工程项目档案培训.docx
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工程项目档案培训
工程项目档案培训
主讲人：
董爱华
一、工程项目档案取得的成绩
二、竣工档案移交中仍然存在的问题
三、造成以往工程项目竣工档案不规范的原因
四、工程项目档案编制执行标准
五、集团有关工程项目档案管理的规定
六、工程项目人员职责及要求
七、建设工程竣工档案整理基本要求及方法
八、工程项目档案验收内容
完整、真实、
系统、规范。
工程项目档案是工程建设的重要部分，它既是建设全过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据。
一份完整的工程项目档案涵盖了项目工程的立项、可行性研究、计划，施工图设计、招投标、施工、竣工及竣工验收等一系列的基本建设程序；包括工程项目前期准备文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，详实地反映了工程项目建设全过程的真实面貌，工程项目档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、完整、准确的工程建设档案是项目工程进行检修、管理、改扩建的凭证和依据。
一、工程项目档案取得的成绩――――――――――――质的飞跃
1、档案意识的提高。
施工单位档案人员能主动请教竣工档案的做法、先初步验收是否合格，经多次返修直至达到标准后才可装订成册。
2、由不移交到主动移交。
3、由编制不规范逐步走向规范，案卷质量大大提高，甚至达到精品。
二、移交中仍然存在的问题
1、案卷整理不规范、精品意识达不到。
图纸折叠不标准、装订不美观、目录编制不规范、编号书写不认真、不统一。
2、签署不完备。
a）中交和交接证书，未有设计院盖章。
b）在交工技术文件中缺少建设单位、监理单位、施工单位的审核人、编制人、编制日期的签署及公章的加盖等，或盖章不清晰、或只加盖印章未填写文字。
c）工程交接证书，工序交接记录中无质量监督机构意见、无工程接收意见d）备考表中无立卷人、审核人签字。
3、质量证明文件不齐全、合格证粘贴不规范。
4、正本交工文件中卷内存在复印件。
要求归档的文件一律采用原件，除副本外。
5、卷内目录的编制，格式不规范（字体、行间距大小不一、格式不同、页码错误、目录内容与实际内容不附、编制日期与签署日期不附等）、内容不完整（案卷题名中无标题）、字体不统一等。
6、交工技术文件案卷封面不规范：
建设单位填写与加盖印章不相附。
如马寨生活区交工文件，建设单位有的写“山东东明石化集团润邦有限公司”，加盖的却是“山东东明石化集团有限公司”公章。
7、案卷分类不科学。
卷、次不分，卷内文件分类不合理，如施工资料前后分开、批复报告与申请不相附。
8、内容不完整。
交工文件中缺少竣工验收报告，不代表竣工报告，或无验收意见。
缺打桩记录、桩位图及隐蔽工程记录等。
特别是仪表部分：
质量流量、超声波计合格证粘贴不齐全（缺少重要的）
9、竣工图制作不规范。
变更未做出标识、未在原图进行划改或划改不规范、竣工图章编制人、编制日期、审核人、监理签字不完备，还有用圆珠笔填写的现象,甚至出现代签、人名直接盖章的现象。
图纸有白图现象。
竣工图卷内目录编制时间与竣工图章中日期不一致。
10、竣工档案归档套数。
合同中规定应是两套（正副），个别单位归档一套。
11、电子文档未能与纸质文档同步归档。
12、分承包商未能及时制作竣工资料交于总承包方，不完整。
三、造成以往工程项目竣工档案不规范的原因：
1、领导不够重视，没有把工程项目档案工作纳入工程建设的议事日程，没有纳入管理。
2、技术人员档案意识差，不注意在施工过程中主动积累、收集、整理、移交档案、。
3、施工单位没有专职档案人员，案卷质量较差。
4、建设单位及监理单位对归档资料把关不严。
做的较好的单位：
中油六建
四、工程项目档案编制执行标准
1、建筑结构水电暖专业可按照《山东省建筑工程施工技术资料管理规程》。
2、《中国石油天然气炼油化工建设项目竣工验收手册》。
3、《重大建设项目档案验收办法》、《建设工程文件归档整理规范》等
4、集团公司《工程项目竣工管理标准》等
五、工程项目人员（包括建设、勘察、设计、施工、监理等单位）及档案人员职责
在《建设工程文件归档整理规范》中规定：
建设、勘察、设计、施工、监理及检测等单位应将工程文件的形成和积累纳入建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
所有的技术人员、档案人员在施工过程中一定要注意文件资料的形成、积累、收集、整理、保管及归档，对归档文件要严格把关、确保记录的真实性、完整性、系统性、规范性。
----共同的责任
具体责任:
1、建设单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有协调、监督、审核的责任。
2、监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任，应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章，组织承包单位完成交工技术文件的归档工作。
3、施工单位按照工程承包合同规定的内容、要求对其完成承担的全部安装工程，经工程交接后，应在三个月内将装订成册的交工技术文件正、副本向建设单位归档。
4、建设单位应在收到交工技术文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督机构及有关部门对其完成审核、签章确认工作，并签署和办理交工技术文件移交手续。
五、集团有关工程项目档案管理的规定
为确保工程项目档案的完整、规范，集团曾专门下发《关于加强工程项目档案管理的通知》，进一步明确要求如下：
一、工程项目档案工作应纳入工程建设日常工作计划，纳入项目负责人、项目组所有技术人员、项目档案人员及各相关职能部门的职责范围。
二、项目组成员职责：
1、项目负责人是项目档案的第一负责人，下达工作任务应与提出文件材料归档同步，负责监督工程档案的形成、积累及收集工作，协调各施工单位的档案管理工作。
2、项目技术人员是文件材料的直接形成者，负责文件材料的形成、积累及收集工作，负责竣工档案的审核、验收及移交工作。
3、项目档案人员负责文件材料的收集、图纸及变更单等的发放、整理、编目、造册、存档、移交工作。
