔偿款上交综合管理部财务进行账务处理。

（二）低值易耗品

8.公司低值易耗品主要包括：

办公及宿舍所用桌椅、沙发、床、灯具、彩电、冰箱、电风扇、热水瓶、饮水机、脸盆、扫把等家具备品、卫生洁具等。

9.公司各部门根据实际需要，填写《低值易耗申请购置表》，经部门负责人审核后，报分管领导审批。

10.公司低值易耗品由综合管理部统一采购管理，采购要比价比质、定点采购，保证质优价廉。

11.低值易耗品日常管理要建立《低值易耗品使用台帐》，发放、领用时要办理签收手续，登记低值易耗品使用卡片，卡片要交综合管理部财务留存一份，同时每季（年）末要进行盘点，做到帐、物相符。

不符之处要及时查找原因，明确责任。

（三）办公用品

12.公司办公用品主要包括：

用于日常办公的笔、墨、纸、尺、订书机、文件盒等,按实际需要采购。

13.公司各类办公用品的采购要比价比质、定点采购，保证质优价廉。

14.公司各部门月末根据办公实际需要，填写《办公用品申请购置表》，经部门负责人审核后，报分管领导审批，交综合管理部汇总采购。

办公用品每月初发放一次。

各部门月初到综合管理部领取，特殊情况下各部门需临时采购的，事后需补填《办公用品申请购置表》，履行审批程序，报综合管理部备查。

15.公司各类信纸、信封、业务表格等的印刷。

各部门须提出报告和样张，由分管领导审批后，综合管理部统一安排印刷，印刷的用量应控制在一年内。

办公设备、低值易耗品卡片

填报单位：

序号

名称

型号规格

数量

单价

金额

使用部门或使用人

备注

审批人：

制表人：

五、考勤管理制度

为了规范公司考勤管理，严肃工作纪律，有效提升员工的敬业精神，结合我公司实际情况，特制定本规定。

 适用范围

本制度适用于本公司所有员工

 管理规定

工作时间：

周一至周日（暂定）

上午：

08：

00——11：

30

下午：

14：

00——17：

00 

1、公司实行上下班指纹录入打卡制度。

全体员工都必须自觉遵守工作时间。

打卡次数：

打卡时间为上班一次，下午下班一次。

打卡时间：

打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间。

 2、因公外出不能打卡：

因公外出不能打卡应填写（考勤不签单及外出申请单）注明：

外出日期，事由，起止时间。

因公外出提前填写，不能事前填写的，归岗后立即补填。

停电原因不能指纹打卡的，手工填写考勤。

3、在规定上下班时间内，上班延后、下班提前打卡者，视为迟到、早退。

4、迟到、早退，每月按公司规章制度处理。

5、未完成请假手续擅自不上班者，伪造出勤记录者，按旷工处理，处理办法按照公司规章制度处理。

6、当天迟到不打卡，事后考勤按旷工处理。

7、工作时间以及午休时间全员（包含各部门领导及总经理）不允许饮酒，以免影响当天工作，如发现无故饮酒酌情进行罚款处理。

六、食堂、宿舍、安保、卫生管理制度

（一）安全保卫制度

1.公司成立安全保卫领导小组，负责本部的安全保卫工作。

2.安全保卫工作以防范为主，实行部室负责制。

各部室要

“管好自己的人，看好自己的门，办好自己的事”，保证不发生安全事故。

3.加强重点防范工作。

车库、计财部、微机房为重点保护

部位。

重点部位必须加装监控系统，定期检查，专人负责，节假日应安排专人值班。

现金、有价证券、票证必须按规定提取。

机密文件、资料要近规定存放和存档。

4.未经同意不得随意改移通讯、办公、生产、生活等专用设施器材。

5.工作人员离开工作地点应切断火源、电源，关窗插梢，

关门落梢，不留任何安全隐患。

6.不准在生产办公区内挑衅、滋事斗殴、无理取闹

（二）卫生制度

7.环境卫生由综合办公室负责，办公区域由办公室指定保洁员负责，住宿区域由各宿舍室长指派住宿人员轮流值班。

