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精品资料收集汇总管理胡杰
工程资料编写、汇总、管理
的一些经验和心得
一分公司管理二区胡杰
2012年2月
目录
一、质量管理验收资料部分编集
二、经济结算资料部分编集
三、安全文明资料部分编集
四、评优资料部分编集
五、资料的日常管理和装订、报审
结束语
参考资料
工程资料是整个工程项目的过程、结果的记录和结果的集合。
工程资料质量优劣直接影响整个工程涉及到验收、付款、评优等各个方面的工作进行。
如何更快更好的整理、编集相关资料成为质量员、安全员和项目部其他管理人员共同面对的挑战。
所有工程资料一般分为：
质量管理验收资料（含过程记录）、经济决算资料、安全文明资料、评优资料四大块。
下面根据分类来分别进行说明：
一、质量管理验收资料部分编集：
单位工程
子单位工程
子单位工程
子单位工程
质量验收资料主要为证明工程质量验收资料以黄皮书（建设工程质量验收记录、共8册）为准来进行编制。
整体结构为树形结构（下图示例）
分部工程
分部工程
子分部工程
子分部工程
子分部工程
分项工程
分项工程
分项工程
检验批
检验批
检验批
每项工程均为单位工程，涵盖自工程立项开始自勘探、基础、主体、装饰、设备安装等全部工作内容，即代表工程整体从一无所有到可以正常投入使用的整个过程。
每个单位工程均有数个子单位工程组成，每个子单位均涵盖数个分部工程。
一般上我单位的施工内容主要包括装饰装修分部、幕墙分部、电气安装分部、给排水及采暖分部（根据合同约定的施工内容进行确定），此部分施工内容即组成一个典型的子分部工程。
每个分部工程均包含数个功能不同的子分部工程，如装饰工程包含地面、抹灰、轻质隔墙、吊顶、门窗、饰面板（砖）、涂饰、裱糊与软包、细部共9个子分部工程，每个子分部工程均对应不同的装饰功能，每个子分部均包含数个分项工程，施工工艺及施工材料均有不同的工程做法对应不同的分项工程，如吊顶子分部包含明龙骨吊顶分项工程和暗龙骨吊顶分项工程两个分项工程。
而构成分项工程的则是工程上最小的质量控制单元——检验批。
每级质量验收只有在下一级质量验收全部合格时才能判定合格。
举例：
1、我公司某工程，共包含装饰分部、电气安装分部、给排水及采暖三个分部工程。
装饰分部包含全部9个子分部，而吊顶子分部又包括暗龙骨和明龙骨两个分项，而暗龙骨吊顶分项工程又包含5个检验批。
2、报验顺序：
5个检验批全部验收合格报验暗龙骨吊顶分项工程，明龙骨和暗龙骨分项工程全部验收合格后报验吊顶子分部工程，而9个装饰子分部全部验收合格后报验装饰分部，而装饰分部、电气安装分部、给排水及采暖分部全部验收合格后才能进行工程整体的报验。
以上关系可参考下图树形关系：
某工程
室内装饰工程
3层检验批
2层检验批
门窗子分部
明龙骨分项
1层检验批
暗龙骨分项
地面子分部
吊顶子分部
电气分部
装饰分部
幕墙工程
智能化工程
给排水分部
等共9个子分部
5层检验批
4层检验批
可以看出层层递进的验收关系。
除了以上分部分项工程的报验以外，还需进行材料报验、材料复试、技术交底、图纸会审、现场试验、隐蔽工程验收等记录工作，均为重要的质量资料。
1、材料报验及复试：
每项进场的材料均需进行报验，每项进场材料均需附上材料进场清单及合格证（需用合格证贴条贴成A4大小用于装订）厂家提供的材料检测报告。
需注意事项：
材料进场品种、规格必须和合格证、检测报告上的品种、规格一致，合格证和检测报告上的时间必须在有效期内（常规送检有效期为1年，型式检验有效期为2年）。
所有检测报告、合格证复印件必须加盖供应商的公章，并注明“原件厂家留存”字样。
部分进场材料需进行见证取样检测，一般上有：
砂浆、混凝土的配合比通知单，水泥，石子，砂，砂浆、混凝土的试块核心抗压强度检测，人造板材（细木工板、多层夹板）的甲醛释放量，天然石材、玻化砖的放射性，钢材的力学性能，后置埋件的拉拔试验，防水涂料等。
