印章管理办法16741.docx

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印章管理办法16741

印章管理办法

为加强公司印章管理，保证公司印章的正确、安全使用，维护其严肃性和效用性，特制定本办法。

第一条印章的种类

（一）本办法所指印章包括公章、专用印章（人事专用章、财务专用章、承保专用章、理赔专用章等）和人名章三类印章。

其中公章包括公司公章（含钢印），总公司部门章、各分公司、中心支公司、各支公司、营销服务部公章。

（二）分公司及以下机构各部门原则上不设公章。

（三）除公司规定的各类印章之外，各分支机构如有其它需求，须经总公司主管业务部门、总公司办公室会签后，报主管公司领导审批。

第二条印章的管理

（一）公司和各分公司的办公室为该单位及所属机构印章刻制和日常管理的主管部门。

各分公司办公室除管理该单位公章，还要保管其所属分支机构的公章。

（二）各业务管理部门对相应的业务专用章的使用和管理，应制定出相应的管理办法，须经办公室会签。

各类专用章的使用、管理，按相应的业务专用章管理办法执行。

第三条印章的样式、规格

（一）公章和部门印章

样式：

公司及各分支机构公章、总公司部门印章外形均为标准圆形，中央为五角星，公章名称和总公司部门印章的公司名称自左至右环行排列，部门名称五角星下直行排列。

规格：

公司公章直径50mm（含钢印），分公司、中心支公司公章、总公司各部门印章直径45mm，支公司、营销服务部公章直径40mm。

印章字体均为宋体。

（二）各类专用印章

各类专用章的样式、规格根据各相关业务管理部门制定的专用章管理办法执行。

各单位所在地国家主管部门对专用印章样式和规格有不同要求的，须向总公司业务主管部门报批并向总公司办公室备案。

（三）人名章

种类：

包括法定代表人名章、分公司主要负责人人名章、财务用人名章。

样式：

人名章为方形或手签章。

规格：

法定代表人名章为20*20mm，各分公司主要负责人名章为18*18mm,法定代表人名章和分公司主要负责人名章可以为手签章。

财务用人名章按财务印章管理办法执行。

第四条印章的刻制

（一）总公司及总公司各部门所使用的各类印章，由使用部门填写《印章刻制申请单》（附件一），经相关职能部门核准后，报公司主管领导审批，由办公室统一刻制。

公司及各部门公章统一由办公室保管。

（二）各分公司及所属机构的印章，由使用单位填写《印章刻制申请单》（附件一），经分公司负责人核准，报总公司业务主管部门及办公室审核后，由各分公司及所属机构办公室办理刻制事宜。

分公司及中心支公司的公章及财务专用章，须报总公司主管领导批准。

中心支公司及以下机构公章刻制完毕后，应及时上交分公司保管。

各类印章应报总公司办公室备案。

（三）公章刻制后，需填写《印章启用通知单》（附件二）、《印章监印和保管承诺书》（附件三）、《印章管理承诺书》（附件四），经分公司负责人确认后，报总公司业务主管部门及办公室备案。

各分支机构负责人、印章监印和保管人如发生变更，应重新填写《印章使用承诺书》、《印章管理承诺书》报公司办公室备案。

第五条印章的保管

（一）印章管理部门应指定专人负责监印和保管。

印章保管人须为与公司签定正式劳动合同的员工。

印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。

各单位应登记并向总公司业务主管部门及办公室报备各类印章的监印和保管人员，人员变更时应重新登记并报备。

（二）印章保管情况应纳入员工离职时移交工作的一部分。

如果员工负责保管印章，只有办理完印章归还后方可办理离职手续。

（三）所有印章必须存放在保险柜内，平日随用随锁，假日加封。

凡需携带公章出外使用的，须报主管公司领导批准并由专人携带监印。

（四）印章丢失，应及时报告本单位主管部门和主管领导，同时上报总公司办公室及相关主管部门，并由责任人写出书面材料，报备总公司办公室及相关主管部门。

公章或较重要的业务专用章丢失，还应报告公司安全主管部门及法律部，并在一定范围内采取公告及变更措施。

第六条印章的使用

（一）公司公章。

用于以公司名义对外发出的公文、函件；以公司名义签订的合作协议、备忘录；以公司名义下发的文件，以及经公司领导批准的其他重要事项（公司钢印仅用于制发员工工作证和公司制发的有关证件）。