督促、催促施工单位制作竣工图、竣工资料。
4、项目档案人员参与设备仪器的开箱验收，并将随机带来的装箱单、说明书、合格证、装配图等做好资料的接收、登记、整理、保管、利用、归档，并签署验收意见。
5、各相关职能部门应做好项目工程前期准备及施工过程中有关材料的收集、整理、归档工作。
6、施工单位、监理单位、勘察单位等应严格按照工程目档案的施工验收规范，做好交工技术文件、竣工图的编制、移交工作。
做到完整、真实、系统、规范。
竣工资料制作不符合《工程项目档案管理验收标准》的，一律退回，重新制作，财务部门不得付清工程费用，直至达到要求。
7、勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，经验收无误后双方签字、盖章方可交接。
六、工程项目文件的归档范围
与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的图表、文字、声像等文件（包括纸质、电子、光盘等），均应收集齐全，整理立卷后归档。
具体包括：
详见《工程项目档案归档范围》。
1、基本建设：
工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。
2、设备仪器档案。
3、声像档案（工程照片、录音、录像）、电子档案（光盘、磁盘）
附表：
表A.7项目建设类
序号
基本范围
保管
期限
1
综合
1.1
建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定等
30年
1.2
建设项目发展规划、计划、报告、会议记录、纪要
永久
1.3
征、租用土地（单独项目的除外）申请、报告、批复、合同、协议、说明材料
永久
1.4
厂区平面图、地下管线图
永久
1.5
统计报表
30年
2
项目准备阶段
2.1
立项文件：
项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料
永久
2.2
建设用地、征地、拆迁文件：
选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同
永久
2.3
勘察、测绘、设计及审批文件
2.3.1
工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
2.3.2
初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见
30年
2.3.3
有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
2.3.4
施工图及其说明、设计计算书
30年
2.4
招投标文件与合同书
2.4.1
勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件
30年
2.4.2
勘察设计、施工及工程监理招投标第一未中标文件
10年
2.4.3
勘察设计、施工承包及监理委托合同
30年
表A.7项目建设类（续表）
序号
基本范围
保管期限
2.5
开工审批文件
2.5.1
建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证
永久
2.5.2
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工程质量监督
30年
2.6
建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
30年
3
项目建设阶段
3.1
项目管理文件
3.1.1
规程、规范、标准、规划、方案、规定
30年
3.1.2
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
30年
3.1.3
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书
永久
3.1.4
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
永久
3.1.5
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防
永久
3.1.6
水、暖、电、气、通信、排水等供应协议以及原料、材料、燃料供应协议
30年
3.2
建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工文件
3.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
30年
3.2.2
建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录
永久
3.2.3
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单及备忘录
永久
3.2.4
施工定位测量、符合记录、地质勘探
永久
3.2.5
施工技术准备，施工现场准备，设计变更，洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录，施工记录
30年
3.2.6
焊接试验记录、施工检验、探伤记录
10年
3.2.7
焊接工程检查（验收）记录、工程质量检查评定记录、功能性试验记录
30年
3.2.8
质量事故及处理记录、竣工测量资料
永久
表A.7项目建设类（续表）
序号
基本范围
保管期限
3.2.9
交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告
永久
3.3
竣工图
永久
3.4
监理文件
3.4.1
监理规划、监理实施细则、监理部总控制计划、监理会议纪要
30年
3.4.2
进度控制：
工程开工/复工审批表、暂停令
30年
3.4.3
质量控制、质量事故报告及处理意见
30年
3.4.4
造价控制：
设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工决算审核意见书
30年
3.4.5
分包资质：
分包单位、供货单位及试验等单位资质材料
30年
3.4.6
监理通知：
有关进度、质量及造价控制的监理通知
30年
