OA智能化的协同办公与管理系统需求文档资料.docx

OA智能化的协同办公与管理系统需求文档资料.docx

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OA智能化的协同办公与管理系统需求文档资料

智能化的OA协同办公管理系统

1．智能化的OA协同办公管理系统简介

∙办公自动化信息中心，是高效率、低成本、跨区域管理的办公自动化解决方案，是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统软件,集中了成熟的数据技术与管理思想，能有效提高企业的内部管理和工作效率，降低经营成本。

∙方案基于Internet技术，完全采用B/S体系结构的办公系统。

系统使得信息在部门内部和部门之间传递效率极大提高,信息传递过程中耗费降到最低。

办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来,参与更多的富于思考性和创造性的工作。

∙方案开发费用低廉，易于实施，员工可以在任何地方利用任何一台可上网的电脑参与公司工作，突破区域限制，真正实现移动办公；可根据企业的行业特点、管理模式进行定制.

2。

OA实现目标

∙提高办公效率

办公系统充分利用互联网通信技术，改变了传统的办公方式，将办公系统建立在互联网上，使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化,用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高.

∙文件管理自动化

通过系统,将公司所有文件发布到系统中，一方面实现了文件的存档，另一方面方便了公司员工查询,可建立各种不同目录和数量的文件柜.文件管理自动化将为贵公司节省大量纸张、复印、文件柜等办公费用.　　

∙规范工作流程

可将公司工作流程文件放入系统，便于各级部门的审批、查阅，规范公司各岗位的工作规范。

个人信息和日程管理,协助员工工作更出色

∙节省企业的办公费用

节省支出，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志；

∙新的信息交流方式，全面的资源和信息共享

单位各级部门之间及员工通过电子邮件,BBS、即时信息、手机短信息发送等方式互相交流，改善了单位的通讯环境。

单位内部各部门、员工之间信息和资源的全面共享,消除信息孤岛.

∙良好的协同工作环境

在网上各部门之间实现科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境,让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力，让企业更具活力.

∙实现基于电脑网络的知识管理和网络培训

通过办公系统提升企业员工的素质；利用公共信息库，共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬。

∙内部网与INTERNET的平滑集成

改善了单位与外部的信息交流方式，提高自身形象，增强企业市场竞争力。

可实现远程对异地子公司的报表汇总、指令发布、技术支持等。

∙高效的决策支持

办公系统为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全局的业务、财务、人事情况，为领导者决策调整提供支持.为各机关和企业等提供高效、安全、智能化的网络办公环境,加强办公流程的管理,增强办公的协调性，扩大信息通道，从而提高单位的在线管理水平。

3。

可实现特点

∙基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器,且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件,不需要做额外的使用培训.

∙设置灵活、完善的安全管理和审批、工作流机制，可灵活设置审批路径、审批权限等工作流程。

∙具有良好的适应性,客户端零维护，避免了C/S模式麻烦的系统维护过程，系统管理员从此不再需要两头奔波。

∙方便的系统流程和配置管理。

∙提供用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的安全管理机制,为系统正常运转提供安全保障。

∙良好的系统开放能力和可扩展性，使企业轻松架构Internet应用。

4。

软件功能

项目描述:

OA办公自动化系统为提高企业的运作效率、节省企业的办公费用、全面提升企业的核心竞争力而设计。

该系统通过提供完善的管理与统计功能，实现无纸化办公、节省资源、优化企业管理流程，提高企业的管理水平和决策能力。

将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善。

该系统适用于企业、事业单位、政府机关用户的办公管理系统.该系统包括:

用户管理、信息管理、邮件系统、审批流程、表单自定义、智能搜索等管理模块,涵盖办公管理的各项事务，实现提高企业的运作效率、节省企业的办公费用，具有功能完善、技术先进、操作方便、高效安全、易于实施等特点。

该系统构建在关系型数据库基础上，采用J2EE体系构建应用,主要采用B/S模式的多层应用结构和Struts2.3+Hibernate3。

5+Spring3。

2三大开源框架,以模型组建方式开发、以Web方式部署，功能强大，维护方便具有广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。

功能模块描述：

模块

功能

规则

人力资源管理

部门管理

部门列表：

列表显示所有部门、上级部门、负责人

新建部门：

可以指定上级部门、该部门有哪些职位和部门经理

修改部门：

修改页面显示部门信息供修改

部门的上级部门要在下拉框中默认显示

要显示该部门的职位、负责人，并可以修改

删除部门：

有员工的部门不能删除，必须先删除员工

有下级部门的部门必须先删除下级部门

员工管理

列表员工:

