6A文设计院质量体系程序文件.docx
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6A文设计院质量体系程序文件
程序文件
1.文件控制程序Q/SY-PD4.2.3-01
2.记录控制程序Q/SY-PD4.2.4-01
3.管理评审控制程序Q/SY-PD5.6-01
4.人力资源控制程序Q/SY-PD6.2-01
5.合同评审控制程序Q/SY-PD7.2.2-01
6.信息沟通控制程序Q/SY-PD7.2.3-01
7.设计策划与设计计划控制程序Q/SY-PD7.3-01
8.组织和技术接口及设计输入控制程序Q/SY-PD7.3-02
9.设计输出、评审、验证及确认控制程序Q/SY-PD7.3-03
10.设计归档与设计更改控制程序Q/SY-PD7.3-04
11.标识和可追溯性控制程序Q/SY-PD7.5.3-01
12.顾客满意度测量程序Q/SY-PD8.2.1-01
13.内部审核控制程序Q/SY-PD8.2.2-01
14.不合格品控制程序Q/SY-PD8.3-01
15.数据分析控制程序Q/SY-PD8.4-01
16.纠正和预防措施控制程序Q/SY-PD8.5-01
审批：
受控状态：
分发号：
20GG年4月1日发布20GG年4月1日实施
GGG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
1.目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行有效控制，确保各相关部门使用的现行文件均为有效版本。
2.范围
适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3.职责
3.1总经理批准发布《质量手册》、《程序文件》以及作业性文件；
3.2管理者代表审核《质量手册》、《程序文件》以及作业性文件；
3.3综合部为质量管理体系文件的主管部门，负责《质量手册》、《程序文件》和作业性文件的登记、发放；
3.4各部门负责本部门与质量管理体系有关程序文件和作业文件的编制、收集、整理和归档保管等。
4.程序
4.1文件的分类与编号
4.1.1本公司质量管理体系文件分为三级（详见《质量手册》）：
a）一级文件：
质量手册；
b）二级文件：
程序文件；
c）三级文件：
作业文件；
4.1.2第三级文件可分为四类：
第一类：
部门工作规范、工作标准以及专业要求，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：
包括管理标准（各种管理制度等）；工作标准（岗位职责和任职要求等）；技术标准（企业标准及作业指导书、设计检测规范等）；
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
b）第二类：
记录是一种特殊类型的文件，包括标准要求的各类记录，是为本公司产品提供符合规定要求和质量管理体系有效运行客观证据的记录；
c）第三类：
其他质量文件：
针对本公司各部门产品或合同、标书编制的质量计划或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式；
d）第四类：
与产品有关的外来文件，包括顾客提供的文件，外来的设计勘察等基础资料，国家、行业和地区的法律、法规、条例、规范、公文等。
4.1.2文件编号
a）质量手册
Q/SY-QHA0-20GG
年号
版本号、修改号（A版，0次修改）
质量手册代号
GG水利勘测设计研究院有限公司代号
企业标准代号
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
b）程序文件
Q/SY-PDG.G-01
序号
对照ISO9001：
20GG标准条款号
程序文件代号
GG水利勘测设计研究院有限公司代号
企业标准代号
c）作业文件
SY—WIG.G—01—01
序号
部门代号（如设计一所为01）
对照ISO9001：
20GG标准条款号
作业文件代号
GG水利勘测设计研究院有限公司代号
d）记录编号
QRT—01—01
表格序号
部门代号（如综合部为01）
质量记录代号
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
4.1.3部门代号
部门代号
部门名称
01
综合部
02
技术经营部
03
设计所
04
勘察测绘部
05
06
4.2文件管理
4.2.1文件的编写、审核、批准
a）文件发布前应得到审核、批准，以确保文件是适宜的；
b）管理者代表组织成立“质量管理体系认证小组”负责编写质量手册。
各部门负责本部门与质量管理体系有关程序文件和作业文件编制。
c）质量管理体系所有文件经审核、批准后，编制部门应报综合部登记后，由综合部统一识别分发。
4.2.2文件的受控状态
a）文件分为“受控”和“非受控”两大类；
b）凡与质量管理体系运行紧密相关的现行修订状态有效文件均应为受控；受控文件必须在该文件封面加盖“受控”章；
c）《质量手册》、《程序文件》和《作业文件》均应以受控文件形式发放使用。
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
4.2.3文件的发放
a）外来技术文件（包括顾客提供的文件，外来设计勘察等基础资料，技术标准、规范以及计算机应用软件等）由技术经营部保管，发放时填写《文件发放、回收记录》；外来行政文件（包括来自政府主管部门等有关公文、规定、通知等）由综合部登记备案，发放时填写《文件发放、回收记录》；
b）综合部应确保文件使用的各部门得到相关文件的有效版本；
c）受控文件的持有者应对文件妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹；调离工作岗位时，应将文件交还发放部门，办理核收登记；未经管理者代表批准，任何人不得将受控文件提供给本公司以外的人员和部门；
d）因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.2.4外来文件的控制
a）技术性外来文件由技术经营部负责接收，识别其适用性，并受控发放至相关部门以确保其有效使用；
b）外来行政文件由综合部负责接收，识别其适用性，并受控发放至相关部门以确保其有效使用；
