会务实施1new2讲义版.ppt

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会务实施（初级）,主讲人：

田华13701999789,教学目标,解释会议的定义练习会场布置并试列一张用品设施清单学习掌握接站、报到、签到、食宿和娱乐安排各步骤学习会议文件分发和收集拟写一份通知,一、会议概述,会议的涵义与特点会议活动的基本要素会议的种类,会议?

特点,1、（围绕）特定目标（开展）2、组织有序3、口头交流为主4、群体性活动,会议的涵义与特点会议活动的基本要素会议的种类,主办者,与会者,议题,结果,时间,地点,方式,会议的涵义与特点会议活动的基本要素会议的种类,P113-114*按组织类型：

正式/非正式，内部/外部区别：

正式-有议程，着正装；非正式无议程，无穿着要求。

如：

业务、培训研讨会、职员大会等。

*按目的：

交流信息会、解决问题会、制定决策会、激发创意会。

思考：

何种情况下适合以下会议？

现场会观摩会电话会议电视会议,网络会议座谈会茶话会招待性宴会,*名词解释,例会年会峰会论坛世博会,世博会-世界博览会，记录人类社会发展进程中的文明，及对未来美好前景的展望和憧憬。

“经济奥运会”集市-庙会-波斯国王办展览会1851年英国伦敦第一届，维多利亚女王邀请10个国家，展示第一次工业革命巨大成果，水晶宫举世闻名。

埃菲尔铁塔是1889年世博会留给巴黎的“摇钱树”。

迄今已有150多年历史。

2010年上海世博会预计7000万人次参观，超过历届。

商机：

旅游业（最直接）,例如：

门票20060%人用餐，人均3090%人用饮料,人均1030%人买纪念品,人均30,140亿12.6亿6.3亿6.3亿,165.2亿,特定目标会议性质会议名称议题、方式规格、费用检核、审批通知、执行（积极应变）评估、经验,会？

会？

会？

二、会议筹备之会务操作,拟订会议计划拟订会议议程、日程、程序制发会议通知准备会议材料制发会议证件会场布置,会议预案,1、目标2、类型3、会议的名称4、与会者范围和人数5、时间和地点6、议题和议程,7、布置、用品和设施8、会议后勤安排：

食宿、娱乐9、预算10、通知11、宣传12、筹备责任人及完成期限,会议名称：

揭示会议主要特征（有侧重）,内容主办者功能与会者身份与会者范围时间届次地点方式,练习,识别以下会议名称揭示哪些特征：

1、*届全国人民代表大会第*次会议2、纪念建党85周年座谈会3、中美全球事务论坛第二次会议4、广州商品交易会5、*厂年度总结报告会,时间,召开会议的时间会期长短（阶段性议程II）*准备会议的时间（倒计时执行计划）P115-116,TIPS会议的时间,例会：

3090分钟临时性会议：

1、短会：

30分钟以内2、中会：

0.52小时3、长会：

一天以上,识图,把握开会时间点,12,6,9,3,1,2,4,5,11,10,8,7,A,B,C,D,E,F,G,会议地点,P116-117会址会场,接待能力（设备、保密、安全）,意义,符合会议主旨,交通,环境,规模,规格,会议地点,会场举例,连线题,研发会议酒店年会会议中心表彰大会培训中心,理想的会场,地点适中空间足够环境安静设备齐全租借成本合理,拟订会议计划拟订会议议程、日程、程序II制发会议通知准备会议材料制发会议证件会场布置,拟订会议计划拟订会议议程、日程、程序制发会议通知准备会议材料制发会议证件会场布置,通知,P130按名称：

会议通知邀请函请柬海报公告,按形式：

口头/书面按性质：

预备/正式,1、重要会议当面送达。

2、提前通知，把握时间点。

3、重要会议会前提醒。

通知的技巧,通知的组成,标题正文：

开头、主体、结尾落款：

发文机关名称、时间,会议通知,要素会议名称主办者内容参加对象时间：

报到、开始、结束地点：

具体明确、交通其它：

如费用、报名方式、截止日期、入场要求等联络信息（主办方/会议筹备处）回执（P132）,范例1某外企内部会议通知,便函式会议通知致各部门经理发自：

总经理秘书李*定于9月9（周五）上午9：

30，在公司会议室召开会议。

讨论明年公司的发展计划。

如你无法出席，请于9月6日前致电告知，电话号码：

8657946。

对象,地点,联系方式,时间,议题明确,要求答复,范例2,邀请卡部门经理会议目的：

讨论明年公司的发展计划。

时间：

9月9（周五）上午9：

30地点：

公司会议室如你无法出席，请于9月6日前致电告知李*电话：

8657946,范例3外部会议通知,*讨论会为了*，本公司特邀请同行举行此讨论会，旨在交流经验，研究对策。

特邀请*先生参加。

议题：

*举办者：

*公司专门小组成员：

*主席：

*地点：

*时间：

*年*月*日交纳会费：

每位*元联系地址：

*邮编：

*电话：

*联系人：

*,小组练习,拟写一个会议通知。

拟订会议计划拟订会议议程、日程、程序制发会议通知准备会议材料制发会议证件会场布置,会议文件,1、作用（P140）2、种类（P140141）3、要求（准备-印刷-分发）4、收集（方法/渠道）会议文件贯穿始终。

会议文件的准备,审核1、合法、合乎上级精神2、符合会议目标3、程序合理4、保持政策连续性5、文字表述准确6、文种、格式恰当，秘密等级、缓急时限、传达范围合理,会议文件的印制,重点：

