《用友ERP财务软件操作与应用》-易永珍-电子教案-4904.ppt

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第4章总账管理系统,知识点：

初始设置日常业务处理期末处理本章导读：

本章主要介绍总账系统的各种初始设置和日常业务处理的操作。

初始设置包括了各种基础档案的设置、期初余额的录入和参数设定等，日常业务处理包括凭证的填制、删除、签字、审核、记账、查询、常用凭证等功能，同时还介绍了各种账簿的查询以及期末的各项处理工作。

4.1总账系统初始设置,初次使用总账系统时需要对总账系统进行初始设置，包括：

会计科目、外币设置、期初余额、凭证类别、结算方式、分类定义和总账参数设定等设置期初余额科目备查资料选项设置,初始设置期初余额,录入科目期初余额，用于年初录入余额或调整余额，核对期初余额，并进行试算平衡。

企业可以根据业务的需要进行期初余额的试算、查找、清零、补录和对账的功能。

如果是第一次使用账务处理系统，必须使用录入期初余额功能输入科目余额。

如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。

若年中启用，则只要录入末级科目的启用月份的月初余额及累计借方、累计贷方，年初余额将自动计算出来。

初始设置期初余额,期初余额录入有三种情况：

不涉及辅助核算的末级科目，直接录入；不涉及辅助核算的非末级科目，在其下末级科目录入，系统会自动向上汇总，直到一级科目。

涉及辅助核算的科目，在末级科目上双击调出该辅助核算期初余额录入界面录入。

初始设置科目备查资料,科目备查资料是指在输入凭增时登记的某些科目的辅助信息，如担保、投资或项目开支等情况，以供备查之用。

科目备查资料设置包括备查项目档案设置和备查科目设置。

备查项目档案设置：

备查项目档案用于设置科目备查资料的表结构和定义表结构的字段信息。

备查科目设置：

备查科目设置用于定义哪些科目需要设置备查资料。

初始设置选项设置,系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符的情况，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。

选项功能有四个选项卡：

凭证、账簿、会计日历和其他，选择相应的选项卡可以进行账套参数的修改。

选项设置凭证选项卡设置,制单序时控制：

选择此项制单时，凭证编号必须按日期先后顺序排列。

支票控制：

若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，如果输入支票号在支票登记簿中已经存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。

赤字控制：

若选择了“资金及往来科目”项，在制单时，当现金、银行存款及往来科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示；若选择“全部科目”项，则所有科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。

选项设置凭证选项卡设置,允许修改、作废他人填制的凭证：

若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，若不选择，则不能修改或作废他人填制的凭证。

出纳凭证必须经由出纳签字：

出纳凭证主要指带有现金、银行存款科目的凭证。

出纳人员可通过该功能对凭证进行检查核对。

若选择此功能，则所有出纳凭证必须经过出纳签字核对后才能记账，若不选择该项，则可以直接记账。

外币核算：

在制单时，若选择“固定汇率”，则每月只按月初录入的固定汇率折算为本位币金额；若选择“浮动汇率”，则按当日汇率折算。

初始设置选项设置,账簿选项卡：

账簿选项卡主要进行账簿方面的参数设置，包括账簿打印宽度、打印行数等，其中若选择“凭证、账簿套打”选项，即将凭证、账簿打印在用友公司提供的专用凭证、账页纸上，若不选套打，则可打印在普通打印纸上。

会计日历选项卡：

在会计日历选项卡中，可查看启用会计年度、启用日期以及各会计期间的开始日期和结束日期，但不能修改。

其他选项卡：

其他选项卡包括账套的有关信息、数量小数位、以及排序方式等，可根据具体情况设置。

最好将排序方式改为按编码排序。

凭证,填制凭证修改凭证删除凭证冲销凭证出纳签字主管签字审核凭证查询凭证和打印凭证科目汇总和摘要汇总记账常用凭证,凭证填制凭证,记账凭证的内容一般包括两部分：

凭证头和凭证体。

凭证头部分包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数，凭证体包括摘要、科目名称和金额等内容。

填制一般凭证：

输入凭证类别字、选择制单日期、输入摘要、输入会计科目、在“借方金额”或“贷方金额”栏中输入金额。

回车键可自动复制上笔分录的摘要；空格键可改变金额方向；录入最后一个分录时，可按“=”键，系统会按照借贷平衡的原理，计算并显示最后一个科目的金额。

凭证填制凭证,填制辅助核算的凭证：

辅助核算是指个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算及部门核算等，在填制凭证时需要调出各种辅助核算录入界面，进行辅助核算的录入。