c）各部门负责收集与本部门相关的国际、国家、行业标准的最新版本，交文件主管部门识别其适用性，统一编号、加盖“受控”印
章进行发放，各使用部门将其列入本部门《受控文件清单》进行管理。
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态
0
d）对承载媒体不是纸张的文件控制，也应参照上述规定执行。
4.2.5文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后借阅、复制。
复制的受控文件必须登记编号，加盖受控印章。
4.2.6文件的保存
a）与质量体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b）各部门文件由本部门保管；
c）各部门使用的受控文件，应编制本部门的《受控文件清单》；
d）任何人不得在受控文件上涂改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.2.7文件的作废与销毁
a）所有失效或作废文件由综合部或技术经营部及时从所有使用部门撤出，加盖“作废”印章；若因任何使用原因而保留的作废文件，由综合部或技术经营部加盖“作废留用”印章。
b）对要销毁的作废文件，综合部或技术经营部填写《文件销毁申请》，经文件主管部门审核、管理者代表批准后，统一销毁。
4.3文件的更改
4.3.1《质量手册》和《程序文件》使用期间如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合部；
4.3.2管理者代表应组织对《质量手册》和《程序文件》的适用性、有效性进行评审，必要时予以修改；
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
文件控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.3-01
修订状态：
0
4.3.3《质量手册》和《程序文件》由综合部组织更改，填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，总经理批准后更改；综合部应保留文件更改内容的记录；并以《文件更改通知单》发至各部门进行更改。
4.3.4部门主管领导应组织对主管部门作业性文件的适用性、有效性进行评审，必要时予以修改；填写《文件更改申请》，经管理者代表审核，总经理批准后更改。
4.3.5文件中如错别字，标点符号等更改无需更换修改号；删减或增加内容或做重要更改（如质量方针、质量目标、组织机构等变动更改）应改换修改号（按阿拉伯数字依次编号），直至更换版号（按英文字母依次编号）。
5.相关文件
5.1Q/SY-PD4.2.4–01《记录控制程序》
6.相关记录
6.1QRT-01-01《文件发放、回收记录》
6.2QRT-01-02《文件借阅、复制记录》
6.3QRT-01-03《受控文件清单》
6.4QRT-01-04《文件更改申请单》
6.5QRT-01-05《文件销毁申请单》
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
记录控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.4-01
修订状态
0
1.目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2.范围
适用于为证明本公司的产品、活动与服务符合标准要求和质量管理体系有效运行的所有记录。
3.职责
3.1综合部负责收集、整理、保管各部门的记录；
3.2各部门负责人负责审核本部门编制的记录，并报综合部备案。
3.3管理者代表负责批准各部门编制的记录格式。
4.程序
4.l记录编号标识
记录编号标识按Q/SY-PD4.2.3-01《文件控制程序》执行。
4.2记录填写
4.2.1记录要用钢笔或圆珠笔填写，记录要求及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。
4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据并签上更改人的姓名及日期。
4.3记录的贮存、保护
4.3.1各部门必须把所有记录分类，存放于通风、干燥的地方。
按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交综合部保存。
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
记录控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD4.2.4-01
修订状态
0
4.3.2各部门编制《质量记录清单》，将所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期等内容，部门负责人审批。
4.4记录的借阅和复制
各部门保管的记录应便于检索（如装订成册、加制封面、按月归档等），需借阅或复制者要经相关部门负责人批准，并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。
4.5记录的销毁处理
记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，需填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准方可。
4.6记录格式的更改
4.6.1记录格式的更改，相关部门填写《文件更改申请单》，管理者代表批准后更改；
4.6.2其他依据Q/SY-PD4.2.3-01《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。
5.相关文件
5.1Q/SY-PD4.2.3-01《文件控制程序》
6.相关记录
6.1QRT-07-01《质量记录清单》
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
