2物资管理办法.docx
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2物资管理办法
物资管理办法
1目的和范围
1.1依据集团公司物资管理文件，规范本公司的物资管理。
确保采购过程符合质量、职业健康安全和环境管理体系的要求，持续降低采购成本，打造具有竞争力的物资采购供应链。
维护信息化管理系统的正常运行。
保证物资的出入库、消耗及库存管理受控。
严格限额领料制度，实现公司范围内库存物资、废旧物资及项目主材消耗的资源信息共享，特制定本办法。
1.2适用于公司物资设备部、项目部物资采购及对现场物资的入库、出库、消耗、库存及废旧物资的管理。
2术语定义
2.1集采材料：
公司规定的20类材料：
1、钢材。
2、彩钢板。
3、水泥（商品砼管桩）。
4、砼外加剂5、波纹管。
6、木材（包括多层板、竹胶板）。
7、电线电缆。
8、电缆桥架。
9、灯具（小型配电箱、开关、插座、接线盒、组合开关）。
10、油漆、涂料。
11、保温材料（含耐高温毯毡）。
12、阀门、管件（包括散热器、上下水管道、穿线管道及各种管道、水暖件、仪表、液压管阀件）。
13、高强螺栓。
14、轨道配件。
15、采光板。
16、各类门窗（包括玻璃）。
17、滑触线（铜、铝母线）。
１8、建筑材料（中砂、碎石、各种砼块、磁砖、抗裂砂浆、防水砂浆、刮墙石膏、木地板）。
19、装饰材料（大理石、不锈钢、铝合金吊顶、建筑幕墙）。
20、公司自用周转材料。
2.2自采材料：
集采材料以外的所有材料。
2.3管控材料：
自采材料中形成批量或单批次采购额在三万元以上（含三万元）的材料。
2.4集中采购（集采）：
公司、项目部使用，由上级主管单位采购供应的行为。
其中由集团公司的集采称为一级集采；公司物资设备部集采称为二级集采。
2.5自行采购（自采）：
非集采材料各单位自己采购供应的行为。
2.6委托采购（委采）：
属于上级主管部门集中采购的材料，受上级部门委托进行的采购行为。
2.7周转材料：
在施工生产过程中，能够多次使用并可基本保持原有形态且逐渐转移其价值的材料。
包括钢模板、钢脚手管、扣件、U型卡、山型卡、钢（木）跳板、连接杆、木模板、门型架、胎架等。
2.8残次冷背存货：
指质量有缺陷的（残次）或者不经常使用的生僻呆滞（冷背）的存货，它们均会对存货的会计账面价值有减值的潜在影响。
2.9废旧物资：
废弃的和陈旧的生产过程中剩下来的对本生产过程无用的物资。
2.10废旧物资处置：
指对废旧物资实施抵债、转让、调拨、置换和回收等管理行为。
3管理职责
3.1物资设备部
3.1.1负责公司物资采购、供应管理体系的建立和维护管理。
负责本单位物资管理系统信息化管理软件的运行维护，对项目部物资系统信息化管理软件运行进行监督、指导与考核。
3.1.2对分项目部的采购、供应管理工作进行监督、检查、指导。
组织并实施物资管理考核、材料人员培训工作。
3.1.3及时编制并上报一级集采材料的需用计划；汇总并编制二级集采材料的采购计划。
3.1.4组织公司物资合格供方的开发、管理，并定期上报，推荐合格的供方参与一级集采材料的采购招标或比质比价，并确认中标价格。
3.1.5负责本公司大宗材料、管控材料的集采、集团公司委托采购材料的招标采购或比质比价采购，签订采购合同。
并上报委托采购合同。
3.1.6负责对废旧物资处置的监督管理。
3.1.7负责对施工现场周转材料的采购、租赁及使用管理
3.1.8负责月、季、年度各类报表的汇总与上报管理。
3.2项目部材料组
3.2.1负责各单位物资管理体系的建立与实施。
保证物资信息化软件在各单位的实施和有效运行。
3.2.2及时编制采购计划，及时编制并上报集采采购计划。
3.2.3自采及委采材料物资合格供方的开发、管理，并定期上报。
3.2.4委采材料和自采材料的采购招标或比质比价，签订采购合同，并定期上报。