3.4.7
工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见
永久
3.4.8
费用索赔报告及审批、合同变更材料
30年
3.4.9
监理工作总结：
专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评价意见报告
30年
4
项目竣工验收
4.1
项目竣工总结、工程概况表
永久
4.2
竣工验收记录：
建筑安装工程竣工验收记录、证明书、报告、备案表，市政基础设施工程质量评定表及报验单，竣工验收证明书、报告、备案表
永久
4.3
财务决算及交付使用财产总表和财产明细表
永久
4.4
声像、缩微、电子档案
永久
5
项目运行维护与更新改造
30年
表A.8建设仪器类
序号
基本范围
保管期限
1
综合
1.1
设备管理条例、办法、方案、规定、通告等
30年
1.2
设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件
10年
1.3
设备技术管理文件
30年
表A.8设备仪器类（续表）
序号
基本范围
保管期限
1．4
设备台帐
永久
2
单台（套）设备仪器
2．1
调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件
30年
2．2
购置合同、协议
30年
2．3
洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料
30年
2．4
设备仪器开箱验收记录
30年
2．5
设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料
30年
2．6
设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料
30年
2．7
运行记录及重大事故分析处理报告
30年
2．8
设备仪器保养和大修计划、记录
30年
2．9
设备仪器检查记录、设备仪器覆历表
30年
2．10
设备改造记录和总结材料
30年
2．11
技术、质量异议的处理结果材料
永久
2．12
设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果
30年
项目工程档案归档范围（包括但不限于）
基
本
建
设
档
案
一、前期准备文件
1
立项批复、可行性研究报告、设计任务书、会议纪要、项目论证、环境预测、调查报告
2
地质勘察委托书、合同、勘察报告、水文、气象、地震等设计基础资料
3
征地申请批准文件、拆迁、补偿协议、建筑设计防火审批、工程规划许可证等
4
工程质量监督和监理文件：
监督委托书、监理合同等
二、设计文件
1
设计合同、初步设计、设计计算书、说明书、施工图纸、设计单位及施工单位提供的电子图纸、图纸分发记录
三、施工文件
1
施工合同、协议、开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要、技术交底文档
2
施工组织设计、方案、施工计划
3
原材料及半成品准确用证及出厂质量证明和试验报告
4
桩基工程记录、基础工程图、测桩报告
5
施工日志、隐蔽工程记录、基础及主体结构验收记录
6
设备、工艺、钢结构、水、电、暖、仪表等各专业有关质量监定、试验报告、质量评定报告
7
设计变更单、单项工程交验收交工验收记录
四、竣工验收文件
1
竣工图
2
竣工报告、竣工验收报告
3
工程决算
设
备
仪
器
档
案
1
设备购销合同、协议
2
设备开箱验收记录
3
设备仪器合格证、装箱单、说明书、出厂保修单、竣工图等随机图样
4
安装调试记录、检测报告等
5
运行记录及重大事故分析处理报告等
整理
七、建设工程竣工档案整理基本要求
完整、真实、
系统、规范。
无论参照《山东省建筑工程施工技术资料管理规程》，或是《中国石油天然气炼油化工建设项目竣工验收手册》，都要遵守下列要求：
1、文件材料应完整齐全符合案卷质量要求
（1）建设工程归档文件材料的内容，应是从建设项目的提出到竣工投产，交付使用过程中形成的有价值的建设工程文件材料。
―――真实性、完整性
（2）按照施工合同，施工单位向建设单位移交的档案确保两套，其中必须一份为原件。
（3）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（4）工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全，与工程实际相符合，做到图、物相符。
（5）装订一定要整齐、美观、签署一定要完备、格式一定要规范。
（5）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（6）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（7）施工单位编制竣工图、交工技术文件分别为两套，其中一套必须为原件。
（8）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm＊210mm）。
凡小于A4幅面的，一律用A4纸以五点衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。
图纸宜采用国家标准图幅。
（9）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（10）不同幅面的工程图纸采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面（297mm*210mm）,图标栏露在外面（右下角）。
（11）照片和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求。
（12）长久存储的电子文件应保证载体的有效性。
2、建设工程竣工图的编制
（1）所有竣工图均应加盖竣工图章。
1竣工图章的基本内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理、变更情况。
竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人，原则上不能代签，由竣工图的编制和修改单位负责把关。
其中，技术负责人指对该项目工程直接负责的技术人员。
