时间管理.docx

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时间管理

时间管理

如何來活用時間使得每天都能有一顆感動的心呢?

這首先必須反省你現在的一天24小時過得如何?

（1）早晨起床后,對今天將發生的事﹐是否存有期待感呢?

沒有

（2）一天的生活或工作中﹐是否能獲得新的知識﹑智慧﹑技朮及技能呢?

有

（3）在工作﹑與人相處﹑自我啟發或休閑活動之間﹐是否有任何新的發展呢?

有

（4）自己是否有體驗新鮮有趣的事物﹐并得到收獲呢?

沒有

（5）今天一天是否稍微感覺自己又長大了呢?

沒有

（6）回家后﹐是否尚存情緒高昂的感覺﹐覺得這樣就睡覺太可惜了吧?

沒有

（7）如非（六）的情況時﹐是否一躺下就呼呼入睡呢?

不是

充實一天24小時的方法有五種﹕首先﹐必須保持積極的心態。

每天起床時﹐很有精神地將棉被踢開﹐准備迎接一天的挑戰。

（已做到）第二﹐在工作或與人相處時﹐應抱著想發現新事物的觀念﹐如果有這種態度﹐你將會有許多新的體驗發生﹐并增加許多新知識。

面對這些新體驗或新知識﹐應該歡喜地接納﹐好像覺得“我又學了許多好東西”或“我比以前聰明多了”﹐如此﹐無形中自己也會漸漸地成長。

（要實施）第三﹐每天的工作須有目標﹐努力發揮自己的能力﹐提高工作效率﹐改善報告內容﹐下意識地寫出端正的字體等。

（已做到）第四﹐保持良好的人際關系﹐適度地與人相處﹐如過分拘泥于規律的生活方式﹐完全不與他人往來﹐生活將變得十分枯燥呆板﹐而且容易被“鐘表時間”所控制。

（要實施）最后﹐應在每天就寢前﹐回顧一下今天的所作所為﹐如果這種回顧能讓你心情興奮﹐覺得明天又將是快樂而充滿希望的一天﹐你就算是成功﹗（要實施）

●談話順序的決定多須靠臨戰應變的能力﹐但是﹐在許多情況下﹐仍然可以整理出一些通則﹕

1.先談論一些有關季節氣候等輕松的開場白﹔

2.將可能使對方愉快的話題﹐放在前面﹐而將可能會引起對方不悅的話題擱后﹔

3.將內容單純的話題放在前面﹐而將較為復雜的話題擱在后面﹔

4.閑聊應剛開始或結束前進行﹔

5.將和對方有關的話題放在前面﹐而將和自己有關的話題放在后面﹔

6.主題應在談話中途提出﹐若是在結束之前才談到主題﹐可能對方已經沒時間﹐也沒心情來和你交換意見。

管理者會因工作的關系﹐和某位以前曾見過面的人士會談﹐而管理者所准備的談話內容﹐排列順序如下﹕1.對于以前承蒙他協助的事項提出致謝2.談論一些他較感趣的話題3.對于他為自己工作所做的事情﹐再度表示謝意4.主題5.管理者今后工作行程的安排6.現今廣受注目的企業經營聯絡及管理等話題。

當然﹐交談是變向的﹐并非只是一方喋喋不休﹐因此交談時雙方話題是交叉進行著的﹐并將產生許多種組合方式。

●“一周律調朮”﹐將一周的生活作息加以計划﹐依此找出一個適合自己的睡眠標准﹕

星期日﹐應睡足8小時﹐以充實氣力及體力﹔

星期一﹐應盡量減少工作及休閑時間﹐睡足8小時﹐以保存體力應付一周的挑戰﹔

星期二﹑三﹑四﹐采取正常生活方式﹐視自己的體能狀況來進行適度工作及娛樂﹐睡眠時間以標准的6小時為准﹔

星期五﹑六﹐應盡量減少工作時間﹐多從事休閑娛樂﹐而睡眠時間也可縮短為4小時。

●“時間操縱朮”包括十種專門技朮﹕

第一﹐仔細觀察工作的各種情況﹐把握最佳的行動時機。

第二﹐時間是決定勝負的重要因素﹐應列為最優先的考慮。

第三﹐以時間為武器來打擊對手。

猶如打麻將時﹐若遇到打得較慢的對手﹐就不斷地以“我又可以看報紙了﹗”或“喂﹗你打快一點行不行?

