办公室管理办法.docx

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办公室管理办法

征迁协调管理方法

S25XX至高速公路XX至庄浪段

土建工程JZSG标段工程经理部

2017年12月

征迁协调管理方法

第一章总那么

第一条为了加强征迁协调管理，明确工程经理部征迁协调管理职责，使协调管理工作进一步标准化和规化，结合本工程实际，特制订本方法。

第二条征迁协调部是外部协调管理的职责部门，征迁协调部人员应明确各项工作职责，熟悉事务流程，做好上传下达，上下协调，保障施工，促进生产的目的。

第二章 职责围

第三条征迁协调部在工程经理领导下、工程常务副经理的指导下，负责开展相关的协调管理工作。

一、贯彻有关法律、法规，执行行业规、标准、条例，遵守地政府相关规定，执行集团公司的各项规章制度。

二、负责相关规章制度、汇报材料的起草、编写、印发和催促落实。

三、负责来往公文的处理和催促办理，及时传达上级有关精神，催促各部门按时反应办理事项，格按?

党政机关公文处理工作条例?

?

党政机关公文格式?

编制、印发、报送文件。

四、负责后勤用品、办公用品、业务用品的采购和领用管理。

五、根据会议主题，负责相关会议的准备和文字材料，根据会议研究事项做好会议记录和会议纪要。

六、负责工程经理部驻地资产和设备的维护，对办公室和宿舍进展分配。

做好工程经理部驻地平安保卫、后勤伙食、卫生管理等工作，为职工创立舒适的工作生活环境。

七、负责工程经理部公务车辆管理、调配工作。

八、负责对、对外公共关系的协调和维护，做好业务接待和信访接待，定期开展矛盾排查和舆情收集，及时协调处理，营造和谐施工环境。

九、履行工程党支部办公室职能，负责基层党组织建立，按时收缴党费，组织全体党员开展“三会一课〞，及时组织召开“三重一大〞事项党支部决策前置程序。

十、做好团、工建立，积极深入一线倾听合理化建议，依法维护职工的合法权益，组织职工参与XX管理，加强青年职工思想教育，组织开展主题实践活动。

十一、加强企业文化建立，开展好节假日文体活动。

加强对外宣传，及时报道工程进展、先进典型经历、优秀人物，树立路桥形象。

负责评先选优工作。

十二、履行工程廉政领导小组办公室职能，定期开展警示教育，加强廉政考核，受理并反应群众举报事项。

十三、统筹管理各分部企业文化宣传、宣传报道、公文处理、公章使用等对口业务，监视检查各分部执行力建立，进一步规工程征迁协调部工作。

十四、配合其他部门做好相关工作。

十五、完成工程领导交办的其他工作。

第三章综合办公事务处理方法

第六条公文处理方法

工程经理部公文的处理格按照路桥集团OA办公系统中的工作流程执行，做到流转及时、限时办结，做好公文的审核及XX等工作，秘密公文不得翻印、转发，确保公文的平安。

1、收文处理方法

办公室对所有来文〔路桥集团、子公司、工程办、驻地办、工程分部等〕〔除指明XX的〕要上传OA收文工作流进展编号、登记、填写拟办意见、传送工程经理批示，根据工程经理批示意见，分发相关领导及部门传阅办理，办公室人员及时跟踪文件流转动态，催促相关人员于当日传阅办理，防止漏办和延误，文件办理完毕后，办公室人员及时归档。

工程分部报文以PDF传送至征迁协调部，征迁协调部审核文件是否符合行文规那么，然后传送至对应业务部门审核文件是否符合业务工作要求，最后确定是否进入办理程序，不符合要求的退回分部。

2、发文处理方法

工程经理部发文实行“谁主办、谁负责〞的原那么，按照规定的格式，由主办部门承办人拟稿→部门负责人审核→征迁协调部核稿→部门分管领导会签→常务副经理会签→工程经理签发→征迁协调部排版→主办部门承办人校对→征迁协调部打印、盖章、分送、存档。