管理评审控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD5.6-01
修订状态
0
l.目的
按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2.范围
适用于对本公司质量管理体系的评审。
3.职责
3.1总经理主持管理评审活动，批准《管理评审报告》、《管理评审计划》。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况，提出改进建议，审核《管理评审报告》、《管理评审计划》。
3.3技术经营部负责编制《管理评审计划》，收集并提供管理评审所需的资料，编写《管理评审报告》，负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证。
3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审提出的相关纠正、预防措施。
4.程序
4.l管理评审计划
4.1.1每年至少进行一次管理评审，可结合内审后的结果进行，也可根据需要安排。
4.1.2技术经营部于每次管理评审前一周编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，总经理批准。
计划主要内容包括：
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
管理评审控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD5.6-01
修订状态
0
a）评审时间；
b）评审目的；
c）评审范围及评审重点；
d）参加评审部门（人员）；
e）评审依据；
f）评审内容。
4.1.3当出现下列情况之一时可增加管理评审频次。
a）本公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；
b）发生重大质量事故或顾客关于质量有严重投诉或投诉连续发生时；
c）当法律、法规、标准规范及其他要求有变化时；
d）市场需求发生重大变化时；
e）即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时；
f）审核中发现严重不合格时。
4.2管理评审输入
管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：
4.2.1审核结果，包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核、产品质量审核等的结果。
4.2.2顾客的反馈，包括满意度测量结果及与顾客沟通结果等。
4.2.3过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品测量和监控结果。
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
管理评审控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD5.6-01
修订状态
0
4.2.4改进建议、预防和纠正措施的状况，包括对内部审核和日常发
现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果。
4.2.5以往管理评审跟踪措施的实施及有效性。
4.2.6可能影响质量管理体系的各种变化，包括内外环境的变化，如法律法规的变化，新技术应用等。
4.2.7质量管理体系运行状况，包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性。
4.3评审准备
4.3.l预定评审前一周，技术经营部以书面形式向管理者代表汇报现阶段管理体系运行情况，并提交本次《管理评审计划》，由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2技术经营部负责根据评审输入的要求，组织评审资料的收集，准备必要的文件，评审资料由管理者代表确认。
4.3.3技术经营部向参加评审的人员发放本次《管理评审计划》和有关资料。
4.4管理评审会议
4.4.1总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价，对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施，确定责任人和整改时间。
4.4.2总经理对所涉及的评审内容做出结论（包括进一步调查、验证等）。
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文件名称：
管理评审控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD5.6-01
修订状态
0
4.5管理评审输出
4.5.1管理评审输出应包括以下方面有关的决定和措施：
a）质量管理体系及其过程有效性的改进，包括对质量方针、质量目标、及组织结构、过程控制等方面的评价；
b）与顾客要求有关的产品的改进，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关的要求；
c）资源需求等。
4.5.2管理评审会议结束后，由技术经营部根据管理评审输出的要求进行总结，编写《管理评审报告》，管理者代表审核，总经理批准，发至相应部门并监控执行。
本次管理评审的输出可作为下次管理评审的输入。
4.6改进、纠正、预防措施的实施和验证
技术经营部根据《纠正预防措施控制程序》的规定，对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。
4.7如果评审结果引起文件更改，应执行《文件控制程序》。
4.8管理评审产生的相关的记录应由技术经营部按《记录控制程序》执行，包括《管理评审计划》、评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及《管理评审报告》等。
5.相关文件
5.1Q/SY-PD8.2.2–01《内部审核控制程序》
5.2Q/SY-PD8.5–01《纠正和预防措施控制程序》
