英文书信格式及范文.docx

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英文书信格式及范文

英文书信格式及范文

一、英文书信的结构

　　二、书信作文的出题形式和写作要领

　　三、书信作文练习及其参考范文

　　书信是重要的交际工具。

英文书信分为两大类：

公务信件和私人信件。

公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信，或询问、答复、反映意见（如投诉信）等的信件。

私人信件是指亲戚朋友之间的通信。

这两类书信各有自己的格式。

一般说来，私人信件不拘形式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定要打印。

　　第一节英文书信的结构

　　英文书信一般由以下六部分组成：

信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。

　　5.1.1信头（Heading）

　　信头是指发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角。

行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。

地址的书写顺序由小到大：

门牌号、街道、城市、省（州）、邮编、国名，最后写发信日期。

私人信件一般只写寄信日期即可。

例如：

　　123TianheRoad

　　TianheDistrict

　　Guangzhou510620

　　GuangdongProvince

　　P.R.C.

　　Jan.8,2010

　　5.1.2信内地址（InsideAddress）

　　信内地址要写收信人的姓名和地址。

在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项常常省略。

该项写在写信日期下一行的左上角，格式与寄信人地址一样。

　　5.1.3称呼（Salutation）

　　称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。

在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。

在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。

大部分信件在称呼前加“Dear”。

如：

　　DearProfessor/Prof.Bergen:

　　DearDr.Johnson,

　　对不相识的人可按性别称呼：

　　DearSir:

或DearMadam:

DearLadies。

　　如果不知收信人的性别则可用DearSirorMadam:

　　5.1.4正文（BodyofLetter）

　　正文是书信的主体。

与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明。

英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。

　　书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。

一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。

如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。

　　5.1.5结尾礼词（ComplimentaryClose）

　　公务信件的结尾礼词包含两部分：

发信人的结尾套语与署名。

结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。

在公务信件中，发信人常用的结尾套语有：

　　Yourstruly,Yourssincerely,Respectfullyyours,Cordiallyyours,Yourscordially等。

　　私人信件中，发信人常用的结尾套语有：

　　Sincerelyyours,Lovelyyours,Yourlovely,Yourlovingson/daughter等。

　　5.1.6签名（Signature）

　　写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。

除非是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。

签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出全名。

　　第二节书信作文的出题形式和写作要领

　　1990年到2002年1月之间的四级考试作文题中，书信作文共出现两次（2001年6月和2002年1月）。

下面，我们先来看看2001年6月四级考试的作文题：

　　Directions:

Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareZhangYing.WritealettertoXiaoWang,aschoolmateofyourswhoisgoingtovisityouduringtheweek-longholiday.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:

　　1.表示欢迎

　　2.提出对度假安排的建议

　　3.提醒应注意的事项

　　ALettertoaSchoolmate

　　June23,2001

　　DearXiaoWang,

　　__________________________________

　　__________________________________

　　__________________________________.

　　Yours,

　　ZhangYing

　　从上面的例子可见，书信作文不仅给出正文部分的内容的提纲，而且还给出书信各部分的结构的框架。

也就是说，我们只要考虑如何表达提纲部分的内容，而不用考虑书信的结构。

　　在写书信作文时，首先要把书信正文的提纲内容细化，扩展成更细的英文提纲，然后用简洁、明了、礼貌、正确和得体的语言表达出细化了的提纲内容。

例如前面的那封信就可以列出下面的提纲：

　　Topic:

ALettertoaSchoolmateQuestion:

Whataretheholidayarrangementsandpointsforattention?

　　Outline:

I.ExtendingmywelcomeII.Holidayschedule1.1stday–campus2.2ndday–theartgallery&musichall3.3rdday–mountainclimbing4.next3days–otherplacesofinterest（SwanCave,GoldenLake…）5.Lastday--departureIII.Pointsforattention1.Trainnumber&timeofarrival2.SunglassesIV.Lookingforwardtoseeingyou.IntroductionBody1Body2Conclusion

　　范文：

ALettertoASchoolmate

　　June23,2001

　　DearXiaoWang,

　　I’mverygladtolearnthatyou’regoingtovisitmeduringtheweek-longholiday.Myparentswillalsobehappytoseeyouagain.Iamsureyouwillenjoyeveryminutehere.

　　Ihavearrangedourschedulefortheholidayasfollows.Onthefirstdayyouarrive,I’llshowyouaroundourcampus.Onthesecondday,we’llvisittheartgalleryandthemusichall.Nextday,we’llclimbahillinthenortheasternpartofthecity.Onthetopofthehill,wecanhaveawonderfulbird’seyeviewofthecity.Duringthenextthreedays,we’llmakesomeshorttripstosomeplacesofinterestnearby,suchastheSwanCave,theGoldenLake,etc.Onthelastday,I’llseeyouoffattherailwaystation.

　　PleaseremembertocallandtellmeyourtrainnumberandtimeofarrivalsothatIcanmeetyouattherailwaystation.Bytheway,it’sveryhothereandwehavealotofsunshine,sodon’tforgettowearyousunglasses.