3.2.5负责采购物资的成本控制。
3.2.6对施工现场物资的入库验收、领用控制和库存管理，并及时编报有关报表。
3.2.7施工现场周转材料的租赁与使用管理。
3.2.8外协队伍领用材料的控制管理。
3.2.9现场物资标识及可追溯管理。
3.2.10不合格物资处置报告及处置。
3.2.11废旧物资处置报审及处置。
3.2.12特殊物资搬运方案的制定与实施。
3.2.13及时搜集和识别项目所在地政府主管部门发布的有关材料管理的法规信息并组织实施。
3.3预算部门
3.3.1组织公司、项目部的材料计划编制及审核。
3.3.2参与材料的招标采购。
3.3.4参与采购合同的会审工作。
3.3.5工程材料消耗定额的提供。
3.4财务部门
3.4.1物资供方编码管理
3.4.2集采物资资金管理
3.4.3物资采购借款、结算、核销、挂账、付款管理。
3.4.4参与大宗材料的招标采购
3.4.5物资的出入库、消耗、存货及废旧物资处置的会计核算管理。
3.4.6本单位物资盘点工作的监盘工作。
3.5质量技术部门
3.5.1材料检验实验工作的监督管理。
3.5.2审核具有特殊质量技术要求的采购合同。
3.5.3材料质量验收标准的识别和判定。
3.5.4组织因工程材料质量问题造成工程重大质量事故的调查处理。
3.6安全部门
3.6.1组织安全防护用品合格供方的开发、评审及考核。
3.6.2负责材料采购合同中涉及职业健康安全条款的审核。
3.6.3负责特殊物资搬运方案的审批。
3.7纪检监察
3.7.1监管公司物资采购行为的合规性。
3.7.2组织物资采购违法违纪事项的调查和处理。
3.7.3参与招标采购与比质比价采购。
3.7.4参与因采购质量造成工程质量重大事故的调查处理。
4计划管理
4.1需用计划的编制与审批
4.1.1项目部的需用计划编制由项目部造价、技术、安全人员根据施工图纸、技术方案、施工措施、设计变更、现场签证及施工进度等资料进行编制。
经负责人审核后，由项目经理审批。
4.1.2需用计划的格式按照公司颁布的统一格式编制，并应按材料用途分类编报，同时要注明工程名称、图号、材料名称、规格型号、计量单位、需用数量、质量标准、需用时间等及其它特殊要求。
4.2采购计划的编制与审批
4.2.1项目部的采购计划，由材料人员根据审批通过的需用计划进行编制，经材料负责人审核后报项目经理审批。
审批通过后的自采采购计划由材料组执行采购，集采采购计划、管控材料计划报公司物资设备部执行采购。
5供方管理
5.1供方评价
5.1.1物资设备部门通过多种渠道搜集潜在供方的信息，必要时须进行实地考察并深入了解、如实评价，以便及时补充合格供方的范围满足采购需求。
5.1.2评价内容包括：
a）供方的经营（生产）资质、规模、财务状况和市场业绩等基本情况。
b）质量保证能力、供货能力、价格竞争力、交货准确率、快速响应能力和售后服务。
c）采购过程中存有的重大危险源、重要环境因素及控制措施。
d）如供方是商家时，还应对其所供物资的生产单位的质量保证能力等进行评价或验证，并收集其相关的资质资料。
5.1.3评价准则：
a）具有国家或行业认可的资质；
b）应具有营业执照、产品的生产许可证；
c）应具有产品检验合格证明；
d）供方的产品应满足环境保护和职业健康安全要求；
5.1.4供方评价必要时可以进行产地取样、抽检、封样等，并如实填写《供方评价表》（附件:
2）
5.2供方选择
5.2.1项目部必须成立以主管领导为组长，成员有各部门负责人及材料负责人组成的比质比价招标采购领导小组。
5.2.2供方的选择准则
a）供方所报价格是否满足公司降低成本的要求；
b）供方交货期、履约能力是否满足工程进度的要求；
c）供方的服务质量和优惠条件是否达到公司的要求；
d）供方其他履约表现是否达到公司的要求。