另当地消防大队对部分材料会进行强制抽样送检，常见的有：
防火门、疏散指示、应急灯、管材、织物、地毯、防火涂料等。
工程整体验收后7日后需进行室内空气质量检测。
2、隐蔽工程报验最重要的是及时。
隐蔽工程需在完成后的第一时间内进行报验，作为工期控制的一个重要依据。
若监理和业主拒不签字，则要及时做好资料签收及相关证明文件的收集工作（如监理会议纪要、备忘录等），日后作为工期索赔的依据。
隐蔽工程报验时一般需同现场实际做法符合，但在特殊情况时，需进行调整，调整内容需会同项目经理和预决算员进行确定。
而分部、分项、检验批验收则需注意在报验时不要犯明显的时间冲突，如一层楼的石膏板放在一个检验批进行报验，则上一层卫生间防水层的蓄水试验验收合格后的时间必须在此检验批的验收时间之前。
建议在报验时，将每层的干区（无需做防水）和湿区（需做防水层）在进行检验批报验划分时，分为两个不同的区域。
3、图纸会审、洽商记录、技术核定既是技术资料用作指导工程施工，也是经济资料用作工程结算，是相当重要的文件。
要注意这些文件的时效性，签署确定时间是否会在验收时间之后，这种情况一定要避免。
文件的内容及附件一定要详尽，做到描述准确，附图清楚。
4、工程联系单、会议纪要、通知单等证明文件一定要及时上报和收集，并注意是否会有后续工作及影响，如办理工程签证，进行工作安排等。
尤其是影响重点工期节点的资料，要进行重点追踪，如吊顶（墙面）封板通知单、蓄水试验记录、设计变更单等。
5、部分现场功能性试验记录必须按时完成。
尤其是关键节点及隐蔽后无法重复检查的项目：
1）卫生间地面防水层完成后需进行有防水要求的地面蓄水试验；
2）卫生间地面层铺贴完成后需进行地面泼水试验，主要是检查地面排水坡度及地面平整度。
3）重复接地（防雷接地）的隐蔽工程验收记录和接地电阻测试记录。
4）线路、插座、开关接地检验记录。
5）照明通电、全负荷试运行记录。
6）大型灯具牢固性试验记录。
7）承压管道系统设备强度和严密水压试验记录和非承压管道灌水试验记录。
8）卫生器具满水试验记录。
9）地漏排水试验记录。
二、经济结算资料部分编集：
经济结算资料，顾名思义，是所有与工程结算与审计相关的资料。
可以说经济结算资料是最重要的也不为过，因为此部分资料涉及到工程结算及收款，工程做的再好，工程款算不到或者算到了因资料不全导致扣款还是不行。
如何在中标后赚取合理的利润并保证及时收款，此部分材料的重要性凸显无疑。
经济结算资料主要分为两大块：
对审计决算资料和对内成本结算资料，前一部分资料可以支持决算可以增加收入，另一部分资料可以支持内审减少付款。
当然，增收和减付两部分都很重要，都可以增加工程的盈利，使公司能够更好的发展。
1、对审计决算资料主要包括工程（预）决算书、工程签证、乙供材料价格确认单、技术核定单、设计变更、洽商记录、隐蔽工程验收记录、会议纪要、联系单、备忘录等。
每一项资料都必须及时做好收集，原件必须统一存档并做好文件流转控制工作。
每一项资料都应该能及时有效的表述出我方的需求及相关索赔的依据，尽量减少决算风险。
例子1：
业主要求变更，正确的文件流程应为：
业主通过会议纪要或者建设单位联系单知会项目部，项目部通过设计变更（设计出具、监理和业主确认）或技术核定单（施工方出具、监理和业主确认）确定施工方案，后再根据有无影响已完工作部分是否上报工程签证（经济及工期），最后计入工程量清单及最终报价。
例子2：
某乙供石材，正确的文件流程为：
根据效果图和招标工程量清单，项目部组织制作石材小样请业主确认（业主代表必须做出签认，最好加盖业主的章），项目部得到业主确认后上报乙供材料价格确认单请业主、监理及审计签字确认乙供材料的价格，最终计入决算。
例子1中各项文件形成了一个完整的证据链：
设计变更、技术核定单
工程决算书
工程签证
会议纪要（建设单位联系单）
