文件控制程序的基本要求文件控制程序范本.docx
《文件控制程序的基本要求文件控制程序范本.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件控制程序的基本要求文件控制程序范本.docx（65页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
文件控制程序的基本要求文件控制程序范本
文件控制程序的基本要求【文件控制程序范本】
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
文件控制程序
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
1目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关环节使用文件为有效版本。
2范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1所长负责批准发布质量手册。
3.2管理者代表负责审核质量手册。
3.3办公室负责相关文件的编制、发放和保管，并负责对现有体系文件进行定期评审。
3.4办公室负责与质量管理体系有关的文件的收集、和归档等。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1质量手册（包含了所有过程控制的程序文件），由办公室备案保存。
4.1.2商检所第二级质量管理体系文件分为两类：
a.检务、检验以及相关部门运行质量管理体系的常用实施细则：
包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范、各类操作规程等）；部门质量记录文件等。
由相关部门核和岗位自行保存并报办公室备案、存档；
b.其他质量文件：
可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、工作规划
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
或其他标准、规范等。
由检务室室保存、使用。
4.1.3商检所管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策法规文件、质量记录等，由办公室保存。
4.2文件编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a.质量手册：
b.程序文件
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
C.作业指导书
标准版本年号
d.质量记录：
记录编号
e.检验报告:
要求1.编码顺序和规定的字符数不得变动，否则视为不合格报告。
2.为便于查找和检索，从申报到取送样、初检、检验报告使用相同编号。
4.3文件的编写、审核、批准、发放
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
文件发布前应得到批准，以确保文件是充分的和适宜的：
a.质量手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报所长批准发布，由办公室负责登记、发放；
b.应确保文件在使用场所得到适用版本，文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4文件的受控状态
文件分为受控、非受控、作废留用、作废四类。
a.凡与质量体系运行紧密相关的文件应受控，由各部门按规定执行，所有受控文件要在其封面右上角加盖表明受控状态的蓝色印章，注明分发号。
外来标准和目录的单行本需加盖受控章，并注明分发号和时间。
b.非受控文件要在其封面右上角加盖表明非受控状态的红色印章，注明分发号和时间。
c.作废留用的文件要在其封面右上角加盖表明作废留用状态的红色印章，注明编号和留用时间。
留用期限最长为半年，半年后如仍需留用，应再加盖作废留用章。
d.作废文件要在其封面右上角加盖表明作废状态的红色印章，注明编号和作废时间。
每两年一次移交处档案室。
4.5文件的更改
质量手册其他文件由各分所提出更改意见，办公室组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报所长批准后更改。
办公室要保留文件更改内容的记录并将原有文件收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6文件的借阅和领用
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
a.文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经、由办公室检务资料岗同意后方可借阅和领用。
b.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放人应做好相应发放签收记录。
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放于干燥通风，安全的地方。
b.各部门文件由本部门资料员保管。
按季度移交检务室室，检务室每年进行一次归档。
存放两年的资料移交处档案室。
。
c.任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2文件的借阅、复制
借阅、复制与质量体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，经管理者代表审批后方可借阅、复制。
复制的受控文件必须由资料员登记编号。
4.8外来文件的控制
4.8.1办公室收到外来文件，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的版本，统一编号，加盖受控印章，分发到检验岗位使用，并把旧标准收回。
4.9每年二月份由办公室组织对现有质量体系文件进行定期评审，各岗位结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10对乘载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
5相关文件
《质量记录控制程序》
6质量记录
《文件发放、回收记录》
《文件借阅、复制记录》
《文件更改申请》
《商检所受控文件清单》
《商检所非受控文件清单》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
质量记录控制程序
CQQC/SJSQP402-9001:
2000
1目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制.
