采购控制程序miji.docx
《采购控制程序miji.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购控制程序miji.docx（46页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
采购控制程序miji
米技电子电器（上海）有限公司
版本号
修改号5
采购控制程序
编号：
Miji-P740-2010
共3页
第1页
1目的
对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资符合规定的要求。
2适用范围
适用于公司所有物资的采购（含生产性物料采购,OEM商品采购,MRO及零星采购,办公类采购，市场部宣传物资采购,研发类物资采购,模具采购以及对供方（包括产品的外协加工方）的选择、评价和控制。
3职责
3.1研发部负责提供炉具相关产品的图纸或技术要求,提出研发类物资采购需求，主导新炉具产品的设计开发、样品确认，参与炉具产品的成本控制。
3.2市场部负责公司产品平面设计，提供包装设计方案及平面设计稿，提出宣传物资采购需求。
3.3销售部负责汇总各渠道（含电视购物、零售及百货、网络等）需求，提出销售预测计划。
3.4采购部负责筛选供应商,推荐OEM商品,进行产品成本核算,与供应商洽谈商务合同,系统价格和供应商资料维护,开放订单,安排物料计划,对账及供应商付款申请,供应商考核及维护改进。
3.5质量部负责对供应商进行考察评定，按照图纸或封样品要求对采购物资进行质量检测判定。
3.6行政部负责依据各部门办公耗材的采购
3.7财务部负责对采购操作进行监管（其中包括价格审批、订单审批及付款审批），并按约定支付货款。
4定义
依据采购产品及供应商管理特性，将采购物资分为A、B、C、D四类产品。
4.1A类物资：
4.1.1炉具构成的核心或关键元器件，对产品功能或外观起决定性作用的零部件，如炉芯、控制器、加热区域陶板、外壳；
4.1.2需要通过CCC强制标准的OEM商品，如油烟机、烤箱等；
4.1.3.采购额占比达15%的商品，如不锈钢锅具产品；
4.2B类物资：
4.2.1炉具构成的重要元器件，对产品功能或外观起重要作用或经过CCC报备的零部件，如冲压件、钣金件、操作区陶板、弹簧、密封圈、线束、电源线、接线盒、接线柱、彩盒等；
4.2.2采购额占比达5%-15%的商品，或计划长期采购的OEM商品；
4.3C类物资：
4.3.1非直接应用于产品本身，起辅助作用的物料，如塑料袋、干燥剂、瓦楞纸箱、标签、宣传单页等包材或国标件、行业标准件，如电源线护套、垫片、拉手、螺丝螺帽等；
4.3.2采购额占比低于5%的OEM商品，或金额低于20000RMB的一次性商品采购；
4.4D类物资：
4.4.1办公及行政接待用品等；
4.4.2特殊设备，如仪表仪器或生产设备等；
4.4.3其他。
5工作程序
5.1供应商前期评估管理
5.1.1采购部依据公司产品需求通过产品性价比及公司规模信息（供应商应提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证以作参考）筛选供应商，对于A、B类物资应在询价之前需要要求供应商签订《供需双方保密协议》，所有签署的合同或协议均应加盖公章。
5.1.2待确认报价和样品确认后，（其中报价参考《采购控制程序》5.2.1中的价格管理规定执行，样品管理参考《采购控制程序》第5.3条中关于项目产品开发管理条款执行），由质量部根据对采购物资的技术标准和生产需要，会同相关部门对备选的供应商从价格、质量、交货期、服务、设备等是否已建立并维持了有效的质量管理体系进行评估考察。
A类供应商必须进行实地考察，并填写《供应商评审评分表》（Miji-JL740-008），考核合格后择优报管理者代表审核，经采购经理、财务经理、供应链总监、总经理批准后列入《合格供方名录》（Miji-JL740-001）。
之后在ERP系统中为新供应商编制代码及建立供应商基本资料。
B类供应商可视情况实地考察，实地考察需填写《供应商评审评分表》（Miji-JL740-008），或根据样品状况结合供应商自评方式进行评估考察，填写《供方调查记录表》（Miji-LJ740-002），经采购部、质量部、财务部评估合格后报管理者代表和供应链总监批准后列入《合格供方名录》（Miji-JL740-001），在ERP系统中为新供应商编制代码及建立供应商基本资料。