每份资料循序渐进，每步均有理有据，避免产生“一步到位”的情况而缺乏证据的支撑。
首先要确认相关调整的责任方，规避经营风险，其次确定调整方案，同时确定对我方的影响，为下一步的工程签证作准备。
工程签证是整个流程的核心，如何进行签证，尤其是工期签证极其重要。
在工程签证中要详细的说明签证的原因、由原因引起的结果、对我方及整体工程的影响、最后再予说明具体的签证索赔内容，经济索赔的数额及工期索赔的日数，并将相关文件作为附件以加强说服力。
业主有可能不予确认或打折确认，此时需进行沟通（必要时请上级领导同业主进行沟通）。
最终的工程签证确认结果计入工程决算和工期确认。
例子2中是一个完整的乙供材料价格确认流程。
首先必须让业主确认材料种类和规格。
让业主确认规格很重要，一般上特殊尺寸就要通过增加材料单价和增加加工费等手段来弥补材料价格的损失。
待业主确定小样后，则进入关键的签价格阶段，此阶段一定需要求监理单位、业主单位和审计单位予以核定单价，避免产生价格扯皮，尤其是竣工后审计过程中，审计单位找出种种理由不予确定单价，而导致决算损失。
例子2中的需注意的部分：
1）材料确认时避免产生小样与现场实际到货不符的情况，会给监理业主留下较差的印象，乃至认为我单位材料以次充好而不予确认材料单价。
2）价格确认时应注明材料名称、产地、生产厂家、品牌规格型号等重要信息，同时材料报验和复试时应注意保持一致。
3）材料确认后业主产生变更，仍需保留签价文件以保证此种材料价格仍可用于增项工程和后续工程。
4）签订材料规格和价格后，仍可以和业主以其他形式增加造价，如增加造价费用，请业主确认超出定额部分的损耗率并计入决算等手段。
另外需注意在编制隐蔽工程验收记录和技术核定单时，需经常和预决算员沟通，确保文字描述的准确，与造价项目中描述材料、工艺、做法一致，避免决算风险。
同时争取业主将新增工程（含变更、签证）加入进度款支付以加快工程收款。
三、安全文明资料部分编集
安全文明资料相关资料说简单其实很简单，是很多记录表单的集合，只要按时间填写就可以了。
但往往项目管理人员不予重视，认为是做了无用功。
其实安全文明资料是规避安全事故风险最重要的手段，按照安全文明资料的要求对现场进行全面的安全文明管理可以有效避免安全事故的发生，有效提升企业形象，是进行省、市文明工地评奖的基础要求。
安全文明资料主要分为安全管理、安全防护、临时用电和机械设备、文明施工、平安创建五大部分内容。
各部分内容均含有很多小项，下面就每部分具体的要求作一个说明：
1、安全管理：
1）现场必须留存企业资质证书、安全生产许可证、项目经理建造师证书、安全B类证、安全员C类证书的复印件（均需经过年审）。
2）企业各管理岗位的责任制必须齐全，并有上一级对下一级的定期考核记录。
3）建立安全生产组织机构和对应的管理人员，必须设置专人负责安全。
（一般项目经理为第一责任人，安全员主管）
4）制定事故应急预案，必须包括火灾和疏散应急预案，并至少进行一次演习。
5）制定安全管理目标，建议填“不发生死亡、重伤事故，轻伤事故率控制在1%”。
6）制定专项施工方案应该要包括：
项目安全专项施工方案、脚手架搭设及拆除专项施工方案、钢结构施工专项方案。
7）对全体工人进行安全三级教育并留记录汇总，注意三级教育分别是公司、项目部、班组对工人进行的教育，交底人分别应为公司安全负责人、项目经理、班组长。
8）安全技术交底必须符合项目情况，要因地制宜。
交底记录必须一式三份，交底人（施工员），被交底人（班组或工人），项目部（资料员）各留存一份。
签字手续必须完善，还要保证安全技术交底必须切实到位。
9）班组安全活动必须定期要求组织，安全员进行监督并留存记录。
10）安全员必须定期进行安全检查并留有记录，项目经理也需不定期参加。
检查中发现的安全文明问题必须定人、定期限、定措施解决，整改完成后必须进行复查，完成后闭合此项问题。