5.2.3原则上物资采购招标（或比质比价）应在合格供方名录范围内进行，如需邀请合格供方名录以外的供应商参与采购招标时，采购单位应先对其投标资格进行审核并记录。
5.3合格供方名录
5.3.1公司年度《合格供方名录》由公司物资设备部编制，经物资设备部部长审批，在公司信息平台发布。
5.3.2项目部的年度《合格供方名录》，应在每年的12月15日前上报公司，由公司审核后，统一在公司的信息平台发布。
5.3.3原则上物资《合格供方名录》及评价资料由各单位保存，保存期限不得低于五年。
5.4供方管理
5.4.1供方考核管理
5.4.1.1对供货商的供货资格实行考核，通过对供应商的质量保证能力、价格的竞争力、市场业绩及服务满意度等四个方面进行考核。
5.4.1.2供方的动态考核分为半年度考核和年度考核两种情况。
对于零星采购材料或地方性材料的供方须半年度考核，其它材料供方须进行年度考核。
5.4.2供方重新评价
5.4.2.1采购单位须按半年度和年度对物资供方如实进行评价考核，根据考核结果编报《供方重新评价表》（附件:
3）。
5.4.2.2重新评价的准则
a）产品质量是否达到合同要求；
b）有无环境和安全事故；
c）供货是否及时,服务是否周到；
5.4.2.3有下列情况之一的为不合格供方
a）因使用所提供的物资影响工程质量的；
b）物资供应不及时而影响工期的；
c）供方服务态度差，服务质量低的；
d）有重大环境或安全事故的；
e）与我公司发生法律纠纷的。
5.4.2.4经过重新评价后的合格物资供方年底在公司信息平台公布，各采购单位不得使用不合格供方物资。
6招标采购管理
6.1凡具备条件，采购额度在50万元以上的批量采购，须进行招标采购。
6.2视具体情况招标采购可采取公开招标和邀请招标两种形式。
6.3邀请招标采购时，公司名录内合格供方优先享有投标权和供应权；原则上参与投标竞价的单位数量不少于五家且每项批量物资的有效报价不少于三家；其中生产厂家的比例不得少于百分之六十（钢材等市场习惯采用代理制销售的物资除外）。
6.4物资采购招标须执行规范的程序，招标文件须采用规范的文本，且招标文件、投标报价、评标记录和评标报告等招标记录须归档保存。
7比质比价采购管理
7.1采购询价每批物资采购询价时参与报价的供方数量不得少于三家，批量的物资采购询价时生产厂或指定一级经销代理商的报价不得少于二家。
参与报价的供方必须是公司的合格供方
7.2采购询价时，由采购单位编制《询价单》（附件:
4），《询价单》除明确采购材料的具体要求外，还须注明付款方式、计量方式、供方报价截止时间等内容，且负责人签字并加盖业务专用章；同时要求供方报价时在询价单上写明供货价格、生产厂、报价人姓名、联系电话并加盖公司印章。
必要时应要求供方的业务联系人出具法人授权委托书。
7.3根据询价竞价的结果，采购人员须与采购侯选供方进行再次采购议价，及时编制《物资采购比价表》（附件:
5），经部门负责人核准后，填写《比质比价中标供方记录》（附件:
6）方可实施采购。
如采购价格非最低报价的，采购人员须在次低价的报价单上如实记录理由并由部门负责人签字确认。
8零星材料采购
8.1零星材料供应商的选择，应优先选用工程施工附近，信誉较佳的供应商，避免远地采购增加采购运费。
所选合格供货商数量不得少于两家，以便于价格对比。
8.2项目部零星材料的采购需做好询价、比价工作和相关记录的收集、保管。
项目部材料员询价并留有记录。
8.3项目部材料人员要经常深入市场，了解零星材料的市场价格，每份零星材料采购合同（协议）价格均应与市场价格进行比较并留有记录。
8.4项目部零星材料采购合同（协议）的签订，须将单价合同与协议合同严格区分开，单价合同要求按照月用料计划及合同有效时间填写使用数量；协议合同应根据材料性质按时间段签订；能够签订单价合同的不得按协议合同签订。