”來催促﹐以致對方在忙亂之下﹐常會不加思索而亂打牌﹐現實的商場競爭中﹐這種現象更是屢見不鮮﹐尤須警惕﹗

第四﹐在處理重大案件時﹐不可急于一時﹐寧愿以更多的時間來換取最大的成果。

比方說﹐與某訪客交談的預定時間已到﹐但若是他的談話很有價值﹐可彈性地延長交談時間。

再則﹐舉行會議﹐當然是以在預定時間內結束為原則﹐但是﹐若遇到大家踴躍發表具有建設性的意見時﹐不宜仍然按時散會﹐可適度地延長會議時間。

第五﹐伺機而動。

在商場上﹐如果不能伺機而動﹐往往會吃大虧。

第六﹐可將不想繼續從事或沒有價值的工作暫擱一旁﹐這并不是怠惰﹐而是一種有意義的革新有效作法。

第七﹐准備不足時﹐要適度拖延時間﹐若是盲目前進﹐必遭失敗。

因此﹐可用“我現在很忙”等借口﹐爭取一些另謀對策的時間。

第八﹐遇到不利的交涉場合時﹐也要設法拖延時間。

這種情況﹐猶如拳擊比賽時抱住對方一般﹐雖然不夠光明正大﹐但有時卻是必要的。

運用之道如﹕故意遲到﹑岔開話題﹑不談結論等等。

第九﹐某些場合﹐要作迅速明確的決定﹐確實掌握住整個局面。

第十﹐讓對手著急﹐使之落入自己的掌握中。

●起床時間的使用法

1.使用你喜歡的音樂“叫醒你”﹐可以提高一天的工作效率

2.在早晨的被窩中考慮“今日要做的事”

3.在早晨的“雜用時間”里﹐跟孩子聯絡感情

●身邊物品的管理法

1.身邊物品放在一起﹐如此就不必東找西尋

2.建立能夠自動地檢查“忘懷之物”的體系

●報紙的閱讀法

1.憑標題找出你想閱讀的那一頁﹐其余的都扔掉

2.看報紙的書籍廣告﹐購買自己需要的書

●上班時間的使用法

1.如果走到公司只需10分鐘﹐就每天徒步

2.早一小時出門﹐即可有效地活用乘車的那段時間

3.在上下班時間養成看筆記本的習慣

4.手表的妙用（定時）

5.厚重不方便攜帶的書籍﹐不妨拆開分成几冊

●決定工作程序的方法

1.早晨上班時決定工作的程序﹐就能提高工作效益

2.先把必須做的事情列舉出來﹐再決定順序

3.以“80對20法則”決定工作的優先順序

4.工作最好分為“親自動手”和“委托他人”

5.工作前的准備工作最好與工作內容有關

6.必須最先解決需要對方答復的文件

7.拜托他人做事時﹐必須說明做法及意圖

8.很快聽到工作報告

9.集中精力做的事在上午進行﹐下午則用在會客方面

●工作省時的方法

1.牢記女職員的生日

2.多關心女職員并托以重任

3.給領導做工作匯報時﹐要先打好腹稿

4.將好的工作程序記入工作手冊

5.“實用工作手冊”來自以往的工作經驗

6.在“工作手冊”上詳細記錄零散信息

7.將經常使用的工作用語記號化﹑簡略化

8.防止厭倦單調工作的“成功畫面思考法”