11）项目经理、施工员、安全员等管理人员和电工、架子工、电焊工、气割工等特殊工种必须保证持证上岗，个人必须留存复印件以备检查。
注意特殊工种操作证必须由安全生产监督管理局颁发的新证才符合新规要求。
12）现场安全标志必须在各楼层平面图上标注清楚，应包括各种安全标志、消防设施、疏散指示、临时水电系统，并以各种图例标示清楚。
现场各显著位置均需张贴。
13）安全、保卫、防火、治安制度必须齐全上墙。
14）对市政管网和周边建、构筑物、供电设施的专项保护措施必须到位，根据现场实际情况合理进行保护或隔离。
2、安全防护：
1）安全帽、安全带的使用要求必须重点强调，应在各种场合对工人宣传安全帽和安全带的正确使用。
若所有工人均能正确使用安全帽和安全带，死亡和重伤事故也学能够减少一半以上。
2）采购合格的安全网并按照规范要求挂设，注意必须留存生产厂家的资质和安全网的合格证、检测报告。
安全网检测报告上的型号和现场使用、脚手架搭设专项方案上的型号应一致。
3）“四口五临边”的防护应到位，坠落事故死亡工人占全部事故死亡人数的较多部分，一定要注意安全交底应覆盖此项。
另在安全检查中也应重点检查防护设施。
4）防护设施必须采用公司统一的形式。
所有防护设施必须涂刷统一醒目色调（黄黑相间）并在有条件的情况下标注企业标志。
5）主要入口必须设置带企业标志的安全通道，露天设置的加工场地必须设置防护棚。
6）脚手架必须经过设计、验收后方可使用。
所有使用钢管必须经过除锈方可使用，连墙件、落地杆、剪刀撑等设置必须符合规范要求。
所有安全网必须挂设到位。
3、现场临时用电和机械设备：
1）临时用电方案必须经过设计。
所有用电设备和照明必须进行系统设计，临时用电专项方案必须经过监理审批后方可投入安装。
整体临时用点系统必须经过监理验收方可投入使用。
2）临时用电系统必须定期检查，存在问题必须由专职维修电工修复。
3）用电系统保护接零和保护接地严禁混用，所有电箱必须重复接地并留有记录已被检查。
所有电箱必须张贴编号、负责人姓名、电话和检查维护记录。
4）配电线路、电缆和PE线必须采用符合规范要求的五芯电缆和黄/绿双色线，并严格按照设计进行接线。
5）配电箱至用电设备必须做到一机一闸一漏保，所有漏保必须经过试跳测试以保证可用。
每台设备必须通过开关箱使用，严禁设备不通过开关箱直接配电箱。
严禁使用铜丝代替熔断丝。
6）临时照明应采用36V安全电压（需配备专用行灯变压器）。
7）对现场所有用电设备进行登记造册，定期进行维护、保养。
出现问题有专人负责检修。
所有设备外壳必须接地。
8）圆盘锯、手提式切割机等设备必须设置防护罩，不使用时必须盖上防护罩。
9）存在问题的机械严禁使用。
多功能木工机械严禁使用。
所有设备严禁使用倒顺开关。
4、现场文明施工
1）必须根据现场实际情况绘制现场总平面图（包括宿舍区和办公区），内容需包括临时板房布置位置，围挡布置，道路布置等，需报监理验收。
在施工现场入口处需设置“五牌一图”：
工程概况牌、管理人员名单及监督电话牌，消防保卫牌，安全生产牌，文明施工牌，施工总平面图。
在施工围挡上需有我公司企业标志和宣传标语。
2）工地入口处有条件的应设置LED宣传牌，滚动宣传公司各种管理方法及取得成绩。
在入口处应设置冲洗台，出场车辆若无冲洗而导致沙土污染路面将会导致处罚。
严禁污水未经沉淀直接排入下水道。
3）宿舍区各种功能设施需齐全：
食堂、水冲式厕所、淋浴间、活动室、医务室。
其中员工食堂需吊顶、墙顶面贴瓷砖、设排烟设施，需具有卫生许可证，厨师需具有健康证明。
若不具备条件，则需寻找有卫生许可证的饭店签订伙食供应协议以应对检查。
厕所需安排专人清扫，保证无污水横流，蚊蝇乱飞。
医务室需配备担架和常用药品，并有伤员运送至定点医院的路线图。
4）各种垃圾需集中消纳，严禁焚烧有毒、有害、恶臭垃圾。
各区域需分别制定卫生责任人，并定期检查卫生情况。
5）宿舍严禁使用大功率用电器，如电炉、热得快等。
严禁乱拉乱接电线，冬季采用明火取暖。
