物美集团任务执行和督办工作指南.docx

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物美集团任务执行和督办工作指南

物美集团任务执行和督办工作指南

一、目的

主要是为了在物美集团建立高效的执行文化，真正落实做实做细的经营理念。

督办的对象集团主要针对集团的行政，也即集团七个部门总监和四个业态总经理，集团总裁的督办和监督由集团董事长负责。

其余管理人员的执行督办由各行政首长负责。

二、流程图

这个流程图描述的是比较简单的任务执行和督办程序，消耗的成本不大，效果明显，但数量分析能力不足，实时监控能力欠缺，仍不可避免可能有人滥竽充数。

随着物美管理技术更新，管理工具升级，管理体系完善和责权一致水平的提高，可以在这个管理体系上进行升级，提高精耕细作水平。

这套管理体系能否有效，首先取决于各级行政首长的重视和鼎力支持，然后是训练有素，勤恳敬业的督办人员（至少需要两名）。

任务形成：

公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书

会议决议：

PDCA循环

上级工作指令：

指令单

例行工作：

年度计划分解

任务单：

目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法

任务分解成步骤：

目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。

任务准备：

组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件

执行过程：

工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告

督办：

任务清单、会议纪要、会议决议、工作指令、PDCA报告、工作日志、督办报告

反馈：

任务执行情况和改进建议

人力资源部门：

绩效考核

任务执行和督办流程图

三、相关各方职责

1.集团总裁：

a.拟定各种会议议题、议程、议案，引导公司业务执行年度工作方针，（包括长期目标和短期目标的权衡；各目标的排序；重点工作和工作次序），用逐月逼近的方法完成年度工作计划和实现年度工作目标;

b.审定会议纪要，用以鞭策、协调、指挥、控制各部门，使之按计划按时、保质、保量完成任务，并实现部门协同；

c.逐一批复各部门和各单位的周、月、年PDCA报告，以及时掌握运营情况，找出工作中问题，决定下一循环的任务或下一阶段工作重点、行动方向和步骤，并及时向下属单位发出工作指令；

d.定期巡查下属部门，深入与各级员工座谈或一对一恳谈，发现问题，监督完成任务；

e.安排、组织、准备、主持各种会议，控制会议进程，形成各种决议，组织实施决议，监督和稽查决议执行进度、效果和质量。

2.行政首长（执行人）：

a.全面预算管理的落实（实现每月报上月预算执行情况报表和分析、本月预算申请表、资产负债表、损益表、现金流量表、成本核算表、财务分析报告和成本分析报告。

）；

b.ＰＤＣＡ循环全面推广（实现每周提交周ＰＤＣＡ报告。

行政首长对本单位工作进度、工作质量、运营成本、经营业绩实现实时监控。

）；

c.成本计划的审定制度化（做到月汇总成本报表提交和执行情况分析。

）；

d.储备基金，定额库存资金计划的审定制度化（做到月库存汇总表提交和库存分析报告。

并不定期抽查库存和监督盘点。

）；

e.不定期对本单位各项业务计划的进度进行审核，核实其工作报告的真实性。

（包括不定期对各项收入，支出的凭证和帐表进行审核；审核各项摊提，折旧；审核应收应付，预收预付帐项的处理；审核存货估价方法；审核各项费用分配方法；财产购置和处置的申请和审核；有关采购定价与销售等的审核；是否越权采购，越权定价，越权购置固定资产，越权处置资产。