分页显示员工信息

新建员工：

新建员工时可以指定部门和职位

删除员工:

员工不能真正从数据库删除，只能标记为不可用

员工离职和复职：

将员工表示为离职，可以将离职的员工恢复原职

人事档案管理

实现档案信息管理与统计分析合同到期、员工转正、退休的预警

记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，并可设置到期提醒功能

考勤管理

实现上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记，支持设置排版

类型、考勤管理人员、免签人员、上下班登记的时间段、公休日、

节假日,提供考勤数据统计分析与管理人员考核，支持考核指标集

定义、考核任务管理,有助于将员工考核、管理人员考核日常化

培训管理

对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理，支

持及时信息提醒

招聘管理

发布招聘信息,不同的职位、人以不同的方式发送

随时显示职位空缺，提供基本信息、职位说明，对职位的具体要求，

申请该职位必备条件等的管理

分类建立应聘人员档案库，便于查询检索

可根据自定义规则，批量安排面试时间

录用人员自动转入员工信息库，未被录用的录入可备用人才库里

权

限

管

理

角色管理

可以添加、删除角色

角色成员管理

角色列表中点成员管理弹出页面通过两个多选下拉框实现选择成员并能显示已有成员,能设置成功

双击角色，展开显示成员

角色权限管理

角色列表中点权限设置弹出页面列出所有功能，通过复选框选择

默认已选择已分配的功能

可以再分配功能并能保存成功

权限控制

对不需要进行权限控制的功能,所有用户均可访问

对需要控制的功能，必须是授权用户才能访问

无权访问时，跳到提示无权限的页面

信

息

管

理

信息交流

有信息编辑器（fckeditor），编辑后的信息可通过新闻、公告、通知、电子期刊、大事记发布各种信息文件，与内部成员的沟通交流、文件传递，也用于系统的事务消息发送，如工作跟踪督办.

用户可以根据本身实际情况自定义信息栏目名称、层次结构，可设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理

可浏览、修改和删除信息

文章管理、

文章的发布、删除、下载都可以有严格的权限设置。

文章支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、PDF、图片等各种文件格式。

栏目

自定义管理

可扩展栏目，可以在其中设置各种栏目，并上传相关文档。

可自行对栏目（包含一二级栏目）进行排序，可修改栏目名称，可以指定人员对栏目进行维护，包括设置栏目、访问权限，直接上传、删除、保存文档等，有权限访问者可以下载其中文件。

档案管理

按访问权限查阅内部公用文档等信息.可定义无限级子目录，严密的权限控制，可分别授予用户添加、查看、修改、删除、打印等权限

图书管理

对图书资料的登记入库、借阅、归还的全面管理，提供方便的检索功能

车辆管理

对单位的车辆状况，修理及使用情况进行登记管理,可完成用车申请、审批、调整用车时间、派车、收车的整个过程

资源管理

能定义各种资源条目（如电脑等固定资产），根据不同的资源制定资源相关的字段。

实现对企业资源的登记、维护、外借、归还、损坏、报废等管理。

会议管理

对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理,同时可以查询显

示会议室的相关信息，完成各种会议的申请，向相关人员发送会议

通知

记录查询会议安排、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、

会议信息查询、记录会议室状况

下载中心

单位可以将平时积累的文摘、收集的信息、经常需要使用到的工具、文件、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行统一管理，便于需要的时候及时查阅下载，而不必再东寻西找,浪费时间。

系统运行中需要下载的OA助手、控件等也在此下载。

工作日程

可以按日、周、月计划自己的工作内容,清楚的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，便于用户统筹安排工作,调整进度，及时跟进,彻底执行，确保各项工作的顺利完成.

工作计划

做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划,任务目标等,在目标的指导下开展工作。

工作总结

个人可以增加自己的工作总结，并可将个人工作计划转为总结，每天增加的总结会立刻形成在“周报"中，部门负责人可查看本部门员工的工作总结,单位领导可查看整个单位的工作总结.

个人考勤

包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、个人考勤查询等内容。

上下班登记相当于网上签到，既方便又防止作假。

在个人办公中的“今日外出人员”可以方便用户查询当日员工外出情况。

智

能

搜

索

智能搜索引擎

帮助用户从庞大的资料库中，使用搜索的方法快速获取有用的信息

把最相关的结果排在最前面支持相关度检索算法，通过对全局所有文档建立索引，使用智能算法，实现相关度检索结果

4.1人力资源管理

Ø4.1。

1、用户信息管理：

用户列表，录入用户信息

Ø4.1。

2、部门管理:

对企业部门的组织架构进行划分和设定，包括:

设定部门名称、部门负责人、以及各部门的层次架构，从而建立起各部门之间的关联关系。

部门列表：

列表显示所有部门、上级部门、负责人

新建部门：

可以指定上级部门、该部门有哪些职位和部门经理

修改部门：

修改页面显示部门信息供修改

部门的上级部门要在下拉框中默认显示

要显示该部门的职位、负责人，并可以修改

删除部门:

有员工的部门不能删除，必须先删除员工

有下级部门的部门必须先删除下级部门

Ø4。

1。

3、员工管理：

新建员工：

可以在新建员工同时指定账号密码一起保存

可以同时录入员工的多个工作经历一起保存

删除员工：

有申请单未审批的具有审批权限的审批人不能删除，并列出待审的申请单，可以同时录入员工的工作信息并一起保存

员工列表：

树形显示部门,点击树中部门列出部门下员工

可以根据姓名、部门、职位、学历等任意查询

员工不能真正从数据库删除，只能标记为不可用

姓名提供输入建议（SearchSuggest）

员工调动：

在员工列表点调动弹出页面选择目标部门、职位

职位通过部门过滤

可在员工列表中点员工查看调动历史，可以调动成功

员工离职/复职:

可将员工设为离职，可将离职的员工改为复职.

Ø4.1。

4、人事档案管理及劳动合同管理：

实现档案信息管理与统计分析合同到期、员工转正、退休的预警。

记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止,并可设置到期提醒功能.建各种不同合同版本，供订立、变更、解除、批转。

劳动合同分类统计,并转入档案等模块，合同到期自动提示。

Ø4.1。

5、考勤管理:

对单位考勤的全方面管理，包含记录员工的考勤异常情况，设置休息日,记录请假信息，设置上下班签到签退时间，生成考勤日报、月报，查询、自定义打印统计报表.实现上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记,支持设置排版类型、考勤管理人员、免签人员、上下班登记的时间段、公休日、节假日，提供考勤数据统计分析与管理人员考核,支持考核指标集定义、考核任务管理，有助于将员工考核、管理人员考核日常化.

1）绩效考核系统设计了一个用户可以自己定义绩效考核的项目和绩效考核的类别的平台；提供了可以满足关键指标KPI、平衡积分卡BSC、目标管理OPM、经济增长值EVA的各种考核方式的考核设置模式。

2）考核可按不同的职务设置不同的考核标准、考核试卷、考核时间。

3）系统提供多种考评方式供用户根据实际情况选择。

4）考核的结果可按部门及个人进行查询，按业绩态度，能多个方面排序。

Ø4.1。

5、劳资管理：

允许设置工资项目、定义计算公式，通过管理工资流程，实现部门效益工资上报、财务录入、统计分析、工资条通过内部邮件和手机短信发放

Ø4。

1。

6、福利管理:

对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记，打印统计报表；可自定义保险的名称以及相关的参数

Ø4.1。

7、培训管理:

对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理,支持及时信息提醒

Ø4。

1.8、招聘管理：

1）部门的岗位需求登记、审批流程。

时信息提醒

2）发布招聘信息，以不同职位、人数而选择不同招聘方式把信息发出去。

3）随时显示职位空缺信息，针对不同的职位空缺，提供基本信息、职位说明、对职位的具体要求、申请该职痊必备条件等的管理。

4）分类建立应聘人员档案库，便于查询检索。

5）可根据自定义规则批量安排面试时间,相关人员面试后评价自动存储并汇总到人力资源部门。

6）录用人员数据自动转人员工信息库。

7）未录用人员转入后备人才库，以备今后查询。

4。

2权限管理

4.2。

1、角色管理：

可以添加、删除角色

4。

2。

2、角色成员管理:

角色列表中点成员管理弹出页面通过两个多选下拉框实现选择成员并能显示已有成员，能设置成功.

双击角色，展开显示成员

4。

2。

3、角色权限管理:

角色列表中点权限设置弹出页面列出所有功能

通过复选框选择默认已选择已分配的功能

可以再分配功能并能保存成功

4.2。

4、权限控制：

对不需要进行权限控制的功能，所有用户均可访问

对需要控制的功能，必须是授权用户才能访问

无权访问时，跳到提示无权限的页面

4.3信息管理

Ø4。

3。

1、信息交流:

有信息编辑器，编辑后的信息可通过新闻、公告、通知、电子期刊、大事记发布各种信息文件，与内部成员的沟通交流、文件传递，也用于系统的事务消息发送，如工作跟踪督办.