严禁在床上吸烟。
5、平安创建：
1）确保每月发放民工生活费，并做好登记造册，避免因拖欠民工工资造成严重后果。
这点非常重要，项目部在发放民工工资时，尽量要求分包商将工资直接发放到工人自己手上，避免通过小包工头发放，以防小包工头卷款消失，工人无法拿到工资找项目部要钱的情况。
2）项目部在进场时应主动同工程所在地派出所签订《建设工程治安管理责任书》（应由建设单位办理，实际上一般由施工单位办理），同时需同当地安监站签订《平安创建责任书》，缺一不可。
3）项目部需建立《工地综合治理台账》，并按照综合治理要求对治安保卫、门卫管理、法制教育、突发事件进行综合管理。
其中治安保卫和门卫均需以制度形式实行，治安保卫需组织巡查小组定期巡查，并形成巡查记录，而门卫则需有出入登记表。
4）项目部必须和工人签订劳务合同并办理群体保险。
建议最好采用“苏州工业园区中顺建筑劳务施工有限公司”签订劳务合同，避免风险。
5）造价一千万元以上的工地必须设置民工学校和公会组织。
民工学校需设置校长及教员，登记学院名单，设置课程表和教材。
而公会需设置组织人员名单，公司公会需派遣公会安全劳动监督员。
所有资料必须有效齐全。
安全文明资料多而繁杂，要有耐心按时完成各项资料的登记填写工作，对公司的贯标工作和工程评比文明工地工作都是很大的支持。
安全工作的最终目的仍是保证安全生产无事故，确保没有安全事故的发生就是对公司安全费用投入的最好回报。
四、评优资料部分编集
公司为了争取荣誉、扩大影响，各种优质工程的评比是必须要参加的。
凡是达到一定工程造价或影响的工程都需要获得一定的荣誉来扩大公司的知名度和在潜在业主中的影响力，可以说是一种投资，一旦评上会有巨大的回报。
工程评优一般分为两类：
质量评优和其他评优。
质量评优主要分为1）建筑业协会组织评审的优质工程，如：
苏州市“姑苏杯”、杭州“西湖杯”、上海“白玉兰杯”、北京“长城杯”、无锡“太湖杯”、江苏省“扬子杯”、浙江省“钱江杯”等市优、省优工程以及国优工程“鲁班奖”；2）装饰协会组织评审的的优质工程，如：
苏州“天堂杯”、杭州“杭州市优”、上海“上海市优”、无锡“太湖杯”、江苏省“紫金杯”、浙江省“浙江省优质工程”以及国优工程“全国建筑工程装饰奖”；3）建筑施工委员会评审的国优工程----国家优质工程金（银）奖。
各项评奖的具体要求请参看各协会网站的最新通知及其要求附件。
其他评优主要是安全、创新方面的评比，比较重要的是省市级文明工地和科技创新工程的评比。
质量评优一般上按照市优工程→省优工程→国优工程的顺序进行评比，即工程只有在被评为市优工程时才能参加省优工程的评比，而工程只有在被评为省优工程时才能参加国优工程的评比。
各级优质工程评比均有一定的门槛，具体要求请参看当地市、省级装饰协会网站最新发布的相关市（省）优工程评比事项通知。
一般评优检查组会有以下资料要求：
1、全套工程质量验收资料（已交当地城建档案馆验收存档并开出接收证明，竣工验收记录四方签章齐备，竣工日期必须符合当年评优的申报要求）
2、项目经理建造师证书（复印件加盖公司公章并提供原件备查，必须和合同上的项目经理一致）
3、企业营业执照、资质证书、安全生产许可证（复印件加盖公司公章并提供原件备查，注意营业期限及年检时间）
4、施工许可证（工程专项承包时需提供原件备查，若仅有总包单位施工许可证则需提供需加盖档案馆章的复印件）
5、工程合同，中标通知书（复印件加盖公司公章并提供原件备查，若为专业分包工程则需分包合同）
6、审计结算报告单原件（提供原件有困难或尚未审计的，应出具甲方证明该工程的造价预计，必须超过评奖的规定造价）
7、消防验收合格意见书（应提供原件或加盖档案馆章的复印件，消防验收内容应包含我方施工区域并已完成相关问题的整改）
8、改动建筑主体、承重结构、增加结构荷载，必须具有经设计及有关单位的认可文件。
