人力资源部审计报告最新版本.docx

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人力资源部审计报告最新版本

2009年4月份集团盘点部、集团资产安全管理部以及集团审计部联合对人力资源部现行流程执行情况进行了一次专项审计。

本次审计选取了各区域的15家门店在2008年10-2009年3月期间的业务。

依据集团公司颁布的《薪酬管理》、《干部管理》、《招聘管理》以及《员工手册》等制度流程为标准。

我们通过对员工原始档案、系统档案、系统工资发放明细、工资财务发放明细、手工考勤表、请假审批表、宿舍管理等相关环节的核查，并在此基础上编制该审计报告。

一、薪酬管理：

1、薪资核算。

我们抽查的15家单位，有13家的薪资核算出现错误，共计多核算给员工23401元的薪资，样本金额差错率（差错金额/样本总金额）为万分之六。

其中有19417元已经实际发放给员工，另外3983元暂未发放。

在出现差错的12家单位中高新、西丽、南油三家单位审计期间的差错率（差错笔数/总笔数）都达到了1%以上。

高新店在审计期间出现差错28笔，累计金额3180元。

差错产生的主要原因是：

对自动离职的员工没有按照公司要求扣除旷工的工资以及过分信赖手工考勤导致多发放工资（人力资源部门反馈由于考虑到劳动风险问题，所以自动离职员工并未按照公司规定扣除旷工工资）。

西丽店在审计期间出现差错27笔，累计金额6900元，差错产生的主要原因是：

员工无薪假照常计算工资以及多核算出勤天数。

例如：

客服部员工王梅、收银部何太娟在自动离职后，人事部门分别多核算了39天和28天的工资。

南油店在审计期间出现差错18笔，累计金额6336，差错产生的主要原因是：

向非夜班人员发放夜班补助以及员工宿舍超支水电费没有在工资中扣除。

（工资核算详细差异表）

2、社保、住房公积金的缴纳。

对于社保、住房公积金的缴纳经过前期的清理和规范后，总体情况比较良好，在抽查的样本中没有发现恶意以及大金额的差错情况。

我们通过历史社保缴费资料以及内部扣款清单进行核对，也发现了部分与要求不符的地方。

主要表现在：

没有按照规定给员工参加社保、员工辞工后没有及时停止参保等情况。

主要原因是内部信息沟通不畅、员工处理正常事项滞后。

3、考勤管理，从我们审计的情况来看，考勤管理在部分单位还是没有完全执行到位，部分单位考勤随意，从抽查的手工考勤表上看，存在很多异常情况。

主要表现在以下几个方面：

1、请销假制度执行与监控不到位，各部门的请假、调休手工单据不规范；2、部分门店员工调休还存在大量电脑考勤现象，这是严重的代打卡行为，通过了解，收集到信息是门店商品部主管和人力资源主管要求员工这样操作，避免制作加班单和调休单；3、加班申请填写报批不规范。

按照公司要求加班前，必须先填写加班申请单，但从我们审计的情况来看，各单位基本都存在加班后补申请，或者干脆没有加班申请记录，到员工调休时才提起以前加班的事项，这直接导致了调休还要打卡的事情出现。