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
管理评审控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD5.6-01
修订状态
0
6.相关记录
6.1QRT-02-01《管理评审计划》
6.2QRT-02-02《管理评审报告》
6.3QRT-02-03《会议记录》
6.4QRT-02-04《签到表》
6.5QRT-02-03《纠正和预防措施处理单》
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文件名称：
人力资源控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD6.2-01
修订状态
0
1.目的
对承担质量管理体系职责的人员规定相应岗位的能力要求，并进行培训以满足规定要求。
2.范围
适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员。
3.职责
3.1总经理批准本公司《年度培训计划》。
3.2管理者代表审核本公司《年度培训计划》。
3.3综合部负责制定本公司《年度培训计划》并监督实施，负责对培训的有效性进行评估。
3.4各部门编制本部门岗位职责和任职要求，确定本部门的培训需求，编制培训计划，负责本部门员工的岗位技能培训及考核。
4.程序
4.1人员安排
4.1.1各部门负责人编制本部门岗位职责和任职要求，报管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2专业人员的基本要求包括：
a）具备相关专业的技术职称；
b）大专以上学历；
c）受过相关的职业培训；
d）具备一年以上相关工作经历。
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
人力资源控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD6.2-01
修订状态
0
4.2培训、意识和能力
4.2.1应识别从事影响质量活动人员的能力需求，分别根据新员工、专业技术人员、管理干部、内审员等的岗位职责和任职要求制定并实施培训需求。
4.2.2新员工培训
a）公司基础教育：
包括公司简介、员工纪律、质量方针和质量目标、职业道德、相关法律法规、质量管理体系基础知识等的培训；
b）部门基础教育：
学习本部门工作要求的主要内容，由所在部门负责人组织进行。
4.2.3专业人员培训
按照岗位及有关要求，可采取专业进修班、研讨班、专业技术讲座、学术交流、专业考察、计算机培训、外语培训、为晋升职称培训、建筑（工程）师注册培训、新规范讲座、新技术、新材料介绍、有计划有考核的自学等方式实施再教育培训。
4.2.4管理干部培训
a）学习国家、省市有关政策及了解任职部门的主要工作要求；
b）学习公司有关管理规定和各项规章制度；
c）学习本岗位业务知识；
4.2.5内审员培训，内审员须经专业机构培训、考核，取得证书。
4.2.6通过教育和培训，使员工意识到：
a）满足顾客和法律法规要求的重要性；
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
人力资源控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD6.2-01
修订状态
0
b）违反这些要求所造成的后果；
c）自己从事的活动与设计院发展的相关性。
d）公司鼓励员工参与质量管理活动，为实现质量目标做出贡献。
4.2.7培训的有效性评价
a）通过理论考核、业绩评定和观察等方法，评价培训的有效性；
b）各部门负责人加强对员工日常工作业绩的评价，可随时组织对本部门员工进行抽查。
4.2.8综合部负责建立、保存员工培训档案。
4.3培训计划及实施
4.3.1每年11月各部门上报下年度的“培训申请”，综合部根据需求及各部门的培训申请，于12月制定下年度的培训计划（包括培训内容、对象、时间、考核方式等内容）。
4.3.2每次进行的各项培训各相关部门或人员应填写《培训申请单》经主管领导审核、综合部批准方可实施，外部培训需报总经理批准方可实施，每次进行的各项培训应填写《培训记录》，交综合部验证后存档。
4.3.3综合部负责依据《培训申请单》和《培训记录》填制员工“员工培训卡”建立、保存员工培训档案。
5.相关文件
5.1SY-WI6.2-01《岗位职责和任职要求》
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
人力资源控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD6.2-01
修订状态
0
6.相关记录
6.1QRT-01-06《年度培训计划》
6.2QRT-01-07《培训申请单》
6.3QRT-01-08《员工培训卡》
6.4QRT-01-09《培训记录》
GG水利勘测设计研究院有限公司
文件名称：
合同评审控制程序
版本号：
B
文件编号：
Q/SY-PD7.2.2-01
修订状态
0
l.目的
对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持。
2.范围
适用于对顾客要求的识别确定、对产品要求的评审。
3.职责
3.1技术经营部负责组织识别工程设计的顾客需求与期望，并对产品需求进行评审；
3.2各相关设计室负责评审设计产品质量要求和设计能力；
4.管理内容
4.1顾客需求的识别
识别顾客对产品的需求与期望，如有特殊要求应根据顾客规定的产品要求、合同草案、技术协议草案、标书等填写在《合同确认表》中;
4.1.1顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及真实性、可靠性、交付（技术交底）、支持服务（如后续检测、鉴定）、价格等方面的要求；
4.1.2顾客无明确要求，按预期或规定用途所必要的产品要求。
4.1.3顾客没有规定，但国家强制性标准规范及法律法规规定的要求。
4.1.4本公司附加要求（如增强顾客满意和有利于自身发展的要求）。
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