8.5零星材料采购合同（协议）中，项目部材料负责人在合同（协议）文本的“经办人”处签字后，项目经理在“法定代表委托人”处签字并对签订合同的监管负责。
合同签订后报项目经营预算部、财务部各一份。
8.6零星材料采购签订合同（协议）前，要严格审查供方签约人的资格，签约人必须具备法定代表人或出示法定代表人授权委托书。
8.7零星材料采购合同（协议）中涉及技术、质量、财务、经济及法律法规条款，由项目物管部长、质检员、安全员、总经、总工、财务负责人和项目经理分别把关，并在《项目部合同文本汇签单》上签字。
9采购合同管理
9.1合同的编制：
9.1.1由采购人员起草采购合同，无特殊情况均需使用公司标准文本。
9.1.2采购合同中必须明确付款条件及付款时限。
9.1.3采购合同必须明确供方提供票据的形式、种类、时间、方式等。
9.1.4采购合同要注明在到货地点卸车落地后验收交接，规避途中运输物资丢失、损毁的风险。
9.1.5采购合同必须明确发生违约时的解决方式及起诉地点。
9.1.6采购单位要对物资采购活动是否存有重大危险源和重要环境因素进行认真识别采购合同中要体现供方提供的产品对环境和职业健康安全方面的影响。
9.2编号管理：
物资采购合同编号统一按集团公司合同编码规则，使用18位编码。
9.3合同会审管理：
须建立采购合同会审签订程序，公开招标的集采材料的采购合同，须经公司的造价、财务、市场、审计、纪检等职能部门会审；非招标采购的材料采购合同应由公司相关部门进行会审。
项目自采及委采材料的所有合同须经项目部各部门负责人及项目经理会审。
9.4合同的签订
9.4.1签订合同（协议）前，要严格审查供方签约人的资格，签约资格确认如下：
a）签约人为法人的，应出具企业营业执照的复印件（加盖企业公章）、法人身份证明和身份证复印件；如签约人为法人委托的，应出具法人委托书和身份证复印件。
b）物资采购合同应由经办人和授权委托人签字。
9.5合同归档管理
9.5.1公司物资设备部为采购合同归档单位并建立《采购合同台账》（附件:
8）。
9.5.1各项目自采材料须建立《采购合同台帐》，文本形式的采购合同的管理由项目负责收集、整理和保管。
并上报公司物资设备部一份。
9.5.3采购合同至少要保存到合同失效后五年
10结算管理
10.1采购人员必须按月及时将采购物资报销挂账。
并依据采购合同提出付款申请。
9.2财会人员应根据材料采购合同认真审核采购付款申请，办理付款手续。
11入库管理
11.1入库验收
11.1.1各单位要配备有效的材料验收工具、器具及验收标准，执行物资验收规定。
11.1.2进入施工现场的物资由项目部材料员、保管员共同验证，如果有技术要求时，请专业技术人员协同验证，保管员要及时填写《到货点验单（物资收料流水账）》（附件:
9），验证内容包括：
a）资料验证：
核对入库材料的装箱单、化验单、合格证、质量证明，由保管员填写在《到货点验单》中。
b）数量验证：
对入库物资进行过磅、检尺、量方、点数，与入库单数量不符时按实收数为准。
----散装水泥的数量验证必须以过磅为准，同时搅拌站人员应每周根据水泥消耗量核对水泥进货量，材料员（保管员）跟踪验收。
----砂石料等散装地材，如没有过磅条件，可由材料员组织保管员共同确定车型，测量容积，确定实物量。
----各种气体的验收，要对重瓶抽查，测量其压力，以保证气体数量的真实。
----责任部门负责定期或不定期组织相关人员对散装水泥、砂石料等散装地材进行抽查，以保证实物量的准确。
并对抽查过程及结果留有记录
c）质量验证：
检查采购物资包装是否完好，有无变质、重锈、变形，规格型号是否符合规定要求。
d）品种验证：
检查采购物资品种是否齐全，包括备品备件，随机工具是否与需用计划、装箱单相符。
11.1.3如需在供方处进行验证，应按采购合同或协议中规定的验证安排及产品放行方式执行。
当工程合同规定由业主验证时，供应部门应积极配合，使业主的验证顺利进行。