4、生鲜早起验收补助以及防损夜班补助没有按照要求考勤及发放，导致无关人员也享受此项补贴。

此情况在南油、学府、西丽、前海等单位都有发生。

3、绩效考核。

员工绩效考核特批的现象比较严重，绩效考核没有真正发挥激励的作用，人力资源的制度坚持和监督失去效力；绩效考核的特殊化主要表现在以下方面：

1、晋升、调薪等事项没有原则，人情味比较重。

例如，晋升考核没有达到时间规定以及考核期间经营业绩不达标而得到晋升及调薪的现象在各单位还是比较普遍。

（人力资源部门反馈，之前公司对此没有强制规定，今年已经按此执行。

）2、月度优秀员工考核形式化，没有达到奖励先进、激励后进的作用。

在管理人员月度考核中，由于业绩不达标而被考核为C级的经过上级审批可以调整到B级甚至A级。

被书面警告的员工可以当月被评为优秀员工。

在天星桥店日杂主管张俊2008年4月受书面警告处理,却在08年4、5、6连续考核考核为A级;此种情况在其他被审计单位也有出现。

审计意见和建议：

1、通过本次对薪酬管理的审计，发现很多存在的问题是由于门店各部门的信息沟通不畅而导致的问题的发生。

工资、社保的出错大部分都是由于该原因造成的。

这就要求人事部门员工要重视与各部门的沟通以及各种信息的收集。

2、另外我们在审计过程中也发现了门店人事部门应有的独立性受到威胁。

从而导致门店人事在不能够很好的遵循公司颁布的各项规章制度。

审计建议是否可以考虑将人事部门的管理权上移，以增强门店人事的独立性。

3、很多问题的发生不是因为办事人员的能力问题，而是办事态度产生的。

由于没有及时核对、录入、处理信息也导致了工作中错误的发生。

建议加强工资核算过程中的复核环节，及时处理各种考勤信息，避免出现人为核算错误。

4、手工考勤表存在的意义，我们已经有了一套非常完善的自动考勤系统，只要我们在日常工作中遵循考勤制度，自动考勤系统就会给我们提供非常准确的出勤信息。

手工考勤表存在的意义不大，因此建议可以考虑取消手工考勤。

（人力资源部门反馈主要考虑到劳动纠纷中，手工考勤表是员工出勤的依据，执法部分不认可电子考勤）

二、干部管理

1、干部晋升过程中原则性缺失。

管理干部晋升过程中存在不少特批现象，人情大于制度，给门店人力资源工作带来难度，表现突出的是营运管理干部，经营指标考核、储备期间实习考核、任命程序都出现特殊审批的现象。

例如，渝州店面包部主管，以前在天津河西店任职课长，4.20日辞职。

9.20日入职为课长，11.25日任命为主管，并且在任职期间，部门经营四项指标只完成预算90%以下。

另外渝州店冷冻冷藏部主管08年8-10月连续三个月考核为C，门店和分公司未执行公司制度，只是延长该主管4个月的转正期限。

在干部晋升、调薪过程中与公司制度偏差的地方主要是集中在营运干部上面。

由于营运干部有经营业绩的硬性指标考核，当营运干部经营业绩指未达标时，门店区域会从其他弹性指标中给予平衡，所以才会比较多的出现营运干部在晋升、调薪时违背了公司的管理制度。

同时，我们在审计中通过走访员工了解到，部分管理人员一旦达到晋升目的后，前后变化非常大，放松了对自身的要求。

而公司在干部后续考核、管理上制度和方法不是很明确。

建议公司在非调薪、非晋升时完善和加强对现有干部的考核和评价。

2、干部配备差异较大，部分单位干部配备超标。

从被审计的15家单来看，干部配置超标现象严重。

南油店干部比达到19%，学府生鲜干部超标5人，南水干部占比达到20%。

干部超标一方面由于近期公司进行编制改革，部分人员没有调整到位而导致，另一方面，门店区域在进行人员调动、晋升时没有考虑到编制的限制而导致编制超标。

三、招聘管理及其他

1、入职资料办理及档案管理：

在招聘管理中，各单位存在的主要问题是：

证件审核不严、入职相关手续不全、调动和复职程序执行有变形。

主要存在以下问题：

1、入职证件审核不严，出现以假身份证办理入职的现象。

人事部员工缺乏识别身份证真伪的技能和工具。

南油等单位都出现了此类现象。

2、入职相关证件缺失。

主要是在员工档案中缺少各种必须提供的证件。

3、关键岗位的背景调查不完善。

像财务等关键岗位公司有着严格的背景调查要求，但实际存在着部分员工的资料里面缺失关于背景调查方面的内容。

4、复职把握不严格，我们发现有比较多的复职人员没有执行公司的6个月的时间要求。

5、部分单位员工档案管理不规范，员工档案资料不全。

部分调动人员的档案中缺少调动通知单以及工作交接清单。

2、培训管理。

各单位都能够按照公司要求组织员工完成规定内的培训，同时部分单位也积极组织店内或区域内的各项培训。

总体培训工作开展良好。

但是针对职能部门的培训还是比较少，以及针对性不强。

3、员工宿舍管理。

目前员工宿舍管理存在两个问题：

1、没有按照公司标准入住宿舍。

按照公司规定，只有经理级才享受单间住宿条件，但在实际有员工宿舍的单位中，部分主管或课长级别员工也可以入住单人宿舍。

建议公司组织一次清理，合理安排员工的住宿，可以考虑将多余宿舍退租以节约开支。

2、水电费的扣除方面存在数据不准确，没有扣除超支水电费等问题。

3、宿舍安全问题没有得到重视。

例如有部分宿舍违规使用大功率电器，给宿舍带来一定的安全隐患。

四、综合审计结论

综合以上15家单位的人力资源审计，可以看到各单位的人力资源部门在总体上都能够有效执行总部制订的各项流程制度。

部门各项流程设计合理，从本次审计的错误样本中没有发现因为流程设计缺陷而导致的问题。

审计部结合实际检查情况提出以下建议：

1、工资、社保制作过程中，加强与各项基础资料的核对，明确制作人、复核人的工作职责，避免出现工资差错问题。

2、强化考勤管理，人力资源部门应该结合出勤计划，不定期实地进行抽查。

对考勤中的舞弊现象一经发现必须严格处理。

3、将绩效考核指标化，规范化，减少认为调整空间。

4、加强管理干部的后续考核和管理。

特别是管理干部的工作能力、工作状态的后续评价工作。

5、尽快完成各单位的编制调整，减少人员的闲置和节约成本开支。

6、完善员工档案的管理，规避劳动风险。

集团审计部

2009-4-30

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