固定资产循环.docx

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固定资产循环

內部控制制度

《固定資產循環》

文件管制等級：

　□管制文件　□非管制文件

文件履歷紀要頁

文　件　發　行　單　位

文　件　管　制　等　級

管理代表

□管制文件

□非管制文件

文　　件　　履　　歷　　紀　　錄

版次

修　訂　內　容

核准

權責

編撰

日期

0

第1版（新發行）

1.

總則

1.1.制定目的

為促使本公司「內部控制」（InternalControl）之「固定資產循環」（Asset）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。

1.2.適用範圍

凡本公司有關「內部控制」之「固定資產循環」作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。

1.3.權責單位

管理、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。

2.固定資產循環

2.1.循環圖

【見】（資料1）「固定資產循環圖」。

2.2.循環作業

本循環之各項作業：

1）固定資產取得作業（CA101），另訂之。

2）固定資產異動盤點作業（CA102），另訂之。

3）固定資產減損作業（CA103），另訂之。

4）投保作業（CA104），另訂之。

5）工程管制作業（CA105），另訂之。

6）差異分析作業（CA106），另訂之。

3.附則

3.1.制修廢與頒布實施

本文件屬於管理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。

3.2.編號、版本、日期、頁次／頁數

本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。

3.3.附件

3.3.1.相關資料

（資料1）「固定資產循環圖」

（資料1）「固定資產循環圖」

採購及

付款循環

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CA105

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工程管制

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CA101

CA104

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固定資產取得

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投保

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↓

↓

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CA102

CA103

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固定資產異動盤點

固定資產減損

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CA106

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差異分析

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第2節作業程序

1）固定資產因新建、購置而取得，經驗收後交由使用單位使用並統籌由資產管理人員管理。

2）資產取得之後，由資產管理員依資產編號原則編號，並設置「資產卡」歸檔保管。

3）將資產號碼標籤，貼於固定資產上。

4）若有移轉資產，須經董事長核准後，始可接受。

受移轉單位領取後，知會資產管理人，完成點收及估價手續後，使用單位填「固定資產領用單」，資產管理人填「固定資產取得單」後入帳。

5）固定資產取得後，應決定殘值、使用年限及定期維修期間，並按期提列折舊。

6）資產管理人將資料填製於「固定資產取得單」後，交由財會單位入帳。