用户可以根据本身实际情况自定义信息栏目名称、层次结构，可设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理

可浏览、修改和删除信息

Ø4.3。

3、企业论坛：

可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论

Ø4。

3.4、文章管理:

Ø4.3。

5、信息交流：

Ø4。

3。

6、信息交流:

Ø4.3。

7、信息交流:

Ø4。

3.8、信息交流：

Ø4。

3.9、信息交流：

Ø4.3。

1、信息交流:

Ø4。

3。

1、信息交流：

Ø4.3。

1、信息交流:

Ø4。

3.1、信息交流：

档案管理模块基于知识管理模式，既支持传统以案卷为模式的管理，也支持以知识库为模式的档案管理，同时支持最新的单文档案卷管理模式。

各种重要文献（包括收文、发文、会议纪要、刊物信息等等），以及自定义流程生成的文档资料，都可以汇总到档案管理模块，进行统一、高效、标准的管理.该模块支持三级目录管理:

档案种类（全宗）目录——-—案卷级目录----文件级目录，可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理。

●档案管理包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理等部分，从档案著录、文件自动归档到主题词自动标引、档案信息统计、档案检索、打印输出等。

●可由档案管理员在后台管理定义基础数据,包括主题词、档案密级。

●档案管理系统提供了很强的自定义功能，包括定义档案的分类、案卷的字段以及字段的相关属性、卷内文件的字段以及字段的相关属性。

●在使用档案前，需要由档案管理员定义档案分类以及分类下的案卷字段、文件字段。

●档案有二级分类，两级分类下都可定义档案的案卷字段、文件字段。

如果一级分类已经定义字段，在这个一级分类下不能再增加二级分类。

●案卷字段和文件字段定义包括了可以增加字段，指定字段的名称，指定字段的类型、长度;可以指定在编辑时的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件），如果选择的是下拉列表则需要对应数据词典；可以指定控件的长度是一行还是半行；可以指定该字段是否出现在案卷管理或者卷内文件管理的列表中，同时可以指定宽度以及在列表中的顺序，宽度为0时表示不指定宽度。

字段定义中不能删除字段,如果一个字段已经不需要，可在“需要”属性中选择。

●后台管理中的数据词典对应字段定义中的数据词典。

●对于密级高的保密档案我们提供了阅读权限和借阅审批授权的功能。

●后台管理中的借阅流程提供了借阅审批流程模板。

针对某一密级下的某一分类可套用一个审批流程模板。

●在阅读权限里可针对某一密级下的某一分类指定可以阅读该类档案的人员、职务；如果可以阅读的不是“全体人员”的选项，则需要选择“授权人员”，指定的授权人员拥有可以授权其他人员阅读本类档案的权限，这在档案借阅审批流程的默认流程中使用。

●指定某类档案的阅读权限后，才可以指定借阅流程。

默认流程由申请人发向部级部门负责人、再发到授权人.在系统管理中指定了部门级别的部门为部级部门。

部级部门负责人为申请人所在部门及直系上级部门中是部级的部门负责人;如果有多个直系上级部门是部级部门时，只选择最高级别的部门。

如果默认流程不能满足要求,则可以使用自定义的审批流程模板。

●档案管理系统还提供了档案销毁管理。

档案管理员在后台的销毁流程中定义档案销毁审批流程模板。

在全宗管理、案卷管理、卷内文件管理中可进行销毁档案申请,可同时选择多个全宗、案卷或者文件,在填写销毁原因后，可套用审批模板也可以直接选择审批人员。

相关档案的审批、销毁操作在“销毁管理”中进行。

审批办结后，档案管理人员在销毁管理的申请列表中点击“查看"进入，可进行销毁操作，销毁时需要填写销毁说明,销毁操作有记录。

●档案管理中全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、收文管理等模块均提供了详尽的统计、查询、打印、打印设置、分页、点击标题排序的功能.

●全宗管理提供了全宗的著录、编制、删除、销毁、全宗历史记录功能.

●案卷管理提供了著录、编制、删除、销毁、案卷历史记录、以及综合查询功能。

可通过选择不同的分类进入案卷。

著录档案时可设定是否提醒功能，提醒的时间参照是“有效期限”，可设定提前多少天提醒.对于可查看的案卷,提供了“借阅”的功能；对于不能查看的案卷，提供了“申请”的功能，申请通过后才有“借阅”功能.点击案卷名称可进入该案卷的卷内文件。

●卷内文件管理提供了著录、编制、删除、销毁、以及综合查询功能。

可通过选择案卷下拉列表进入该案卷下的文件，也可以通过点击案卷树进入文件。

当档案分类和案卷众多时。

●案卷树将很实用.卷内文件有附件、编辑器。

●公文管理、公告等归档将进入档案的归档文件管理。

归档文件著录时,可选择具体的案卷,编辑后与卷内文件联在一起。

著录后不再出现在归档文件列表中，在查看相关的卷内文件时，可直接查看归档文件信息。

归档文件支持附件、正文。

●收文管理可以自行添加,在著录时,可选择具体的案卷，编辑后与卷内文件联在一起.