确定印刷份数注意留用和存档数，以及适量机动数。

会议文件的分发,登记（P144表）封装传递,用品和设施种类,1、文具2、印刷设备3、基本设施4、装饰品5、视听设备,6、通信设备7、交通工具8、生活卫生用品9、专门用品10、资料,制定计划（清单/来源/费用）专人负责提前到位倡导节约,用品和设施准备要求,拟订会议计划拟订会议议程、日程、程序制发会议通知准备会议材料制发会议证件会场布置,拟订会议计划拟订会议议程、日程、程序制发会议通知准备会议材料制发会议证件会场布置,物质环境,合适的地点（intherightplace）合适的房间（intherightroom）恰当的设备（withtherightequipment）,马斯洛需求层次学说,自我实现,生理,安全,社交,受尊重,生理需求,环境因素：

冷热挤生理因素：

休息洗手间椅子茶点药,安全需求,安全因素：

不对与会者产生人身威胁和焦虑。

负面因素：

不管会议结果如何，都不会对与会者产生负面影响。

社交需求,打破坚冰：

被接纳感、发展友谊、归属感及希望成为某个有凝聚力的团体的一部分。

受尊重,因自身能力和成就带来的满足感和自信别人的关注和认可,自我实现,创造性展现自我、满足感把自己最好一面发挥出来,会场气氛的营造,最佳地点空间合适布置（座位格局/装饰）音乐主持人调动情绪,布置,1、座位安排1）考虑的因素：

a）空间/人数b）政治意义c）气氛和效果,1、座位安排2）格局：

（P118122）a）上下相对b）全围c）半围d）分散,布置,布置,圆形、椭圆、长方形、正方形、一字形、T字形、U形-工作会议半圆形、U形、六/八角形、回字形-座谈会、讨论会而字形、M字形、扇面形-中型会议星点式、众星捧月-茶话会、团拜会,2、座区划分（P123125）1）按与会者资格a）正式代表：

前/中b）特邀嘉宾：

主席台/前排c）记者/旁听：

两侧/后排2）按团组先后次序横向、竖向、左右排列。

*纵横排列适合较大场面。

3）混合,布置,3、座次排列（P123125）1）按职务2）按姓氏笔划3）按名单,布置,4、座位标识1）座位号2）团组座区标识3）席卡：

a）两面书写姓名b）国际性中外文对照c）大型适用主席台4）桌次5）座次图：

会场入口处,布置,5、主席台布置1）座位格局一般横式，可多排。

（P128）身份最高居前排中央，先左后右排。

（P129）2）讲台：

中央/右侧3）揭幕架（如需）,布置,主席台,讲台,揭幕架,6、会场装饰1）会标2）会徽3）标语4）图片/画像5）旗帜6）花卉,布置,练习,确定一个会议形式，设想会场布置并列出用品和设施清单（标明来源）,三、会议进行之会务操作,会议报到与引导服务会议记录会议信息服务会议旅游、娱乐与陪同服务会议餐饮服务会议交通服务,接站,适用于跨地区、全国性、国际性会议。

要领：

1、掌握与会者抵达时间、方式、人数2、醒目的标识3、重大会议列队欢迎4、保卫工作,报到,查验证件,登录信息,接收材料,发放文件,预收费用,安排住宿,签到,作用1、统计人数2、检查缺席3、纪念4、凭证,方法1、簿式2、表单式3、卡式,签到,签到表要素1、标题/名称2、主办方（如需）3、时间4、地点5、应到单位（人）名称6、与会者签名栏,会议报到与引导服务会议记录会议信息服务会议旅游、娱乐与陪同服务会议餐饮服务会议交通服务,会议记录技巧,一运笔快,二择要而记,三正确省略,四以简代繁,会议报到与引导服务会议记录会议信息服务会议旅游、娱乐与陪同服务会议餐饮服务会议交通服务,会议宣传,群众工作,媒体沟通,内部宣传,气氛渲染,会议报到与引导服务会议记录会议信息服务会议旅游、娱乐与陪同服务会议餐饮服务会议交通服务,文娱活动,文艺招待1、配合主题2、引起兴趣3、照顾特殊4、富有特色,文娱活动,参观游览1、适应主题2、引起兴趣3、接待能力4、注意保密5、陪同介绍6、注意安全,会议报到与引导服务会议记录会议信息服务会议旅游、娱乐与陪同服务会议餐饮服务会议交通服务,食宿安排,饮食安排1、安全第一2、规格适中3、照顾特殊4、餐前检查，餐后反馈,住宿安排1、住地集中2、靠近会场3、确保安全4、设施齐全5、规格适中：

兼顾费用、房间分配6、照顾特殊,食宿安排,食宿安排注意事项,人数统计标准合理照顾特殊合理分配倡导节约,会议报到与引导服务会议记录会议信息服务会议旅游、娱乐与陪同服务会议餐饮服务会议交通服务,四、会议结束阶段的会务操作,送别会议代表会场的善后工作整理会议文件会议评估,送别会议代表会场的善后工作整理会议文件会议评估,送别会议代表会场的善后工作整理会议文件会议评估,会议文件的收集（P145146）,方法1、确定对象2、印发目录3、现场收集4、个别催退,渠道1、会议立项2、筹备3、内容4、报道5、管理服务6、活动7、定稿,送别会议代表会场的善后工作整理会议文件会议评估,鱼骨图因果分析法,投影机故障与会者迟到话筒音质差主持控场差记录不详细会前没计划未及时通知与会者资料准备少积极性未调动会场环境差,设备,人力,会议失败,材料,方法,其他,五、会议活动赏析,总结回顾,会议的定义和种类会议组织的会前准备：

策划、布置、准备和通知四步骤会间服务与管理：

接站、报到/签到、食宿安排和娱乐安排会议文件的分发和收集，通知的写作,谢谢！