9、室内环境检测报告（必须合格，检测范围包括我单位的施工内容，检测必须在工程完工的7天后进行，应提前委托具有室内环境检测资质的单位）
10、相关材料的见证取样复试报告或试验记录，必须合格。
必检项目包括：
1）室内使用面积超过200M2的天然石材和瓷质砖（玻化砖）的放射性检测；2）室内使用面积超过500M2的人造板材（木工板、多层夹板、密度板等）的甲醛释放量检测；3）干挂用钢材的物理性能检测；4）防水涂料的性能检测；5）后置埋件（一般为膨胀螺栓）的现场拉拔试验。
11、竣工图中必须具备以下图纸：
1）干挂石材的节点，；2）重型吊灯的预埋或后置埋件的节点详图（需同重型灯具过载试验记录一致）；3）栏杆扶手的固定节点（栏杆扶手高度需符合规范要求）；4）水平玻璃安装（过顶玻璃）、水平石材干挂（过顶石）石材的节点详图。
12、现场影像及图片资料，必须有申报用的工程简介MV。
省级文明工地的主要检查资料为安全文明资料，具体文件要求请参看安全文明资料部分。
其余需注意的是：
1、项目经理和安全员需参加安全知识考核；2、现场项目经理、安全员必须人、证一致，项目经理安全B类证、安全员C类证必须经过年度继续教育考试盖章方有效；安全员的配备数量必须符合规定（建筑面积10000M2以下配备1人，10000-50000M2配备2人，50000M2以上配备3人）3、公会安全监督员必须人、证一致。
科技创新工程是近期公司的重点要求，可以对公司的科技创新评比作出贡献。
如由江苏省装饰装修行业协会评选的科技示范工程，参与本项评比需要在施工前确定科技示范项目，并在过程中做好策划和实践工作。
在实践过程中做好记录尤其是图像资料的记录，并做好记录的相互比较工作，详细记录改进前和改进后的实际提高、改观情况，最终形成一份详细的报告。
此份报告是整体创新工程申报的核心，再配以其他证明文件，如采用的材料和机具，业主及相关单位的好评等，即可成为一套非常详实、说服力强的申报材料。
五、资料的日常管理和装订、报审：
如何进行资料管理是非常重要的工作，如果资料无法正常归档，正常流转，轻则会影响项目部的正常工作，重则会丢失重要的资料原件，影响工程验收及决算工作，后果严重。
一个优秀的资料员必须学会整理利用资料，使资料产生最大化的效益。
工程的资料日常管理原则：
1、所有资料必须受控。
通过资料台账和收发文记录追踪文件的状态，任何文件在编写，确认、流转过程中，资料员必须定期跟踪。
任何发至监理及业主单位的联系单、签证单等重要文件，一定要做好发文记录以作为文件追踪的依据。
2、所有资料原件必须分类保管。
各类资料必须分别保存在不同的档案盒中，档案盒正面和侧面必须做好详尽的标签以利检索。
同种资料数量超过一盒，多盒资料需标签上需按存档时间顺序增加序号，同时文件需按照时间顺序分盒存档。
3、资料需在项目部内部流转时，必须使用复印件。
必须原件使用时，资料员必须在内部流转记录上登记，并尽快收回。
4、档案和各种印章需委派专人进行管理。
项目部档案室钥匙不得随意使用。
5、其他非纸质档案需对应在计算机中留存，按照种类、日期分建文件夹进行保管，所编号样式需易于检索。
6、所有资料原件必须签字盖章齐全，若仅有签字而无监理、业主单位印章，则资料完整性不足。
遇到业主或监理单位更换工程管理人员的情况，最坏情况下会使文件作废。
7、所有作废的文件、图纸，资料员必须在得到项目经理同意后方可销毁。
所有作废的文件必须注明“作废”字样或加盖文件作废章。
所有作废文件必须在资料台账中做好登记。
8、资料员必须将资料台账定期抄送项目经理，部分难于回收或难于解决的文件可同时提请项目经理协助解决。
9、资料员应做好其他岗位相关记录及资料的收集工作（如施工日记、技术交底、进度计划等），做好汇总工作，为竣工资料做好准备。
工程完成后需对工程资料进行统一整理，查漏补缺。
工程资料在经增补无误后项目部需在竣工验
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