若跳过辅助核算信息，系统仍可运行，不显示出错信息，但可能导致辅助核算对账不符，因此应输入辅助核算的内容。

填制外币核算的凭证：

在填制外币凭证前，应进行外币设置，选择采用固定汇率还是浮动汇率，并录入当期或当日的记账汇率，将会计科目修改为外币核算。

填制数量核算的凭证：

企业的存货核算常常需要进行数量核算，在填制凭证前应将需要进行数量核算的存货类科目修改为数量核算。

凭证修改凭证,如果凭证尚未保存，将光标移到需要修改处直接修改。

如果凭证已经保存但尚未记账，则可以在填制凭证窗口中，通过单击“首张”、“上张”、“下张”、“末张”或通过查询等方式调出要修改的凭证进行修改。

如需要修改辅助项，可将光标移到该辅助项处，待光标变成笔头形，双击调出辅助项录入对话框，即可对辅助项的内容进行修改。

如果要在当前行插入一条分录，单击“插分”按钮或“Ctrl+I”键；若要删除某行，将光标移到该行，单击“删分”按钮或“Ctrl+D”键。

修改完成后单击“保存”按钮，保存最近一次修改，单击“放弃”按钮放弃修改。

凭证删除凭证,凭证错误太多，不打算或不能修改，如凭证制单日期的期间发生错误，一旦保存就不能修改，因此可以将其作废或删除。

执行“制单”菜单下的“作废/恢复”命令执行“制单”菜单下的“整理凭证”命令,凭证冲销凭证,在记账以后发现凭证错误，不允许直接修改，应该留下修改痕迹，可采用“红字冲销法”。

即用红字金额编制一张与原错误凭证相同的记账凭证，记账后即冲销原凭证，再编制一张蓝字的正确的凭证予以记账。

在“填制凭证”窗口，单击“冲销凭证”按钮，系统会提示输入已记账凭证的期间、凭证类别及凭证号，输入后单击“确定”按钮。

凭证出纳签字,出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。

已签字的凭证，不能被修改、删除，只能取消签字才能进行。

取消签字只能由出纳人自己进行。

用户可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功能，可在“选项”中取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。

凭证主管签字,在基础设置的选项中选择“凭证必须经主管签字”；经主管会计签字后的凭证才能记账。

凭证审核凭证,审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。

审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。

只有有审核权的人才能使用本功能。

审核人和制单人不能是同一个人。

作废凭证不能被审核，也不能被标错。

已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先单击“取消”按钮取消标错后才能审核。

已审核的凭证不能标错。

凭证记账,输入记账范围查看记账报告进行记账操作取消记账,出纳,查询现金日记账，现金科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。

查询银行存款日记账，银行科目必须在“会计科目”功能下的“指定科目”中预先指定。

资金日报：

此功能用于查询输出现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。

账簿打印：

主要是现金日记账和银行日记账的打印。

支票登记簿：

用以详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。

要使用支票登记簿，必须先在“会计科目”中进行科目指定，将其指定为“银行账”，并在“结算方式”设置中对需使用支票登记簿的结算方式在“是否票据管理”前打“”。

出纳,银行对账系统：

提供两种银行对账方式：

自动对账和手工对账方式。

自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对于已核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志，并视为已达账项，对于在两清栏未写上两清符号的记录，系统则视其为未达账项。

手工对账是对自动对账的补充，使用完自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，为了保证对账更彻底正确，可用手工对账来进行调整。

期末处理,账表查询转账设置对账结账,期末处理账表查询,我的账表科目账查询辅助账查询账簿打印,账表查询科目账查询,科目账包含了总账、余额表、明细账、序时账、多栏账、日记账、日报表、综合多栏账等。

企业可以方便的对它们进行查询、修改、删除等功能操作。

总账的查询：

查询总账不仅可以查询各总账科目的年初余额，各月借方发生额合计、贷方发生额合计以及月末余额，而且可以查询所有的明细科目的年初余额、各月借方发生额合计、贷方发生额合计以及月末余额。

