物项和服务的采购控制程序.docx
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物项和服务的采购控制程序
浙江金盾风机股份有限公司核电HVAC系统设备设计、制造质量保证大纲程序
JDF/HFP09-2013
物项和服务采购控制程序
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采购部
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物项和服务采购控制程序
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序号
章节名称
页次
1
目的
4
2
范围
4
3
定义
4
4
引用文件
4
5
管理部门
4
6
职责
4
7
工作程序
5
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相关文件
10
9
记录
10
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1目的
为确保所购物项和服务符合核电HVAC系统设备有关规范、标准和技术文件的要求，防止核电HVAC系统设备设计、制造过程中使用不符合有关规范、标准和技术文件要求的物项和服务，因此需要对物项和服务的采购进行控制。
本程序是对质量保证大纲第9章采购控制的进一步阐述。
2适用范围本程序适用于本公司在原材料、辅料、外协件、标准件、配套件、设备、工器具等的物项采购和技术服务采购全过程的控制。
包括采购工作的责任、采购计划的制订、采购文件的编制、选择和评价供方、签订合同、对供方履行合同情况的验证和评价、物项和服务的验收以及对供方产生的不符合项的管理。
3定义
4引用文件
4.1《核电厂质量保证安全规定》HAF003
4.2《核电厂物项和服务采购中的质量保证》HAD003/06
4.3《核电HVAC系统设备设计、制造质量保证大纲》JDF/HF-QB-2013
5管理部门
采购部
6职责
6.1采购部
6.1.1负责按制定的采购管理程序和细则进行采购
6.1.2负责生产原辅材料、外协件、标准件、配套件、设备、工器具等的物项采购和技术服务采购工作。
6.1.3负责编制采购文件。
6.1.4负责组织对物项和技术服务供方的选择、评价、定点工作，负责组织所购物项和服务提供过程中的质量监督和最终验收工作。
6.1.5负责协调本公司有关部门参与和支持物项采购工作。
6.1.6负责组织对供方提供的物项和技术服务工程中的不符合项审查处理工作。
6.2制造部
6.2.1参与对供方的选择、评价和定点工作，参与对所购物项和服务提供过程中的质量
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监督和最终验收工作；
6.2.2参与对采购物项和服务中的不符合项处理工作。
6.3技术部、质量管理部
6.3.1参与对供方的选择、评价、定点工作；
6.3.2参与对供方执行任务情况的监督检查工作；
6.3.3负责对送检的采购物项的检验工作；
6.3.4参与由采购部组织的对供方生产不符合项的审查和处理工作。
6.4监造检验员
6.4.1监造员一般应具有中专以上学历，五年以上专业技术工作经验，熟悉标准化与质量管理业务，了解生产工艺，能正确使用检测设备仪器，掌握检验、测试方法的工程技术人员担任。
6.4.2监造员应经专门机构培训，取得产品监造资格证书，必要时，可在监造师中指定一个监造组长。
6.4.3监造人员应认真负责，精通业务，作风正派，深入生产现场，一丝不苟地履行下列职责：
①对产品及其零部件是否符合需方（即业主）要求给予确认，签发《质量合格证》；②严格执行国家有关法规和标准，支持生产企业检验部门工作，了解和掌握合同产品生产过程中质量状况；
③定期或不定时地向需方（业主）和监造单位汇报产品生产过程中质量状况及重大问题；④正确协调和处理与生产单位（供方）、需方（业主）之间的关系等。
7工作程序
7.1制定采购计划
