标准操作规程.docx
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标准操作规程
吉昌医药股份有限公司质量管理操作规程目录
序号
标 题
文件编号
页码
1
GSP内部评审规程
JCYY-SOP-001－2016
2
2
药品采购操作规程
JCYY-SOP-002－2016
6
3
供货单位及销售人员资格审核规程
JCYY-SOP-003－2016
10
4
首营药品审核规程
JCYY-SOP-004－2016
12
5
药品销售操作规程
JCYY-SOP-005－2016
14
6
购货单位及采购、提货人员资格审核规程
JCYY-SOP-006－2016
17
7
药品收货操作规程
JCYY-SOP-007－2016
19
8
药品质量验收操作规程
JCYY-SOP-008－2016
23
9
药品入库储存操作规程
JCYY-SOP-009－2016
27
10
药品在库养护操作规程
JCYY-SOP-010－2016
30
11
药品出库复核操作规程
JCYY-SOP-011－2016
34
12
药品运输操作规程
JCYY-SOP-012－2016
37
13
药品购进退出操作规程
JCYY-SOP-013－2016
39
14
药品销售退回操作规程
JCYY-SOP-014－2016
41
15
不合格药品确认和处理操作规程
JCYY-SOP-015－2016
43
16
质量查询和质量投诉处理规程
JCYY-SOP-016－2016
47
17
计算机管理系统操作规程
JCYY-SOP-017－2016
49
18
质量风险控制管理规程
JCYY-SOP-018－2016
61
19
库房盘点盈亏处理规程
JCYY-SOP-019－2016
66
20
质量体系文件管理规程
JCYY-SOP-020－2016
69
吉昌医药股份有限公司
----标准管理（或操作）规程----
标题
GSP内部评审规程
编号：
JCYY-SOP-001－2016
部门
质管部
版本/修订
1/0
共4页
编制人
xxx
审核人
xxx
批准人
xxx
编制日期
xxxx-xx-xx
审核日期
xxxx-xx-xx
批准日期
xxxx-xx-xx
变更记录
变更原因
1．目的：
质量管理体系内部审核是通过对企业质量管理体系的运行情况进行全面的检查与评价，以核实企业质量管理工作开展的充分性、适宜性和有效性，从而不断改进质量管理工作，确保质量管理体系持续有效的运行。
2．引用文件：
2.1《药品经营质量管理规范》及其附录。
2.2公司《质量管理体系内部审核制度》。
3．适用范围：
本规程适用于公司质量管理体系的内部审核。
4.定义:
4.1质量管理：
在质量方面指挥和控制组织的协调活动。
4.2质量控制：
质量管理的一部分，致力于满足质量要求。
4.3质量管理体系：
在质量方面指挥和控制组织的管理体系。
4.4评审：
为确定质量管理达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。
4.5审核：
为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
5.职责:
5.1公司质量管理体系内部审核小组：
负责组织质量管理体系的内部审核。
5.2公司质量管理部：
负责组织审核员具体开展质量管理体系内部审核工作。
5.3审核员：
负责对审核中发现的问题，提出不符合报告，并下达“纠正和预防措施
通知单”。
6.审核范围：
质量管理体系内部审核包括:
6.1质量管理机构的设立及职责的发挥；
6.2质量管理文件的制定及执行情况；
6.3药品经营质量管理相关人员的配置及职责履行的情况和发挥；
6.4各类人员岗前培训和质量管理的培训、人员健康管理情况；
6.5设施设备的配置、使用情况；
6.6药品购进管理:
6.6.1供货方合法资格审核；
6.6.2购进药品合法性审核；
6.6.3供货方销售人员资格审核；
6.6.4引进药品合法性审核；
6.6.5购进记录及收货记录审核；
6.7药品入库质量检查验收的管理；
6.8药品储存、养护管理:
6.8.1药品规范储存管理；
6.8.2药品储存环境温湿度监控管理；
6.9药品出库与运输管理:
6.9.1药品出库复核及拼箱管理；
6.9.2药品装卸及运输管理；
6.10销售与售后服务管理：
6.10.1购货方合法资格审核；
6.10.2购货方采购人员、提货人员合法资格审核；
6.10.3药品合法销售的管理；