抽查合同的事前审查，咨询，登记和执行的追踪管理。

应收帐户的监控和月报分析。

）

3.督办人：

a.打印、分发工作指令和办公会议议题并取得回执；

b.参加集团办公会议并作会议记录；

c.收集会议发言稿和其他资料并存档；

d.草拟会议纪要，待集团总裁修改后打印并分发；

e.分发会议决议和与执行人共同形成任务单，取得回执；

f.追索行政首长的年、月、周工作计划，及时转报集团总裁，并把批复意见及时回报给行政首长。

g.每天一次与任务执行人联系，了解工作进展和存在问题，并每天为每一个任务执行人记工作日志，紧急情况立即向集团总裁报告；

h.每周向集团总裁提交每一个执行人的任务督办报告，并同时向任务执行人和制度管理部总监转送；

i.每月向集团总裁和人力资源部提交任务执行情况和改进建议，并同时向任务执行人和制度管理部总监转送。

4.考核人：

按物美集团现行程序进行绩效考核。

四、程序和方法

1．例行工作：

年度计划分解

（1）。

集团总裁下发公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书。

（2）。

执行人（行政首长）根据上述文件，拟订年度计划分解方案（包括年度预算、月度工作计划、月度预算、周工作计划、周预算）。

（3）。

督办人索取执行人的年度计划分解方案，并报集团总裁批准。

（4）。

根据集团总裁批复意见，督办人与执行人共同形成任务单（包括年度任务单、月度任务单、周任务单），并分发相关人员（集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、计划财务部总监等等。

）督办人、考核人、执行人人手一份。

任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法等等。

（5）。

执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。

（6）。

执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件。

（7）。

执行人对任务执行过程进行制度性报告（由督办人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。

（8）。

督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告（周、月、年）。

（9）。

督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反馈，包括任务执行情况和改进建议

（10）。

人力资源部门按物美绩效考核办法进行绩效考核

2．上级工作指令

（1）。

集团总裁负责牵头制定公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书。

（2）。

集团总裁根据上述文件、集团运营情况、调查资料、自己对公司发展方向的把握，向有关执行人（行政首长）下达工作指令，指令包括：

a.目标（市场占有率，销售收入，毛利，来客数，客单价，费用，同比，达成率等等定量描述。

）；

b.任务执行要点；

c.任务准备要点；

d.任务展开展开要点；

e.人员部署；

f.行动步骤；

g.放弃任务的前提条件；

h.时间表；

i.预算表。

（3）。

督办人根据工作指令，制定详细督办计划，报集团总裁批复。

（4）。

根据集团总裁批复意见，督办人与执行人共同形成任务单（包括年度任务单、月度任务单、周任务单），并分发相关人员（集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、计划财务部总监等等。

）督办人、考核人、执行人人手一份。

任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法等等。

（5）。

执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。

（6）。

执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件。

（7）。

执行人对任务执行过程进行制度性报告（由督办人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。

（8）。

督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告（周、月、年）。

（9）。

督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反馈，包括任务执行情况和改进建议

（10）。

人力资源部门按物美绩效考核办法进行绩效考核

3．会议决议：

PDCA循环

（1）。

集团总裁负责牵头制定公司战略、年度计划、年度预算、目标责任书、授权文件、项目任务书。

（2）。

集团总裁根据各部门和各单位的周、月、年PDCA报告，巡查下属部门及与各级员工座谈或一对一恳谈所发现的问题，决定下一循环的任务或下一阶段工作重点、行动方向和步骤，并及时拟定各种会议议题、议程、议案，引导公司业务执行年度工作方针，（包括长期目标和短期目标的权衡；各目标的排序；重点工作和工作次序）。

（3）。

督办人根据集团总裁拟定的各种会议议题、议程、议案，分发各会议参加人，要求做好会议准备，并进行人盯人检查。

（4）。

根据会议决议，督办人与执行人共同形成任务单（包括年度任务单、月度任务单、周任务单），并分发相关人员（集团总裁、人力资源部总监、制度管理部总监、计划财务部总监等等。

）督办人、考核人、执行人人手一份。

任务单包括目标、验收标准、预算、完成时间、执行人、监督人、考核人、奖惩办法等等。

（5）。

执行人把任务分解成步骤，包括目标的时间和岗位分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价等等。

（6）。

执行人进行任务准备，包括组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件。

（7）。

执行人对任务执行过程进行制度性报告（由督办人人盯人追索），包括工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、任务完成总结报告、年度工作报告、述职报告等等。

