学生会外联部细则.docx
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学生会外联部细则
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学生会外联部细则（共12页）
外联部
第一条
部门性质
学生会外联部是上海电力学院学生会重要的组成部分，是学校外联内引的一个窗口，是
联系社会与学校的重要部门。
同时外联部是一个工作环境相对灵活的部门，活动空间包括增
进上海电力学院与其他院校的交流，对外的招商引资，校内活动以及学院对外的宣传。
第二条部门职能
上海电力学院学生会外联部在主席团的领导下主要以拓宽院、校际交流工作为主题，以
增进校企合作关系为工作重点，旨在向外展示学校学生的真我风采，努力提高学生会在社会
上的知名度，为学生会各项活动筹集资金。
外联部的宗旨是“一切为了同学，为了一切的同
学，为了同学的一切”。
外联部担负着校学生会对外交流联络的工作，对学生会活动的顺利
进行起着不可或缺的作用。
第三条
部门结构
（一）外联部实行部长负责制，设有部长一名，其中部长职责为：
1、校际交流活动：
加强与外校的联络与合作，组织校际交流活动。
2、院系交流：
负责各院、系之间的联系往来工作，加强学术交流，促进了解，共同进步，形成良性互动。
3、商业赞助：
与校外企业、公司合作，争取各种商业赞助，为学生会活动提供。
4、定期召开本部例会：
会议主要是传达团委老师及主席团下达的新任务，部门内部即
将开展或进行中的活动的具体安排，进行人员调整，并对一周内的工作做一次小结。
结合校
园实际讨论开展各类相关活动，部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团
审议决定。
5、负责统筹安排部门。
（二）外联部设有副部长两名，均负责协助部长完成日常事务，负责外联部职责范围内的各
项工作。
（三）外联部有干事12名，成员相互团结合作，有条不紊地开展工作，对本部工作提出建
议和意见，并监督本部各项工作的开展。
第四条
工作内容
（一）应邀出访外校
应邀出访外校工作是外联部主要工作，通过应邀出访外校，增强了我校对外校的了解，
取长补短，更好的完善自我，同时增进了我校与外校之间的交流与联系。
应邀出访外校标准作业流程：
确定出访院校时间及
内容前期准备工作
应邀出访工作
出访收尾工
作
1、前期准备工作
（1）接到外校邀请一律上报至外联部部长，要求确认出访内容、出访时间、出访院校、
出访人数。
（2）通知各干事询问其意向是否愿意随队出访。
（3）如若拒绝出访请求，由外联部部长下达拒邀指示给外联部指定人员，由指定人员联
络外校回绝邀请。
如通过出访请求，告知外联部部长，由指定人员联络外校发送应邀回执的
邮件。
2、应邀出访工作
（1）由外联部部长确定出访院校、出访时间、出访地点、出访交通方式下达应邀指示给
外联部指定人员，由指定人员联络外校接受邀请并专项负责，带队出访。
（2）出访外校须带上贺函，在出发前打印出来。
（见附件一：
出访贺函模版）
（3）出访时需要着装正式，尽量穿着有领子的衣服，头发整齐，注意着装，维护本校形
象。
（4）到达外校之前，实时告知外校接待人员自己所到的位置，在出发之前要通过短信或
电话与对方确定好时间、地点。
在准备出发之时，发短信跟对方说明你现在出发，让对方做
好准备。
下车前提前通知外校接待人员前来接送，以免发生苦等久等造成时间上的浪费。
（5）见到外校接待人员时，须保持微笑，言语体面，进行自我介绍并且双手递交名片，
进入会场前，递上贺函恭祝外校活动成功举办。
（6）出访过程中要善于与外校接待人员交流，忌紧张青涩不敢表达，以免造成冷场的现
象。
做到“三个多”：
多认识一些外校的人员，扩大自己外交面；多拍照，以用来撰写出访