7）資產項目由管理人員每年提列，除記入「資產卡」外，並製表轉財會單位。

8）固定資產之使用單位區分不易時，以總務單位為管理單位。

第3節控制重點

1）固定資產之取得應依據固定資產相關管理規定處理，使用單位申請新建、購置，必經相關主管核准。

2）購買土地、房屋等不動產，或其他金額較大之固定資產，應先報告董事會同意後、依預算編列程序辦理，事前並作效益評估。

3）關於房屋、土地等不動產之取得或處分時，應先取得客觀公正與超然獨立之不動產專業鑑價報告書。

4）固定資產依規定設立「資產卡」及明細帳，帳卡金額合計數應與總帳金額相符。

5）不可將資本支出列為費用支出或將費用支出列為資本支出。

6）固定資產應按期提列折舊，計算方法力求正確，已重估資產應依重估後價值計提折舊。

第4節相關資料

「資產卡」、「固定資產領用單」、「固定資產取得單」等。

第5節作業程序

1.固定資產異動

1）固定資產調撥，應由撥出單位填「固定資產調撥單」，由管理人員在「資產卡」上記錄變動。

2）固定資產科目名稱變更、範圍變更、移轉或轉列閒置資產時，均由固定資產管理人員，填「固定資產變更單」通知財會單位，並記入「資產卡」。

3）固定資產修配之人工及領用材料，除依一般作業程序管理外，並由財會單位將成本計算入帳，並填「固定資產增值單」通知資產管理人員。

4）固定資產分割則由資產管理人員就分割資產填固定資產消失單，分割資產分別填固定資產取得單，登錄「資產卡」，並通知財會單位。

5）固定資產合併，則由資產管理人員分別填寫「固定資產增值單」與「固定資產減值單」，除記入「資產卡」外並通知財會單位。

2.固定資產盤點

1）各稽核單位依盤點計劃及預定實施進度，編製「固定資產盤點預定進度表」，送董事長室一份備查。

2）稽核人員會同財會單位就財會單位內之資產帳、資產清冊與資產單位之「資產卡」核對。

3）稽核人員會同財會單位，就使用單位之「資產卡」與管理人員之「資產卡」核對。

4）盤點情形記入盤點記錄，並在盤點清冊備註欄說明。

5）盤點帳物不符時，依規定手續辦理。

6）依盤點結果編具盤點報告彙總表，送董事長室核備。

第6節控制重點

1）固定資產異動，非依規定程序辦理，並填妥「固定資產調撥單」後，不得為之。

臨時緊急之調撥，亦須經主管同意，且在兩日內補辦調撥手續。

2）固定資產之大修工程支出應注意有無超過預算，並分析原因。

3）因經濟或效能問題轉列非營業之固定資產，如未能達到原計劃預估年限及收回投資數額時，即屬投資錯誤或計劃缺失，應予檢討。

4）固定資產每年至少盤點乙次，盤點注意事項如下：

（A）擬妥盤點計畫。

（B）召開盤點協調、說明會。

（C）注意有無漏盤或重複盤點。

（D）函請會計師參加監盤。

（E）以盤點卡作實地盤點時，盤點卡應連續編號，空白及作廢之盤點卡亦應保存，同時作盤點卡控制表。

5）製作「單位資產卡」，單位主管調（離）職時，必須辦好移交工作。

第7節相關資料

「固定資產調撥單」、「資產卡」、「固定資產變更單」、「固定資產增值單」、「固定資產減值單」、「固定資產盤點預定進度表」、「單位資產卡」等。

第8節作業程序

1.報廢

1）若為部份報廢，先辦理分割手續，再依資產管理相關之報廢規定辦理。

2）報廢資產若已達耐用年數，或雖未達耐用年數，然重置成本在新台幣20萬元以內時，每半年彙總核報董事長室。

3）報廢資產未達耐用年數，然重置成本在新台幣20萬元以上時，隨時專案呈報主管。

4）報廢時由使用經管單位填寫「固定資產報廢申請表」，經核准後交由資產管理人員填寫「固定資產消失單」，在「資產卡」註明報廢，並轉與會計後，完成報廢。

2.出售

1）欲擬出售資產，由管理人員依固定資產相關管理規定，提出申請，經董事長核准後始可辦理出售手續。

2）出售單位參酌市面行情及資產狀況，製作出售固定資產擬估底價表。

3）依招標、議價、比價等相關管理規定，決定採行何種方式。

4）資產出售後，管理人員將出售資料及「固定資產消失單」，在「資產卡」上記錄外，並轉與財會單位入帳。

3.盜失

1）有盜失情形由使用或保管單位提出書面報告，經主管簽章後交與資產管理人員。

2）資產管理人員依此填「固定資產變更單」並通知財會單位，將該部份列為失竊待追回部份，並將「資產卡」抽出另外保管。

3）若二年內有追回，將「資產卡」中失竊待追回部份轉回，並通知財會單位。