但业主的验证不免除采购方提供合格物资的责任。
11.1.4进货物资如需复验由项目部工程技术人员组织实施，执行物资验证有关规定。
11.1.5在验证中发现短缺、残次、变质、不配套及无合格证或质量保证书的物资，必须做出明确标识，另行堆放，不得入库并填报质量反馈单，报告采购人员作退货、换货、提供资料等处理，如果因使用不合格品给公司造成损失，采购人员将收集证据，进行索赔处理，具体执行《不合格品管理程序》。
11.1.6对于安全防护用料的验证按《安全防护设施管理程序》执行。
对周转材料的验证视其使用的重要性进行抽查和逐件检查，并要留有检验记录。
11.1.7对紧急放行和检验待定的材料，使用单位技术员要对材料的使用地点、使用部位做出详细记录和明确标识，以便材料出现不适宜和质量问题时，进行追溯。
11.2入库手续
11.2.1根据采购物资的物权关系转移情况和进库物资的质量检验状态，物资入库手续定义为“暂估入库”和“正式入库”两种方式。
11.2.2每月（上月26日至本月25日）进场的物资，采购人员须按下列要求办理入库手续并报送财务核销记账：
a）正式入库：
物资验收合格进场一天内，材料员须到物资管理系统软件中录入材料到货信息；到月底材料发票等资料齐备后及时办理物资“正式入库”手续。
b）暂估入库：
已进场签收但月底（每月25日）材料发票未到的，或钢厂直接进货下月出材料价格的，材料员须在物资管理系统软件中办理物资“暂估入库”手续，待有关单据齐备后再办理“正式入库”手续。
11.3物资标识
11.3.1物资的标识种类
a）检验状态的标识
b）物资类别的标识
11.3.2对进入施工现场及仓库内的物资，必须进行状态标识。
a）状态标识分为四种类型
（1）待检
（2）已检待定（3）合格（4）不合格。
b）待检、已检待定及不合格产品，必须挂有标牌。
待检标识为蓝字。
已检待定、不合格标识为红字。
c）凡未挂状态标识的物资为合格物资。
11.3.3对检验合格的物资，由保管员作好类别标识，物资类别标识必须标明物资名称、规格、型号：
a）钢材及有色金属须标明材质。
b）水泥必须标明标号及产地，散装水泥要作文字标识。
c）各种气体的标识除了要有规格型号外，还要做出重瓶、空瓶及防火标识。
d）化学品、危险品除要标识规格型号外，还要注明危险及防火标识。
e）不同厂家生产的同种规格型号的同类物资，需标明生产厂家，以便追溯。
f）对顾客提供的产品，须在物资类别标识中，标明甲供字样。
11.3.4标识的移植和转移：
物资重新分堆或从仓储转移到施工现场时，按照物资原标识内容填写出库物资随行文件，使用单位负责移植并建立现场标识。
11.3.5物资标识的样式执行集团公司《集团公司标识指导手册》标准。
11.4仓储管理
11.4.1各项目根据需要设立相对标准的仓库，制定仓库保管制度，以保证验收入库物资得到妥善保存，仓库保管员要熟悉库房保管制度，仓库外必须配备明显的标识。
11.4.2物资存储管理要求：
a）对于不同类型、品种、规格、牌号、等级、批次的物资，应分开堆码并满足于“先进先出”的出库要求。
b）按照库存物资的物理、化学性能及对温度、湿度、空气、日光、雨露、防尘、虫害等防护要求，采用不同的储存条件和预防措施，满足防锈、防腐、防潮、防霉、防火、防变形、防老化或防污染等要求。
c）细小物资入库后，要设置料架管理；精密贵重物品设专柜存放；易燃易爆、有毒有害物品设专库隔离保管并到当地公安部门备案。
d）露天物资保管要堆放整齐，上盖下垫，标识清楚。
11.4.3库区内外要有明显的防火标识、标牌，并配备完好的防火器材，库管人员要熟悉使用性能，熟知灭火知识，熟记火警电话。
灭火方法不同的物资不能混放。
11.4.4物资的搬运
a）搬运作业人员应根据物资的具体形态和特性、作业环境等条件，选用适宜的搬运设备和工具，并确定相应的防护措施。