小结；多询问外校活动举办的各个细节以作学习，例如外校活动赞助商问题。
（7）如因交通问题需要早退，需向外校接待人员解释，并表达歉意。
（8）结束访问时，应与外校人员合照留念，并且表示“外校本次活动办得很精彩”，“自
己今天过得很开心”等。
（9）在回程（已经离开外校的管辖区域时），发条感激的短信，并捎带上你自己对他们
活动的称赞和对他们接待的感谢：
XXX，您好，我是上海电力学院外联部的XXX。
今天的活
动让我们非常难忘，非常感激贵校的接待。
并祝贵校活动完满成功。
并在到达自己学校时候
发条短信给外校报平安。
（具体出访礼仪小知识请见附件二：
上海电力学院外联部礼仪小知识）
3、出访收尾工作
（1）每一位随行出访人员都需要撰写出访小结并上交至指定的一名外联部干事审核。
ps:
（
出访小结即出访过程中的感悟，出访过程中所发现的外校的优缺点，学习外校好的地方，避
免外校接待过程中的失误，并从中反思自己出访过程中的不足）
（2）出访过程中产生的交通费用需将产生费用的有效发票全部交至外联部财务管理人员。
由财务管理人员审定后，进行报销程序。
（二）接待外校来访
接待外校来访工作也是外联部的日常工作内容，邀请外校同学来我校参观，接待外校同
学，交流经验，促进双方共同发展。
接待外校来访标准作业流程：
前期准备工
作
接待来访
工作
接待收尾
工作
1、前期准备工作
（1）由外联部部长确定邀请外校嘉宾来访的具体时间、来访目的、来访地点、来访嘉宾
人数。
（2）由外联部部长下达具体前期联络任务至各干事，要求各外联部干事根据最新的外校
联络表通过电话方式直接与外校人员沟通。
将确定的来访院校、来访嘉宾人数上报至部长。
（3）由外联部部长指定人员将各干事征询的外校来访意愿事宜经统计后，上报至外联部
部长。
制定拟邀请外校嘉宾名单，要求名单上有明确的院校全称、各院校联络人姓名及联络
方式、本校外联部对应联络人姓名及联络方式、来访嘉宾人数。
（4）由外联部部长下达邀请任务至各干事，要求各干事按照邀请函模板（见附件三：
邀
请函模板）起草正式邀请函样本，上交至外联部部长，由外联部部长审定，要求就邀请函内
容、字体、来访目的、来访时间、来访接待事宜做严格审定。
由外联部部长分配院校至各干
事，发送邀请函至外校公邮。
2、接待来访工作
（1）在邀请来访时间前，由外联部部长分派确认邀请任务至各当天对应接待人员。
（2）接待人员通过电话方式联络对应外校联络人，确定是否准时来访（见附件二：
上海电力学院外联部礼仪小知识）。
各接待人员在确定邀请后立即向外联部部长汇报，由
外联部部长汇总。
（3）接待人员提前来访院校预计抵达时间15分钟到达接待地点。
（4）接待人员与来访院校人员汇合后，接待人员可陪同来访院校人员参观我校，在引见
外校嘉宾和陪同宾客参观游览时，接待人员应适时向宾客介绍当次和近期活动有关基本情
况，宣传学生反映，以提高宾客的兴趣和关注程度。
同时，也可以咨询一下外校的情况,并
且适当的寒暄,而不应该只顾着闷头走。
（5）接待人员陪同来访院校人员到指定地点就餐，承诺报销交通费的向其索要相关凭证。
（6）陪同来访院校人员抵达活动会场，带领其入席并与来访院校人员约定离席时间及离
席后的接待地点。
（7）接待人员提早约定离席时间10分钟抵达约定离席后接待地点，将来访人员送达我校
大门后与之礼貌的分别。
3、接待来访收尾工作
（1）接待人员将接待过程中产生的费用凭证包括承诺报销来访院校交通费交至外联部财
务管理人员处。
由外联部财务管理人员审定后，进行报销程序。
（三）外联部商家赞助
联系商家并拉取赞助是外联部工作的一个重要任务，通过运用多种方式与商家取得联
系，并与商家沟通制定计划书，双方签约合同。
为学校举办的活动提供资金。
外联部商家赞助流程：
商家联系方
式获取方式
活动策划
书修改
商家沟
通
方案调
整
活动后反馈及保持
长期沟通与联系
活动时相互监
督及沟通
合作确认及签
订合约