●著录后不再出现在收文管理列表中，在查看相关的卷内文件时，可直接查看收文文件信息.收文管理支持附件，有统计功能。

在著录前可进行传阅，可以查看到传阅的接收情况。

接收人员在收文管理的接收传阅中可以接收到传来的文件。

●当用户在案卷管理、卷内文件管理针对具体档案提出借阅申请或者借阅后，管理人员在借阅管理中进行审批和操作.借阅管理中可以查看到借阅历史情况，这里包括已经取消的、已经归还的以及已经否决的；管理人员在借阅办理中操作借阅情况，如取消借阅、借阅登记、归还登记；在借档案列出了登陆用户本身已经提出的申请和在借的档案，自己可做取消操作.

即时通讯

以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。

在线用户会在瞬间收到提示，离线用户在登录时会得到提示。

●将其他模块与此功能结合，如果用户有新的文件，消息，邮件，待办事情，系统将

以即时通讯的方式告知用户。

●可以用于掌握同事的动向，当同事外出或离线时可以在第一时间知道他的行踪.

●并支持信息群发,可以选择某个部门、全体员工或自行选择多人进行群发。

●可结合手机短信模块,将消息发送到用户手机上。

●信息到达时有声音提示。

日程安排

用户可以通过查看日历、选定日程表的不同时段来安排每天的事件，私人约会和任务。

●可将公告栏、邮件的有关内容转入日程.

●可设置定时提醒。

●可为他人安排日程。

●对一些不定时的日程，可设置为全天事件。

●对于重复性的日程，如周例会等，可设置定期重复日程安排。

通讯薄

通讯薄帮助用户对名片或通讯录进行登记、管理和查询，可根据需要将名片设为共享或私有。

此通讯录集成了个人通讯录、员工通讯录、公共通讯录三部分。

既可独立使用，又可被电子邮件等模块调用。

●通讯录查询分为匹配查询、模糊查询和全文索引晃,每个人都能看到自己的名片夹

及共享的名片夹。

●普通用户可在个人通讯录添加通讯信息（可根据需要设置为私有或共享）;授权用户

可在公共通讯录添加人员通讯信息.内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息（从人事档案中直接生成）。

●在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理。

且每个通讯录组可指

定一个或几个工作人员对信息进行维护。

●可将OUTLOOK通讯录导入进来。

通讯录可实现转发功能。

●并可将通讯录设置成名片格式。

●可以按字段排序（系统里绝大部分模块都可以按字段排序）。

手机短信

完美的集成了手机短信的服务及功能，用于系统内的信息传递与沟通，允许用户有选择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员，为移动办公奠定最初的基石。

●实现与极品协同办公系统中公文流转、会议通知、邮件系统、工作流等的短信提醒.

●可以进行短信的群发，可对发送短信数目控制、发送情况统计。

三、公共信息

公共信息是整个系统的重要组成部分，可以发布各类信息,是单位信息发布的平台，使单位的新闻、通知、公告、规章制度、各种类型文档等能快速传播;收集单位的各类信息资源，文档资料，专家技能,形成内部的知识库,实现知识的快速传播与共享，从而提高团队的学习能力，快速响应能力,提高员工技能素质。

系统将公共信息分为：

公告栏、论坛、知识管理、规章制度、常用电话、邮编区号、列车航班、天气预报、政策法规、意见箱。

公告栏

公告栏主要用于发布重要、正式信息，如新闻、重要决策、通知等。

公告栏内根据自己的需要定制多个栏目，授权人员可在相应栏目或发布管理文章。

●电子公告支持全文检索功能，可按标题、日期、作者等进行检索、查询自己感兴趣

的公告.

●可以按发布日期、标题、作者等字段进行排序.

●能分等级下发,可带附件下载，分等级查看，可回执.

●未读的公告以“new”显示，并可将重要公告置顶。

论坛

论坛是员工之间相互沟通和协作的渠道，在这里员工可提出问题，或答复他人的问题，也可以就某个问题共同参与，展开讨论。

论坛可设置多个版面,用户可在各版面提出话题参与讨论,发帖子时采用实名记录制。

●论坛功能强大，支持表情、同主题阅读、精华区、被阅读次数、回贴数、检索（根据作者、日期、标题检索）等功能，分类别、分话题地存放用户发表的文章。

论坛区和版面由