b）有特殊搬运要求的如易燃、易爆、易损或具污染特性的物资，作业前由搬运作业责任人提交特殊物资搬运方案，报公司安全管理部门批准后方可作业。
12物资消耗管理
12.1出库管理
12.1.1出库原则：
按单发料、先进先出；当面点交、限额领料；及时记账、账物一致。
12.1.2物资发放
12.1.2.1在发料、领料过程中，领料人员须持有授权人签发的材料领料单办理发领、料（出库）手续，领料单须注明用料单位、使用部位以及材料的名称、规格、型号、数量及领用的日期。
保管员在领料单数量内或规定的误差内发料，不得超发。
12.1.2.2发放人应与领料人当面清点交接，如需多批次领（提）的材料，应做出明显的标记，等物资发放完毕后及时登记台帐。
12.1.2.3保管员发料必须在现场料场发放，并逐日填写登记台账，不得以计划量或限额量一次性发料造成以领代耗。
12.1.2.4原则上无合格证或复检报告的物资不得发放。
因工程急需来不及验证或复检但需领用的物资，必须先办理《紧急放行审批表》（附件:
11）后方可发放，同时在材料发放单据和实物上标识“紧急放行”。
12.1.3财务核销
12.1.3.1物资部门必须保证物资管理系统中录入的数据准确，财务人员可以直接从系统中提取数据记账，确保财务的存货明细账与仓库实物保持一致。
12.1.3.2每月25日为财务受理采购发票截止日，业务人员须在25日前将需要核销的票据及采购结算单提交财务。
12.2消耗控制
12.2.1各项目须建立工程材料消耗定期核算制度，分别在期初、期中和期末对各项工程主要材料的消耗水平自行进行核算。
12.2.2各单位材料员须建立有关工程材料采购和供应明细台帐,并按月编报《月材料采购统计报表》
13库存管理
13.1各单位应及时建立和完善库存管理体系。
13.2库存盘点：
13.2.1盘点要求：
各单位应按要求每月对库存物资进行盘点，在年中、年末或项目结束后须进行半年度、年度或项目即时盘点。
根据盘点的结果编制有关报表，以求帐物相符。
13.2.2盘点范围：
a）各单位采购的在途物资。
b）各单位所有库存材料。
c）各单位施工项目中的所有在场材料。
d）各单位物权关系属于公司的外协队伍领用的所有工程材料。
13.2.3盘点报表要求：
a）盘点单位根据物资管理信息系统生成的“存货明细表”进行实物盘点，并根据盘点的结果编制《物资盘点明细表》（附件:
12）,将盘点情况在帐、卡上予以记录，发现问题的应及时查找原因。
b）发生质量降低、坏损、丢失等而导致数量盈亏的填写《报损表》（附件:
13）。
需经技术、安全部门鉴定，经项目经理审批后，仓库管理部门和财务部门才能做账务处理。
c）各单位半年或年终盘点，各单位要做好盘点计划，安排盘点人员，盘点结束后出据《盘点报告》；盘点资料及时归档，保存期为十年。
13.2.4存货管理：
13.2.4.1各单位应于每年6月末和12月年末，对本单位的物资存货价值进行审核。
13.2.4.2在进行物资盘点时如发现残次冷背存货，根据存货质量坏损或价值贬损的程度，分级授权进行存货价值重估和处置审批，并填报《材料存货价值重估审批表》（附件:
14）。
存货价值重估的程序执行《存货价值重估程序表》（附件17）。
14单据管理
14.1物资账务管理的基本要求是系统、严密、及时、准确。
记账凭证一般包括：
a）物资入库单据：
收料单、点验单、入库单、直入直出单、退料单、调拨单。
b）物资出库单据：
直入直出单、出库单、调拨单、退货单。
c）物资退库单据：
退料单等。
d）物资盘点单据：
盘点明细表、盘点统计表、盘点汇总表、盘点盈（亏）表、报损（废）表。
14.2收料单：
14.2.1收料单作为供需双方物资交接和物权转移的具有法律效力的购销凭证，且现场签收时供需双方须在收料单上同时签字确认并保证各联单据的签字复写一致。
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