7.1.1采购部负责根据本公司生产计划制定原辅材料、外协件、标准件、配套件、设备工器具等的物项采购和技术服务采购计划，详见《物项或服务采购计划》。
7.1.2采购计划的内容包括（但不限于）：
1）明确要采购的物项和服务；
2）具体采购活动的顺序和日程安排；
3）具体采购工作的责任者；
4）供货厂家或地点；
5）需制定或生产的文件或记录。
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7.1.3在采购计划中，最低限度必须考虑下列活动的相互衔接和完整性：
1）采购文件的编制、审核、批准及其变更；
2）选择、评价供方；
3）评标、合同评审和签定合同；
4）对供方履行合同过程中的验证和评价；
5）物项和服务的验收；
6）对供方不符合项的管理；
7）质保记录管理。
7.1.4采购计划由采购部负责人审核，主管副总经理批准。
7.2采购文件的控制
7.2.1采购部根据批准的采购计划组织制造部、技术部和质量管理部制定所需购物项和服务的采购文件，采购文件应当包括以下内容：
1）规定供方需要完成的工作范围；
2）技术要求：
根据规范、技术标准、图纸、程序、细则规定技术要求以及与技术要求相关的检查、试验和验收要求；
3）确定使用于所供物项或服务的质量保证要求；
4）规定进入供方设施、进行现场验证、检查记录和评价的要求；
5）确定供方应编写并提交本公司审查或认可的各类文件和质保记录，包括：
a.确定提交的类别，如质量计划、程序、细则、试验记录等；
b.确定提交文件的期限；
c.确定供方负责保存的记录；
6）有关不符合报告及其处置和批准的要求；
7）有关把采购要求向分包商延伸或传递的规定。
7.2.2采购文件的审查
7.2.2.1采购文件必须按照文件控制程序进行控制。
采购文件必须由原文件编制者以外的经授权的熟悉采购文件要求和意图的合格人员进行审查，审查必须使发给供方的采购文件中列有确保物项与服务满足规定要求的条款。
此外，采购文件的审查应注意以下几点：
1）采购文件的审查必须在招标和签定合同前完成，确保采购文件是完整的，包
含有7.2.1中的适用要求；
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2）因评标和合同谈判引起的变更必须编入采购文件。
对这类变更所引起的影响的
审查，必须在签定合同前完成。
审查时应考虑：
a.采购文件编制后，需补充或修改的准则；
b.审查的结果必须要形成文件，并作为质保记录妥善保管；
c.采购文件按《文件控制程序》的规定进行分发和管理。
7.2.3经审查后的采购文件由主管副总经理批准后正式生效
7.3选择和评价供方7.3.1采购部根据采购文件的要求负责组织质量管理部和技术部对供方的选择和评价工作，并填写供方评价记录，详见《供方评价表》。
7.3.2选择供方的基本依据是评价供方按照采购文件要求提供物项和服务的能力。
7.3.3选择和评价的方法包括：
1）评价有希望成为供方的投标者提供相同或类似物项或服务的历史资料，评价资料也可来自其它用户或其它有关的经验或资料。
2）评价潜在供方生产合格产品的技术和质保能力。
本公司将组织有关人员对供方的技术和质保体系的情况进行实地考察，调查的主要内容有：
主要设备和设施、员工素质、质量保证的实施情况；
3）评价待选供方正在生产的产品质量，以此判断其技术能力和质量保证能力。
4）公司合格供方名册上分A、B、C三类划分，A类物资/产品主要是电机、钢材、不锈钢、铝、人防产品、诱导风机、控制箱/变频器/软启动等；B类物质/产品主要是铁铸件、轴承、皮带、油漆、软接/硅胶玻纤布、消声棉、标牌、网罩、过滤器、轴承箱、风口/风阀、散热器、空调箱框架、防爆铝叶轮、五金件等；C类物资/产品主要是包装材料、运输等；对提供C类产品或物资的供方，由物资采购部填写《合格供方推荐表》、《供方能力调查表、评定表》，交各部门负责人会签，填写审定意见，报总经理审批。
5）对B类物资或产品，除按4）办理外，还应由采购部组织有关人员组成评定组，按要求对申报的供方进行评价。
6）对A类物资或产品，除按5）办理外，还应有质量管理部证明其产品有批量使用合格的经历。