在文件流转过程中，如发现问题，及时与责任人进展沟通修改，问题较多时，回退给责任人修改。

上报路桥集团的文件按子公司报集团流程报送，下发各分部的文件，通过OA发布公告；报送政府、工程办、驻地办等的文件，根据分送围，打印纸质版加盖工程经理部公章后及时送达对口部门进展签收。

3、文件的存档

工程部的所有公文由征迁协调部打印存档，建立文件清单，分类归档，条理清晰，便于查找。

4、文件的借阅

借阅文件时，应填写文件资料借阅登记表，一般一归还，特殊情况可适当延长借阅时间。

第七条公章管理方法

公章的使用和管理是一项非常肃的工作，必须从源头上预防工程经理部公章因使用保管不当引起纠纷。

〔一〕公章的使用

1、公章使用坚持“专人保管，审批使用，登记交接〞的原那么。

2、用印围：

以工程经理部名义制发的公文，对、对外签署的协议，各部门上报业主、监理单位的资料、下发各分部通知，各部门与其它公司业务往来资料、介绍信、证明函等。

3、实行用印审批制度：

以工程部名义制发的公文，经工程经理签发批准的OA流程可用印。

以工程部名义对外所签协议、合同、函件等用印时，必须经OA流程主管领导审批后可用印，无审批的一概不予用印。

4、各部门借用工程经理部公章外出时，必须到征迁协调部办理印章外借手续，经工程经理批准后可借用，并及时归还。

5、盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

6、禁在空白介绍信、空白信函、空白授权书、空白证件上用印，遇特殊情况用印，须经工程经理批准。

〔二〕公章的管理

1、公章专管人员应具有较高的政治素质和较强的责任心，要坚持原那么，格照章用印，遵守XX原那么。

2、工程经理部公章由征迁协调部指定专人保管，合同专用章由合约部指定专人保管。

财务专用章和法人章由财务劳资部指定专人保管。

3、公章专管人员，每天下班前应检查公章是否存放平安，及时入柜上锁。

次日上班后，应首先检查所保管公章的柜子有无异样，假设发现意外情况应立即汇报，做出相应的处置措施。

3、各分部要加强对印章的日常监管，工程经理为第一负责人。

各分部在印章使用管理中落实以下要求：

①各工程分部需派本工程正式职工持醒目便函、工程经理批复文件及经办人XX原件到工程经理部办公室领取印章。

②印章仅限于对应工程分部各种临时协议、合同会签表用印和上报承建公司、工程经理部的各类文件，超越对应工程和业务围用印将追究工程经理责任。

③印章使用实行审批制，经工程经理审批同意签字后，可盖印。

同时，应建立单独的印章使用台账。

④印章的保管、交接、丧失处理等未尽事宜执行?

路桥建立集团工程部印章管理方法?

规定。

第八条工程会议制度

〔一〕会议制度

1、会议形式

根据会议议题和利于施工原那么，可采用集中会议、现场会议和视频会议。

2、会议通知

每月末召开工地例会，同期召开质量分析会和平安生产例会，应当于会议召开3天前通知全体参会人员；工地会固定在每一晚上8：

00召开，不再另行通知；党支部会议根据议事前置要求，需要时召开;工程经理办公会议定期每月初召开，根据工程经理工作安排临时调整；专题会议根据需要临时提前3小时通知。