C类供应商通常可不用进行实地考察，通过其样品结合供应商自评方式进行考核，填写《供方调查记录表》（Miji-LJ740-002），经采购部、质量部及质量部评估合格后报管理者代表和供应链总监批准后列入《合格供方名录》（Miji-JL740-001），并在ERP系统中为新供应商编制代码及建立供应商基本资料。
D类供应商可不进行考核，由实际采购部门负责维护，不作为体系内的合格供应商进行管控。
5.1.3A、B、C类物料在大批量供货前应与供应商明确付款方式、发票要求、送货方式、售后维修服务相关事项，并依据商议内容签订《采购合同》、《供应商质量保证协议》、《ROHS异常赔偿协议》、《米技ROHS产品承诺书》、OEM产品还需要另外签署《OEM协议》，连同供应商处提供的营业执照、税务登记证、组织机构代码证及银行开票信息及供应商其他相关资料为新供应商建立文件夹档案。
5.2价格管理
5.2.1新产品价格管理
同类商品应至少货比三家，并提供对比的供应商报价列表（含供应商名、商品名称、报价），列表中的报价需要有供应商正式有效的报价单作为依撑文件（报价单需有供应商签字盖章），必要时需要供应商提供报价分析，提供详细报价组成文件。
通过对比依据公司需求选择合适供应商，并进行议价，同时应保留议价记录。
产品确认需要导入后需要安排研发部编制ERP存货编码，编码完成后发至供应商要求其处在报价单中体现，之后在ERP系统中进行价格录入，录入完成后以邮件方式将相关报价记录通报采购经理、财务部审批，批准后方可执行。
价格批准后另需将确认的报价更新进入报价单列表，供应商提供的报价单命名应以“供应商简称+项目名称+存货编码+产品名称+报价日期”的形式定义，之后统一按产品类型进行归档。
5.2.2现有产品调价
5.2.2.1涨价操作
由于国内国外原材料价格上涨，工程变更，供应商替换等特殊因素造成的价格上涨/系统调价，或关键原材料或市场稀缺资源的供应商，必须开发第二供应商确保供应稳定，特殊情况为了维系第二家供应商的合作关系，同时从2家供应商采购，第二家供应商的份额比较小，因此单价可能略高于前者，此类价格上涨由采购部提出调价申请，递交支撑文件（除新产品价格管理中需要的相关文件外还需要附加涨价原因说明文件）报财务经理、供应链总监签字批准后方可执行；
5.2.2.2降价操作
由采购经理审批，通报财务部后即可执行，报价单管理同5.2.1管理规定，降价记录应更新至costreduction表单中。
5.3订单管理
5.3.1样品采购
炉具产品相关零部件应由研发部或市场部提供相关产品的图纸或技术资料,同时提出报价或样品需求，OEM商品由需求部门于采购部提供的样品方案中进行选择（采购部于每月25-31日择日举办新品推荐会，提供2个月后可以批量导入的商品方案给到市场部及销售部），由对于普通部品，采购应于3个工作日内将初步报价（含样品费用及生产周期）反馈给需求部门，对于需要收费的样品，由需求部门负责填写请购单并进行流转，采购部以接收到经采购经理、财务经理、供应链总监、总经理审批后的请购单日期为准，常规部品于10个工作日内提供样品，需要开模订制的产品交期以实际反馈为准，模具费用报价一经批准，签订模具采购合同/协议（其中原则上预付应等于或小于50%的模具费用，另外50%的费用原则上，在达到一定的量的条件下，摊销到产品单价中。
等模具试模及评审合格后，方能投入批量生产，纳入固定资产管理列表），如项目紧急，采购应尽力配合并与研发部随时保持沟通以保证项目进度顺利开展。
对于需求部门请购的物料，到货后由采购直接交需求部门进行样品确认，样品确认应在5个工作日内完成，如样品需要改善，研发部应以邮件形式告知改善点并明确是否需要重新送样，如产品设计发生更改的，需求部门需要重新提供图纸或要求，采购部收到信息后于3个工作日内进行问题改善回复。
样品确认的，即由需求部门协调采购部、质量部确认产品验收标准或封样品以便批量产品验收。
样品费用低于5000RMB的，可以采用报销方式付款，但需要附加需求部门的领料单及有效请购单。
需要开模或者样品费用在5000RMB以上的，需要提供订单或模具合同，以付款申请单的方式安排付款。