　　I’mlookingforwardtoseeingyousoon.

　　Sincerelyyours,

　　ZhangYing

　　写信日期称呼正文第一段：

表示欢迎正文第2段：

活动安排第一天的安排第二天的安排第三天的安排第4-6天的安排第七天：

送行正文第三段（注意事项）：

注意事项一注意事项二结束语结尾礼词签名

　　上面举的是私人信件的例子，下面我们再来看一封投诉信（LetterofComplaint）。

　　投诉信的目的是为了让收信人读信后同情你的遭遇,解决你所遇到的问题。

所以写投诉信时应该实事求是地反映情况，注意措辞，不使用过多的讽刺或责备的语言，也不要因为发泄怒气而离题，以避免引起收信人的不信任或反感。

　　一般而言，投诉信包括以下内容：

提出要求和理由；解释详细的情况；把请求具体化以及希望收信人采取行动的日期等。

例如：

　　September1,2001

　　DearSirorMadam:

　　I’mwritingtocomplainaboutatypewriterIboughtsevenmonthsago.

　　InFebruaryof2001IboughtaJonesTypewriter,PortableSpecialModel,atABCStore,Ihaduseditonlyafewdayswhenthespacebarbroke.

　　Itookittoalocalshop,theytoldmeitwasfactorydefectandsuggestItakeitbacktoABC.ABCacceptedthemachineandsentthepartin.Iwaitedthreemonths,andsinceyourcompanydidnotsendareplacement,theyletmehavethespacebarfromanothertypewriter.

　　Now,sixmonthslater,ithasbrokenagain.ItookitbacktoABC.Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredmethattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.

　　Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.

　　Respectfully,

　　（Signature）

　　JamesBergen

　　写信日期称呼正文第一段：

表明写信的目的正文第二段：

具体说明购买产品的时间、地点及出现的问题第三段：

说明尝试的解决方法第四段：

说明尝试的解决方案无效，请求帮助结尾礼词签名打印的姓名

　　这是一封态度冷静、措辞有理、有节的投诉售后服务不周的信。

由于这类信涉及经销商（厂家）和卖方，因此，投诉信中写明了以下详细的情况：

　　1）购物的时间：

InFebruaryof2001

　　2）购物地点：

atABCStore

　　3）产品型号：

JonesTypewriter,PortableSpecialModel

　　4）使用时间：

Ihaduseditonlyafewdays；sixmonthslater

　　5）主要问题：

Thespacebarbroke

　　6）产生问题的原因：

factorydefect

　　7）为什么向你方反映：

　　Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredusthattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.（商店已没有贵公司的打字机，但他们让我相信，保修卡仍有效，并建议我写信给贵公司以寻求解决办法）

　　此外，写信人还用了礼貌的结束语：

　　Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.（贵公司在这件事上给我的任何帮助都将令我不胜感激）

　　小结：

1）英文书信的结构；2）书信作文的出题形式；3）书信作文的写作要领。

　　下面我们进行写作练习。

我将给大家一个作文题，请大家根据这一讲的内容，在30分钟内完成。

大家在写作的过程中要注意审题，考虑文章的结构、采用的起首语和结束语等。

　　练习五：

　　Directions:

Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareXiaoLi.WritealettertoXiaoZhang,aroommateofyourswhoisaheavysmoker.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:

　　1.吸烟已成为宿舍的一大问题

　　2.吸烟的危害

　　3.建议戒烟

　　ALettertoaRoommate

　　March16,2002

　　DearXiaoZhang,

　　_______________________________________________________

　　_______________________________________________________

　　_______________________________________________________

　　______________________________________________________.

　　Yourssincerely,

　　XiaoLi

　　参考文章:

ALettertoaRoommate

　　March16,2002

　　DearXiaoZhang,

　　RecentlyIhavenoticedthatyouhavebeensmokingheavily,whichisbecomingaseriousproblem.Aslongasyouarein,ourbedroomisfilledwiththatterriblesmell.Theashtrayalwaysoverflowswithcigarettebutts.

　　Yourareruiningyourhealth,destroyingbraincellswhichcanneverbereplaced,nottomentionthedamagetoyourlungsandwindpipes.Smoking,especiallyheavysmoking,correlateshighlywithlungcancer.Itispossiblethatyou'llbecaughtupwithit.I'mnotscaringyou.Besides,smokingisalsoharmfultothehealthofourroommatesandthefriendshipamongus.Theroommatesavoidbeinginthebedroomforfearofbeingpolluted.Asaresult,thebrotherhoodamongroommatesisgraduallyfading.

　　IfIwereyou,Iwouldtrytogetridofthebadhabit.Itisnotdifficulttobreakawayfromitifyouarereallydeterminedtoquit.Remember'Wherethereisawill,thereisaway'.Iwillalwaysbetheretohelp,ifyouneed.

　　Yourssincerely,

XiaoLi

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