9.將公司報表文件原稿與資料的紙張統一起來

10.呈送出去的書類文件也要做標題和目錄

11.寫報告時﹐先將報告列在紙上﹐事后再一并查閱

12.把經常使用的文字﹑數字刻成橡皮印

13.一成不變地奉行領導的指示﹐工作的確不會愉快

14.采用高爾夫球記分法﹐隨時隨地記下備忘錄

15.利用業余時間構思文稿

16.利用文書處理機來輸入文稿

17.文書處理機的軟盤以一張一個為原則

18.以不同顏色的標簽來區分不同內容的軟盤

19.保存舊軟盤中的資料﹐不斷使用新軟盤

20.活頁式手冊既能插換頁數又能縮短找尋資料的時間

21.備忘錄上要標明“主題”﹑“日期”﹑“出處”

22.在“單純作業”時間﹐利用耳機充實自己

●信息的整理法

1.郵件在登記以后﹐再保存一段時間

2.電話的使用法（留言條上寫“W”的話﹐表示“請對方稍等一下”﹐寫

“T5”的話﹐則表示“5分鐘﹐管理者會打電話給對方”）

3.備忘條必須寫下基本要素（5W﹐即何時﹑何人﹑何事﹑何地﹑如何處

理）

4.內容比較雜亂的電話﹐可按不同的目的書寫在不同備忘紙上

5.打電話時如果接電話者不在﹐最好也把目的說出來

6.請對方在指定時間內打來重要電話

7.從出差地給公司打電話﹐必須先計划好時間

8.利用電話監聽功能及無線電話﹐有效率地使用等待時間

9.使用附有收費顯示的電話﹐可以同時節約時間與金錢

10.電話接通后先報上自己姓名

11.電話要放在桌子左邊

12.把電話答錄機當“備忘錄”使用

13.利用“電話答錄機”

14.電話號碼要記在隨身手冊上

15.巧記電話號碼（如﹕“6167867”溜一溜﹐去吧溜去。

）

●午休使用法

1.把午飯的時間延緩一小時﹐就能更有效地活用時間

2.午休是交換信息的黃金時段（與朋友會面）

3.中午與人會餐時﹐必須先向餐廳訂位

●開會省時法

1.開會的方法（防止遲到﹐活用“零數效果”﹐如﹕2點15分）

2.搞好准備工作﹐消除冗長會議

3.站著開會能提高效率

4.預先通知參加開會的人﹐會議是逾時不候的

●洽談時間使用法

1.面談時﹐不妨事先詢問對方“有何貴干?

”如此才能有效地使用時間

2.跟喜歡擺龍門陣的人面談時﹐不妨決定結束的時間

3.等人最好選在書店等能夠有效使用時間的地方

●人事信息的管理法

1.接受對方名片后﹐立刻在背面書寫有關他的信息﹐再分類存檔

2.住址錄以方便更換和容易尋找為原則

3.使用“人事錄”﹐拓寬人際信息網（包括私人信息）

4.人事錄分別使用英文字母和職業別索引﹐以加快尋找速度

5.利用賀年卡上的“最新信息”更換人事信息

●交際的方法

1.夜晚的交際最好決定退席的時間

2.聚會后﹐如果想擁有自己的時間﹐那就不要多喝而多吃

3.出席聚會時﹐以單身最理想﹐如此才能擴大人際關系

4.確認會面場所的電話號碼

5.“只說話而不喝酒的酒會”應對法

6.不會面而布下信息網的要訣

●歸途時間使用法

1.回家途中﹐把“工作腦筋”換成“學習腦筋”