4）若二年仍無法追回，則依規定報失並辦理報廢手續。

第9節控制重點

1）固定資產之報廢或減損，應立即辦理報廢手續，同時經有關主管核准，查明待報廢資產使用年限之計算是否正確，未折減餘額與已提折舊額有無錯誤。

2）未逾年限即行報廢之固定資產，必須經有權人核准辦理，並查核分析原因。

3）因盜竊或災害而報損之資產，應查核有無失職疏忽，日後如何防範，是否已有改進對策。

4）未達原定使用年限提前報廢者，及因盜竊或災害而損失固定資產，應向稅捐稽徵機關報備，並請其派員勘查。

第10節相關資料

「固定資產報廢申請表」、「固定資產消失單」、「資產卡」、「固定資產變更單」等。

第11節作業程序

1.驗收取得後投保

1）公司固定資產包括現有、增設或承受，於取得後有尚未投保而具有危險者，應辦理火災保險或加上附加保險，其不易發生損失危險者，得於呈准後不予投保。

2）保險標的及種類

（A）機器設備及廠房建築設備，投保火險。

（B）運輸設備投保綜合險。

（C）內陸運貨品，投保內陸運輸險。

（D）國外交運貨品投保全險。

3）各種設備均應依保險相關管理規定，決定投保種類及金額，投保金額應與現值相符。

4）各項標的計價基準應有規定。

5）資產部份於取得時，應依保險相關管理規定辦理投保。

6）投保之固定資產因增添、減損、移轉及撤除等原因而發生變動時，管理單位應向保險公司辦理另訂契約、變更契約或解約等手續。

7）「保單」由董事長室專人管理，並設置「保險登記簿」，載明各項投保紀錄。

2.工程進行中投保

工程部份於合約中，應要求承包商於施工期間投保。

第12節控制重點

1）投保金額與投保項目力求適當。

2）「保單」到期應辦妥續保手續。

3）各種保險權利義務力求明確。

4）投保費用有無異常。

5）各項應保險之固定資產均應投保。

第13節相關資料

「保單」、「保險登記簿」等。

第14節作業程序

1.工程設計

1）主辦單位依需求單位之申請，擬定基本設計原則，並編列「工程概算表」，排定總工程要徑關連進度，送委託單位，併「投資計劃表」或「改善專案報告」，呈准後作為工程各項執行作業之依據。

2）依基本設計原則，參照設計基準及有關法令規定進行設計。

3）工程設計內容應包括施工規範、檢驗基準與操作保養基準等之設計及工程設計、計算與圖面繪製。

4）設計單位依核准之平面圖，參照工程運算基準，詳細計算工料數量，並依供料、帶料及工資順序編列「工程預算明細表」及彙編「工程預算表」。

5）工程承攬須知，應包括工程範圍、特殊施工需求，保固內容與期間，及施工應注意事項。

6）工程用料、工時基準、工料數量、金額計算，彙編預算總表及明細表。

2.工程發包

1）發包單位應開發各類工程施工廠商，調查其施工設備、技術能力及承攬實績等，並劃分類別、等級，作為工程發包時，詢價對象選擇之參考。

2）發包對象須為已辦理廠商登記之廠商。

3）工程完工發包單位應依據「工程驗收（估驗）單」所載之驗收意見，將廠商施工品質、工期及其他施工異常事項擇要記錄於該廠商紀錄檔，對發生施工不良、工期延誤或管理不當等情形之廠商，依供應商登記管理相關規定處理，要求其加強改善或停止往來。

4）發包單位應定期覆核廠商登記資料，倘廠商施工設備、人員或其他有關資料變動時，應即予更正。

5）工程發包依如下規定辦理：

（A）工程總價在新台幣300萬元以下者，慎選丙級以下之廠商，以議價方式辦理（惟許可免向政府主管建築機關申請建築執照之工程，其總工程費在新台幣100萬元以下者，土木包工業可參加比價）。

（B）工程總價在300萬元以上，1000萬元以下者，慎選乙級以下之廠商，以比價方式辦理。

（C）工程總價在1000萬元上者，以公開招標辦理，但工程品質規格特殊者，或緊急需要時，得事先簽請董事長核准後，改用比價方式辦理，但以甲級營造廠為限。

3.工程訂約

1）工程決包後發包單位應要求廠商依照工程承攬範圍及議定之預定施工進度擬定「施工計劃表」，經監工單位確認後，作為施工進度控制之依據。

2）訂約應以「工程承攬書」為原則，倘擬訂定「工程合約書」者，應於工程決包紀錄表述明原因。

3）「工程承攬書」或「工程合約書」應詳列工程名稱、工程內容施工工期、承攬總價、付款辦法、驗收規定、逾期責任、終止及解約約定、保固責任與保證書等事項，併附施工圖面、施工規範、工程承攬須知、報價單、工程明細表、施工計劃表及其他有關資料。

