秘书的办会工作Word文档下载推荐.docx

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而一个有效的会议，不论是隆重热烈的庆祝会，还是任何一个企事业单位中必不可少的办公会，无不存在着会议组织服务工作，即本章所说的会务工作。

秘书人员应熟悉会务工作的程序，掌握会议组织与服务工作的方法和技巧。

第一节、会议概述

一、会议的含义

会议是有的组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

从字面含义上看，“会议”一词中“会”有聚会、见面等意思，“议”是议论、商议的意思，则“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。

但在现实生活中，会议却有多种形式：

有的是聚会并商议，如各种代表大会、办公会、论证会、评审会等；

有的是聚会集会，而“议”则用沟通信息取代了，如报告会、传达会、吹风会，记者招待会、新闻发布会等；

还有的则是聚会只为表达某种意愿，如誓师会、庆祝会、团拜会、联谊会、欢迎会等。

在以上会议的三种模式基础上，交叉融合，各有侧重，又可以演变成各种类型、各种形式的会议。

二、会议的种类

从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。

（一）按会议规模分：

1．大型-——千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。

2．中型——百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。

3．小型——少则几人，多则几十人参加的会议，如座谈会、办公会、现场会等。

在某些地方、某些时候，还有在露天广场举行数以万计的人参加的特大型会议、庆典活动，如万人集会庆典活动、焰火晚会，特大型工程的奠基、开工及峻工典礼等。

对于秘书和秘书部门来说，大、中型会议的会务组织工作环节较多，难度较大，需要精心准备，小型会议虽属日常工作范围，但也有些关键环节，需要认真安排。

至于特大型会议，则不是秘书部门能独立承担得了的，应由秘书部门会同相关部门临时专门组建的会务工作班子来负责组织。

（二）按会议性质分：

1．规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会；

2．决策性会议——指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长、经理办公会等；

3．专业性会议——这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议、金融工作会议、人事工作会议等；

4．动员性会议——这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会；

5．纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命90周年大会；

6．外事性会议——指与外宾会谈，与外商谈判的会议等；

7．综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。

（三）按时间分：

1．常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会；

2．非常规性不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，比如防汛紧急会、抗震救灾紧急会等。

（四）按会议采用的媒介分：

1．电话会议——通过公共通信系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。

20世纪中期至末期，这种会议形式，在沟通交流重要情况、传达布置紧急任务方面被普遍采用。

2．电视会议——运用远程数字传输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便的传输文字、图像和语音信息的会议形式。

3．计算机会议——计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。

这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。

此外，按会议地域划分，如国际性会议、全国性会议、地方性会议等；

按会议召开的阶段划分，如预备会议和正式会议；

还有像前文按会议目的划分，如为商讨研究的会议、为沟通信息的会议、为表达意愿的会议等。

以上会议分类方式都只是相对而言，没有绝对的标准。

三、会议的申报与审批

会议无论大小，都有提议和决定召开该会议的过程或者程序。

这种程序，视会议性质、内容、规模而不同。

对于例行的常规性工作会议，如经理办公会，需要提议和审定的往往不是会议本身的必要性，而是会议应讨论研究的内容及议题。

而对于更多的非例行、非常规的会议，比如企业的客户联谊会、年终表彰会、产品鉴定会、订货会，则这一程序应包括对会议的必要性、会议的内容形式、规模、出席范围、经费预算等一系列内容的申报和审批。

1．会议申报与审批的形式

一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。

一是口头申报形式。

对于小型座谈会、简短的碰头会、一般问题的现场会、报告会等，由职能部门负责人口头向主管领导人提出召开会议的要求，由主管领导视情况当即答复或讨论研究后答复。

二是书面申报形式。

由申办会议的部门将需召开的会议的目的、议题、规模、形式、时间、场地、出席范围、所需经费等项写成综合性文字材料，上报机关领导，经研究协调后，由领导审定批复，或责成秘书部门按领导研究意见予以回复。

三是会议申报形式。

在办公会、联席会议或其他工作会议中提出要召开某一个会议的要求级会议的大体方案，在会议上由领导研究，决定是否批准该要求和方案。

对于一些较复杂的大型会议，即使办公会议上领导人原则同意后，仍需要责成秘书部门会同有关职能部门综合协调，反复研究后，修改、制定出详细的会议预案，再次交办公会审定或报主要领导人审批。

为避免会议的重复，“会出多门”，或者会海现象，以及议而不决，甚至劳民伤财，有必要加强会议的申报与审批工作。

2．会议审批的原则

尽管各种会议的申报与审批形式不同，但精简从严的审批原则却大体一致。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。

要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。

对于可开可不开的会议，要向职能部门说明情况，协商变通解决。

如仍不能取得一致意见，应上报领导裁定。

对必须召开的会议，也应本着严格控制的精神，在规模、规格、时间、经费方面从严把握，在与申办会议的职能部门会商一致后，报领导批准。

在企业中虽不至于形成某些党政机关“会海成灾”的现象，但这种精简从严的会议审批原则对提高管理效率、避免资源浪费，仍是十分必要的。

会议审批还应遵循“一枝笔”的原则。

与前所说不同的是，精简从严的原则是针对会议本身而言，会议审批“一枝笔”的原则是针对会议审批管理而言。

在一些党政机关、大型企业中，众多的部门，复杂的事务，使得拟议需要召开的会议甚多。

为加强管理，避免会出多门、会海成灾，必须由机关的一个部门负责会议审批把关，以更好的执行会议审批精简从严的原则。

在党委、政府机关里一般由秘书长把关，在企业中也大都授权由办公室主任或行政事务部负责人审批把关。