样品到货后均需由需求部门填写领料单，相关费用应在需求部门的预算中进行体现。
5.3.2小批量订单采购
需求部门提供经采购经理、财务经理、供应链总监、采购经理、财务经理、供应链总监、总经理审批的请购单，A、B类物料，采购金额达到5000RMB以上的，采购部应依据请购单需求在系统中开放订单安排采购，产品到货后再系统中进行报检，质量部依据图纸或封样件进行验收，验收合格后安排系统收货确认，C、D类物料，采购金额在5000RMB以内的，可以附发票及对应请购单采用报销方式直接付款。
5.3.3计划订单采购
正常批量的产品，由销售部统计分析各渠道需要，提供全年的销售预测，并确保3个月的滚动预测差异不高于20%，同时于每月10号前确认下个月的确定需求并报采购经理、财务经理、供应链总监、总经理签字批准，采购部依据销售部经过批准的数据文件安排订单及备库，以满足销售需求。
5.3.4特批订单采购
如有特殊需求，需要紧急采购，不能满足正常的采购周期的，由需求部门填写请购单，并注明原因及要求报采购经理、财务经理、供应链总监、总经理批准后将请购单提交采购部，由采购部在系统中开放特批采购订单进行采购。
5.3.5D类物料采购
对于办公及行政接待用品等采购，由采购部，财务部参与供应商选择，议价，比价以及全年价格谈判，实际采购执行由行政部完成，其他仪器设备由需求单位提出申请，并报采购经理、财务经理、供应链总监、总经理审批指定采购单位。
5.4发票及付款管理
5.4.1采购部有义务及时地将发票递交给财务部，RMB500以上应尽可能使用增值税发票，长期合作的供应商应提供增值税专用发票。
5.4.2预付货款：
必须满足合同盖章生效，营业执照，税务登记证，企业组织机构代码证齐全有效；为了确保安全，尽量推荐使用承兑汇票，规避风险。
5.4.3账期付款：
采购每月25日前与供应商对账完毕，供应商月底前开发票至我司。
每月采购从ERP系统按照供应商账期导出本月应付款的报表，与供应链总监审核后，提交至财务部和采购经理、财务经理、供应链总监、总经理审核，财务部将会根据现金流的实际状况及时通知采购部月底的实际付款情况。
6附件
米技电子电器（上海）有限公司
拟制
审核
批准
合格供方名录
Miji-JL740-001
版本：
A--0
序号
单位名称
所在地
主要产品
供应商编号
备注
米技电子电器（上海）有限公司
供方调查记录表
Miji-JL740-002
NO:
供方名称
联系人
电话
供方地址
职务
传真
经营范围
主要产品
企业性质
国有□、集体□、合资□、独资□、其他□
固定资产
经营状况
正常□、不正常□、其他□
发展趋势
向上□、稳定□、向下□
样品试用试验情况
设备状况
1、运转正常□、2、运转不正常□、3、有引进设备□、4、无引进设备□5、是否满足定作要求□、6、需要增添设备□、7、不能满足定作要求□
测试设备状况
1、符合要求□、2、不符合要求□、3、有条件符合□
质量管理状况
1、符合要求□、2、不符合要求□3、有条件符合□
生产现场管理状况
1、符合要求□、2、不符合要求□、3、有条件符合□
质量记录状况
1、符合要求□、2、不符合要求□3、有条件符合□
提供文件资料证书
1、营业执照□、2、质量认证证书□、3、产品检验报告□、其他□
该供方是符合米技电子电器（上海）有限公司要求
1、符合要求□、2、不符合要求□、3、有条件符合□
认定（调查）结论意见
认定（调查）部门签字
1、管理者代表：
2、质量技术部：
3、采购部：
4、生产制造部：
调查:
审核
调查时间：
年月日
米技电子电器（上海）有限公司
供方定期评价表
Miji-JL740-003
NO:
一、供方基本情况表
上次审核日期：
年月日
单位名称
联系部门
电话
单位地址
联系人
传真
供应本公司的产品名称规格
材料出厂
检验规范
材料进厂
检验标准
二、质量技术部的审核意见
签字（章）：
1.质量稳定□2.略有波动（但符合标准）□2.质量不稳定（偶有退货）□3.质量差（不能使用）□
意见的具体描述或举证:
评价结论：
合格,同意继续使用□加严进厂检验□通知限期整改□不合格,中止合同（从目录中删除）□
三、生产制造部的审核意见
签字（章）：
1.质量稳定□2.略有波动（但符合标准）□2.质量不稳定（偶有退货）□3.质量差（不能使用）□
意见的具体描述或举证:
评价结论：