4）為確保材料品質，預拌混凝土與鋼筋等主要材料應以公司供料為原則，並於合約內註明。

5）工程付款方式應以不預付訂金為原則，按實際工程進度分次付款。

4.進度管制與監工

1）由公司指派現場監工單位及人員。

2）監工單位負責工程施工進度與用料控制、施工品質核查、工程異常協調處理及工地管理。

3）監工單位應依據議定工期、施工說明及圖面等與廠商共同檢討，擬定主要施工項目及預定之工期、每日完工量、出工人數、施工機具設備等作為工程施工及進度控制依據，並應與有關單位協調工程施工互相配合事項，以使工程順利進行。

4）監工單位應選擇適當地點設置工程需用之電源、水源等，並妥善管理。

有關用電安全、防火、防爆、防颱、人員防護、環境衛生、意外事故處理等安全衛生作業規定，依『勞工安全衛生』相關規定辦理。

5）倘因施工需要，廠商須搭建自用辦公室、倉庫、工寮等臨時性建物時，監工單位應與有關單位協調後再予指定適當場所，其水電費用原則由廠商自行負擔。

6）監工單位應要求廠商依照「施工計劃表」所訂工期及預定工作量施工，並督促廠商逐日以「施工紀錄表」詳載施工情形，監工單位與廠商之聯繫事項，原則上以「施工紀錄表」為之。

7）監工單位逐日製作「監工日誌」及「晴雨表」。

8）監工單位應督促廠商依據施工規範、施工圖面、檢驗基準等要求條件施工及檢驗。

9）監工單位應控制各項工程施工進度，倘實際施工進度落後者，應跟催及核查廠商出工之人數與其技術能力及施工機具設備之性能與數量是否符合要求，並即趕工避免影響整體工程進度。

10）監工單位應要求廠商依規定設置工程有關之安全及防護設施，以確保施工安全。

11）廠外施工之工程，監工單位應要求廠商每週提報「施工紀錄表」，監工單位應按廠商填報之完成進度，依「工程承攬書」或「工程合約書」所訂之檢驗階段，派員核查施工品質及實際進度。

12）工程施工品質或用料控制等，倘有不符規定未能及時改善者，或進度延誤達15％以上或發生其他重大異常時，監工單位應即呈報董事長室採取措施後，補辦工程異常反應及處理報告表呈核。

13）施工中之增減工程辦理規定

（A）局部工程之變更，其增加工程款在工程契約總價百分之十以內而未超過50萬限額者，得由主辦單位會同使用單位同意後辦理。

（B）若超過新台幣50萬限額時，應依核准權限簽請核定。

5.工程付款

1）承包商依工程進度配合合約付款辦法，向監工單位提出請款申請，經監工單位核對進度無誤後，始可開「發票」請款。

2）承辦人收到「發票」後，一天以內將發票轉出，層轉公司辦理付款手續。

3）公司辦理付款時，應再次逐項審核請款資料與合約書規定一切相符後，辦理付款。

6.異常事故處理

1）工期需變更時，反應單位應以異常事項報告註明工程詳細變更原因，會相關單位後，呈主辦單位主管核准。

2）倘工程進度延誤、施工品質不良、用料控制不當或發生如工地事故等其他異常事項時，反應單位應於三日內，以異常事項報告表註明工程載明異常原因，並擬訂處理對策。

3）因發生異常致需變更承攬廠商或付款辦法者，由原發包核決主管核准。

7.工程驗收與決算

1）監工單位收到廠商按「工程承攬（或合約）書」約定之驗收或估驗階段所提出之「工程驗收（估驗）申請書」後，應於三日內檢查施工進度及品質，並依「工程承攬（合約）書」所載之工料明細，核算「工程驗收（估驗）單」，辦理估驗或驗收。