3、会议主持人

工程经理办公会由工程经理主持，工地例会由工程经理或工程常务副经理主持，其他会议根据会议主题由相关分管领导主持。

4、会议围

工地例会参加人员为工程部领导、各部门负责人、工程各分部三大负责人及会议要求参加的有关人员。

工程经理办公会议参加人员为工程部领导、各部门负责人及会议要求参加的有关人员。

党支部会议参加人员为党支部委员全体成员。

工地会参加人员为工程部领导，各部门负责人及会议要求参加的有关人员。

专题会议根据专题主题要求，由发起部门通知相关人员参加。

5、会议议程

会议召开按照“谁组织，谁拟定〞的原那么拟定会议议程，报工程经理审定，会议材料准备由相关职能部门负责落实。

工地会按照“有事说事〞的原那么进展，各部门有需要解决和协调的事项集中商讨解决。

7、会议决议

会议对“三重一大〞事项做出决议的以会议纪要形式经工程经理审定签发实施。

8、会议记录

工地例会、工程经理办公会、党支部会议、工地会由办公室记录、起草会议纪要。

专题会议由发起部门记录、起草会议纪要。

〔二〕会议的主要议题

1、传达党和的针、政策、路桥集团、工程办、驻地办等重要会议、文件精神。

2、研究讨论工程“三重一大〞即重大决策、重要干部任免、重大工程安排和大额度资金的使用等事宜；

3、研究讨论工程生产经营活动中需统筹、协调、解决的工作事宜、各项工作方案和安排，并组织实施；

4、讨论确定工程部管理机构设置、人员配置案，重大调整须提交路桥集团研究决定；

5、讨论决定工程生产经营中的效益、质量、技术、进度、平安、人员、资金等的管理和调配工作，研究制定向路桥集团提出的涉及上述工作的重大事项的建议案；

6、研究确定工程经理部签订的各种责任书〔经营目标责任书，承包书、施工任务令、平安生产目标责任书等〕；

8、讨论确定工程员工的聘用、升级、加薪、工资、福利、奖惩与辞退等案；

9、讨论确定工程生产经营活动中各种奖惩事宜；

10、讨论工程生产经营活动中其他重大事项。

第九条宣传报道管理方法

宣传工作是全员责任，每个参建职工都有义务宣传身边的好人好事和先进经历，凝聚路桥正能量。

工程部鼓励人人投稿的同时，根据上级要求分解宣传报道任务，广阔职工积极宣传，提高在各级各类报刊、媒体的上稿率，为树立良好的社会形象奠定舆论根底。

1、要求各部门、各分部积极投稿，题材多样，容丰富安康，角度新颖，力求反映本工程工程建立质量、进度、平安、文明施工、驻地生活等各面的容。

2、稿件报送任务：

征迁协调部2篇/月、征迁协调部1篇/3月、财务劳资部1篇/3月、预算合约部1篇/3月、工程技术部1篇/月、质量检验部1篇/月、平安环保部1篇/月、设备材料部1篇/月、工地试验室1篇/月、各分部3篇/月。

3、综合检查、大型报道必须由工程经理部统一报送，禁各分部私自外发，工程进展、平安管理、工艺创新、散文、诗歌各分部可按承建公司要求外发。

4、稿费标准，省级报刊采用稿件500元/篇，地厅级报刊采用稿件200元/篇，路桥集团新闻采用稿件100元/篇，路桥集团建立快讯、基层动态及其他采用稿件50元/篇；照片地厅级以上报刊采用20元/，路桥集团新闻采用10元/。

稿费年底统一核算发放〔稿件和照片同一个人提供，只计算稿费、照片费用不另计〕。

第十条办公用品采购及发放管理方法

〔一〕工程经理部办公用品的采购。

1、执行定期采购制，各部门需采购的物品由部门负责人审核后每月20日前填写采购申请表，由综合办统一汇总后上报工程经理或工程常务副经理签认批准后，由办公室于月底前统一采购到位。

2、办公用品的采购必须符合程序，首先进展市场调查，择优采购，价格不得高于市场价格，否那么高出局部由采购者本人承当，财务不予报销；采购物品的规格型号及质量，必须满足工程办公要求，假设质量差或型号不符合要求者，由本人负责更换或退换。