②竣工图章示例如下：
80
竣工图
15
50
施工单位
7
编制人
审核人
7
技术负责人
编制日期
7
监理单位
7
总监
现场监理
7
20202020
竣工图章尺寸为：
50mm*80mm。
③竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
④利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据（加盖竣工图核定章）。
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
竣工图核定章
⑤不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3――89），采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面（297mm＊210mm），标题栏露在外面。
3、立卷的原则―――――――――分类一定要科学
（1）立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律，保持卷内建设工程文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
――――――――系统性
（2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
（3）建设工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程竣工验收文件5部分立卷。
材料较少时，可将两个以上的阶段组为一卷；材料较多时，亦可将一个阶段形成的材料按问题分为数卷。
（4）图样材料按建筑、结构、给排水、暖通、电气等专业顺序排列，视其材料的多少组成1至数卷。
（5）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
4、卷内文件的排列
（1）文件材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。
（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
5、案卷编目
（1）编制卷内文件页号符合下列规定：
1卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
2页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（2）案卷封面的编制应符合下列规定：
1案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
2档号就由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写。
3案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
4编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
5编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
6案卷封面中所填写的数字一律用阿拉伯数字。
年月日用“.”隔开。
封面建设单位名称一定与印章名称相附。
（3）卷内目录的编制应符合下列规定：
1顺序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
2文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
3编制单位：
填写文件的直接形成单位和个人。
4文件材料题名：
填写文件标题的全称。
5日期：
填写文件形成的日期或起止日，年月日用“.”隔开。
竣工图卷内目录编制时间一定要与竣工图章中日期相附。
⑥页次：
填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。
⑦卷内目录中所填写的数字一律有阿拉伯数字。
⑧卷内目录排列在卷内文件首页之前。
⑨卷内目录的编制一定与卷内材料的实际内容排列顺序相符。
⑩卷、册一定要分清（同一专业为一卷，同一专业的不同卷次为册）
（4）卷内备考表的编制应符合下列规定：
①卷内备考表主要标明卷内文件的件数、总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。
②填写立卷人姓名和立卷时间。
③填写审核人姓名和审核时间。
④卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
6、案卷装订――――――――整齐、美观
⑴案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
装订应采用白线绳三孔左侧装订法，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。
2设备仪器纸单独立卷时，可以不装订。
3装订时必须剔除金属物。
八、进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
1、工程档案齐全、系统、完整、规范。
2、工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状。
3、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图……
4、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，签章手续完备。
5、文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
要求：
正在建设的无论是勘察单位、设计单位、建设单位、施工单位、监理单位等，在建设过程中关注工程项目档案的形成、积累、整理、保管，已中交的、已竣工的工程项目，一定要及时要高标准做好竣工档案的制作、确保竣工档案的齐全完整、真实有效、系统规范。
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