项目实施档案资料收集归档基本要求.docx
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项目实施档案资料收集归档基本要求
第一部分档案资料收集、管理整理基本要求
土地整治信息档案管理是指对项目运行和积累的文件资料进行收集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作.信息档案是项目管理工作的重要组成部分.《土地开发整理项目管理暂行办法》规定：
"项目申报单位应做好项目成果有关档案管理工作,从项目申报到验收通过的有关文件和资料,要收集整理,立卷归档,妥善保管.〞土地整治项目信息档案是土地整治项目验收与后评价必不可少的材料.
同时,国土资源信息化建设不断推进,土地整治也需要建立完善信息系统,实现土地整治规划以与项目管理的数字化、信息化,而项目管理的数字化、信息化需要以大量的项目信息档案资料为基础.
一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义
1、重要性
项目资料的重要性表现在一下几个方面：
〔1〕项目资料是项目全过程的真实写照,也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证；
〔2〕项目资料是工程质量控制的重要依据,对工程质量审查与工程质量事故的追查起查考作用；
〔3〕项目资料对工程建设的审计与惩治腐败起查考作用；
〔4〕对其他工程起借鉴参考作用.
2、重要意义
全面反映项目管理的过程,与时了解工程建设情况,为工程建设管理提供必要的工程决策信息,有利于加强对工程的监督,有助于提高以后项目的工程管理水平.
二、当前档案资料管理主要存在的问题
1、部分文件原件不齐全
个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件,难以满足工程资料档案管理的质量标准要求.
2、部分档案资料填写存在误差
有的原始资料不能做到与工程同步进行,导致档案资料与事实产生误差,造成了各种建材的质保书和合格证不全,不能全面的反映工程的建设和质量；有的原始资料不按分类要求成册,成册的缺少目录或目录不准确.
3、原始签证资料格式不规X
部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式,而是在施工过程中,不断增添内容和更换种类,资料格式不统一、不规X,不便统一装订组卷.有的资料员在资料编制过程中,一方面由于对工程进度不了解,资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面,不熟悉施工工艺操作过程,在资料表格编制的过程中,出现该有的项目内容没有填,不该有的项目内容却填了.原始资料的文字字迹潦草,使用不规X的汉字,甚至还有错别字,修改后不加盖单位章或没有修改人的签字,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难.
4、竣工资料移交不与时
不能按规定与时移交工程竣工资料,造成统一管理的时间延误,甚至导致竣工资料丢失.
5、档案管理混乱,无专人负责
主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂,不能分门别类归档；无专人管理,或管理人员无相关管理知识,只是对资料进行简单的罗列和存放.
三、项目档案的归档
项目档案是指从项目前期工作、实施管理、竣工验收到交付使用与后期管护各阶段所形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,所以必须建立项目档案管理制度.
项目建设过程中,项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责X围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作,属于项目承担单位归档X围的档案资料,有关单位应按时、保质、保量移交项目承担单位,项目承担单位应对移交档案资料的单位技术负责人履行审核签字手续.
项目资料可以按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类；也可以按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类.项目档案资料登记应按性质和时序分别进行.
项目档案归档时间,可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理,项目竣工验收后,一个月内应完成档案的归档工作.
四、项目档案归档原则
1、档案资料应"便于检索〞.
2、档案资料应分门别类归档.
3、卷内文件材料排列有序以保持文件之间的有机联系.
4、案卷标题简明扼要能充分说明卷内文件的主要内容.
5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整；卷内文件无金属物,破损的文件必须立即修复.
6、案卷装订牢固、美观；档案分类、组卷科学便于保存和利用.
五、项目档案归档文件
《土地开发整理项目验收规程》〔GB/T1013-2000〕附录中规定了土地整治项目技术档案的基本内容.主要包括：
①反映工作过程的主要文献.其中又包括反映任务来源的主要文献,如有关上级部门批准的规划、项目设计、项目实施方案、等有关文件、项目实施部门上报的申请书和上级的批复、项目批准部门与项目实施部门之间签订的合同、项目批准部门下达的项目任务书与其它重要文件.反映部署的主要文件,如土地整治实施过程中的重要会议纪要、重要问题的书面汇报、有关领导检查指导工作的谈话记录等.反映验收情况的重要文献,如规划、项目设计等成果、竣工验收和评审验收的会议记录、总结纪要与材料以与验收部门的意见书和竣工验收结论等.②各个工作环节的主要信息技术成果.包括土地整治规划成果；土地整治项目规划、设计成果；各个工作环节的辅助性信息技术成果等.