〔二〕办公用品的保管、领用

1、办公用品的保管及领用由征迁协调部专人负责。

2、办公用品领用按照采购申请表领用，禁超量领用。

3、领用办公用品时，必须登记办公用品领用表。

〔三〕办公用品的管理

1、所有人员要本着节约的原那么，打印资料前要经过反复检查无误后再进展打印，以防止纸浪费。

同时，尽量采用双面打印。

2、所有办公用品按方案控制，禁铺浪费。

第十一条节能管理方法

1、各部门在使用会议室前4小时应告知征迁协调部，由办公室人员根据气候情况开通空调，根据需要开启投影仪、电子屏、照明灯光等。

会议完毕后，应及时告知办公室人员关闭所用用电设备电源开关。

2、办公室和宿舍区自然光线充足时，应充分利用自然光源，不开灯。

光线缺乏时，根据需要适当开启照明灯。

办公室和宿舍区坚持人走灯灭。

电脑、复印机、打印机办公设备，短时间不使用时，应开启休眠节能功能，长时间不使用时，应及时关闭电源。

3、公共区域的照明灯、投光灯开启与关闭时间根据四季日照光线由时控或声控器控制，具体操作人员为保安门卫和保洁员。

5、厨房用电、用水、用气应视餐饮具体要求而定，本着节约的原那么，由食堂厨师具体负责。

6、浴室和水房使用后应随手关阀，制止长流水现象发生。

7、所有区域的电暖必须坚持人走断电，确保节电和平安。

8、征迁协调部人员应经常性检查，对违反节能规定的现象，及时告知责任部门或责任人予以纠正，累计三次将给予通报处分。

第十二条后勤管理方法

〔一〕食堂管理

1、后勤管理员职责及要求

〔1〕后勤管理员应根据工程经理部人员组成情况，及时做好食堂用品采购工作，米、面、油、菜、肉等送达工程经理部后，后勤管理人员与厨师进展双签确认，确保数量足够、质量优良。

〔2〕后勤管理员应每调整伙食菜谱表，榜公布。

〔3〕后勤管理员负责工程经理部来客记录及用餐安排工作。

〔4〕后勤管理员应催促炊事员认真工作，员工有合理要求时应视情况最大可能地满足，不得将变质饭菜提供给职工。

〔5〕后勤管理员应做到每季度征求工程就餐人员意见，努力改良食堂效劳工作。

〔6〕后勤管理员应做到伙食费按月结算，工程部补助伙食费20元/人.天，根据考勤规那么，后勤管理人员应在每月20日将上月食堂费用及盈亏情况榜公布，承受大家监视。

①后勤管理人员及时登记临时外来人员就餐人数，核算伙食费时临时就餐人员标准按20元/人.次计算。

②工程经理部招待餐按500元/桌计算。

2、炊事员职责及要求

（1）根据就餐人数，负责早、中、晚三餐保质足量的供给。

（2）负责招待餐后餐具消毒，保护餐具及后勤设施。

（3）除特殊情况外，应按照作息时间供给三餐，不得随意提前或推迟。

（4）炊事员应随时做好准备，保证因公务错过用餐时间的工作人员能及时用餐。

（5）炊事员要不断提高烹饪技术，改善主、副食花色品种，每2调换一次菜谱，科学搭配饭菜，确保营养膳食。

（6）炊事员必须持安康证上岗，并定期进展体检。

勤理发、勤洗澡、勤剪指甲、勤洗工作服。

（7）上班期间必须穿工作服、戴工作帽。

食堂不准抽烟、随地吐痰。

4、厨房及餐厅环境卫生要求

（1）厨房要做到干净、整洁、无污染、无垃圾、无杂物堆积，物品要摆放整齐。

（2）在接到接待任务后要及时清洁接待餐厅，并摆好餐具。

所有餐厅每餐后必须彻底擦洗，保持地面无油污，桌面无饭渣、菜汤、灰尘，并摆放整齐。

（3）要及时做好灭蚊、蝇、老鼠等工作。

5、就餐纪律

（1）就餐实行OA系统报餐制，工程经理部人员请假、出差离开或回来都要通知征迁协调部，因在外办公不能回来就餐者，必须在上午十点半以前，下午四点半以前通知征迁协调部，假设有招待餐，各相关负责人应提前3小时通知征迁协调部。