（8）。

督办人每日实行人盯人至少一次对执行人进行任务进度追问，并对任务督办情况进行汇报，包括督办工作日志、督办报告（周、月、年）。

（9）。

督办人对任务进展和存在问题进行向集团总裁、执行人、考核人进行反馈，包括任务执行情况和改进建议

（10）。

人力资源部门按物美绩效考核办法进行绩效考核

五、主要表单

1．工作计划格式

2．工作指令格式

3．PDCA循环格式

4．会议准备清单格式

5．会议纪要格式

6．任务单格式

7．立项报告格式

8．可行性评估报告格式

9．工作日志格式

10．督办报告格式

1．工作计划格式

物美集团工作计划

说明：

计划是把把设想或企图具体化，变成可以操作的工作过程或工作程序，并根据这些可操作的过程分解任务到部门、岗位，同时分解到年、月、周，并根据这些任务特点选择任命合适的人才、并把这些人才组织成一支相互协同的队伍、并为完成任务而工作。

确定目标（干什么）：

目标的数量化：

目标的阶段化：

目标的约束条件：

计划完成的标志：

HOWDO:

如何干

主要执行方法设计：

工作的流程设计：

工作步骤和次序分解：

工作突破口的选择（入手处）：

各部门协同的要求和具体任务完成的时间控制：

各部门的分工和资源分配：

各部门的展开要点和注意事项：

任务清单和PERT图：

WHY:

为什么能这么干

上述方案的可行性评价：

*财务评价NPV；IR；投资回收期；*风险评价：

各种风险产生的可能，表现形式，前提条件，产生风险的关键部位（人、部门、岗位或硬件清单），风险出现的先行指标或预兆；各种风险出现的强度预估，破坏程度估计；

风险防范和应急手段准备；承受风险的能力（风险概率×风险收益>风险损失）*资源匹配的评价，（具有的人、财、物、网、信息资源是否满足方案要求，若不能，如何弥补。

）*市场支撑能力评价（包括市场容量，市场的时空分布，市场的增长潜力，市场的竞争状况，市场的进出障碍和代价，主要竞争对手的实力和企图等等。

）*竞争优势评价（包括凝聚力，对时机把握能力，对竞争对手的了解的程度，领导的智慧、诚信、品德、勇气、严谨，组织体系的效率和严密精干，人才培训的效率和水准，指挥体系的效率、简明扼要、专业水准和纠错的能力、及时反应能力，规章制度的健全、科学、严谨、简明、实用、完全执行率，操作规程和控制流程的科学、有效、完整、执行情况和执行水平，战略和战术水平。

WHEN:

时间表和准备

时间表

工作进度表

时间限制

准备时间和程度：

组织准备：

*人员的招、试、训、聘；*组织设计；*授权；*责任明确；*奖惩考核制度；*业绩评价标准

业务准备：

*项目研究程度（种子阶段、成熟阶段、市场化阶段）；*市场开发程度（网络建设、销售策略、定价、广告、竞争对手）

物质准备：

*硬件准备（地、房、设备、技术、水、电、汽、运输）；*软件准备（程序、流程、经验、专利、IT、控制手段）

财务准备：

*现金；*授信；*储备的融资能力；*理财技术；*投资技术（评估、决策、执行、控制）

关系准备：

党、政、经、银、税、警、媒体等等

技术准备：

*PERT图；*进度控制表；*日程表

市场准备：

*前期调研；*市场宣传；*合作伙伴（供应商）；*储运安排；*行销通道；*结算体系；*结算办法；*结算银行；*应收管理；*回扣折扣政策；*付款奖励政策等等

信息准备：

WHO:

择人善任

人员配置：

详细分工：

编制：

职位：

WHICH:

选择

备选方案：

应急方案

WHERE：

地点

商圈调查：

竞争对手调查：

区域供应商调查：

HOWMUCH：

预算

人力资源预算：

财务资源预算：

技术资源预算：

时间的投入和产出预算

信息资源预算：

计划时间：

考核人：

督办人：

批准人：

执行人：

奖惩等级

考核评分

验收评分

备注

★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。

如栏目填不下，可另加纸张附后。

2．工作指令格式

物美集团工作指令

（战略、盈利、应急、例常）

指令类型

指令编号

指令执行人授权上级

指令执行人

（优先、紧急、例常、可延）

指令等级

指令发布人

协办人职责

指令协办人

指令开始日期

指令发布日期

（市场占有率，销售收入，毛利，来客数，客单价，费用，同比，达成率等等）量描述。

）

目标

指令实际完成日期

指令计划完成日期

（质量、成本、进度控制、关键点控制）

执行要点

（目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价）

展开要点

（工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、年度工作报告、述职报告）

执行报告

（组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件）

准备要点

任务完成报告

任务验收报告

监督人签名

执行人签名

验收入签名

集团总裁签名

考核人签名

任务完成率

复命状态

验收日期

验收评分

奖惩等级

考核评分

备注

★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。

如栏目填不下，可另加纸张附后。

3．PDCA循环格式

物美集团PDCA循环报告格式

编号：

报告时间

审核人

督办人

报告人

（例如目标、步骤、预算、人员分工、时间安排、控制要点、工作次序、问题预估和解决办法等等）

P：

下一循环计划

（例如收入、毛利、客单价、来客数、费用、同比、达成率等；项目进度；计划完成进度等等）

D：

本循环已完成工作

（例如为何没能完成任务？

如何才能完成任务？

谁该为未完成任务负责？

问题产生的深刻原因？

等等）

C：

问题分析

（例如各部门协同要求，预算调整，任务调整，时间调整等等，但要有充分的书面证据）

A：

调整和建议

报告的真实性验证结论和存在问题揭示，以及解决建议

稽核意见：

奖惩建议

考核意见：

备注

考核时间：

稽核时间：

执行人签名：

考核人签名：

稽核人签名：

★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。

如栏目填不下，可另加纸张附后。

4．会议准备清单格式

物美集团会议准备清单

编号;