根据《土地开发整理项目验收规程》〔GB/T1013-2000〕附录C、《##省土地整治项目管理暂行办法》对与项目建设有关的重要活动、记载项目建设主要过程的文件和具有保存价值的各种载体均属于归档X围.主要包括：
1、前期工作文件项目踏勘、立项报卷、审批、招投标等项目准备阶段形成的文件.
2、监理文件监理单位在工程施工监理过程中形成的文件.
3、施工文件施工单位在工程施工中形成的文件.
4、检查、竣工验收文件在项目检查、竣工验收活动中形成的文件.
5、后期管护文件在项目竣工验收交付使用后的后期管护活动中形成的文件.
备查资料表
序号
分类
内容
1
项目立项
审批资料
项目建议书与申报文件,可研报告与入库批准文件、报部备案文件,规划设计与投资预算,项目计划和预算批准文件,资金拨付文件,项目核查有关文件.
2
招投标资料
招标公告,招标文件,投标文件,评标报告,招标标底编制文件,中标通知书.
3
实施管理资料
项目实施方案,领导机构文件,管理制度,会议纪要,项目建设大事记,设计变更资料、竣工报告.
4
合同协议资料
设计、监理、施工、勘测合同,补偿协议,管护协议,其他协议.有关单位资质材料.
5
监理资料
监理规划、细则、月报、日记,质量、进度、投资控制资料,监理工作总结报告.
6
施工管理资料
施工组织设计,施工月报、日记,质量事故记录,单元工程质量评定资料,施工质量检测资料,工程计量原始记录,竣工图纸,施工管理工作总结报告.
7
权属管理资料
权属调整公告、方案、协议,权属管理工作总结报告.
8
财务档案
竣工决算资料
9
验收资料
历次验收成果资料.
10
影像资料
照片,录像.
11
其 他
审计资料,工程管护资料,设计工作总结报告.
六、归档质量要求
1、归档的项目文件应为原件.
2、归档文件材料的内容、形式与其深度必须符合国家与省有关项目设计与预算、制图、招投标、施工、监理等方面的技术规X、标准和规程.
3、归案文件的内容必须真实、完整、准确、清晰、系统.
4、归档文件应文字清楚、图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备.
5、归档文件应采用能够长期保存,耐久性强不易褪色的书写材料书写、绘制,图纸为计算机出图.
6、按施工图施工没有变动的,利用施工图改绘竣工图,必须在施工图上加盖并签署竣工图章.
7、归档的声像资料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容.
七、资料组卷与编码要求
档案文件组卷应遵循下述要求：
〔一>组卷方法卷盒内同一类型连续文件的排列严格按文件的时间自然形成规律排列.卷内文件的排列原则：
①文字材料按事项、专业顺序排列.同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列.
②图纸按专业排列,现状图、规划图和竣工图在前,施工设计图在后,
设计图中同专业图纸按图号顺序排列.
③既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后.
〔二>编制卷内文件页号应符合下列规定：
①卷内文件均按有书写内容的页面编号.每卷单独编号,页号从"1〞
开始.
②页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角.折叠后的图纸一律在下角.
③成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码.
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号.
〔三>卷内目录的编制应符合下列规定：
①卷内目录式样应写明序号、文件编号、文件题名、日期、页次.
②序号：
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注.
③文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号.
④文件题名：
填写文件标题的全称.
⑤日期：
填写文件形成的日期.
⑥页次：
卷内文件次序页码.
⑦卷内目录排列在卷内文件首面之前.