（2）就餐人员进入食堂后，必须自觉排队打饭，用餐完毕须将餐物倒入指定的垃圾桶，不得将剩饭剩菜倒在餐桌上、地上、水池中。

（3）格按需求盛饭，不得成心浪费粮食。

（4）在盛取饭菜时，请使用公筷、公勺，勿使用个人餐具，确保公共卫生。

（5）就餐时自带餐具，就餐后自行洗刷个人餐具，请节约用水，洗刷完后及时关闭水龙头。

（6）就餐时注意文明礼貌，不得赤背、赤足、穿拖鞋进入食堂及餐厅，餐厅不准随地吐痰，不准大声喧哗。

（7）就餐人员要遵守伙食管理制度，不得随意进入厨房，要保护公物、餐具、讲究公德。

（8）讲文明、有礼貌、尊重炊事员，对餐厅管理效劳及伙食账目有意见，可向后勤管理员反映，不得与炊事员争执。

〔二〕值班门卫管理

1、门卫要选择工作责任心强，身体素质好的同志担任，作风正派工作认真负责，敢于向不良倾向做斗争。

2、坚持巡视制度，对重点防、防火部位要做到心中有数，要加强财务室、办公室、食堂、职工宿舍的巡逻密度。

3、制止小商，小贩进入院叫卖，制止推销人员进入院。

4、非工程经理部人员及车辆入院必须进展登记，制止闲逛和逗留，发现可疑情况，要及时报告或采取措施。

5、对出入院的可疑物品有权进展检查，发现问题及时报告。

6、要及时发现不平安因素和事故隐患，堵塞漏洞，保证平安。

〔三〕住宿管理

1、宿舍房间及物品由征迁协调部统一分配和管理，全体人员应服从管理和调配。

2、未经允，不得留宿他人。

3、保护工程部统一配发的设施、物品。

如因保管不善或人为损坏、丧失应照价赔偿。

4、宿舍区制止饲养动物，楼道制止堆放杂物，垃圾集中倾倒于指定地点，不得随地乱扔果皮、纸屑、烟头等杂物，不得乱倒脏水。

5、注意防火、防盗，出入随手关门，及时关闭门窗及电源。

6、宿舍区制止私自安装电器和拉接电源线，制止超负荷用电，室不得使用或存放危险及违禁物品。

〔四〕卫生保洁管理

1、保洁人员负责接待室、会议室、活动室、工程领导办公室、公共楼道、洗手间、盥洗室的卫生清扫，按季节及时喷洒杀蝇气雾剂、空气清新剂，做到院、水池无杂物。

门卫负责院、院门口卫生。

2、各办公室由部门工作人员负责卫生清扫，要求各办公室地面干净，桌面物品摆放整齐，配备花草及时浇水，摆放美观。

办公室墙面不得随意贴，室摆放和谐。

3、各宿舍自行清扫，必须保持宿舍干净整洁。

宿舍被褥整齐、空气良好，室各种物品、个人用具及床下物品摆放有序，保持干净。

4、尊重他人的劳动成果，在工程部注意文明形象，不随地吐痰和乱扔垃圾，自觉维护工程部卫生和公共设施。

第十三条接待管理方法

〔一〕接待工作的主要任务

1、安排上级主管部门及党政机关、兄弟单位领导来工程部视察、指导、调研、参观、访问等工作。

2、协助办理工程部大型会议的会务工作。

3、有关部门安排来访的宾客。

4、协助开展公共关系工作，协调好工程经理部的外部环境。

〔二〕接待工作的根本原那么

1、接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情到、也要讲节约，量力而出，反对铺浪费。

2、坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原那么。

办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由工程经理部牵头对口接待，办公室配合。

3、接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原那么，搞好效劳，不允发生有损工程经理部形象的事件。