1、商家联系方式获取
随着科技的变迁人与人之间相互沟通的方式也多种多样，作为外联部的一员我们获取商
家的联系方式也是十分多元化。
以下的就是几个常用的方式：
（1）当面获取：
一些大型企业会做一些在室外或公共场合的活动以起到宣传的效果，
这也是我们外联人的机会，当遇到商家在外做宣传时可上前询问交流并且交换联系方式。
（2）网页获取：
在网上一般都会有大型公司的企划部招聘信息，可以此获得企划部的
联系方式以进行合作。
（3）人际关系：
在日常生活中有时会发现自己的人际关系网中会有可以使用的商家信
息这个不妨可以留意一下。
2、活动策划书修改
针对不同商家不同活动我们会对策划书进行一定的修改，以使商家对活动有一定的关注
以及参与。
一般我们对策划书修改的部分为：
宣传方式，合作内容，以及价目表的细化。
以
做到对商家的赞助公开化。
3.商家沟通
在与商家对于活动的合作进行沟通时，我们力求做到“多听，善听，不多说”多听取商
家的意见，善于找到交流时的重点把握主动，不随意允诺商家要求。
与商家沟通时做到平等
互利即可。
4、方案调整
在与商家沟通时我们会注意针对不同商家进行拉取的方案的调整，类似于有的活动是全
冠名我们就会把重心调整，以做到合作愉快并保持长期合作。
如果是联合冠名我们会时各个
商家之间感到相互之间的平等。
5、合作确认及签订合约
项目的合作确认是十分重要的，相互之间确认合作，并签订合约，此时才是合作正式开
始，这不仅是一个对双方的一个约束也是一个使双方获得长期合作的一个桥梁。
6、活动时相互监督及沟通
活动时相互监督与沟通会使商家留下一个好印象。
对于以后的合作起到一个十分重要的
作用。
作为外联部我们留给商家的影响不是我们一个部门而是一个学校所以我们力求做到最
好。
7、活动后反馈及保持长期沟通与联系
活动后的反馈是对一个商家，一个学校对于一个活动的评估十分重要的一个环节因此
不容懈怠。
一个好的活动会使你在商家中拥有一个良好的口碑，以后也会有更多的合作机会。
同样不要认为活动结束就是完结我们会保持商家的联系因为活动不会只有这一次。
以后还会
有合作的机会。
第五条
财务管理制度
为确保学生会外联部的正常运转，规范日常活动,提高外联部内部管理质量，切实保障
会员的正当权益。
防止管理混乱，会费使用不当,损害学校以及同学利益现象的发生，结合
我校学生会外联部发展实际，本着“合理化，公开化，规范化，制度化”的原则，特制定《上
海电力学院学生会外联部财务管理制度》。
本规则适用于上海电力学院学生会外联部。
（一）经费来源
在各部举办活动之前，由外联部负责对外联络赞助厂商。
其中应注意：
1、鼓励外联部与企事业单位进行非营利性合作。
2、外联部可根据学校有关规定，与企事业单位合作，通过正当渠道到社会募集资金。
3、所得赞助金必须登帐。
4、外联部接受社会各界的捐赠和资助，必须建立在完全自愿的基础上，不能以损害
国家和集体利益作为交换条件。
（二）经费管理
在各部举办活动之前，由部长指定外联部的指定成员对照活动策划书，分析各项开支的
必要性和合理性，对于不必要的开支，在进行协商后可进行撤销，然后将整理好的最终的财
务支出计划抄录一份并存档（需由活动负责人签字），并由指定成员在下次外联部例会上做
出汇报，经外联部部长批准后方可生效。
在活动结束之后，将活动计划中财务支出计划，赞助协议与活动中花费所开票据一起整
理完毕，尽快在外联部例会上向外联部部长做出汇报，经审核无误后，会后交指定成员统一
存档。
资金管理必须严格遵守以下几项原则：
1、客观性原则：
学生会所提供的会计信息，务必做到内容详实、数据真实、凭证完整，
能如实反映学生会内部的财务状况。
2、及时性原则：
外联部每笔现金的收入与支出必须及时登帐。
（三）经费使用
1、活动支出是指学生会开展与其宗旨、任务相关的各项活动所需经费。
2、任何个人不得非法侵占和使用外联部的财产和资金。