必要时还应去供方现场考察。
7）需从未经评定的供方临时采购A、B类时，须由采购部提供供方的有关资料或情
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况，并填写《合格供方推荐表》，交总经理审定，经同意作为临时供方方可供货。
必要时临时供方的供货产品还须先送样品经本公司验收、试用合格后方可供货。
采购部应将同意进货的临时供货供方名单及时通知各部门。
7.3.4通过组织对潜在供方的评价，由制造部、技术部和质量管理部一起形成合格供方名册，详见《合格供方名册》。
7.3.5对合格供方中每年进行一次复评，复评通过上年度供方的质量管理部统计供货合格率以及采购统计的交货期、售后服务等方面为依据是否继续纳入合格供方；上年度供方的供货合格率低与95%，我公司将对其进行实地考察，依据考察结果来判定是否继续纳入合格供方名录之内。
7.4招标、评标与签订合同
7.4.1本公司采购尽可能采用招标方式，在此方式下为本公司核电HVAC系统设备提供
物项或服务的投标者必须是经评审认可的合格供方，他们必须根据本公司采购文件要求提交投标文件,本公司将组织有关部门（技术部、质量管理部、制造部）对标书进行评定。
评定标书时必须对下列方面作出评价：
1）技术上的考虑；
2）供方人员情况；
3）质量保证要求；
4）供方生产能力；
5）供方已有的业绩；
6）供方研究和开发潜力；
7）对采购文件要求的替代方案；
8）对采购文件要求的例外事项。
7.4.2须确定实际情况与标书中的描述和承诺无实质性差别，并审查、核对已将评标合同谈判中本公司提出的要求和修改意见全部纳入合同文本后，方可正式签订合同。
合同中应注明采购物项的技术条件，提出控制点及监督方案，验收准则和验收方法。
7.5对供方物项和服务提供过程的评价和验证7.5.1为了控制和验证供方是否严格履行采购文件要求，履行其在合同中的承诺及承担的责任。
本公司将对供方履行采购文件要求的情况进行必要的监督和评价。
7.5.2供方对采购文件的规定及意图须充分理解。
供方须按合同要求制定相关的作业文
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件或程序并提交我公司审查认可；须按质量计划的要求产生并提交工作执行过程中的记录或报告供本公司审查评价。
7.5.3本公司将按规定的范围审查供方工作程序及工作中产生的文件和记录以验证是否偏离合同规定或所作的承诺，如有不符合性，本公司和供方一起根据责任范围审查、处理出现的不符合性，包括采取必要的纠正措施，以使不符合性得到解决。
7.5.4我公司采购部根据已认可的供方质量计划组织合格的监督人员到供方现场对其工作情况进行监督。
我公司派往现场的监督人员对规定的控制点（H点、W点）进行现场见证，并核对供方是否切实遵守合同的要求。
这类见证可以在供方执行工作过程中，也可以在供方作最终检查或试验时进行。
7.6物项或服务的验收
7.6.1制定验收计划本公司将通过对物项或服务的验收来最终验证供方所提供的物项或完成的服务否符合采购文件的各项要求，物项或服务的验收将按合同规定的要求由采购部会同技术部和质量管理部制定计划并实施。
7.6.2验收计划至少应包括：
1）验收的物项和服务、合同号；
2）验收人员的组成（包括分工）；
3）验收的预定日期、地点；
4）验收方法。
7.6.3本公司应按不同类的物项和服务，确定相应的验收方法并形成文件。
7.6.3.1物项的验收方法主要验收方法有确认合格证书、收货检查、源地验证、安装后试验等方法或以上几种方法的某种组合，不管采用何种方法，必须检查确认合格证书。
1）检查和确定合格证书：
合格证书是指必不可少的证明供方按合同要求提供了合格物项的文件、记录等文字材料，如材料合格证书、试验报告、验证报告等。
只有合格证书具有符合规范、标准要求的说明、具有授权人员的签名证明合格证明的真实性，以及签发合格证明文件制度得到遵守的情况下，这样的证明文件才可以接受。
2）收货检查：
收获检查指在适当的场所，对所到之货验证某些特定的特性（如几何