2范围
适用为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3职责
3.1检务室负责监督、管理商检所各检验室二年内的质量记录。
3.2检验室超过一年的质量记录交检务室并移交处档案室。
4程序
4.1质量记录填写
4.1.1质量记录填写要及时、真实、内容完整，字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目检验人员人签名，不允许空白。
4.1.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
机制打印的单据，检验报告，手写无效。
4.2质量记录的保存、保管和更改
质量记录的保存、保管和更改与《文件控制程序》4.5、4.6、4.7条规定内容相同。
4.3记录格式
4.7.1两分所的质量记录格式，由检务室负责编制，管理者代表批准后，分别由
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
办公室印制，并负责发放登记。
4.7.2各检验室可根据工作需要，提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》。
5相关文件
《文件控制程序》
6质量记录
《质量记录清单》
《质量记录发放登记表》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
测量和监控装置的控制程序
CQQC/SJSQP701-9001:
2000
1目的
对用于产品测量和监控装置进行控制，确保测量和监控结果的准确性。
2范围
适用于对产品和过程进行测量和监控用的装置、软件等。
3职责
3.1办公室负责对测量、监控设备的管理、控制；根据需要编制测量监控装置的校验计划；
3.2检务室负责对偏离校准状态的测量、监控设备的追踪处理；
3.3办公室负责对测量和监控设备操作人员的培训、考核。
4程序
4.1测量和监控设备的采购及验收
根据所需测量能力和测量要求配置测量和监控设备，对其的采购和验收，执行《采购控制程序》中的管理规定。
4.2测量和监控设备的初次校准
经验收合格的测量和监控设备，由办公室负责送国家计量部门检定，合格后方能发放使用。
对合格品应贴上表明其状态的唯一性标识；建立《商检所检测设备仪器仪表一览表》，记录设备的编号、名称、规格型号、精度等级、生产厂家、校准周期、校准日期、放置地点等；并认真填写一览表。
4.3测量、监控设备的周期校准
4.3.1每年十月份办公室编制下一年度计量校准计划，根据计划执行周期校准。
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
由办公室负责联系国家计量部门进行校准，并获取校准报告或合格证。
4.4测量、监控设备的使用、搬运、维护和贮存控制
4.4.1在使用测量、监控设备前，应按规定检查设备是否工作正常，是否在校准有效期内。
4.4.2使用者应严格按照使用说明书或操作规程使用设备，确保设备的测量和监控能力与要求相一致，防止发生可能使校准失效的调整。
4.4.3使用者在测量监控设备的搬运、维护和贮存过程中，要遵守使用说明书和操作规程的要求，防止其损坏或失效。
使用后要按规定进行维护和保养。
4.5测量、监控设备偏离校准状态的控制
4.5.1使用者发现检测设备偏离校准状态时，应停止使用检测工作，及时报告办公室。
办公室应组织对设备故障进行分析、维修并重新校准，采取相应的纠正措施。
不准私自将设备送外维修。
4.5.2对无法修复的设备，经办公室主任确认后，由所长批准报废或作相应的处理。
4.6测量、监控设备的环境要求
测量、监控设备的使用环境应符合相关技术文件的规定并记录环境条件，由检务室负责监督检查。
4.7对检测人员的要求
4.7.1专业检测人员需经国家计量部培训，持证上岗。
4.7.2办公室对测量、监控设备的使用人员进行相应的培训，经考试合格后上岗。
5相关文件
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
《采购控制程序》6质量记录
《商检所检测设备仪器仪表一览表》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
与顾客有关的过程控制程序
CQQC/SJSQP702-9001:
20001目的
通过与产品有关的要求的确定与评审，使其规定得合理、明确，并形成文件，确保商检所有能力满足顾客的要求。
2范围
本程序适用于与顾客有关过程的控制。
3职责
3.1办公室负责组织对与产品有关的要求的确定和评审，并负责与顾客沟通。
3.2检务室负责评审商检所检验质量。
3.3办公室主任负责评审委托检验方的检测能力和检验质量。
3.4检务室负责常规合同的评审。
3.5副所长负责审批特殊合同的评审。
4程序4.1产品要求分类
4.1.1常规合同：
正常检验的物资报验申请单、委托检验送样单。
4.1.2特殊合同：
针对有特殊质量要求和非正常进度检验的物资报验单，扩检、复检所签定的协议书或公务通知单。
4.2与产品有关的要求的确定
检务室应及时了解和掌握顾客需求和期望，定期对顾客的满意程度进行调查分析，并及时改进。