〔三〕一般性接待工作的程序

1、接待前的准备工作：

对来宾的根本情况做到心中有数；做好接待前的细节工作。

2、接待中的效劳工作：

安排专人迎接来宾；妥善安排来宾吃、住、行等生活事宜。

〔四〕接待工作的有关要求

1、根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，方案密，主次清楚，机动灵活，扎实做好工作。

2、格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权围以外个人不得擅自作任决定和承诺。

未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。

3、着装整洁大，举止谈吐文明礼貌，效劳热情、到、耐心，保持良好的精神风貌，从各面表达工程经理部的良好形象。

4、实行烟、酒统一购领制度。

由接待人填写申请领用单，由分管领导审批后到办公室申请领用。

〔五〕接待费开支和接待标准

1、接待标准由办公室视情况灵活掌握，按来宾身份、级别区别对待，做到既大得体，又节省开支。

2、住宿：

按照宾客的目的、使命，按职务、级别预订相应的客房，原那么上预定到有协议的宾馆中。

3、宴请：

因工作需要宴请的，标准按照宾客事由、级别、人数格控制，陪餐人数，应本着需要的原那么由办公室协调安排，无关人员不安排陪餐，原那么上安排到工程经理部食堂就餐。

〔六〕接待费的报销

1、招待费签单、报销时，应注明接待事由、对象，经办公室申核后报工程经理审批。

2、报销程序按财务规定执行。

第十四条公务用车管理方法

公务车管理坚持以保障施工任务的顺利开展且合理有效地利用资源，提高办公效率为原那么。

1、公务用车由办公室统一管理调度，本着一切以工程建立为中心的原那么，效劳于施工一线，做到方案用车，合理派遣。

2、每天上班前，驾驶员必须提前热车等待，各部门到办公室提交用车需求，以便进展统一安排。

3、驾驶员临时有事出车必须到办公室进展报告，否那么视为私自外出，造成不良后果自行承当，并且要追究其责任。

4、任人不得私自将公务车辆开离工程部，如遇有特殊情况必须向主管领导请示，经批准后可。

5、禁假借公务出私车现象的发生，发现一次直接将驾驶人员辞退；造成不良后果者由该车驾驶员承当一切经济损失和责任。

6、驾驶员每天必须做到车容整洁，保证车况良好并按期做好日常保养工作，不得使车辆带病运行。

7、车辆维护及故障部件的更换必须经办公室审核，报工程经理或工程常务副经理审批后到定点维修站保养维修。

8、公务用车实行单车核算制，办公室根据公务用车记录统计当月出车运行情况，根据油料、里程、维修费用统计运转本钱表，榜公布。

9、禁驾驶员酒后驾车，禁非驾驶人员驾驶公务车辆。

10、公务车每车每月预借2000元备用金，用于停车费等其他费用，每月25至28日核销账目，禁虚报冒领乱报停车费、过路费、加油费。

报销须经综合办主任审核后，工程经理审批。

11、车辆的油料实行一车一卡制，制止使用本车油卡给其他车辆加油，禁刷烟、饮料等，发现一次车辆驾驶员直接辞退，油料发票报销时需提供加油小票。

特殊情况时要经征迁协调部主任批准，并填写加油记录。

静庄工程经理部办公用品/后勤用品/业务用品采购审批表

用品名称

采购数量

申请部门

备注

办公室主任审批：

年月日

工程负责人审批：

年月日

静庄工程经理部业务费审批表

单位：

人民币〔元〕

经办部门

经办人

业务对象

人数

预算金额

部门负责人

年月日

征迁协调部

年月日

工程经理审批：

年月日

静庄工程经理部公务用车保养修理审批表

单位：

人民币〔元〕

车牌号

驾驶员

行车里程

保养工程

预算金额

修理工程

预算金额

办公室主任

年月日

工程经理审批：

年月日

教育之通病是教用脑的人不用手，不教用手的人用脑，所以一无所能。

教育革命的对策是手脑联盟，结果是手与脑的力量都可以大到不可思议。