2.英文報紙最好在歸途中閱讀

●回家后的時間使用法

1.最好別把工作帶回家

2.有噪音的話﹐就使用“聲音的遠近法”去處理

3.只要在愉快時“儲蓄”時間﹐回家后的學習就能很容易地繼續下去

●讀書的方法

1.以跳讀方式在短時間內了解書的內容

2.閱讀商業書籍時﹐從結尾讀起也是一種方法

3.必要的新聞資料當場撕下

4.把目錄的前一頁剪掉一部分

5.剛買的新書先用力壓開

6.把資料復印放大﹐以便空檔時間閱讀

7.拆開書籍時﹐要注意裝訂方式

8.單行本的必要資料可復印保存

9.盡量用鉛筆在書上注解

10.書與筆要永遠相伴

11.書籍標題以熒光筆涂上顏色﹐可縮短資料查閱時間

12.重點以括弧括起來﹐比較容易檢索

13.不同學說標上不同的記號﹐可方便閱讀

14.須准備三本需要快速精讀的書

15.要了解一本書﹐必須從頭到尾讀一遍（掌握整體觀點）

16.讀“前言”﹐可大略了解該書內容與作者意圖

17.利用各種圖書目錄尋找自己需要的書籍

18.利用資料書籍﹐找到自己所要的資料

19.把報上的書籍廣告按類別歸檔保存

20.看到中意的書立刻買下來

21.不了解圖書館是“開架式”﹑“閉架式”﹑還是“并用式”﹐是不合乎效率原則的

22.先查明圖書館復印服務的時間以免白跑一趟

23.利用資料齊備的圖書館

24.工具書籍使用中的“索引處理”

25.期數完整的雜志須編制索引

26.當成資料使用的書﹐先把目錄復印好﹐再把它貼在書的表面

27.利用復印從昂貴的圖書或珍本里收集信息

28.先看目錄的話﹐很容易理解書的內容

29.重要之處可以多讀10分或20分鐘

30.只要弄懂一本書的“關鍵字”﹐即可迅速地理解內容

31.遇到難懂的文章時﹐不妨在“然后”“因為”等連接詞加上記號及編號

32.書內附上書簽能有效率地讀書

33.去掉書本書套﹐再閱讀封皮和宣傳帶子

34.與其一面閱讀﹑一面記筆記﹐不如直接寫在書上比較方便

35.畫線可利用四色筆標示重要的程度

36.書頁上角打上□○△等重要度標志以方便重讀及檢查

37.不必要的書﹐不妨陸續處理掉

38.購買書本時﹐看看作者的經歷﹑介紹等﹐再決定是否有閱讀的價值（專家書寫﹐是否過時）

39.“參考文獻欄”能使你買到有益的書

40.選購書籍時﹐必須從標題去掉修飾的言詞﹐再考慮是否購買

41.從“入門書”學習新事物﹐反而降低效率

42.閱讀原文書時﹐盡量不頻繁地翻字典

43.把書店的電話號碼﹑營業時間﹑公休日記錄下來

44.利用錄音帶﹐以“耳朵”讀書

45.躺在床上看書﹐一感到困倦就立刻停止

●就寢時間使用法

1.不管如何忙碌也不能削減睡眠時間

2.可利用記錄的方式把不愉快的事情驅出腦外（如﹕失眠時）

3.只要有“枕頭擴音機”就可以躺著學習

4.夜晚在枕邊放一支附燈光的圓珠筆﹐靈感一業可馬上記下來

5.長時間看電視白白浪費時間

●休假時間使用法

1.長期休假應以游樂為主﹐“積極休養”

2.在車上記錄備忘錄﹐使用鉛筆最理想

3.用檔案夾做墊板

4.搭火車不預先購票﹐是種浪費

5.一卡在手﹐行事方便（如﹕電話卡）

6.把常去地方的地圖復印下來歸檔

7.前往陌生地時必須在地圖上確認其方位

8.隨身攜帶口袋地圖

9.准備一張市內地圖

10.有計算功能的手表﹐隨時隨地都可驗算數字

11.出門一趟要多辦几件事

12.准備些可在等待中做的工作

13.先擬好采購單﹐可防止漏買必要東西

14.多利用大型公文包

15.多層式公文包﹐便于攜帶整理

16.手提的物品要集中一個袋子