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
与产品有关的要求包括；a.顾客规定的要求。
b.顾客虽然没有规定，但其要求是习惯上隐含的、潜在的要求。
c.与产品有关的法律法规要求d.商检所确定的任何附加要求4.3与产品有关的要求的评审
4.3.1评审是在向顾客作提供产品的承诺之前进行。
4.3.2评审时，应在检验进度、检验结果的准确性、公正性、权威性等方面尽量满足顾客要求。
4.3.3评审人员应熟悉产品标准、法律法规以及商检所质量管理体系，在评审中对合同有疑问的条款应与顾客充分沟通后确定。
4.3.4在某些情况下，实际的评审对象可以是有关的检验报告的准确性、传递的及时性。
4.3.5评审的主要内容
a.与产品有关的要求是否都在报验单、合同或协议书中得到规定。
如质量要求、检验时间、检验标准和保证条款与顾客的要求是否一致，以及双方履行合同所具备的条件和承担的风险；
b.商检所有能力满足规定的要求，并注意识别潜在的要求。
c.特别是那些技术复杂、不熟悉的特殊要求，应充分考虑委外检验周期等情况，确保按期交付检验报告。
4.3.6常规合同的评审
各检验室对商检所有能力检验并能满足顾客要求、规定的申常规合同，加注意
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
见，加盖评审章，视为评审。
4.3.7特殊合同的评审
对有特殊要求或与以前表述不一致的合同，副所长根据情况在合同上签署意见，检务室加盖评审章，视为评审。
4.4对顾客口头的要求应形成记录，并得到顾客的确认，以确保双方理解的一致。
4.5检务室与顾客的沟通，根据需要将合同执行的进展情况反馈给顾客。
5相关文件
《文件控制程序》
《顾客满意度测量控制程序》6质量记录
《物资检验申请单》《检验送样单》《委托检验申请单》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
采购控制程序
CQQC/SJSQP703-9001:
20001目的
对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资符合规定要求。
2范围
适用于检验所需的设备、材料的采购，以及供方提供服务的控制。
3职责
办公室负责：
a.按本所的要求对供方进行选择评价，编制《合格供方名录》，建立供方档案；b.制定采购计划并实施；
c.采购物资进行验收、保管和发放。
4.1采购物资分类：
a.重要物资：
能直接影响最终产品实现的物资；如各种量具、仪器、仪表、设备、扣规等。
b.辅助物资：
用于检验的低值易耗物资。
4.2对供方的评价
4.2.1办公室根据《采购计划》和生产需要,通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较,选择合格的供方，填写《供方评定记录表》，办公室负责建立并保存合格供方的质量记录。
4.2.2对服务供方的控制
为本所提供服务的供方，如运输公司、检测、培训机构等，也应经评价合格方可提供服务。
对国家授权的计量试验室，可不做服务质量评价。
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
4.3采购
4.3.1办公室根据所长批准的《采购计划》，按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；
4.3.2采购重要物资时，应签定《采购合同》，明确产品名称、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；
6.3.3办公室根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方。
4.4采购物资的验证
验证方法可采用：
检验、测量、观察、提供合格证明文件等方式进行。
5相关文件
《质量记录控制程序》6质量记录：
《供方评定记录表》《合格供方名录》《采购计划》《采购合同》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
顾客满意度测量控制程序CQQC/SJSQP801-9001:
20001目的
测量质量管理体系的符合性。
2范围
适用于对顾客满意度的测量。
3职责
检务室：
a.负责与顾客联络，组织处理顾客投诉，负责保存相关服务记录；b.负责组织对顾客满意程度进行测量，确定顾客需求和潜在需求；c.负责分析顾客反馈信息，确定责任部门并监督实施。
4程序
4.1顾客信息的收集、分析和处理
4.1.1检务室负责监控顾客满意或不满意的信息，作为对质量管理体系业绩的一种测量。
4.1.2对顾客以面谈、信函、电话、传真等方式进行的咨询、提供的建议，由检务室专人解答记录、收集；一时未能解答的，要详细记录并与本所有关岗位研究后予以答复。
4.1.3商检所人员利用外出的各种活动（检验、开会、驻厂监造等），及时掌握市场动态和顾客需求的动向，积极与顾客沟通，收集有关信息及时反馈给检务室。
4.2顾客满意度测量
4.2.1检务室向顾客发送《顾客满意程度调查表》，调查顾客对产品的满意程度，
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