公章须经公司主管领导批准后方可用印。

以公司名义对外发出的，涉及其他职能部门职权范围内的文件，须经总公司相关职能部门负责人审核，经公司主管领导批准后用印。

（二）分支机构公章。

用于以分支机构名义发出的公文、函电，对外签订的协议、合同，发出的文件，以及经分支机构负责人批准的其他重要事项。

对外使用公章须经分公司负责人批准。

以分支机构名义对外发出的，涉及其他职能部门职权范围内的文件，须经各分支机构相关职能部门负责人审核，经分公司负责人批准后用印。

分支机构签订对外协议、合同、备忘录等，须报总公司稽核法律部审批后用印。

合同、协议、备忘录及授权书均须以传真形式报备总公司办公室。

（三）总公司部门印章，用于以部门名义发出的公文、函电和开具的证明，以及办理部门权限内的各类事项。

部门印章原则上不得对外使用,如有需要对外使用部门印章，按使用公章手续核准用印。

（四）各类专用印章的使用，应按照相应的管理规定执行。

（五）人名章。

法定代表人名章及分公司主要负责人名章，用于必须由其本人签署的文件和经授权由主管部门代其签署的文件；使用人名章，须经本人同意或其授权的监印人按规定的用途和范围使用。

（六）使用印章应严格履行用印审批手续，用印部门经办人员应认真、完整填写《用印审批单》中关于用印部门、用印人、用印时间、事由等项（附件六），不得漏填。

用印事由应填写用印文件的全称，不得简写。

名称简单或没有名称的应将文件内容进行概括性描述，有附件的应同时标明附件名称。

（七）公司内部以呈报单或运转单的形式报送各类事项的报告、请示、通知、批复等文件，原则上不使用印章。

（八）印章保管部门应建立用印登记制度，监印人应对使用印章的经办人、用途、批准人、用印时间、用印份数等事项进行登记备查（附件七）。

对外用印的文件必须复印留档备查。

（九）监印人应对文件内容和用印审批单上载明的签署情况予以核对无误后方可用印。

凡不符合用印规定的，或相应的职能部门没有会签，监印人可以提醒用印人补齐手续，并有权拒绝用印；如公司领导已审批，监印人可以用印，并向上一级领导汇报。

（十）严禁在空白的介绍信、信笺、单据、表格等纸张上用印;严禁私用、盗用印章。

如违反规定审批及使用印章，视情节轻重给予相应的处分，造成公司经济损失、触犯法律的，将依法追究其责任。

第七条印章使用审批的授权

各类印章使用的审批权限分为定期授权、临时授权和专项授权。

定期授权需填写《印章审批授权书》（附件五），原则下授一级，期限最长为半年。

临时授权为审批人休假或出差时使用，期限最长为十个工作日。

专项授权指某项业务的处理权限。

所有授权需报备总公司办公室。

被授权人或授权内容发生变更时，应及时向总公司办公室报备。

第八条印章的收回和销毁管理

（一）公司各单位因机构变动、名称改变或印章严重损毁等情况，停止使用的印章，应将原印章交回总公司办公室，并附相关说明；重新更换印章的，按印章刻制规定，重新办理刻制和启用手续。

各单位每年应对在用印章进行清理，清理结果报备公司办公室备案。

（二）公司各单位对收回印章由印章保管部门进行登记封存。

对因工作延续性的需要，需暂时保留的印章应妥善保存（原则保留半年），其他作废印章应及时上交总公司办公室，总公司办公室将于下一年度进行销毁。

销毁印章办公室需会同业务主管部门二人以上监销，并预留印模、登记造册（附件八），以备日后查考。

各单位非主管部门和个人不得私自保存和销毁公司印章。

第九条附则

本办法的最终解释权在总公司办公室。

本办法自下发之日起执行。

附件：

1.印章刻制申请单

2.印章启用通知单

3．印章监印和保管承诺书

4．印章管理承诺书

5．印章审批授权书

6．用印审批单

7．印章使用登记表

8．印章销毁清单

9．财务印鉴管理办法

10．人事印章管理办法

11．承保印章管理办法

12．理赔印章管理办法

13．再保印章管理办法

附件一

印章刻制申请单

申请部门

申请时间

刻

制

原

因

印

模

印章

规格

印章数量

部门意见

公司领导审批

附件二

公司印章启用通知单

预留印鉴

使用单位

保管人

分支机构负责人

启用

日期

附件三

印章监印和保管承诺书

本人已全部阅读公司有关印章管理的相关规定，并承诺按相关规定执行。

做好承保骑缝章和中英文校正章监印和保管工作

印章监印和保管人：

年月日

附件四

印章管理承诺书

本人已全部阅读并理解公司有关印章管理的相关规定，并承诺按相关规定执行。

做好承保骑缝章和中英文校正章管理工作。

印章管理负责人：

年月日

附件五

印章审批授权书

本人授权就下述事宜进行用印审批，授权期限为半年。

具体事项为：

授权人：

被授权人：

年月日

附件六

用印审批单

用印部门

用印人

用印时间

事由（文件名称及附件）

用印部门意见

签字：

年月日

会签部门意见

签字：

年月日

公司领导意见

签字：

年月日

附件七：

印章使用登记表

序号

日期

部门

经办人

事由

批准人

用印数量

备注

公章

人名章

附件八

印章销毁清单

序号

销毁时间

销毁章样

清理人

销毁人

办公室

负责人

主管公司

领导