资金的支出违反法律和外联
部规定的，应当责令改正。
3、学生会开展大型的活动必须有书面形式的前期的资金预算和后期的财务结算；学
生会每学期的工作计划和工作总结中必须有资金安排。
4、外联部资金不能私自用于餐旅报销。
5、活动经费的报账原则：
（1）冲报账必须使用新版的正规本市统一发票，户名必须是“上海电力学院”，
必须加盖出具发票者的发票专用章，发票背面注活动名称、经手人签名；
（2）未经批准的支出项目，不予报账；
（3）必须遵守本部关于报账时间、人员的规定。
第六条
会议制度
1、根据工作需要，部长原则上每周召开一次例会，所有成员必须准时参加，非特殊原
因不可缺席会议，如有特殊情况不能到会需先向会议负责人说明原因，每学期的请假次数不
宜超过三次。
2、例会前需准备会议所需材料（如任务汇报，活动通知等），总结会议前一周的工作
情况。
3、会议期间，应保持会场安静有序。
会场内禁止吸烟，建议大家将手机调成静音或者
振动模式。
4、会议期间各成员应做好会议记录，会后将会议记录整理存档，如有异议会后讨论。
5、会议记录及会议内容是外联部内部机密，要求与会成员做到保密的责任。
第七条
活动制度
1、定期组织外出活动、进行团队建设，以促进外联部团结。
2、联系各大高校学生会外联部等组织，定期出访与接访。
开展各项交流活动，借鉴其
工作经验和管理方法，并做好总结和反馈。
每学期组织一至两次大型接访交流活动，深度搭
建校级联络平台，友好互助，资源分享。
3、联系各企事业单位、机关团体等为学生会活动提供赞助。
4、协助其他职能部门开展工作,以起到协调团结作用。
第八条
考勤制度
记录干事在部门会议、部门活动、出访外校及接待来宾、与赞助商家联系等表现，并
据此对干事进行考核及奖惩。
第九条
档案管理制度
外联部档案是外联部成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表
等不同载体的文件材料，是外联部各项工作的历史记录也是外联部决策和考核干部的重要依
据。
为了加强外联部档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在外联部各项工作中的作用，
特定下述规定标准：
外联部
成员档案
工作档案
活动档案
个人
履历
简介
日常
工作
评定
部门
基本
资料
会议
记录
工作
计划
工作
总结
思想
总结
策划
通知
简报
总结
计分
表
（一）日常档案整理标准
1、外联部档案是外联部组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、
声像资料，是外联部至关重要的公共财产。
档案内容不得随意公示、复制。
2、各部门档案由本部门成员整理，办公室监督管理。
每学期各部门将进行一次档案清
理，将有关资料归档备案。
3、外联部档案包括成员档案、工作档案及活动档案等。
4、各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份统一存档，以备查找。
5、档案上交日期：
视不同类型档案而定。
6、档案形式要求：
对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种
版本。
（二）档案分类
1、成员档案制度
（1）档案范围：
个人履历简介、日常工作评定、部门基本资料、以及其它有关材料，都作为个人的评
选、奖励的依据。
（2）档案建立：
①外联部成员工作评定由组织部考察，结果由组织部整理后上交存档。
②部门基本资料，如：
各部部长、负责人、部员姓名、联系方式及各部职责要形成文
字一式两份上交存档。
2、工作档案制度
（1）档案范围：
包括会议记录、课程表、工作计划、工作总结、思想总结及有关档案。
（2）档案建立：
①每周例会做好会议记录。
②每学期伊始部门成员更换课程表后，将本部成员的课程表统一收集，整理并保存。