八、项目档案资料目录
土地开发整理项目档案资料目录
编号
档案内容
承担
单位
监管
单位
建设
单位
监理
单位
施工
单位
备注
项目立项设计阶段
1
项目呈报书
√
√
√
2
项目设计书〔设计文本和预算〕与电子文档
√
√
√
3
项目单体工程图与电子文档
√
√
√
4
项目规划图〔比例尺1:
2000-5000〕；
√
√
√
5
标注项目区的土地利用总体规划图或者土地整治规划图与电子文档
√
√
√
6
勘测定界图和勘测定界技术报告与电子文档
√
√
√
7
标注项目区的标准分幅土地利用现状图与电子文档
√
√
8
有关农村集体经济组织的意见
√
√
9
省国土资源厅、省财政厅下发的建设任务和投资预算通知
√
√
10
省中心下发的项目建设任务和投资预算的函
√
√
√
项目实施阶段
一、前期准备阶段资料
1
项目实施方案
√
√
√
附审查意见
2
组织实施资料
2.1
项目实施领导机构与办事机构设立文件
√
2.2
领导机构与办事机构制度
√
2.3
领导机构与办事机构会议记录
√
2.4
实施宣传、征求意见相关资料
√
3
项目公告资料
√
二、项目招投标资料
1
招投标领导小组文件
√
√
2
招标公告
√
√
√
3
招标文件
√
√
4
中标单位投标文件
√
5
评标文件
√
√
6
中标通知书
√
√
√
7
其他
√
三、项目合同资料
1
项目测量合同
√
如由市统一签订的合同,则市中心需全部存档,否则只存施工合同和协议
√
2
项目设计合同
√
√
3
招投标代理合同
√
√
4
施工合同和协议
√
√
5
监理合同
√
√
6
工程结算审计合同
√
√
7
工程移交与管护协议
√
√
8
其它合同与协议
√
√
四、监理资料〔6类〕
1
监理工作总结
√
√
√
√
单独装订
2
项目工程质量评估报告
√
√
√
√
3
综合性文件
成果资料
3.1
监理工作指导文件
项目监理规划
√
√
√
√
监理实施细则
√
√
√
√
3.2
监理工作记录文件
第一次工地会议纪要
√
√
监理例会会议纪要
√
√
专题工地会议纪要
√
√
专题报告
√
√
监理工程师通知单与其回复单
√
√
监理工作联系单
√
√
监理月报
√
√
√
3.3
监理合同
√
√
备查资料
3.4
施工承包合同以与合同变更的补充协议文件
√
√
3.5
施工招投标文件
√
3.6
项目实施管理机构与第三方签订的材料采购、设备订货等合同
√
3.7
规划设计与其批复文件
√
√
3.8
施工设计与其说明文件〔如有〕
√
3.9
设计交底与图纸会审会议纪要
√
3.10
其他监理工作指令文件与来往函件
√
3.11
项目现场监理机构设置与人员配置文件
√
3.12
项目监理日志
√
√
3.13
监理人员监理日记
√
√
3.14
监理巡视记录
√
√
3.15
旁站监理记录
√
√
3.16
收发文登记
√
4
质量控制文件
成果资料
4.1
工程材料／构配件／设备报审表
√
√
√
4.2
工程施工测量、放线报验申请表
√
√
√
4.3
不合格项目通知
√
√
√
4.4
质量事故报告和处理意见
√
√
√
4.5
工程材料、构配件、设备进场报审表与附件
√
备查资料
4.6
工程施工测量、放线报审表附件
√
4.7
见证取样送检试验报审文件
√
4.8
工程项目质量验收划分报审文件
√
4.9
分项工程质量报验申请表、工程验收记录〔含评定表〕
√
√
4.10
分部、单位工程质量报验申请表、工程验收记录〔含评定表〕
√
√
4.11
合同段工程竣工报验单、合同段工程竣工验收申请报告、质量评定表、竣工验收记录、质量控制资料检查记录
√
√
4.12
隐蔽工程质量报验申请与验收记录
√
√
4.13
其他有关工程质量控制的文件
√
编号
档案内容
承担
单位
监管
单位
建设
单位
监理
单位
施工
单位
备注
5
进度控制文件
成果资料
5.1
施工组织设计〔施工方案〕报审表
√
√
√
5.2
施工进度计划报审表
√
√
√
5.3
工程开工/复工审批表与项目开工令
√
√
√
5.4
工程暂停令
√
√
√
5.5
工程总进度调整计划和阶段性进度计划报审文件
√
√
√
5.6
工程延期报告与审批
√
√
√
5.7
现场组织机构与主要人员报审文件
√
备查资料
5.8
施工组织设计、施工方案、施工总进度计划
√
5.9