收集相关意见和建议；检务室负责有效处理顾客投诉，执行《与顾客有关的过程控制程序》的规定。
4.2.2检务室对上述调查表进行统计分析，确定顾客的需求和期望，及本所改进的方向，得出定性（形成）或定量（顾客投诉率）的结果。
当定量数据接近或低于控制下限3%时，应采用因果图或排列图寻找主要原因，检务室发出《纠正和预防措施处理单》给责任部门，采取相应的纠正、预防措施，并监督其实施效果。
4.3顾客档案的建立
检务室对所有使用商检所产品的顾客建立档案，详细记录其名称、地址、电话、联系人、使用产品反馈的信息等，以便了解顾客意向，及时做好新的服务准备。
5相关文件
《纠正和预防措施程序》《与顾客有关的过程控制程序》6质量记录
《顾客满意程度调查表》《纠正和预防措施处理单》《顾客档案》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
内部审核控制程序
CQQC/SJSQP802-9001:
2000
1目的
通过策划和实施内部审核,保证质量管理体系有效运行。
。
2范围
适用于内部质量管理体系审核。
3职责
3.1所长聘任内部质量管理体系审核员,并规定其职责。
3.2办公室负责制订"年度质量管理体系内部审核计划"，并报所长批准。
3.3在管理者代表主持下，办公室组织实施审核，编制并管理有关审核的文件、报告和资料。
3.4各部门配合完成审核，并对不合格项采取纠正措施。
4程序
4.1审核员应熟悉商检所工作，并经过内审培训且考核合格。
审核员不参加审核自己的工作，以确保审核过程的客观性和公正性。
4.2编制年度内审计划
4.2.1办公室负责根据质量管理体系的过程核以往审核的结果制订"年度质量管理体系审核计划"，并报所长批准。
一般情况下，每年至少进行两次内审。
4.2.2当出现下列情况时，由管理者代表临时增加内部审核。
a.商检所机构、管理体系发生重大变化时；b.法律法规及其它外部要求变更时；c.第二、三方审核之前；
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
d.在质量认证证书到期换证之前；
e.出现重大质量事故，或发生顾客连续投诉时。
4.2.3年度质量管理体系审核计划的内容包括：
审核的目的和范围、审核的依据、审核的主要项目及时间安排、受审核的部门和审核频次。
4.3审核准备
4.3.1在管理者代表主持下，成立审核组（一般由3-4人组成），组长负责本次审核的具体实施工作。
4.3.2准备审核专用文件
“质量体系审核计划（即日程安排）”、“质量体系审核检查表”、“不合格项报告”。
4.3.3收集审核的依据文件
质量体系文件、涉及本所的法律法规、技术标准等。
4.3.4审核组长提前一周向受审核部门发出"质量体系审核计划"。
4.3.5受审核部门收到"质量体系审核计划"后，要作好被审核的准备工作。
4.4审核实施
4.4.1在审核组长的主持下，召开首次会议，宣布审核目的、方法、程序、日期安排及有关事项。
做好记录，到会人员签到。
4.4.2审核员根据"质量体系审核检查表"进行现场审核，必要时还要对检查表以外的相关内容进行审核，确保审核的独立性。
4.4.3审核员通过交谈、阅读文件、检查现场、收集证据核实被审核部门的质量管理体系的实施是否符合计划的安排及结果，并作好记录。
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
4.4.4审核现场发现问题时，由该项工作的负责人或操作者确认，并由审核人员填写“质量体系审核现场检查记录表”，以保证不符合项能够被理解，以利于纠正。
4.4.5审核结束后，由审核组长召集审核组成员会议，讨论审核结果，确认不合格项，并填写“不合格项报告”。
4.4.6由审核组长主持召开末次会议，宣布审核结果。
提出制订纠正措施的建议。
4.5审核报告
4.5.1审核报告由审核组长编写，经签署后，报管理者代表批准。
4.5.2审核报告的内容包括：
审核目的、范围和日期、受审核部门、审核依据的文件、审核员和主要参加人员、审核综述及结论性意见、不合格项报告及纠正措施等。
4.6审核后的跟踪
受审核部门在收到“不合格项报告”后一周内，对不合格项采取纠正预防措施，填写《纠正预防措施处理单》，交审核员和管理者代表审查后，组织实施。
审核员跟踪检查实施结果。
4.7质量审核结果是管理评审和质量改进的输入。
5相关文件
《质量记录控制程序》
《纠正预防措施控制程序》
6质量记录
《年度质量管理审核计划》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
《质量管理审核检查表》
《不合格项报告》
《审核报告》
《首、末次会议签到表》
CQQC/SJS-QP401-9001:
2000
纠正预防措施控制程序
CQQC/SJSQP803-9001:
2000
1目的
消除存在的和潜在的不合格因素，防止不合格的产生，保证质量管理体系的有效运行。
2范围
适用于质量管理体系运行过程中纠正预防措施的实施、验证。
3职责
3.1检务室负责纠正预防措施的评价、制定、实施，并对其进行验证。
3.2各责任部门负责纠正预防措施的实施。
4程序
4.1确定存在和潜在不合格及其原因。
4.1.1纠正和预防措施的信息
a.检验记录；
b.不合格报告
升级会员 