合格，同意继续使用□、加严进厂检验□、通知限期整改□、不合格，中止合同（从目录中删除）□
四、采购部的审核意见
签字（章）：
1.交货期：
能保证□、偶而会脱期□、经常脱期□、不能保证□
2.服务态度：
很好□、较好□、一般□、有待改进□、较差□
3.服务及时性：
及时□、不及时□、不能提供正常供服务□
4、意见的具体描述或举证:
5、评价结论：
合格,同意继续使用□加严进厂检验□通知限期整改□不合格,中止合同（从目录中删除）□
五、管理者代表审核的意见
签字（章）：
意见的具体描述:
本次审核日期：
年月日
米技电子电器（上海）有限公司
材料采购计划单
Miji-JL740-004
NO:
供应商：
计划号码：
编制人：
编制日期：
接收人：
采购内容摘要
类别
图纸号/产品号
版本
数量
计划到货时间
实际收到数量
ApprovedbyOperationManager：
生产营运部总监审批：
米技电子电器（上海）有限公司请购单
请购单
Miji-JL740-005
1请购人信息
1.1请购人
1.3请购日期
1.2请购人部门
1.4请购用途
2采购信息
2.1采购员
2.3货到后检验
□是□否
2.2供应商
3财务信息
3.1预算状态
□预算内□预算外
3.2成本中心
□生产□研发□销售□市场□行政后勤□质量□其他（请说明）
3.3收货方式
□收货确认□ERP入库操作
4物品信息
S/N
序号
PartNumber
物品号
Description
品名
QTY
数量
Unit
单位
VATUnitPrice
单价（报价）
TotalPrice
总价
RequireDate
需求日期
ETA
预计到货日期
1
2
3
4
5
6
7
8
5审批信息
部门经理
采购经理
财务经理
供应链总监
采购经理、财务经理、供应链总监、总经理（预算外）
日期：
日期：
日期：
日期
日期
米技电子电器（上海）有限公司
样品试用流转单
Miji-JL740-006编号：
一、供方基本情况表试用日期：
年月日
单位名称
联系部门
电话
单位地址
联系人
传真
试用样品名称
数量
二、采购部结论意见
1.合格□2.部分需改进□3.不合格□
1.服务态度：
很好□、较好□、一般□、有待改进□、较差□
2.价格：
高□中□低□
3.付款条件：
款到发货□货到30天内□货到60天内□货到60天以上□
4.意见的具体描述或举证：
签字：
日期：
三、研发部结论意见（包括材质、安全、性能等）
1.合格□2.部分需改进□3.不合格□
意见的具体描述或举证：
签字：
日期：
四、质量部检验结论意见（包括相关标准的符合性、CCC要求等）
1.合格□2.部分需改进□3.不合格□
意见的具体描述或举证：
签字：
日期：
五、生产部结论意见
1.合格□2.部分需改进□3.不合格□
意见的具体描述或举证：
签字：
日期：
六、市场部结论意见
1.合格□2.部分需改进□3.不合格□
意见的具体描述或举证：
签字：
日期：
七、对样品试用最终结论：
1.合格，同意使用□2.需部分改进□3.不合格，重新打样□
技术副总：
日期：
采购物料送检任务单
Miji-JL740-007No..
供应商
计划号码
订单号
状态
送检人
送检日期
存货编码
入库单号
产品名称
规格型号
图号
图纸版本
送检数量
检验方案
检验日期
检验结果描述：
备注：
采购部审批：
质量部确认：
米技电子电器（上海）有限公司
付款申请单
Miji-JL740-010
1申请人信息
1.1申请人
1.3申请日期
1.2申请人部门
2供应商信息
2.1供应商名称
2.3银行帐号
2.2开户行
3财务信息
3.1付款方式
□现金□支票□电汇□承兑□信用证
3.2付款比例
□第一次□第二次尾款[]总计金额[]
[][]
备注：
第二次及尾款部分需经质量检验并接受后方可付款，须由质量经理确认。
4款项信息
S/N
序号
InvoiceNo
发票号
Description
品名
QTY
数量
Value
金额
Notes
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
合计总价
5审批信息
采购经理
质量经理（第二次及尾款部分）
财务经理
供应链总监
采购经理、财务经理、供应链总监、总经理（预算外）
日期
日期
日
升级会员 