重要、复杂的专项工程施工方案报审文件
√
5.10
其他有关工程进度控制的文件
√
6
投资控制文件
6.1
工程竣工结算审核意见书
√
√
√
成果资料
6.2
费用索赔报告与审批
√
备查资料
6.3
工程款支付申请与工程款支付证书〔含工程款支付申请表附件〕
√
√
6.4
工程竣工结算报批文件与附件
√
6.5
工程量申报与审批文件
√
√
6.6
工程变更文件〔含工程变更申请、批复与费用报审与签认〕
√
√
6.7
设计变更申请与批复
√
√
6.8
其他有关工程造价控制资料
√
五、施工资料〔7类〕
1
施工技术准备文件〔监理签认〕
成果资料
1.1
施工组织设计报审表〔附施工组织设计〕
√
√
√
1.2
设计交底有关记录与会议纪要
√
√
√
1.3
施工方案〔措施〕报审表〔附施工方案〕
√
√
√
1.4
合同段、单位、分部工程开工令〔附合同段、单位、分部工程开工报审表〕
√
√
√
1.5
施工测量、放线报审表
√
√
√
2
工程变更文件〔含工程变更申请、批复与费用报审与签认〕
√
√
√
3
设计变更申请与批复〔含图、工程量、预算与单价分析表〕
√
√
备查资料
4
施工材料质量证明文件与复试试验报告
成果资料
4.1
钢材、水泥、红砖〔空心砖〕、其他材料、构件出厂质量证明文件、现场见证取样送检委托单、试验报告
√
√
4.2
砂、石现场见证取样送检委托单、试验报告
√
√
4.3
砂浆实、混凝土验室配合比委托单、实验室配合比通知单
√
√
4.4
砂浆、混凝土试块强度试压试验报告
√
√
4.5
路基压实度等相关试验报告〔如有〕
√
√
4.6
检测单位资质证明〔复印件盖章〕
√
√
5
工程质量验收文件
5.1
分项工程质量报验申请表、工程验收记录〔含评定表〕
√
√
成果资料
5.2
分部、单位工程质量报验申请表、工程验收记录〔含评定表〕
√
√
5.3
合同段工程报验申请表、工程验收记录〔含评定表〕
√
√
5.4
质量控制资料核查记录
√
√
5.5
隐蔽工程质量报验申请与验收记录
√
√
5.6
输水工程通水试验记录、水源工程的防渗试验记录、设备安装试运行记录
√
√
编号
档案内容
承担
单位
监管
单位
建设
单位
监理
单位
施工
单位
备注
6
施工记录
6.1
质量缺陷和事故处理文件〔如有〕
√
√
√
成果资料
6.2
会议纪要
√
√
√
6.3
施工月报
√
√
√
6.4
施工日记
√
√
√
备查资料
7
结算资料
成果资料
7.1
工程竣工结算报批文件与附件
√
√
√
7.2
工程计量表
√
√
√
7.3
费用索赔报告与审批<如有>
√
√
√
7.4
工程款支付申请表〔附已完工并验收合格的工程量汇总表〕与工程款支付证书
√
√
√
7.5
工程款结算单
√
√
√
7.6
移交证书
√
√
√
7.7
质量保修书
√
√
√
7.8
标段工程竣工报告
√
√
√
7.9
施工合同与协议
√
√
备查资料
8
项目实施管理机构对施工单位的实施管理资料
√
√
√
成果资料
项目竣工验收阶段
1
项目初验与工程初验申请报告
√
2
工程结算审计报告
√
√
√
3
项目竣工报告与表格<部、省验收办法中附具的4X表格>
√
√
4
设计、预算变更申请与批复文件<含图册>
√
√
5
合同段工程竣工图
√
√
6
竣工实测资料
√
√
7
实测项目竣工图<注:
应与设计图同一比例尺,符合制图规X>
√
√
√
8
整理前土地利用现状图<万分之一国际分幅数据库图>
√
√
县级国土资源部门出具
9
整理后土地利用现状变更图<万分之一国际分幅数据库图>
√
√
10
土地权属调整报告
√
√
11
土地权属调整后的土地权属界线认定书
√
√
12
土地变更调查记录表
√
√
13
项目投资预期效益情况报告
√
√
14
设计执行情况评价报告
√
√
15
项目财务决算报告<注:
项目实施管理机构本级预算的财务决算报告>
√
√
16
影像资料与电子文档
√
√
17
工程验收申请报告
√
√
√
18
市局项目初验意见
√
√
√
19
市中心工程初验报告
√
√
√
20
整改意见与回复〔如有〕
√
√
√
21
项目验收申请报告
√
√
22
工程验收报告
√
√
23
资金审计报告项目财务决算报告[附件:
<承担单位本级预算的财务决算报告>]
√
√
24
项目验收意见
√
√
升级会员 