尺寸、物理特性、化学特性）、标识、清洁度、外观包装等，收货检查时，同时还需检
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查相应文件是否符合要求。
a.采购部应制定不同类物项收货检查计划，计划中应表明需验证的特性和需审查的
文件。
b.采购部按计划组织物项收货检查人员在所购物项到达现场后，核对到货的标识和数量，并对包装进行外观检查，确定物项有无装卸、捆扎、运输、环境影响、火灾等原因造成的损伤，同时对需要验证的特性进行检查。
c.收货检查形成的记录和报告应作为质保记录予以保存。
3）源地验证：
源地验证是在供方设施内见证或观察其活动，以查明供方的工作是否遵守和满足采购文件要求：
a.采购部应对所购物项确定源地验证计划，包括验证项目、验证时间和执行人员。
b.现场验证人员应按规定实施检查或监督，以验证供方是否按照采购要求和供方承诺进行活动。
c.源地验证中产生的报告、记录应作为质保记录保存。
4）安装后试验验收：
安装后试验验收适用下列物项：
a.对于合同中规定的某些性能和参数在安装和使用前难以验证；b.物项的功能只能在使用中方能证实。
验收重点是验证物项设计工况下，其性能是否满足设计要求。
7.6.3.2服务的验收方法设计服务（如设计、咨询、安装、大修等）的验收方法可参照物项验收的某些适合方法。
另外可通过下列方法进行验收：
1）对供方服务结果的质量数据作技术论证
2）对证明质量的客观证据（如性能分析报告、合格证等）进行审查。
所有验收必须形成验收报告和记录，并由授权的验收人员签名（包括地点和日期），妥善保存。
7.7不符合项控制7.7.1对于采购过程中发生的违反采购文件要求又无法完全恢复的不符合项，供方应将建议的处理方法提交我公司审查认可。
7.7.2有关分析不符合原因、审核建议的处置方法、验收处理过程和纠正措施的执行情况等参见程序《不符合项控制程序》
JDF/HFP17-2013
8相关文件8.1《检查和试验管理控制程序》
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8.2《不符合项控制程序》JDF/HFP11-2013
9记录
9.1《物项或服务采购计划》JDF/HFP09-01-2013
9.2《供方质量保证能力调查/评定表》JDF/HFP09-02-2013
9.3《合格供方名册》JDF/HFP09-03-2013
浙江金盾风机股份有限公司
编号:
物项或服务采购计划JDF/HFP09-01-2013
序号
品名
规格型号
单位
数量
需用时间
预计供方名称
采购负责人
备注
制表：
日期：
审核：
日期：
副总经理审批：
日期：
浙江金盾风机股份有限公司供方质量保证能力调查/评定表
JDF/HFP09-02-2013
质量管理部：
采购部：
总经理：
□纳入合格供方
□纳入合格供方，需帮助改进
□纳入合格供方
□纳入合格供方，需帮助改进
□纳入合格供方
□纳入合格供方，需帮助改进
□纳入合格供方
□纳入合格供方，需帮助改进
历次
□不合格
□不合格
□不合格
□不合格
再
评价单位：
评价单位：
评价单位：
评价单位：
评
质量管理部：
质量管理部：
质量管理部：
质量管理部：
价
技术部：
技术部：
技术部：
技术部：
记
采购部：
采购部：
采购部：
采购部：
销售部：
销售部：
销售部：
销售部：
录
总经理：
总经理：
总经理：
总经理：
年月日
年月日
年月日
年月日
技术部：
销售部：
初次评价情况判定：
□纳入合格供方
□纳入合格供方，需帮助改进
□不合格
年月日
浙江金盾风机股份有限公司
合格供方名册
编号：
JDF/HFP09-03-2013
供方名称
法人代表
企业性质
规模
地址
电话
传真
联系部门
联系人
电话
税号
帐号
开户行
质保体系
技术力量
供货历史
可供主要产品
序号
物资名称
规格型号
主要特性
年可供量
参考价格
备注
编制：
日期：
审核：
日期：
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