6.10.4销售记录及购货方提货（收货）记录管理；
6.10.5质量投诉、服务投诉和不良反应报告等；
6.11不合格药品的管理；
6.11.1不合格药品的确认；
6.11.2不合格药品的报损、销毁管理；
6.12退回药品的管理；
6.12.1销售退回药品的管理；
6.12.2购进退出药品的管理；
6.13特殊药品的进、存、销等各环节的管理。
特殊药品质量管理体系审核、药品质量审核和服务质量审核。
7.审核的对象和内容：
守法诚信经营、质量管理体系建设、组织机构设置和质量管理职责、人员与培训、质量管理体系文件、设施与设备、校准与验证、计算机系统、采购、收货与验收、储存于养护、销售、出库、运输与配送、售后管理十五个方面。
8.审核的时间：
原则上每年12月份审核一次，如出
现下列情况，根据需要及时组织内审：
8.1公司经营结构、组织机构、药品经营内容发生重大变化时,或药品经营法律法规发生变化时。
8.2药品质量如发生重大质量事故，并造成严重后果的应进行专项内部质量审核。
8.3服务质量出现重大问题或顾客投诉、新闻曝光，造成不良影响时，应进行专项
内部质量审核。
9审核规程：
9.1编制审核计划：
质管部负责编制年度审核计划，审核计划包括：
审核范围、工作方案、审核时间及日程安排等。
经公司质量负责人批准正式行文，并将“审核计划”提前发至被审核部门。
9.2制定审核标准：
以《药品经营质量管理规范》为依据，对照条款内容制定内审标准及内部评审自查表。
9.3确定审核方法：
质管部负责组织，组成由相关管理及业务人员参加的内部评审小组。
按照内审标准及内部评审表采用询问、查操作、查资料、看记录、看现场等方法，核实公司质量管理工作开展的充分性、适宜性和有效性。
9.4实施内部评审：
按照公司质量负责人审核批准的内审计划实施。
9.4.1召开首次会议内审组长介绍内审计划、目的、依据、标准、范围、人员等。
9.4.2实施现场审核内审小组按照内审标准实施现场审核，如实、准确记录发现的问题或存在的缺陷，并完成现场审核缺陷项目报告。
9.4.3召开末次会议提出评审过程中发现的问题，明确缺陷项目，内审组长和受审核部门负责人签字确认。
9.5提出整改措施：
9.5.1被审核部门要根据审核组提出的限期纠正措施，编制整改计划，经部门负责人审批后，在规定时间内组织整改。
9.5.2整改工作应在接到审核组报告10天之内完成，并同时报质量管理部门。
9.5.3跟踪：
由质管部门确定专人对各单位和部门实施的纠正措施情况及有效性进
行跟踪和验证，并作出跟踪和验证的记录。
9.6作出内审报告：
内审小组对评审的全过程应进行全面总结，并形成完整的内审报告,报告应提交质量管理领导小组审阅。
10.质量管理体系内部审核会议要做好记录。
内容包括：
会议时间、参加人员、会议内容、会议决定、参加会议者签名。
11．质量管理体系内部审核现场的所有记录和资料，由质管部归档保存。
质量审核计划、各现场的审核记录和资料、审核会议记录、审核报告、审核报告发放记录、部门纠正和预防措施书面文件、跟踪纠正和预防措施书面文件、纠正和预防措施检查跟踪资料等。
12．记录和资料保存时间为5年。
质量管理体系审核流程图:
吉昌医药股份有限公司
----标准管理（或操作）规程----
标题
药品采购操作规程
编号：
JCYY-SOP-002－2016
部门
质管部
版本/修订
1/0
共4页
编制人
xxx
审核人
xxx
批准人
xxx
编制日期
xxxx-xx-xx
审核日期
xxxx-xx-xx
批准日期
xxxx-xx-xx
变更记录
变更原因
1.目的：
确保购进药品质量符合国家规定质量标准的要求，确保药品采购活动按照法定经营范围和规定规程规范进行，防止假、劣药品进入流通领域。
2.引用文件：
2.1《药品流通监督管理办法》（局令26号）
2.2《药品经营质量管理规范》及其附录
2.3《药品采购管理制度》
2.4《供货单位及其销售人员资格审核管理制度》
2.5公司《质量管理职责》
3.适用范围：
本规程适用于本公司药品采购工作。
4.职责：
4.1采购部：
编制采购计划，拟出采购订单，选定合格供货单位及合法药品，与供货单位签订质量保证协议，签订购销合同；
4.2质管部：
审核供货单位法定资格和质量保证能力、审核药品的合法性；
4.3财务部：
审核购进药品票据的规范性，审核药品物价的合法性；
4.4企业负责人：
对本规程实施全面负责。
5.规程：
5．1首营企业和首营品种审核
对首次发生业务活动的药品生产或经营企业，除按选择供货方和评定方条件进行评价考察外，还应进行首营企业或首营品种的审核。