账表查询科目账查询,余额表查询：

余额表在手工核算中具有重要的地位，是试算平衡的主要手段。

在电算化情况下，也需要查询余额表，不仅可以查询一个会计期间的发生额及余额表，也可查询连续几个会计期间的发生额及余额表。

明细账查询：

查询明细账主要是了解各科目的详细情况，查询明细账的格式有普通明细账、按科目排序明细账和月份综合明细账等，用户可按实际需要查询各种格式的明细账。

多栏账查询：

多栏账主要用于成本费用类会计科目，如管理费用、生产成本等需要设置许多专栏来反映成本构成情况的会计科目。

账表查询辅助账查询,包括客户往来辅助账、供应商往来辅助账、个人往来账、部门辅助账和项目辅助账，企业可以根据其需要分别对其进行查询，统计，往来账余额，账龄分析等功能操作。

客户往来辅助账查询：

在客户往来辅助账管理中，可以查询客户往来余额表、客户往来明细账、客户往来两清、客户往来催款单以及客户往来账龄分析等，其中用户可以根据要求查询各种情况的余额表和明细账。

供应商往来辅助账查询：

与客户往来辅助账查询类似，供应商往来也可查询供应商往来余额表、供应商往来明细账、供应商往来两清、供应商往来催款单以及供应商往来账龄分析等。

账表查询辅助账查询,个人往来辅助账查询：

个人往来辅助账也可以查询个人往来余额表、个人往来明细账、个人往来两清、个人往来催款单以及个人往来账龄分析等，部门辅助账查询：

部门辅助账可以查询部门总账、部门明细账和部门收支分析等，其中部门总账可以查询部门科目总账、部门总账和部门三栏总账；部门明细账可以查询部门科目明细账、部门明细账、部门三栏式明细账和部门多栏式明细账。

项目辅助账查询：

项目辅助账可以查询项目总账、项目明细账和项目统计表。

期末处理转账,转账包括内部转账和外部转账。

外部转账是指软件的其他子系统如固定资产管理系统、工资管理系统生成的凭证转入到总账系统来；内部转账是指将总账系统内部一个或几个会计科目的余额或发生额转到一个或多个会计科目中。

总账系统提供了六种结转方式：

自定义结转对应结转销售成本结转售价（计划价）销售成本结转汇兑损益结转期间损益结转,期末处理转账,转账工作需要分两步：

一是转账定义即转账设置，二是转账生成。

第一次使用总账系统，应先进行转账设置，以后会计期间只需进行转账生成，就可以快速生成转账凭证。

当某会计期间里转账凭证设置的公式有变化时，应先在转账定义中修改公式，再在转账生成中生成凭证。

转账定义自定义转账设置：

该功能可以完成的转账业务主要有：

费用分配、费用分摊、税金计算、提取各项费用、部门核算、项目核算、个人核算、客户核算和供应商核算的结转。

如果客户和供应商使用本公司的应收、应付系统管理，那么，在总账系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。

设置转账凭证时，先设置转账凭证头，即转账序号、转账说明及凭证类别，转账序号即以后生成凭证时调用的代号，不是凭证号，转账说明即凭证摘要，转账类别为转账凭证。

常用的公式名称：

期初余额QC（）、期末余额QM（）、借方发生额FS（）、贷方发生额FS（）、取对方科目计算结果JG（）、借贷平衡差额CE（）、净发生额JE（）,转账定义期间损益结转,每个会计期末，各损益类科目都应结转到本年利润，以便及时反映企业利润的盈亏情况。

期间损益结转就是完成这项工作，主要是营业收入、营业成本、管理费用、销售费用、财务费用等损益科目的结转。

在期间损益结转设置界面，在“凭证类别”框中选择“转账凭证”，在“本年利润科目”框中输入“3131”。

转账生成,转账生成就是生成机制凭证。

在转账设置完成后，以后每个会计期间只需要执行转账生成功能，就可由计算机自动生成转账凭证。

在执行转账生成之前，应将所有未记账凭证全部记账，否则生成的转账凭证数据有误。

生成一组有明显前后顺序的凭证，应按照先后顺序依次进行转账生成、审核、记账。

自定义转账生成期间损益转账生成,期末处理结账,结账只能由有结账权限的操作员完成。

上月未结账，本月不能结账。

还有未记账凭证，不能结账。

结账后不能再填制凭证。

其他子系统结账后，总账才能结账。

期末处理反结账,反结账：

结账后，如发现由于非法操作或计算机突然断电死机等原因，数据遭到破坏，可使用反结账功能，但只有账套主管有权反结账。

使用“Ctrl+Shift+F6”键可实现此功能。