日期：

检查有关议题的通报、立项报告、可行性评估报告等

会议议题

是否完成或不定

是否完成或不定

会议目标

是否完成或不定

确定议题的先后次序，通知相关人员做好发言准备

会议议程

是否完成或不定

准备好会议上要通过的决议

会议决议草案

是否完成或不定

收集各种意见，做好对策

可能的反对意见

是否完成或不定

是否完成或不定

对反对人员先做好沟通

突然的激烈反对，要预置沟通办法

沟通办法

可能的反对人员

是否完成或不定

事先分析其合理性

可能的反对证据

是否完成或不定

预先准备

说服方法和证据

是否完成或不定

是否完成或不定

预先准备任务单

可能形成的任务

会议参加和列席人员

是否完成或不定

预先准备工作计划

任务执行的安排计划

是否完成或不定

其他预备资料清单

会前沟通人：

审核人：

会议议题准备人：

资料准备人：

5．会议纪要格式

物美集团会议纪要

会议时间：

会议地点：

会议名称：

参加会议人员

缺席人员及缺席理由

记录编号：

会议记录人：

会议主持人：

（会议各议题相关发言人准备情况；观点摘要）

会议议题

（会议进程描述；议题的先后次序；支持和反对的主要论据和观点；通报经营情况的要点等等）

会议议程

（支持决议的意见综述；反对意见综述；可能的风险和防范机制；退出机制和放弃任务的条件等等）

形成决议

（未达成决议的原因；反对意见综述；如何才可以达成决议等等）

未达成决议

（任务描述；目标；验收标准；考核标准；预算；执行人；督办人；考核人；时间表；工作步骤；控制点等等）

形成的任务

纪要下发名单：

纪要审核人：

纪要起草人：

6．任务单格式

物美集团任务单

（战略、盈利、应急、例常）

任务类型

任务编号

（年度计划、例常工作、总裁指令、会议决议、其他）

任务依据

任务名称

（优先、紧急、例常、可延）

任务等级

任务发布人

任务执行人授权上级

任务执行人

任务开始日期

任务安排日期

协办人职责

任务协办人

任务实际完成日期

任务计划完成日期

（目标、验收标准、预算）

任务描述

（目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价）

任务步骤

（质量、成本、进度控制、关键点控制）

任务要求

（组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件）

任务准备

（工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、年度工作报告、述职报告）

执行报告

任务验收报告

任务完成报告

任务完成率

复命状态

验收日期

集团总裁签名

考核人签名

验收入签名

监督人签名

执行人签名

备注

奖惩等级

考核评分

验收评分

★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。

如栏目填不下，可另加纸张附后。

7．立项报告格式

物美集团立项报告

编号：

日期：

调查报告

调查方法

调查表格

调查清单

调查工具

调查程序

调查对象

需求调查

市场竞争调查

商圈调查

建议方案

a.任务或项目描述；

b.目标设定；

c.必要性；

d.预算；

e.利益预期；

f.人员配置；

g.时间表；

h.物美有的特殊条件和优势；

i.执行要点和步骤；

j.表格及说明

编制人：

审核人：

调查人：

8．可行性评估报告格式

物美集团可行性评估报告

编号：

人力资源是否满足需求：

必要条件

财务资源是否满足需求：

硬件资源是否满足需求：

软件资源是否满足需求：

是否有足够的时间来等待盈利：

充分条件

竞争态势是否满足需求：

合作者是否满足需求：

战略布局是否满足需求：

相对优势

人才是否有优势：

资金是否有优势：

IT技术是否有优势：

管理技术是否有优势：

渠道是否有优势：

商誉、品牌是否有优势：

关系是否有优势：

政策是否有优势：

文化是否有优势：

财务收益评估

模拟资产负债表

预期现金流量表

预期损益表

净现值NPV＝

内部收益率IR＝

投资回收期＝

评估时间：

督办人：

评估专家名单

评估报告审核人：

评估召集人：

★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。

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9．工作日志格式

物美集团工作日志

编号：

日志所有人：

记录人：

决议：

节日：

天气：

日期：

议题：

时间：

开会：

（名称）

结果：

事由：

时间：

接待来客：

（名称）

处理结果：

发现问题：

时间：

巡视：

（地点）

完成情况：

任务：

时间：

出差：

（地点）

结果：

事由：

时间：

外访：

（对象）

结果：

事由：

时间：

交际款待：

（对象）

结果：

事由：

时间：

被款待：

（对象）

结果;

事由：

时间：

加班：

（地点）

结果：

采取得行动：

时间：

任务督办：

（任务名称）

结果：

处置办法：

时间：

披阅文件：

（文件名称）

结果：

要点和事由：

时间：

起草文件：

（文件名称）

结果：

事由和手续：

时间：

资金调动：

（科目、数额）

结果：

事由和手续：

时间：

人事工作：

（聘、任、免、迁）

结果：

事由和手续：

时间：

项目决策：

（项目名称）

★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。

如栏目填不下，可另加纸张附后。

10．督办报告格式

物美集团督办报告

督办报告编号：

（战略、盈利、应急、例常）

任务类型

任务编号

（年度计划、例常工作、总裁指令、会议决议、其他）

任务依据

任务名称

（优先、紧急、例常、可延）

任务等级

任务发布人

任务执行人授权上级

任务执行人

任务开始日期

任务安排日期

协办人职责

任务协办人

任务实际完成日期

任务计划完成日期

督办日期

督办状态

督办人工作日志摘要

（质量、成本、进度控制、关键点控制、完成项目、存在问题）

（目标分解、目标可行性评价、执行程序、监控要点、阶段评价）

任务步骤摘要

（组织准备、资源准备、技术准备、时间准备、应急计划、放弃条件）

任务准备摘要

执行人报告摘要

（工作日志、周PDCA报告、月PDCA报告、年度工作报告、述职报告）

意见和要求

任务完成建议

任务完成率

复命状态

验收日期

报告日期期

执行人

督办人

预计实际完成日期

备注

复命日期

督办状态

★本报告一式五份，集团总裁、执行人、考核人、制度管理部总监和督办人各一份。

如栏目填不下，可另加纸张附后。