5.1.1首营企业：
由采购员通过计算机系统输入首营企业的基本信息，填写《首营企业审批表》，审批表附相关资料经业务部经理审核后，报质管部进行审核，质管部经理审核通过后，再报质量副总审批同意后，并打印《首营企业审批表》，质管部将资料归档，形成首营企业管理档案。
首营企业索证资料包括：
1、加盖企业原印章的《药品生产（经营）许可证》、《营业执照》及其年检证明复印件；
2、《药品生产（经营）质量管理规范》认证证书；
3、《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件；
4、企业相关印章印模；
5、相关凭证票据样张、随货同行单（票）样式（必须为机打的纸质书面凭证，发货日期可以手工标注）；
6、企业固定交易帐号信息（开户户名、开户银行及账号），开户户名必须与药品生产（经营）许可证上名称一致；
7、加盖供货单位公章原印章的药品销售人员身份证复印件；
8、加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的销售人员法人授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域、期限（不超过一年期限）。
生产企业必须列明品种名称、经营企业可以列明品种或者“本企业合法经营品种”；
9、供货单位及供货品种相关资料。
5.1.2首营品种：
由采购员通过计算机管理系统输入首营品种的基本信息，填写《首营品种审批表》，审批表附相关资料一式两份经业务部经理审核确认后，报财务进行价格审核，财务审核后报质管部进行审核，最后报质量副总审批同意后，质管部打印《首营品种审批表》，与一份首营品种资料归档，形成首营品种管理档案；同时质管部填写药品质量档案表，与另一份资料归档，形成药品质量档案。
首营品种索取资料包括：
加盖供货单位公章原印章的
1、中药材、中药饮片质量标准（依据《中国药典》或《浙江省中药饮片炮制规范》）。
2、实施批准文号管理的中药材、中药饮片索取生产批准证明文件。
3、药品检验报告书（一年以内的）。
5.2建立合格供货方档案
5.2.1评定合格的供货方，由质管部列入合格供货方目录，分发到业务部，质管部存档。
5.2.2药品只能在“合格供货方目录”规定的供货单位采购。
应坚持按需进货、择优选购、交货及时和服务满意的原则。
5.2.3质管部每年12月组织对合格供货方进行一次综合质量评定（进货质量评审），审核其质量体系、药品质量、服务质量及商品价格和适销性等是否满足规定要求。
审核合格的列入下一年度合格供货方名单，并做好评定记录，按规定归档。
5.2.4进货质量评审要求参照《药品采购质量管理制度》，
5.2.4.1参加评价的人员应包括：
业务、质管、仓储等人员。
5.2.4.2供货方评定应由质管部、业务部、仓储部等人员参加。
5.2.4.3评审方法主要有：
文件评审；样品评定；比对历史使用情况；证书确认，如果凭以上文件不能准确判断其质量保证能力时，应到供货方处实地考察。
5.2.4.4评定的内容主要有：
供货方的药品质量、服务质量、交货及时性、商品价格和适销性、社会信誉、质量体系状况等。
5.2.4.5按评定结果增减订货数量，调整进货方案，或取消供货资格。
5.3制定采购计划
5.3.1采购员负责编制药品采购计划，质量管理人员参与采购计划的制定。
5.3.2按年度制定采购计划，征求销售员、仓储部、质管部对计划所列供应商、药品品种、生产企业、采购数量的意见，并比照药监部门公布的质量公告、不良反应公告等信息，提出审核意见。
5.3.3采购计划由质管部经理、财务部、业务部经理负责审核、质量负责人批准后执行。
5.3.4短期采购文件或采购清单，如供货方及采购品种均在合格供货方及合格采购品种清单内，采购员可根据库存、销售、市场波动情况自行制定。
5.4签订采购合同
5.4.1采购应依法签订合同和质量保证协议、中药材中药饮片无硫化协议（需进行含硫量检测的中药材、中药饮片含硫量不得超过60ppm），合同的内容必须符合《合同法》的规定，详细填明包括质量要求在内的各项条款，以明确质量责任。
5.4.2正式采购合同应标明的内容包括：
签订合同地点、签约人；采购药品的品种、规格、数量、生产单位或产地、价格、交货期、交货地和质量条款；对于包装、标识、运输及其它有特殊要求的采购药品，必须在采购文件中注明相关质量内容。
5.4.3采购合同和质量保证协议中应明确的质量条款有：
5.4.3.1明确双方的质量责任；