2）估驗

檢附「工程承攬（合約）書」（未訂約之工程，則附「工程決包紀錄表」、工料明細帳，經變更之工程另附變更資料），依驗收（估驗）核決權限呈核。

3）驗收

檢附「工程承攬（合約）書」（未訂約之工程則附「工程決包紀錄表」、工料明細帳，經變更之工程另附變更資料），圖面、「施工紀錄表」、帶料進廠清單，經委託單位及有關單位驗收簽名後，連同廠商出具之「工程保固書」依檢驗（估驗）核決權限呈核。

4）合約明訂估驗階段及估驗金額，均依合約項目、數量、完工驗收時「工程驗收（估驗）申請書」，得免列工料明細。

5）工程估驗或驗收需作試車或專業檢驗者，應另附「試車報告」或「檢驗報告」。

6）工程完工後工地未清理，或餘料未辦退料或具殘值之廢料未辦繳庫時，不得辦理驗收。

7）因驗收不合格廠商再行施工而逾「工程承攬（或合約）書」所訂完工期限時，其逾期部份，仍依約罰扣工程款，但待驗日數應予扣除。

8）工程逾期罰款，依供應商登記及管理相關規定處理。

若「工程承攬（或合約）書」另有規定，其逾期部份，仍依約罰扣工程款，但待驗日數應予扣除。

9）驗收完成後，需請領使用執照者，於領到使用執照後，承包商開具「工程保固書」連同請款發票一併送承辦人員請領工程尾款。

10）承辦人填製工程施工驗收報告併同「固定資產增加單」與「發票」轉公司辦理付款。

11）工程驗收完成後，由工程單位計算工程建造費用，檢討實際與預算差異原因並擬定改善對策。

12）工程結案後有關合約、施工紀錄、標準、決算等資料，存檔備查。

第15節控制重點

1）工程計劃力求完備，須經董事長核准。

2）工程發包應經比價、議價過程或公開招標方式，選定營造商。

3）工程合約必須明確詳細。

4）工程品質必須符合預期水準。

5）工程進度必須符合預定進度。

6）工程費用應儘量不超出預算。

7）工程驗收應依規定辦理，如不符規定，應有改善對策或依約罰款。

8）工程請款應依規定程序辦理。

第16節相關資料

「工程概算表」、「投資計劃表」、「改善專案報告」、「工程預算明細表」、「工程預算表」、「工程驗收（估驗）單」、「施工計劃表」、「工程承攬書」、「工程合約書」、「監工日誌」、「晴雨表」、「施工紀錄表」、「發票」、「工程驗收（估驗）申請書」、「工程決包紀錄表」、「工程保固書」、「試車報告」、「檢驗報告」、「固定資產增加單」等。

第17節作業程序

1.購置

1）設備不良者，計算其比率是否過高，及分析是否有人為疏忽。

2）購買之各項資產，至實際可用時之總成本與預算之差異，應分析其各項成本是否合理。

3）購入之各項資產其使用狀況或生產狀況，是否讓使用者滿意或符合要求。

4）資產使用後之維修保養費用，實際與預算差異的原因是否合理，及影響大小。

5）對各項差異原因，作通盤檢討並擬對策改善之。

6）研究各項購置成本及方法，是否有再降低之可能。

2.工程

1）原擬工程計劃預估投資效益分析與實際完工達成效益分析，其差異原因是否合理。

工程完工後，使用績效有無浪費或損及公司權益。

2）對於原預計效益過高，而實際無法達成者，及時依實況重行修正。

3）分段分期完工工程，各段分別考核預定與實際績效。

4）投資工程效益達成及其影響檢討。

第18節控制重點

1）差異如係人為因素造成，應予以追查並視情節獎懲之。

2）固定資產之維修費用應經常記錄，並分析異常情形，對於不同品牌相似類型之固定資產的維修費用應比較分析，作為下次採購參考。

3）各固定資產之維修情形及費用登入「資產卡」內，作為日後採購參考。

4）工程成本效益應公正客觀比較、檢討，作為未來投資決策（自製或外購）之重要參考。