8.公司环境卫生是公司思想工作作风的有形体现，为了树立良好的形象，须抓好公司环境卫生管理。

9.各部室内外由各部室自行清扫，支持每天一小扫，

一周一大扫，每天上班前十分钟、周五下午下班前十五分钟清扫室内外卫生（含门窗），做到窗内外明净。

10.不准在办公室内外乱丢烟蒂、纸屑、果壳，不准随地吐痰。

11.办公室内摆设有序，办公桌上文件资料摆放整齐。

12.住宿区域物品排列整齐有序，被褥叠放整齐、干净；门窗、地面干净明亮，墙壁、衣柜、门窗无随意张贴钉挂物品，乱拉电线。

13.为确保制度实施，由综合办公室每月组织检查

一次，搞得好的年终予以精神物质奖励。

（三）宿舍管理

14.公司宿舍管理原则由住宿人员室长进行管理，综合办公室每月不定期抽检。

15.员工在入住职工宿舍期间，要服从安排，不得擅自变动房间和床位；不得随意将公共财务带出宿舍；未经同意，不得擅自留宿他人。

16.室内严禁使用或存放危险品和违禁物品，不准在公共部位堆放个人物品，不得在宿舍墙上乱钉、乱挂、乱画或者乱接电源。

17.爱护公共环境卫生，节约用水用电，做到人走灯灭、入睡关灯，随手关闭水龙头。

18.严禁使用天燃气进行烧水或进行食物烹调，违禁使用天燃气造成后果，由使用者负全部责任。

（四）员工食堂管理办法

19.员工食堂由综合办公室归口管理，负责食物烹制、卫生及每月账目公开。

20.食堂厨房应设置固定的洗菜区，主食加工区，清洗消毒区，灶房和物资储备区。

21.厨房应配备抽油烟机，物资储备应配备冰柜、冰箱，清洗消毒区应配备消毒柜，保洁柜。

22.各类炊具应分类保管，必须密封。

生、熟食品要分别加工，分类保管，不能混串。

23.各种消毒用具及消毒水，要单独保管，不能放在厨房内，使用要严格领用手续。

要保证使用安全、卫生，并定期组织食堂员工检查身体，凭健康证上岗。

（五）食堂工作人员管理

24.遵守规章制度，坚守工作岗位，服从领导安排。

25.遵守工作时间，不迟到不早退，有事有病要办理请假手续。

26.搞好个人卫生，勤洗手、勤剪指甲，工作时保持工作区域卫生干净。

27.爱护公物、维护公物，每次就餐后要将食堂环境清扫干净，桌椅摆放整齐。

（六）就餐员工管理

28.遵守食堂纪律，按规定时间就餐。

29.就餐过程应注意维护公共卫生，爱护食堂公用物品，食物残渣倒入回收桶。

30.就餐时应爱惜粮食，不得随意浪费。

31.保持食堂的公共卫生。

32.个人餐具洗净后放到指定地点或个人自行保管。

33.不在食堂内吸烟、打闹和大声喧哗。

员工家属进入食堂就餐，也应遵守本管理办法，其就餐费用按公司规定收取。

（七）食堂工作流程管理

34.食品采购。

食堂员工每天采购完毕后认真填好采购单，并妥善保管，用于月底盘点。

财务人员不定期抽查采购来的食品单价、重量、卫生，每月底结账，进行张贴，然后存档。

35.饭菜加工。

每餐饭菜必须在就餐前5分钟准备好。

加工后的饭菜要注意保热、保洁。

36.员工就餐。

就餐期间食堂内部事务统一由管理员进行协调。

食堂管理员要根据就餐情况及时调配饭菜，如有饭菜不足情况要及时采取措施。

37.餐后清洗、清理与打扫。

餐后，要及时对餐桌、厨具、餐具进行清洗，并分类放在固定位置，厨房、餐厅要进行打扫、冲洗；对剩余饭菜进行适当处理。

38.每周末要进行厨具、餐具的清洗及厨房、餐厅及周边环境的大扫除和消毒。

确保食品安全和就餐卫生。

39.每月末要进行当月食堂成本核算，及时张贴公布。

（八）奖惩

40.食堂工作人员能认真履行职责，无工作失误受到公司好评的，年末由公司领导研究决定给予物质奖励。

41.食堂工作人员采购腐烂变质食品或使用腐烂变质食品加工，扣除当月工资20%；有低价高报现象，予以警告教育，直至辞退。

出现食物中毒现象，有关责任人视造成后果，除按规定承担法律责任外，并扣除当月工资50—100%，情节严重予以解聘。