5.4.3.2药品质量应符合《中华人民共和国药典》、《浙江省中药饮片炮制规范》、公司的质量要求及其他国家相关部门对中药材、中药饮片的质量要求；
5.4.3.3同一品种不同批号的产品需有该批号的检验报告书；
5.4.3.4进口药材应提供加盖供货方原印章《进口药材批件》复印件；
5.4.3.5包装应符合有关规定和货物运输的要求；
5.4.3.6供货单位应当按照国家规定开具发票，发票要注明品名、规格、产地、价格、数量，发票不能注明的附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码；
5.4.3.7供货单位应保证药品运输过程中的质量；
5.4.3.8供货单位应提供符合GSP规定及企业制度要求的资料，并保证提供的资料真实、有效；
5.4.3.9质保协议有效期为一年。
5.4.4采购员每次进货，均应将采购订单输入电脑，报业务部经理审批同意后保存。
5.5、保存采购记录。
5.5.1质管部应对所有供货方的评审作出记录；对供应商进行实地质量审核的应作出记录；供货方提供的证照和有关证书复印件、质量保证协议等应予整理归档。
5.5.2采购合同应由采购员归类编号，按时间装订成册；凡涉及合同履行、合同变更和解除合同的往来信件、电话记录、电报传真等均应归档。
5.5.3每次购进均须由采购员建立《药品购进记录台账》（由电脑上进行单据入业务账功能后自动形成）。
所有采购文件及相关记录应妥善保存五年。
随货凭证作为原始记录装订成册，由财务部存档。
5.6流程图:
如下图所示
进货控制流程图
是是
吉昌医药股份有限公司
----标准管理（或操作）规程----
标题
供货单位及其销售人员
资格审核规程
编号：
JCYY-SOP-003－2016
部门
质管部
版本/修订
1/0
共2页第1页
编制人
xxx
审核人
xxx
批准人
xxx
编制日期
xxxx-xx-xx
审核日期
xxxx-xx-xx
批准日期
xxxx-xx-xx
变更记录
变更原因
1.目的：
通过对供货单位及其销售人员资格合法性的审核，确保药品购销活动的规范合法及进出药品的质量符合国家质量标准要求。
2.适用范围：
本规程适用于公司药品采购工作前的供货单位资质审核。
3.引用文件：
3.1《药品管理法》及其实施条例、《药品经营质量管理规范》及其附录；
3.2《药品流通监督管理办法》（局令26号）
3.3公司《供货单位及其销售人员资格审核管理制度》；
3.4公司《质量管理职责》；
4.职责：
4.1采购部：
确定供货单位资格和质量体系运转情况，收集供货单位证照资料和人员身份资料，进入计算机系统进行《首营企业审批表》填报登记；
4.2质管部：
审核供货单位资格是否合法合格，审核销售人员授权书是否有效，审核并考察供货单位质量保证体系运转是否正常；
4.5质量负责人：
批准引进首次经营企业，并对本规程实施全面负责。
5.规程：
5.1企业法定资格的审核：
采购部收取供货企业的合法“证照”复件（《药品
生产许可证》或《药品经营许可证》、有年检证明的《营业执照》、质量体系认证的GMP/GSP证书等，需加盖供货单位公章原印章）并初审，同时审核其生产或经营的范围以及经营方式；
5.2企业其他资料审核：
收取供货单位印章印模、随货同行票据式样、《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件、开户户名、开户银行及账号并审核；
5.3销售人员合法资格认定：
收取供货单位销售人员法人委托书和身份证复
印件，审核法人委托书是否载明被授权人姓名、身份证号码、授权销售的品种、地域、期限以及公章、法人签名盖章等；
5.4质保协议审核：
审核供货单位提供的质量保证协议书，是否明确双方质量责任及协议期限。
5.5采购员登陆计算机系统首营企业审核板块填写供货企业有关信息，将供货单位资料及销售人员资料转采购部长审核，采购部长审核完毕签署意见后转质管部长审核。
5.6质管部长仔细审核供货单位企业和销售人员资料的真实性、有效性，审核供货单位质量保证能力，确认合法合格后，签署审核意见。
5.7质量负责人根据质管部长审核结论，做出是否同意的批准结论。
吉昌医药股份有限公司
----标准管理（或操作）规程----
标题
首营药品审核规程
编号：
JCYY-SOP-004－2016
部门
质管部
版本/修订
1/0
共2页
编制人
xxx
审核人
xxx
批准人
xxx
编制日期
xxxx-xx-xx
审核日期
xxxx-xx-xx
批准日期
xxxx-xx-xx
变更记录
变更原因
1.目的：
通过对首营药品品种资格合法性的审核，确保购销药品的质量符合国家质量标准要求。