③外联部各成员在本学期结束时写一份工作总结并上缴。
第十条
考核办法
为了全面考察外联部人员的综合素质，加强全体人员的工作意识、规范外联部人员的工
作作风，使之成为讲道德，讲文化、讲纪律爱学习的优秀成员，特制定本考评考核制度。
外联部全体成员基本分100分；高于120分者给予物质和精神上的奖励；违纪者扣分,
表现优秀者加分。
（一）扣分情况
1、例会
（1）例会迟到者（10分钟以内为迟到）扣5分，无故旷会者扣5分；
（2）例会请假者每次扣5分，超过3次不参加者视为自行退部，因考试、课程等不
可抗力因素造成的耽误例会者，不予扣分；
2、活动
（1）活动要求参加的人员没有按指定时间地点到达者扣5分；
（2）在活动中造成不良影响严重者扣15分。
3、工作
（1）不服从领导，工作不符合要求者扣10分，无效或顶撞者扣10分；
（2）外联部成员做有损外联部或个人形象者扣10分；
（3）外联部成员如违反学校纪律（考试作弊、打架斗殴等）即辞退；
（4）工作消极不主动积极者扣5分，在同学中产生不良影响者扣10分。
（二）加分情况
1、凡参与中级党课学习并合格者，凭证书加2分，凡参与高级党课学习并合格者，
凭证分；
2、凡通过英语四级考试者，凭证书加5分；凡通过英语六级考试者，凭证书加10
分；凡通过计算机二级考试者，凭证书加5分，凡通过计算机三级考试者，凭证书加10分，
不累加；
3、学期期末总评成绩占全班前5名者，凭总评成绩表加5分；
4、积极参与外联部和学生会相关活动者加5分；表现优秀者加10分；
5、外联部提出意见并被采纳者加5分/次；
6、部门成员有做好人好事者加10分/次/人；
7、积极和同学和兄弟学校及商家沟通，保持良好的合作关系，加5分；
8、在活动期间成功拉到赞助且和商家合作愉快者加15分；
9、积极和部长联系，交流经验，汇报工作者加5分；
10、对外联部有特殊贡献者可酌情加分。
（三）注意事项
1.有以下行为者，给予警告处分
（1）渎职行为较为严重但无重大过者
（2）工作中有失误的并有重大影响但经过部门内部讨论后认为可以谅解者
（3）与他人发生冲突但情节较轻者
（4）受其他部门投诉，经查明属实情节较为严重但经过部门内部讨论后认为可以谅
解者
（5）期末学习成绩有2门不及格者
2.有以下行为者，劝退或辞退
（1）违犯校规校纪、国家法律法规，受到学校处分者
（2）对学生会或外联部的形象造成严重的影响者
（3）考评成绩低于70分者
（4）渎职行为非常严重且有重大过失者
（5）工作中失误极其严重不可谅解者
（6）与他人发生冲突且情节特别严重者
（7）受其他部门投诉，经查明属实情节极其严重不可谅解者
（8）学期末学习成绩有3门不及格者
第十一条
保密制度
（一）保密范围：
1.部门成员的人事档案
2.部门内部尚未对外公开的信息
3.部门的财政状况
4.部门内部重大决策
5.赞助商提及保密事项
（二）保密措施：
1.属于部门的秘密文件或资料由部长指定者管理，且负保密责任。
2.属于部门的秘密设备或者其它物品由部长指定者管理，且负保密责任。
3.在对外交往与合作中需要提供部门秘密事项的，应当事先部长批准。
4.不准在私人交往和通信中泄露部门秘密，不准在公共场所谈论部门秘密。
5.部门成员发现部门秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施。
（三）成员应履行的义务：
1.严格遵守本部门保密制度，防止泄漏部门内部秘密。
2.不得向他人泄漏部门内部秘密。
3.未经部长同意，不得擅自签订赞助合约及举办活动。
4.违反保密义务的成员，应当承担相应的责任。
第十二条附则
（一）本办法自实施之日起生效。
（二）本办法解释权归上海电力学院学生秘书处所有。
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