2.适用范围：
本程序适用于公司药品采购工作。
3.引用文件：
3.1《药品管理法》及其实施条例、《药品经营质量管理规范》及其附录；
3.2《药品流通监督管理办法》（局令26号）
3.3公司《首营品种审核管理制度》；
3.4公司《质量管理职责》
4.职责：
4.1采购部：
确定供货单位资格和质量体系运转情况，收集供货单位所供品种资料，进入计算机系统进行《首营药品审批表》填报登记；
4.2质管部长：
审核拟引进药品资格是否合法合格；
4.3财务部长：
审核引进药品价格是否符合国家物价政策，是否符合市场供求调节平衡；
4.4质量负责人：
批准引进首次经营药品品种，并对本规程实施全面负责。
5．规程：
5.1采购部收取加盖供货单位公章原印章的药品生产或者进口批准证明文件复
印件（药品生产注册证或进口注册证）及药用包材的质量标准，审核药品是否有法定的批准文号（国家未规定的除外），药用包材是否符合要求。
5.2采购部尽量收取药品现行有效的质量标准（《中国药典》或局标）、药品说明书、现行包装小样、物件批文等，审核药品是否合法合格。
5.3采购员登陆计算机系统首营药品审核板块填写首营药品有关信息，将首营药品资料转采购部长审核，采购部长审核完毕签署意见后转质管部长审核。
5.4质管部长仔细审核首营药品资料的真实性、有效性，确认合法合格，签署审
核意见后转财务部长审核。
5.5财务部长审核首营药品的物价资料，查验其是否符合国家物价政策。
5.6质量负责人根据质管部、财务部审核结论，做出是否同意的批准结论。
吉昌医药股份有限公司
----标准管理（或操作）规程----
标题
药品销售操作规程
编号：
JCYY-SOP-005－2016
部门
质管部
版本/修订
1/0
共3页
编制人
xxx
审核人
xxx
批准人
xxx
编制日期
xxxx-xx-xx
审核日期
xxxx-xx-xx
批准日期
xxxx-xx-xx
变更记录
变更原因
1、目的：
确保销售药品质量符合国家规定质量标准的要求，确保药品销售活动按照法定经营范围和规定规程规范进行，防止假、劣药品进入流通领域。
2.引用文件：
2.1《药品流通监督管理办法》（局令26号）
2.2《药品经营质量管理规范》及其附录
2.3《药品销售管理制度》
2.4《购货单位及其采购、提货人员资格审核管理制度》
2.5公司《质量管理职责》
3、适用范围：
适用于销售部开展药品销售工作。
4、职责：
4.1销售员：
负责拟购货单位的选择、送审及销售实施的具体工作；
4.2销售部长：
负责监督本部门员工实施销售管理规程；
4.3质管部长：
负责收审销售部报送的客户资质；
4.4质量负责人：
负责审批报送的客户资质。
5、定义：
首营客户：
销售药品时，与本公司首次发生业务关系的药品生产或经营企业及医疗机构。
6、内容：
6.1索取：
6.1.1销售人员按《药品销售管理制度》所要求索取材料的内容，向购货单位索取相关资质材料。
6.1.2销售人员通过授权及密码登录计算机系统后，将购货单位数据信息及商品信
息录入计算机系统，报请本部门负责人初审。
6.2初审：
6.2.1销售部长通过授权密码登录后，将购货单位资质材料对照计算机系统网络数据信息进行逐项清理、核对、确认其是否已收集齐全；
6.2.2销售部长在初审过程中如发现如下问题，应将该购货单位材料退回经办销售员处，待符合条件后重新审核。
6.2.2.1购货单位纸质材料未按规定收集齐全；
6.2.2.2购货单位纸质材料未加盖供货单位原印章；
6.2.2.3经办销售员网上登记购货单位或品种信息出现错误；
6.2.2.4购货单位拟采购品种与资质文件中核定的范围是否一致。
6.2.2.5购货单位采购人员身份与授权不符
6.2.2.6购货单位采购人员的采购行为不在委托授权范围内。
7.3送审：
7.3.1销售部将购货单位相关材料送达质管部，交质管员接收，由质管部启动《购货单位及采购、提货人员资格审核规程》。
7.3.2销售人员通过内部网络查询所提交的购货单位资质审核状态，状态如果为“通过”时销售部组织实施销售。
7.4实施销售：
7.4.1与购货单位签订药品销售合同，明确品名、规格、产地、数量、单价、金额、送货方式、收货地点、付款方式等内容；同时与其签订质量保证协议书。
7.4.2向购货单位出具合法票据，票据内容包括：
销售发票（清单）、随货同行单（票）、同批次药品检验报告单。
7.4.3制定销售订单
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